Apotheke eröffnen – So gründen Sie Ihre eigene Apotheke

• Voraussetzungen
• Rechtsform
• Anmeldungen
• Kosten
• Standort
• Geschäftsmodell
• Personal
• Know-how

Welche Voraussetzungen müssen Sie erfüllen, um eine Apotheke eröffnen zu dürfen?

Die Voraussetzung für die Eröffnung einer eigenen Apotheke ist u. a. eine Approbation als Apotheker. Nach einem durchschnittlich vierjährigen Pharmaziestudium müssen angehende Apotheker ihr praktisches Jahr absolvieren. Davon sind sechs Monate in einer öffentlichen Apotheke und weitere sechs Monate im Krankenhaus, an einer Universität oder in der Pharmazeutischen Industrie zu absolvieren. Das Praktikum ist der abschließende, dritte Teil der Pharmazeutischen Prüfung bzw. des Staatsexamens. Im Anschluss können Sie Ihre Approbation für den Apothekerberuf bei der zuständigen Behörde beantragen.

Die Eröffnung einer Apotheke erfordert eine behördliche Erlaubnis. Neben der Approbation sind zusätzlich ein polizeiliches Führungszeugnis und ein ärztliches Gesundheitszeugnis nötig, um eine Erlaubnis zu erhalten. Um Ihre Apotheke eröffnen zu können, brauchen Sie einen Nachweis darüber, dass Ihre Räumlichkeiten der Apothekenbetriebsordnung entsprechen.

Apotheke als Einzelunternehmen oder OHG: Rechtsform wählen

Um sich den Traum von der eigenen Apotheke erfüllen zu können, müssen Sie zunächst eine passende Rechtsform wählen. Gängige Rechtsformen für Existenzgründungen in der Branche sind zum Beispiel die OHG oder das Einzelunternehmen. Beachten Sie bei der Wahl außerdem, dass sich die einzelnen Rechtsformen auch steuerlich unterscheiden. Grundsätzlich stehen Ihnen natürlich weitere Rechtsformen zur Verfügung.

Können Sie eine Apotheke mit Partnern gründen?

Entscheiden Sie sich dazu, eine Apotheke mit mindestens einem Partner zu gründen, so ist laut Apothekengesetz die Rechtsform der offenen Handelsgesellschaft (OHG) möglich. Diese erfordert wie auch beim Einzelunternehmer (e. K.) eine Eintragung ins Handelsregister. Die OHG ist eine Personengesellschaft, bei der grundsätzlich alle Gesellschafter auch mit dem Privatvermögen haften.

Wichtige Anmeldungen

Während und nach der Gründung müssen Sie Ihre Apotheke bei verschiedenen Ämtern und Institutionen anmelden, bevor Sie sie eröffnen können. Hier erfahren Sie, welche Anmeldungen Sie vornehmen müssen und wie die jeweiligen Anmeldungen ablaufen.

Handelsregistereintragung

Sowohl die Rechtsform des Einzelunternehmens wie auch die OHG als gängige Rechtsform für Apothekerzusammenschlüsse erfordert eine Eintragung in das Handelsregister. Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis Einträge über die angemeldeten Kaufleute im Bereich eines zuständigen Registergerichts.

Gewerbe anmelden

Unabhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform müssen Sie sich beim für Ihren Firmensitz zuständigen Gewerbeamt anmelden. Wenn Sie Ihre Apotheke als Einzelunternehmen gründen, benötigen Sie zunächst eine Gewerbeanmeldung. Die Anmeldung ist grundsätzlich beim für Ihren Firmensitz zuständigen Gewerbeamt einzureichen.

Das Finanzamt meldet sich nach der Anmeldung beim Gewerbeamt außerdem bei Ihnen zur steuerlichen Erfassung. Nach Einreichung der Unterlagen erhalten Sie dann Ihre Steuernummer und dürfen Rechnungen ausstellen.

Industrie- und Handelskammer

Bei der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft in der für Sie zuständigen IHK Pflicht. Die Industrie- und Handelskammer wird vom Gewerbeamt informiert und schickt Ihnen die benötigten Unterlagen zu.

Berufsgenossenschaft

Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte. Bitte melden Sie sich selbständig bei der Berufsgenossenschaft an. Selbst ohne Personal sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden. Wenn Ihnen unklar sein sollte, bei welcher der zahlreichen BGs Sie sich anmelden müssen, hilft Ihnen die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unter der Telefonnummer 0800 6050404 weiter.

Eine übersichtliche Liste der Zuständigkeiten der Berufsgenossenschaften finden Sie ebenfalls in unserem Ratgeber.

Deutscher Apothekerverband (DAV)

Als selbständiger Apotheker haben Sie die Möglichkeit, Mitglied des Deutschen Apothekenverbands zu werden. Der DAV und seine Landesverbände vertreten die Interessen Ihrer Mitglieder gegenüber den Kostenträgern, insbesondere der Krankenkassen. 90 % aller selbständigen Apotheker sind Mitglied des DAV bzw. von einem seiner 17 Landesapothekerverbände.

Welche Kosten sind bei einer Apothekengründung zu erwarten?

• Interieur:  Abhängig von der Größe und der Beschaffenheit Ihres Ladenlokals fallen zunächst Kosten für den Innenausbau an. Falls Sie keine bestehende Apotheke übernehmen, müssen die Räume baulich so verändert werden, dass sie den Anforderungen der zuständigen Behörden entsprechen. Für eventuelle Umbaumaßnahmen, die eine Erlaubnis erfordern, sollten Sie großzügig kalkulieren. Erst nach einer amtlichen Erlaubnis können Sie Ihre Apotheke eröffnen. Übernehmen Sie eine bestehende Apotheke, sind die Übernahmekosten der größte Posten in Ihrem Kostenplan.
• Technik: Die Neueinrichtung Ihrer Apotheke muss den technischen und rechtlichen Vorgaben der Apothekenbetriebsordnung entsprechen. Eine funktionierende EDV kann oftmals geleast werden.
• Wareneinkauf: Einer der größten Kostenpunkte Ihrer Apothekengründung ist das Warenlager. Entscheidende Faktoren bei der Bestückung sind die Größe Ihrer Apotheke, die Konkurrenz und die Ärztedichte am Standort.
• Laufende Kosten: Betriebskosten sind u. a. Pacht oder Ladenmiete, Steuern, Personal, EDV, sowie Strom- und Heizkosten.
• Marketing: Planen Sie Werbekosten und ein Budget für die Neueröffnungsfeier mit ein.
• Rücklagen: In Ihrer Kostenkalkulation sollte ein Posten für unvorhergesehene Ereignisse sein. Dies ist besonders wichtig, da Sie als Einzelunternehmer auch mit Ihrem Privatvermögen haften.

Welcher Standort ist der richtige, um eine Apotheke zu eröffnen?

Um eine behördliche Erlaubnis für das Eröffnen einer Apotheke zu erhalten, sind die Verkaufsräume entscheidend. Neben dem eigentlichen Verkaufsraum (oder Offizin) benötigt eine Apotheke ein Lager, ein Labor, einen Nachtdienstraum, einen Bereich zur Herstellung von Rezepturen und eventuell einen Büroraum. Informieren Sie sich hierbei unbedingt genau über die Vorgaben der lokalen, verantwortlichen Behörde.

Generell gilt Niederlassungsfreiheit für Apotheken. Das bedeutet, es gibt keine Einschränkungen, wo Sie sich als Apotheker niederlassen.

2016 gab es etwa 25 Apotheken pro 100.000 Einwohner in Deutschland. Unternehmen Sie eine gründliche Standortanalyse. Um die Wirtschaftlichkeit Ihrer neuen Apotheke zu garantieren, ist es wichtig früh an ein geeignetes Konzept zu denken.

Diversifikation ist wichtig: Warensortiment bietet Möglichkeiten

Gerade in Stadtgebieten und Ballungsräumen, kann die Apothekendichte überdurchschnittlich hoch sein. Als eigenständiger Apothekeninhaber sollten Sie frühestmöglich über Ihre persönliche Nische auf dem vorhandenen Markt nachdenken.

Das Warensortiment ist eine gute Möglichkeit, sich von anderen Apotheken zu unterscheiden und für Kunden attraktiv zu werden. Neben Medizin sind auch Gesundheitsmittel, Kosmetik, Körperpflegeprodukte und Ernährungsmittel wichtige Umsatzquellen für Apotheken.

Online-Apotheken und Versandapotheken

Ein anhaltender Trend ist der Arzneimittelversand, wie ihn beispielsweise die niederländische Versandapothekenkette DocMorris betreibt. Für den Versand verschreibungspflichtiger Medikamente ist die Einsendung des ärztlichen Rezepts nötig. Versandapotheken müssen sich auch an Nacht- und Notdiensten beteiligen. Die große Kritik, die seit der Zulassung des Arzneimittelversands in Deutschland am Geschäftsmodell der Online-Apotheke geübt wird, konzentriert sich auf die mangelnde persönliche Beratung im direkten Kundenkontakt.

Manche Präsenzapotheken mit integriertem Online-Versand bieten eine zentrale Abholstelle oder einen Pick-up an. Hier können Käufer bestellte Arzneimittel und Apothekenprodukte aus dem Online-Versand abholen gegen Vorlage der Personalien und eines Abholscheins. Das Bundesverwaltungsgericht in Leipzig entschied 2008, dass Drogeriemärkte wie dm als Pick-up-Stellen für Arzneimittelversandhändler genutzt werden dürfen. Die ABDA fordert ein vollständiges Verbot solcher Abholstellen. Ein solches Verbot lehnt das Bundesgesundheitsministerium jedoch bislang ab.

Laut Bundesverband der Deutschen Versandapotheken haben zwar über 3.000 Apotheken in Deutschland eine Versandhandelserlaubnis, aber nur etwa 6 % betreiben einen „ernstzunehmenden Versandhandel“. 31 Millionen Kunden, und damit etwa 55 % aller deutschen Internetnutzer, haben 2016 Arzneimittel online bestellt.

Die Zulassung für den Arzneimittelversand ist aufwändig, weil sie strikten gesetzlichen Auflagen unterliegt. Überlegen Sie also frühzeitig, ob die Teilnahme an der wachsenden Versandbranche für Sie interessant ist. Unabhängig von Ihrem Standort kann eine Zulassung als Versandapotheke Ihre Erreichbarkeit für Kunden enorm steigern.

Freie Apotheke aufmachen oder einer Kooperation anschließen?

Der deutsche Apothekenmarkt befindet sich im Wandel: Die Anzahl der freien Apotheken sinkt aktuell auf unter 16.000 Apotheken. Alternativen zur freien Apotheke gibt es viele auf dem Markt. Grundsätzlich ist zwischen Apotheken-Kooperationen und Franchise-Unternehmen zu unterscheiden.

Apotheken-Kooperationen

Apotheken-Kooperationen sind ein Zusammenschluss selbständiger Apotheken, die zwar unter demselben Namen geführt werden, aber eigenverantwortliche Entscheidungen über z. B. das Sortiment und die Öffnungszeiten treffen können. So unterschiedlich die Partnerschaften sind, so unterschiedlich ist auch die Anzahl der Mitglieder. Große Kooperationen mit mehreren Tausend Mitgliedern, gibt es ebenso wie kleine Zusammenschlüsse von unter 100 teilnehmenden Apotheken.

In Deutschland gibt es etwa 40 so genannter Apothekenkooperationen wie MVDA oder gesund leben, die unterschiedliche Vertriebsstrategien verfolgen.

Eine Erklärung für diese Entwicklung ist der steigende Wettbewerb im Markt der apothekenpflichtigen Medikamente. Gleichzeitig haben sich die Bedürfnisse der Kunden verändert, vor allem was Beratungsbedürfnisse und Flexibilität angeht.

Franchise-Apotheken

Um sich einem Franchise anzuschließen, muss eine Apotheke viele Voraussetzungen erfüllen, die der Franchise-Geber vorgibt. Üblicherweise gibt es Zielvorgaben u.a. für das Sortiment, die Produktplatzierung und das Marketing. Buchhalterische und administrative Aufgaben werden in der Regel von der Franchise-Zentrale übernommen. Vorteilhaft für den Apotheker ist die große Einkaufsmacht: Der Franchise-Geber erhält durch die Abnahme großer Mengen bessere Konditionen beim Einkauf in der pharmazeutischen Industrie. Allerdings wird die Frage, ob ein Wechsel zum Franchise sinnvoll und wirtschaftlich ist, erst relevant, wenn der Apotheker Geschäftszahlen vorlegen kann.

Welches Personal ist zulässig für Ihre Apotheke?

Neben den Apothekern gehören zum pharmazeutischen Personal pharmazeutisch-technische Assistenten (PTA) und Auszubildende in diesen Berufen. Außerdem gibt es Apothekerassistenten und Pharmazieingenieure. Nur diese Berufsgruppen dürfen Medikamente verkaufen. Nicht-pharmazeutische Mitarbeiter wie pharmazeutisch-kaufmännische Assistenten (PKA) und Arzneiboten sind nicht zum Verkauf berechtigt.

Nach Apothekenbetriebsordnung dürfen Sie sich als Apothekenleiter grundsätzlich bis zu einem Monat im Jahr durch Apothekenassistenten oder Pharmazieingenieure vertreten lassen. Ein anderer Apotheker darf Sie bis zu drei Monate im Jahr vertreten. Eine Vertretung müssen Sie der zuständigen Aufsichtsbehörde mitteilen.

Entscheidend bei Ihrer Personalwahl sind gute Kommunikationsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Das Beratungsgespräch ist immer noch das Schlüsselkriterium für die Kundenzufriedenheit Ihrer Präsenzapotheke. Laut einer Forsa-Umfrage ist die umfassende Beratung in Apotheken wichtig oder sehr wichtig für 86 % der 1000 Befragten.

Welches Know-how brauchen Sie als selbständiger Apothekenbesitzer?

Bilden Sie sich weiter. Natürlich sind Ihr Studienabschluss und das Abschließen des Staatsexamens die wichtigsten Hürden. Gründen Sie eine eigene Apotheke, müssen Sie allerdings auch Unternehmerinstinkt entwickeln. Budgetplanung, Standortanalysen und Strategien für den Wettbewerb sind entscheidende Bausteine für den Erfolg Ihres Unternehmens. Als eingetragener Kaufmann müssen Sie außerdem die Buchhaltung übernehmen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Sie sich auch mit dem Thema Marketing befassen. Fachzeitschriften und Unternehmensberatungen im pharmazeutischen Bereich helfen Ihnen dabei, die richtige Marketingstrategie für die Eröffnung Ihrer Apotheke zu formulieren.