Café eröffnen: Tipps für Gründer und Gründerinnen

Inhaltsverzeichnis

Café eröffnen: Genehmigungen & Voraussetzungen

Gaststättenkonzession für ein Café

Wenn Sie über Kaffeespezialitäten hinaus auch alkoholische Getränke anbieten möchten, brauchen Sie eine Gaststättenkonzession oder umgangssprachlich Schanklizenz.

Üblicherweise brauchen Sie für eine Gaststättenkonzession folgende Unterlagen:

• Pachtvertrag über die Räumlichkeiten Ihrer Gastwirtschaft
• eine Unbedenklichkeitsbescheinigung (Finanzamt)
• eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (Gewerbeamt)
• ein Gesundheitszeugnis (Ordnungsamt)
• ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Kommunalverwaltung/ Bürgeramt)
• Nachweis über die Unterrichtung lebensmittelrechtlicher Kenntnisse nach § 4 (1) Nr. 4 GastG (IHK)

Erstbelehrung nach Infektionsschutzgesetz

Als selbständiger Gastronom sind Sie verpflichtet sich bei Ihrer Tätigkeit mit Nahrungsmitteln an lebensmittelrechtliche Vorgaben des Gesetzgebers halten. Sie müssen deshalb eine Belehrung nach Infektionsschutzgesetz (§ 43 IfSG) nachweisen. Diese wird von Ihrem zuständigen Gesundheitsamt ausgestellt. Nach einer Erstbelehrung müssen Sie oder Dritte Ihre Mitarbeiter alle zwei Jahre erneut belehren. Dokumentieren Sie die Folgebelehrungen unbedingt als Nachweise.

Schulung nach der Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV)

Wenn Sie sich mit Ihrem eigenen Café selbständig machen, müssen Sie und alle Mitarbeiter, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen, eine Schulung nach der EU-Verordnung zur Lebensmittelhygiene besuchen. Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern in Ihrer Nähe bieten entsprechende Schulungen für Unternehmen im Lebensmittelbereich an.

Räumlichkeiten für Ihr Café mit Weitblick wählen

Ihr Café muss den Hygienestandards entsprechen. Gewerblich genutzte Küchen werden regelmäßig von Lebensmittelkontrolleuren überprüft. Klären Sie vorab, ob es besondere Vorgaben von Seiten Ihrer Gemeinde/Stadt gibt in Bezug auf Kühlung, Lagerräume, Abzug, Belüftung, Waschbecken usw. Lassen Sie Ihre Räume von der zuständigen Behörde abnehmen. So sind Sie für spätere Kontrollen gewappnet und riskieren keine unvorhergesehenen Kosten für Umbaumaßnahmen.

Berufliche Voraussetzungen: Café eröffnen ohne Ausbildung?

Die Eröffnung eines Cafés erfordert keinen Meisterbrief und keine spezifische Ausbildung.

Bevor Sie sich mit einer Existenzgründung auseinandersetzen, ist es empfehlenswert Erfahrungen im Bereich Gastronomie oder einer verwandten Branche gesammelt zu haben. Das Hotelgewerbe ist beispielsweise eine ideale Schnittstellen: Hier können Sie bereits typische Arbeitsstrukturen kennen lernen. Das nötige Gefühl für Zeitmanagement und exzellenten Kundenservice können Sie sich auch in vielen anderen Branchen aneignen.

Expertenrat für Gründer in der Gastronomie

Sie sollten sich vor jedem Schritt sorgfältig informieren und sich besonders für Ihren Businessplan von Experten beraten lassen. Gleiches gilt für eine Finanzierung und steuerliche Fragen. Besitzen Sie Branchenerfahrung, werden Sie leichter eine Finanzierung bei Gründung erhalten. Ein tragfähiges Konzept ist in der Gastronomie bei der Existenzgründung das A und O. Gründerberater stehen Ihnen mit hilfreichen Tipps zur Seite und begleiten Sie in der ersten Zeit nach Ihrer Existenzgründung.

 

Know-how für ein Café

Auch wenn dieses Café Ihr Traum ist: was verstehen Sie selbst von dort angebotenen Produkten? Kennen Sie sich mit Kaffee oder Tee besonders aus? Schmeckt Ihre Torte nur Ihren Freunden, die sie aus Höflichkeit loben oder steckt mehr dahinter? Seien Sie ehrlich zu sich selbst und holen Sie auch an dieser Stelle gegebenenfalls Expertenwissen dazu.

 

Kunden/Zielgruppe für ein Café

• Wer soll Ihr Café besuchen? Warum? Zu welchen Zeiten?
• Sprechen Sie mit dem Café eine bestimmte Altersgruppe an?
• Treffen sich hier die Katzenfreunde, weil Sie selbst Katzen halten?
• Oder ist Ihr Café vielleicht sogar ein Eiscafé?

Geben Sie sich Mühe mit Ihrem Konzept vor der Gründung und Eröffnung.

Bleiben Sie bei der Festlegung der Zielgruppe nicht zu vage. Nach ihr richten sich auch Angebot und Ausstattung. Wenn Sie erst eröffnen und in die falsche Richtung investiert haben, kann das teuer für Sie werden und das Projekt zum Scheitern bringen.

 

Betriebswirtschaftliche Überlegungen

Der Eröffnung Ihres Cafés gehen einige betriebswirtschaftliche Überlegungen voraus. Sie benötigen Räume, Ausstattung und eventuell Personal. Die Lage Ihres Unternehmens kann entscheidend für Ihren unternehmerischen Erfolg sein. Dies alles muss am Anfang vorfinanziert werden, denn Sie können nicht davon ausgehen, dass von Beginn an alle Kosten durch eigene Einnahmen gedeckt sind. Hier wird vielfach eine Finanzierung durch Dritte notwendig, so Sie nicht über genug eigenes Kapital verfügen. Financiers müssen Sie mit einem Businessplan von Ihrem Projekt überzeugen. Sie brauchen auch für sich eine realistische Kalkulation über die entstehenden Kosten. Vorbereitung ist der erste Schritt zur Eröffnung Ihres Traum-Cafés. Anfänger in der Gastronomie unterschätzen die Kosten für die Gründung und die erste Zeit danach häufig.

 

Kostenplan für Cafés: Welche Kosten sind zu erwarten?

Der Finanzplan ist fester Bestandteil Ihres Businessplans, ebenso wie Ihr geschäftliches Konzept. Im Finanzplan werden die geplanten und geschätzten Kosten erfasst, die bei der Gründung und in der Anfangsphase entstehen.

Berücksichtigen Sie unter anderem folgende Kostenpunkte:

• Gründungskosten bei Behörden und Ämtern
• Ausstattungskosten für Ihre Küche, Theke und Ihren Gastraum
• Anschaffungskosten: Kaffeeautomaten, Möbel, Geschirr, Gläser, Dekoration etc.
• Evtl. Umbaukosten (z. B. bei Übernahme eines bestehenden Cafés)
• Wareneinkauf
• Website und Werbemaßnahmen
• Evtl. Beratungskosten (Steuerberater etc.)

Typische laufende Kosten sind:

• Pacht Ihrer Räumlichkeiten und andere Betriebskosten
• Diverse Versicherungen (z. B. Gewerbe-, Berufshaftpflicht-, Sozial-, Kranken- und Rentenversicherungen)
• Steuern
• Lohnkosten Ihrer angestellten Service-Kräfte
• Wareneinkauf
• Werbung
• Kapital zur Sicherung Ihres Lebensunterhalts

 

Finanzierung: Wer kann die Gründung Ihres Cafés unterstützen?

Wer über ein gewisses Eigenkapital verfügt, hat es leichter, eine Finanzierung durch Banken und Kapitalgeber zu erhalten. Lassen Sie sich auch im Hinblick auf mögliche Fördermittel beraten, vor allem, wenn Sie Existenzgründer sind. Idealerweise ruht Ihre Finanzierung auf mehreren Säulen.

Die meisten Gründer und Gründerinnen sind zunächst auf Fremdkapital angewiesen. Eine gute Geschäftsidee kombiniert mit einem professionellen Businessplan erhöht Ihre Chancen auf Kredite und Fördermittel deutlich. Neben Banken und privaten Kreditinstituten gibt es noch andere Kapitalgeber:

• Die Bundesarbeitsagentur vergibt Gründungszuschüsse
• Die EU bietet Fördermittel für Start-ups und Existenzgründungen aller Art. Eine Übersicht der Programme finden Sie auf der Website EU Startup Services.
• Die KfW bietet Kredite für Existenzgründer wie den ERP-Gründerkredit StartGeld oder Universell.

 

Was kostet mein Kaffee? Preiskalkulation

Sind Sie unerfahren in der Erstellung einer Kalkulation, lassen Sie sich dabei helfen. Kluge Gründer denken bei der Kalkulation bereits weit über die Gründungsphase und Eröffnung hinaus. Wer in der Gastronomie unerfahren ist, wird leicht überfordert sein, wenn er Preise und Kosten kalkulieren soll. Bei der Preiskalkulation spielen folgende Faktoren eine Rolle:

• Warenkosten
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinn
• Mehrwert-/Umsatzsteuer

Den Endpreis beeinflussen außerdem im Detail diese Kenngrößen:

• Einkaufspreis
• Qualitätsanspruch
• Warenpflege
• Verluste bei Putzen und Zubereiten von Speisen
• Rezeptur bei Speisen
• Portionsgröße bei Speisen und Getränken
• Markt- und Wettbewerbssituation

Sichern Sie sich bei der Kalkulation fachmännische Unterstützung, vor allem in der Anfangszeit, damit die Kosten Sie bei der Kalkulation nicht überwältigen.

 

Café als GmbH oder UG: Rechtsform wählen

Um sich den Traum von der eigenen Café erfüllen zu können, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Rechtsform sich für Ihr Unternehmen eignet. Gängige Rechtsformen für Existenzgründungen in der Branche sind die GmbH oder UG. Beachten Sie bei der Wahl außerdem, dass sich die einzelnen Rechtsformen auch steuerlich unterscheiden.

Mehr erfahren zu den möglichen Rechtsformen:

• GmbH-Gründung 
• UG-Gründung

Grundsätzlich stehen Ihnen natürlich weitere Rechtsformen zur Verfügung.

Checkliste: Wo muss ich mein Café anmelden?

Handelsregistereintrag für Ihr Café

Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis Einträge über die angemeldeten Kaufleute im Bereich eines zuständigen Registergerichts. Die Unternehmensformen GmbH und UG erfordern eine Eintragung im Handelsregister.

Gewerbeanmeldung für Café-Gründer

Unabhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform müssen Sie sich bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Gewerbeamt anmelden. Wenn Sie Ihr Café als Einzelunternehmen oder GbR eröffnen, genügt eine Gewerbeanmeldung.

Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt meldet sich das Finanzamt automatisch bei Ihnen zur steuerlichen Erfassung. Sobald Ihre Unterlagen vom Finanzamt gesichtet und geprüft wurden, erhalten Sie Ihre Steuernummer und dürfen Rechnungen ausstellen.

Industrie- und Handelskammer: Mitgliedschaft für Gastronomen

Die örtliche Industrie- und Handelskammer wird wie das Finanzamt vom Gewerbeamt über Ihre Gründung informiert. Der Kontakt wird von Seiten der IHK aufgenommen. Bei der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft in der für Sie zuständigen IHK Pflicht.

Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe

Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte. Bitte melden Sie sich selbständig bei der Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe an. Selbst als Kleinunternehmer ohne Personal sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrer relevanten BG anzumelden. Bei Fragen können Sie sich an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) wenden unter der Telefonnummer 0800 60 50 40 4.

Bundesverbände für das Gastgewerbe

Eine freiwillige Mitgliedschaft in einem relevanten Bundesverband wie ist zu empfehlen. Der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA) ist beispielsweise ein Dachverband für Gastgewerbe aller Art. Auf regionaler Ebene gibt häufig branchenspezifische Verbände oder Gewerbevereine, deren Mitgliedschaft für Sie interessant sein könnte. Verbände vertreten die Interessen Ihrer Mitglieder, bieten einen Austausch von Wissen und Erfahrungen und repräsentieren die Branche gegenüber wirtschaftlichen und politischen Vertretern.

 

Produktsortiment Ihres Café

Ihr neues Geschäft steht und fällt mit Ihrem Angebot. Diese sollten Besonderheiten aufweisen. Arbeiten Sie Ihr persönliches Alleinstellungsmerkmal deutlich heraus. Diese Fragen können Ihnen helfen:

• Ist Ihr Kaffee aus einer besonderen Röstung oder wird in einem besonderen Verfahren hergestellt?
• Welche zusätzlichen Getränke bieten Sie sonst noch an?
• Wollen Sie Snacks und vollwertige Speisen auf Ihrer Speisekarte anbieten?
• Stammt Ihr Kaffee aus fairem Handel?
• Zusatzleistungen: Haben Sie Besonderheiten zu bieten wie Barista-Kurse?
• Können Ihre Gäste die Getränke mitnehmen als Coffee to go?

Nehmen Sie sich viel Zeit für die Konzeption und beraten Sie sich mit Branchenkennern.

 

Standort für das Café

Was sind die drei wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg eines neuen Gastgewerbes: Viele meinen: Location, location, location! Im Idealfall ist Ihr Ladenlokal an einer belebten Straße, gut sichtbar für Laufkundschaft. Ein wichtiger Faktor für einen guten Standort ist natürlich der Wettbewerb. Lassen Sie sich Zeit für eine gründliche Recherche.

Grundlegende Fragen sind beispielsweise:

• Wie groß ist Ihr Einzugsbereich potentieller Kunden?
• Wie viele andere Cafés, Eisdielen oder andere Gaststätten gibt es in Ihrem Einzugsbereich?
• Wo haben sich Ihre Konkurrenten niedergelassen?
• Welche Produkte bieten Ihre Konkurrenten?
• Welche Zielgruppen werden angesprochen?

Die Gastronomiebranche ist ein umkämpfter Markt, auf dem Sie sich clever platzieren müssen. Formulieren Sie aus den gesammelten Informationen eine einzigartige Strategie für Ihren Standort und Ihre Marktnische. Für eine professionelle Standortanalyse können Ihnen Marktforschungsinstitute individuelle Analysen zusammenstellen.

 

Durchstarten in der Gastronomie: Marketing als Erfolgskonzept

Wie machen Sie Kunden auf Ihr neues Café aufmerksam? Wenn Sie Ihre Werbemaßnahmen vor der Gründung planen, sollten zwei Ausgaben im Vordergrund stehen: eine professionelle Website und die traditionelle Bewerbung Ihrer Neueröffnung. Tragen Sie Ihren Geschäftssitz außerdem bei Google Maps und Gelbe Seiten kostenlos ein.

Ihr Café geht online

Eine helle, ansprechende Internetpräsenz sollte Ihre Produkte vorstellen und Ihre Nische betonen. Besondere Aktionen, Öffnungszeiten und Kontaktdaten sollten schon auf der Startseite ersichtlich sein. Hochauflösende Bilder runden einen seriösen Eindruck ab. Entscheiden Sie sich zusätzlich für eine professionelle Suchmaschinenoptimierung, sind Sie perfekt ausgerichtet auf Neukunden, die ein Café in ihrer Nähe suchen. Binden Sie zusätzlich die sozialen Medien in Ihren Gründungsprozess ein.

Café-Neueröffnung gezielt bewerben

Traditionelle Werbung wie Flyer, Anzeigen und Plakate runden Ihre ersten Marketingmaßnahmen ab. Bewerben Sie die Eröffnung besonders stark. Spezielle Eröffnungsrabatte, Live-Musik oder kleine Geschenke für Erstkunden sind gern gesehene Aktionen.

 

Ausstattung Café

Die Ausstattung spielt in der Gastronomie keine untergeordnete Rolle, denn Ihre Kunden sollen Sie wohl fühlen. Damit Ihr Café zum Verweilen einlädt, sollten Sie das Interieur ganz auf Ihre Zielgruppe zuschneiden. Vielleicht können Sie auch ein bereits bestehendes Café übernehmen. Wenn Ihr Café den baulichen Voraussetzungen der Behörde genügt, können Sie Ihre Ausstattung planen. Es gibt viele Anbieter, die Komplettausstattungen für Gastbetriebe anbieten. Wenn Sie Ihre Einrichtung individueller gestalten möchten, sind Flohmärkte, eBay und andere Plattformen für gebrauchte Möbel gute Möglichkeiten, Ihren eigenen Stil zu verwirklichen.