Catering: Gründen Sie Ihren eigenen Party- und Catering-Service

Inhaltsverzeichnis

Welches Wissen brauchen Sie, um sich im Catering selbständig zu machen?

Erfahrungen sammeln im Gastgewerbe

Fast niemand ist ein Naturtalent. Bevor Sie sich mit einer Existenzgründung auseinandersetzen, ist es empfehlenswert, Erfahrungen im Bereich Catering oder einer verwandten Branche gesammelt zu haben. Die Gastronomie, das Hotelgewerbe oder Bäckereien sind ideale Schnittstellen: Hier können Sie bereits typische Produktionsvorgänge und Arbeitsstrukturen kennen lernen. Das nötige Gefühl für Zeitmanagement und exzellenten Kundenservice können Sie sich auch in vielen anderen Branchen aneignen.

Branchenwissen für Catering und Gastgewerbe

Praxiserfahrungen können ergänzt werden durch fundiertes, theoretisches Wissen. Bilden Sie sich weiter! Neben begleitender Fachliteratur gibt es bundesweit zahlreiche Angebote für Weiterbildungen und Schulungen zum Thema Catering und Management. Die IHK bietet zum Beispiel den zertifizierten Lehrgang „Fachmann/-frau für Catering” an.

Lernen Sie von den Besten – Best Practice im Bereich Catering

Manchmal muss man das Rad nicht neu erfinden. Recherchieren Sie gründlich, welche Geschäftsmodelle bereits existieren – regional und deutschlandweit. Lassen Sie sich inspirieren von anderen Catering-Services am Markt, die sich bereits etabliert haben.

 

Genehmigungen und Voraussetzungen für die Gründung eines Cateringunternehmens

Um sich ein Unternehmen im Bereich Party-Service und Catering zu gründen, müssen Sie in der Regel keine besonderen Genehmigungen einholen. Anders als Gastgewerbe brauchen Sie keine Gaststättenkonzession bzw. Schanklizenz nach dem Gaststättengesetz. Die Zubereitung und Lieferung von Speisen gehören zu den zulassungsfreien Tätigkeiten.

Erstbelehrung nach Infektionsschutzgesetz

Als selbständiger Caterer sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrer Tätigkeit mit Nahrungsmitteln an lebensmittelrechtliche Vorgaben des Gesetzgebers halten. Sie müssen deshalb eine Belehrung nach Infektionsschutzgesetz (§ 43 IfSG) nachweisen. Diese wird von Ihrem zuständigen Gesundheitsamt ausgestellt. Nach einer Erstbelehrung müssen Sie oder Dritte Ihre Mitarbeiter alle zwei Jahre erneut belehren. Dokumentieren Sie die Folgebelehrungen unbedingt als Nachweise.

Schulung nach der Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV)

Wenn Sie sich mit Ihrem Catering selbständig machen, müssen Sie und alle Mitarbeiter, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen, eine Schulung nach der EU-Verordnung zur Lebensmittelhygiene besuchen. Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern in Ihrer Nähe bieten entsprechende Schulungen für Unternehmen im Lebensmittelbereich an.

Ihre Cateringfirma muss den Hygienestandards entsprechen. Gewerblich genutzte Küchen werden regelmäßig von Lebensmittelkontrolleuren überprüft. Klären Sie vorab, ob es besondere Vorgaben von Seiten Ihrer Gemeinde/Stadt gibt in Bezug auf Kühlung, Lagerräume, Abzug, Belüftung, Waschbecken usw. Lassen Sie Ihre Räume von der zuständigen Behörde abnehmen. So sind Sie für spätere Kontrollen gewappnet und riskieren keine unvorhergesehenen Kosten für Umbaumaßnahmen.

Catering-Service gründen als GmbH, UG, GbR oder Einzelunternehmen: Rechtsform wählen

Der erste Schritt Ihrer Existenzgründung als Caterer ist es, eine geeignete Rechtsform für Ihr Unternehmen zu wählen. Die gängigsten Rechtsformen für Catering und Party-Services sind GmbH oder GbR. Auch eine UG (haftungsbeschränkt) oder ein Einzelunternehmen sind für die Gründung eines Cateringunternehmens denkbar. Beachten Sie bei der Wahl außerdem, dass sich die einzelnen Rechtsformen auch steuerlich unterscheiden. Zudem sollten Sie eine Rechtsform wählen, die zu Ihrer Gründungssituation passt.

Mehr zu den Rechtsformen finden Sie hier:

• GmbH gründen leicht gemacht
• UG gründen leicht gemacht
• Einzelunternehmen gründen leicht gemacht
• GbR gründen leicht gemacht

Grundsätzlich stehen Ihnen natürlich weitere Rechtsformen zur Verfügung.

Checkliste: Gewerbeanmeldung für Cateringfirmen

Der zweite wichtige Schritt der Existenzgründung ist die offizielle Anmeldung bei allen zuständigen Ämtern, Behörden und Versicherungen.

Handelsregistereintragung als selbständiger Cateringdienst

Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis Einträge über die angemeldeten Kaufleute im Bereich eines zuständigen Registergerichts. Die Unternehmensformen GmbH und UG erfordern eine Eintragung im Handelsregister.

Catering-Service als Gewerbe anmelden

Unabhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform, müssen Sie sich bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Gewerbeamt anmelden. Wenn Sie Ihren Party-Service als Einzelunternehmen eröffnen, genügt eine einfache Gewerbeanmeldung.

Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt meldet sich das Finanzamt automatisch bei Ihnen zur steuerlichen Erfassung. Sobald Ihre Unterlagen vom Finanzamt gesichtet und geprüft wurden, erhalten Sie Ihre Steuernummer und dürfen Rechnungen ausstellen.

Industrie- und Handelskammer: Mitgliedschaft für Cateringunternehmen

Die Industrie- und Handelskammer wird wie das Finanzamt vom Gewerbeamt über Ihre Gründung informiert. Der Kontakt wird von Seiten der IHK aufgenommen. Bei der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft in der für Sie zuständigen IHK Pflicht.

Berufsgenossenschaft für Caterer

Bitte melden Sie sich selbständig bei der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe an. Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte. Selbst Kleinunternehmer ohne Personal sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrer relevanten BG anzumelden. Wenn Ihnen unklar sein sollte, bei welcher der zahlreichen BGs Sie sich anmelden müssen, hilft Ihnen die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unter der Telefonnummer 0800 60 50 40 4 weiter.

Bundesverbände der Gaststättenbranche

Erwägen Sie eine freiwillige Mitgliedschaft in einem relevanten Bundesverband. Verbände übernehmen die Interessenvertretung ihrer Mitglieder gegenüber der Öffentlichkeit, Wirtschaft und Politik. Der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA) bietet beispielsweise eine Fachabteilung speziell für die Cateringbranche.

 

Nische und Zielgruppe: Kernstück Ihres Businessplans

Die Nische Ihres Unternehmens ist eine der entscheidendsten Erfolgsfaktoren. Sie müssen bereits vor der Existenzgründung planen, wer Ihre Zielgruppe sein soll und welche Produkte Sie anbieten möchten. Stellen Sie sich grundlegende Fragen, um sich der Entscheidung anzunähern:

• Wollen Sie Speisen und Getränke anbieten?
• Haben Sie einen Schwerpunkt? (z. B. Nationalküche, Hors d’œuvre, Fischspeisen, Cocktails)
• Beliefern Sie ausschließlich private oder gewerbliche Events?
• Zu welchen Anlässen können Ihre Kunden Sie buchen? (z. B. Firmenveranstaltungen, Hochzeiten, Dinnerpartys, Benefizveranstaltungen, Büro-Brunch)
• Wie viele Gäste können Sie maximal bewirten?
• Zu welcher Uhrzeit kann man Ihren Catering-Service bevorzugt buchen? (Veranstaltungen am Mittag, Abend oder bei Nacht)
• Welche Preiskategorie streben Sie an? (gehoben bis niedrig)

Tipp: Wenn Sie sich auf Backwaren und/oder Kuchen spezialisieren wollen, ist es möglich, dass Sie eine Gewerbeerlaubnis benötigen. Das Bäckereihandwerk gehört zu den zulassungspflichtigen Handwerken und darf nicht ohne Meister oder eine Sondergenehmigung betrieben werden.

 

Start-up im Catering: Welche Produkte sollten Sie anbieten?

Ihre Speisekarte ist direkt verknüpft mit der Wahl Ihrer Nische. Kreieren Sie Gerichte passend zu Ihrer Zielgruppe und den Veranstaltungen, für die Sie catern wollen. Ihre erste Auswahl an angebotenen Speisen sollte begrenzt sein. Wählen Sie erprobte Gerichte, die Sie und/oder Ihr Personal routiniert zubereiten können. Üben Sie die Zubereitung der Speisen mehrfach und lassen Sie sie von Außenstehenden testen. So halten Sie das Fehlerrisiko begrenzt und können sich zunächst auf den reibungslosen Ablauf vor und während den Events konzentrieren. Ein kleines Menu erweckt ebenfalls den Eindruck einer bewussten Spezialisierung. Erst wenn Ihr Angebot steht, können Sie Ihren Bedarf für Küche, Lagerräume und den Wareneinkauf entsprechend organisieren und bestücken. Auf diese Weise können Sie Ihre Geschäftsidee mit kostenorientiertem Weitblick umsetzen.

Tendenz steigend: Catering für Vegetarier, Veganer, Allergiker

Laut einer SKOPOS Studie von 2016 wird eine pflanzenbasierte Ernährung immer wichtiger für viele Deutsche. Rund 10 % der Bevölkerung ernährt sich vegetarisch, etwa 1,3 Millionen sind Veganer. Beide Werte sind stark angestiegen im letzten Jahrzehnt und bieten somit reichlich Potential für Ihre Existenzgründung. Vegetarische Alternativen sollten eine Selbstverständlichkeit sein auf Ihrer Speisekarte. Bieten Sie zudem gezielt vegane Gerichte an, können Sie sich auf einem wachsenden Markt platzieren.

Auch die Zahl der Lebensmittelallergiker steigt stetig. 2014 gab es schätzungsweise sechs Millionen Deutsche, die allergisch auf Nahrungsmittel reagieren. Egal ob Nüsse, Fruchtzucker, Milchzucker oder Gluten: Sonderwünsche an Cateringunternehmen sind alltäglich und müssen präzise und verlässlich umgesetzt werden. Gluten- und laktosefreie Speisen sollten Sie als Alternativen anbieten können, falls Ihre Kunden Allergiker auf der Gästeliste haben.

 

Standort wählen: Catering gründen mit Zukunft

Das Herzstück Ihres Party-Service oder Ihrer Cateringfirma ist natürlich die Küche und auch der Standort, an welchem diese sich befindet. Sie sollten sich frühzeitig entscheiden, welche Anforderungen Ihr eigener Businessplan und die zuständige Behörde an Ihren Geschäftssitz haben.

Diese und andere Fragen sollten ein Ausgangspunkt bei der Standortwahl sein, bevor Sie Ihr Catering gründen:

• Welche Mindestanforderungen an Gaststättenbetriebe sind relevant? (z. B. Doppelspüle, Personaltoilette, Beschaffenheit der Wände/Decken/Böden)
• Mieten oder kaufen Sie Ihre Ausstattung?
• Welche Geräte benötigen Sie?
• Gibt es genügend Lager- und Kühlraum?
• Hat Ihr Personal genug Platz zum Arbeiten?
• Sind Umbaumaßnahmen notwendig?
• Entsprechen die Räumlichkeiten modernen Standards bezüglich Elektrik, Abzügen und Feuerschutz?
• Bieten die Räumlichkeiten genug Platz um zu expandieren?

 

Catering gründen: Finanzierung und Kostenplan

Als selbständiger Caterer müssen Sie Ihre Preise clever kalkulieren. Als neues Unternehmen sollten Sie die Preise nicht zu hoch ansetzen. In jedem Fall sind Ihre Preise so zu berechnen, dass Sie Ihre Kosten decken. Die Basis für eine gute Preiskalkulation ist ein strukturierter Kostenplan für Ihre Gründung. Berücksichtigen Sie unter anderem folgende Kostenpunkte:

• Gründungskosten bei Behörden und Ämtern
• Ausstattungskosten für Ihre Küche
• Anschaffungskosten: Aufbewahrungssysteme, Möbel, Geschirr, Gläser, Dekoration etc.
• Evtl. Umbaukosten (z. B. bei Übernahme einer bestehenden Industrieküche)
• Wareneinkauf
• Website und Werbemaßnahmen
• Evtl. Beratungskosten (Steuerberater etc.)
• Fuhrpark zum Transport Ihrer Mitarbeiter, Produkte und Equipment

Typische laufende Kosten sind:

• Pacht Ihrer Räumlichkeiten und andere Betriebskosten
• Diverse Versicherungen (z. B. Gewerbe-, Berufshaftpflicht-, Sozial-, Kranken- und Rentenversicherungen)
• Steuern
• Lohnkosten Ihrer angestellten Köche und Service-Kräfte
• Wareneinkauf
• Werbung
• Kapital zur Sicherung Ihres Lebensunterhalts

Typischerweise sind Ihre Anschaffungskosten zunächst hoch. Um anfangs Kosten zu sparen, könnten Sie das gastronomische Equipment mieten, anstatt es zu kaufen. Nach der Anlaufphase können Sie dann eine Vollausstattung erwerben, basierend auf Ihrem individuellen Bedarf. Ziehen Sie unbedingt einen Experten zu Rate, bevor Sie große finanzielle Entscheidungen treffen.

 

Gezieltes Marketing für Ihre Catering-Kunden

Ihre Werbeaktivitäten sollten auf drei Beinen stehen: Internetpräsenz, traditionelle Werbung und Empfehlungsmarketing. Werbemittel sollten fest in Ihre Unternehmensfinanzierung eingeplant sein.

Ihre eigene Website und Catering-Portale

Eine eigene, seriöse Internetpräsenz ist unverzichtbar, um neue Kunden zu gewinnen. Nur eine suchmaschinenoptimierte Website wird von potentiellen Neukunden gefunden, denen Ihr Catering-Service noch unbekannt ist. Eine Partnerschaft mit Catering-Portalen wie eatfirst oder heycater! ist eine gute Möglichkeit, erste Aufträge zu erhalten und eine Kundenbasis aufzubauen.

Ihr Online-Marketing sollten Sie durch traditionelle Werbung ergänzen: Gutscheine, Flyer, Anzeigen und Werbung auf Fahrzeugen sind immer noch wichtige Werkzeuge, um regional an Bekanntheit zu gewinnen. Ihr Firmenname und Logo sollten sichtbar sein: Arbeitsbekleidung und Servietten sind nur zwei Beispiele für Orte, an denen Sie Ihre Marke platzieren können.

Catering mit Qualität: Empfehlen und empfohlen werden

Als Caterer bewirten Sie nicht nur die Gäste Ihrer Kunden, sondern auch immer potentielle Neukunden. Ein perfekter Ablauf und leckere Speisen sollten allerdings nicht die einzigen Gründe sein, um Sie weiterzuempfehlen. Aber wer kann sich nach einer Firmenfeier schon noch an den Namen des Caterers erinnern? Mit kleinen, kostengünstigen Aktionen können Sie hier einen großen Effekt erzielen:

• Empfehlen Sie selbst Kontakte für Ihre Kunden: ein zuverlässiger Florist, die perfekte Location, ein professioneller DJ. Wenn Sie selbst gut vernetzt sind, schaffen Sie einen zusätzlichen Nutzen und bleiben besser in Erinnerung. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfehlungen revanchiert werden, ist außerdem sehr hoch.
• Bitten Sie Ihre Kunden, Sie weiterzuempfehlen, wenn sie zufrieden waren. Hinterlassen Sie Visitenkarten und Prospekte. Fragen Sie konkret nach Kontakten, die eventuell Interesse haben an Ihren Catering-Diensten.
• Belohnen Sie eine Weiterempfehlung mit Geschenken.
• Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, Sie online zu bewerten.
• Versenden Sie Prospekte oder Gutscheine an Kunden immer in zweifacher Ausfertigung und weisen Sie darauf hin, dass Sie sich über eine Weiterempfehlung freuen würden.