Die Legalisation: Überbeglaubigung für ausländische Dokumente

Was ist die Legalisation?

Die Legalisation ist eine Überbeglaubigung eines Dokumentes. Sie ist deshalb oft die „letzte“ Möglichkeit, wenn eine Vollmacht (z. B. für eine Unternehmensgründung) nicht durch eine Apostille für den deutschen Rechtsraum Gültigkeit erlangen kann. Bei einer Legalisation wird die Echtheit der Vollmacht durch eine deutsche Botschaft oder ein deutsches Konsulat bestätigt. Zur Legalisation muss unbedingt das Original vorliegen, Kopien – beglaubigt oder nicht – reichen nicht aus. In den meisten Staaten kann nur dann eine Legalisation durchgeführt werden, wenn die jeweilige Urkunde zuerst durch eine Behörde des ausstellenden Staates beglaubigt worden ist. Sollte es keine deutsche Botschaft innerhalb eines Staates geben, wird der jeweilige Staat in der Regel durch eine deutsche Botschaft im Nachbarstaat betreut.

Taiwan bildet eine Sonderposition: Deutschland unterhält hier keine diplomatischen Beziehungen, es gibt aber eine inoffizielle Vertretung, das Deutsche Institut Taipeh. Die dort ansässigen Beamten können eine Legalisation durchführen.

Eine vereinfachte Form der Legalisation ist die Haager Apostille, diese kommt vor allem Unternehmern aus dem Ausland zugute, die in Deutschland ein Unternehmen gründen möchten, ohne persönlich vor Ort zu sein.

Kosten und Dauer des Verfahrens

Die Legalisation ist gebührenpflichtig. Pro zu legalisierender Urkunde werden Gebühren und Auslagen nach Auslandskostengesetz fällig – je nach Land umgerechnet zwischen 25 Euro und 85 Euro (Stand: 2020). Sollte die Urkunde nicht legalisiert werden können, z.B. aufgrund fehlender Angaben oder eines Formfehlers, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 % der regulären Kosten an. Da die Legalisation ein oft langfristiges Verfahren ist, sollte die Vollmacht schon frühzeitig vor der geplanten Unternehmensgründung fertiggestellt werden. Beachten Sie, dass für die reine Erstellung der Vollmacht ebenso Notarkosten anfallen.

Für Vollmachten aus welchen Staaten wird eine Legalisation benötigt?

Vollmachten aus allen Staaten, die nicht Teil des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation sind, müssen vor der Verwendung in Deutschland legalisiert und ggf. von einem vereidigten Übersetzer in die deutsche Sprache übertragen werden. Ist das gewünschte Land nicht Mitglied des Abkommens, muss Ihre Vollmacht legalisiert werden.

Staaten ohne Legalisationsverfahren

In den folgenden Staaten sind die Voraussetzen für eine Legalisation nicht gegeben (Quelle: Auswärtiges Amt, Stand: 2022).

• Afghanistan**
• Algerien*
• Äquatorialguinea
• Aserbaidschan*
• Äthiopien
• Bangladesch
• Benin
• Burundi
• Côte d’Ivoire (Elfenbeinküste)
• Dominikanische Republik*
• Dschibuti**
• Eritrea**
• Gabun
• Gambia
• Ghana
• Guinea
• Guinea-Bissau
• Haiti
• Indien
• Irak**
• Jemen**
• Kambodscha*
• Kamerun
• Kenia
• Kirgisistan
• Kongo (Demokratische Republik)
• Kongo (Republik)
• Kosovo*
• Laos
• Liberia**
• Libyen*
• Madagaskar
• Mali
• Marokko*
• Mongolei
• Myanmar
• Nepal
• Niger
• Nigeria
• Pakistan
• Philippinen
• Sambia*
• Sierra Leone**
• Somalia**
• Sri Lanka
• Sudan
• Südsudan**
• Syrien*
• Tadschikistan**
• Togo
• Tschad
• Tunesien*
• Turkmenistan**
• Uganda
• Usbekistan
• Zentralafrikanische Republik

* Hier sind nur bestimmte Urkundenarten betroffen. Weitere Details finden Sie auf den Seiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung.

** In diesen Fällen ist aktuell keine Urkundenüberprüfung durch die deutschen Auslandsvertretungen möglich.

Die deutschen Auslandsvertretungen in den betroffenen Ländern können jedoch teilweise gutachtlich prüfen, ob der in einer Urkunde bescheinigte Sachverhalt zutrifft und so den deutschen Behörden eine Entscheidungshilfe geben. Dies ist jedoch aufgrund der oft schwierigen Prüfungslage ein zeitaufwendiges Verfahren, bei dem in der Regel mehrere Monate Bearbeitungsdauer auf den Gründer zukommen.