Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Kapitalgesellschaft

Jedes Unternehmen muss beim Finanzamt steuerlich erfasst werden

Unabhängig von der Branche oder der Tätigkeit, die Sie ausgewählt haben, muss jedes neu gegründete Unternehmen beim Finanzamt steuerlich erfasst werden. Hierfür müssen Sie einen Fragebogen für die steuerliche Erfassung ausfüllen und beim zuständigen Finanzamt einreichen. Sind alle Angaben einwandfrei, stellt Ihnen das Finanzamt eine Steuernummer aus, womit sie zeitgleich auch beim Finanzamt registriert werden.

Das Ausfüllen des Fragebogens ist nicht ganz einfach. Damit die Zuteilung der Steuernummer für Ihr Unternehmen schnell und reibungslos abläuft, müssen Sie bei allen Angaben sorgfältig und genau sein. Sie müssen beispielsweise darauf achten, den voraussichtlichen Gewinn und den Umsatz für das erste Jahr möglichst realistisch einzuschätzen. Andernfalls kann es zu langwierigen Verzögerungen bei der Zustellung der Steuernummer kommen. Um sicher zu gehen, dass sich beim Ausfüllen des Fragebogens keine Fehler einschleichen und alles professionell abgewickelt wird, ist es daher ratsam, externe Hilfe durch einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Der Fragebogen sollte möglichst zeitnah zur Gründung ausgefüllt werden

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, sollten Sie sich möglichst bald um die Steuernummer für Ihr Unternehmen kümmern. Diese Nummer benötigen Sie, um Rechnungen ausstellen zu können. Es sollte also in Ihrem eigenen Interesse liegen, den Fragebogen schnell auszufüllen, auch wenn Ihnen nach § 138 der Abgabeordnung eine Frist bis zu vier Wochen nach Gründung des Unternehmens zusteht, um sich beim Finanzamt steuerrechtlich erfassen zu lassen.

Die Gesellschaftsform des Unternehmens spielt beim Ausfüllen des Fragebogens auch eine Rolle. Wollen Sie beispielsweise eine GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder eine AG gründen, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung von Kapitalgesellschaften ausfüllen. Einen gesonderten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer spezifischen Rechtsform wie z. B. einer GmbH oder für andere einzelne Rechtsformen gibt es nicht, da diese unter einem Oberbegriff wie Kapitalgesellschaften oder Personengesellschaften zusammengefasst werden.

Zu den Personengesellschaften gehören beispielsweise die GbR, KG, GmbH & Co. KG und OHG. Eine Ausfüllhilfe für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Personengesellschaften finden Sie hier.

Kapitalgesellschaften und Einzelunternehmen haben jeweils ein separates Formular:

Hier finden Sie unsere Anleitung für den steuerlichen Erfassungsbogen für Personengesellschaften

Hier geht’s zur Ausfüllhilfe für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen

Das entsprechende Formular können Sie auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen herunterladen und direkt am PC ausfüllen.

Ausfüllhilfe für den Fragebogen – Schritt für Schritt erklärt

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Kapitalgesellschaften enthält neun Seiten (Stand Februar 2018) und ist in neun Abschnitte eingeteilt. Die Abschnitte entsprechen dabei aber nicht den Seitenzahlen.

Auf jeder Seite finden Sie oben ein Kästchen mit der Bezeichnung „Steuernummer“. Dieses lassen Sie frei, denn die Steuernummer muss Ihnen erst noch durch das Finanzamt zugeteilt werden.

Abschnitt 1: Allgemeine Angaben

Im ersten Abschnitt geht es um die allgemeinen Angaben zu Ihrer Gesellschaft, wie zur Art der Tätigkeit, die ausgeübt werden soll, zum gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft und zur steuerlichen Beratung. Außerdem müssen Sie hier die Kontodaten des Geschäftskontos angeben. Mit der Teilnahme am Lastschriftverfahren lässt sich später gegebenenfalls viel Zeit und Geld sparen, da das Finanzamt alle anfallenden Beträge automatisch zum fälligen Zeitpunkt per Lastschrift einzieht. Somit entgehen Sie der Gefahr, wichtige Zahlungsfristen zu versäumen.

Für den Fall, dass Sie bereits einen Steuerberater mit der Erstellung des Jahresabschlusses für Ihr Unternehmen beauftragt haben, können Sie in Abschnitt eins auch die Kontaktdaten des Beraters angeben und ihm die Empfangsvollmacht erteilen.

Abschnitt 2: Angaben zu den Anteilseignern

In diesem Abschnitt müssen Angaben zu den Anteilseignern gemacht werden. Im Fragebogen sind Felder für drei Gesellschafter vorgesehen. Sind mehr als drei Gesellschafter Anteilseigner, drucken Sie einfach Seite vier noch einmal aus und tragen alle Gesellschafter ein. Fügen Sie die zusätzliche Seite dem Antrag bei.

Für den Fall, dass eine Firma Anteilseigner der Kapitalgesellschaft ist, tragen Sie dies im Kästchen mit der Bezeichnung „Firma“ ein. Sind Sie der alleinige Gesellschafter der Firma, füllen Sie nur den ersten Block aus und gehen weiter zu Abschnitt drei.

Abschnitt 3, 4, 5

In diesen drei Abschnitten geht es um die Bar- oder Sachgründung, die Betriebsaufspaltung und Zusatzangaben zur Gesellschaft.

Hier geben Sie an, ob Sie eine Bar- oder Sachgründung vornehmen wollen. In den meisten Fällen kommt es zu einer Bargründung. In diesem Fall müssen Sie nur das dafür vorgesehene Feld ankreuzen, ansonsten aber keine weiteren Angaben machen. Bei einer Sachgründung werden hingegen detailliertere Angaben zu allen Wirtschaftsgütern, die Sie in das Unternehmen einbringen wollen, benötigt.

Zu der Betriebsaufspaltung unter Abschnitt vier müssen Sie in der Regel keine Angaben machen, sofern Ihr Unternehmen nicht aus einer Betriebsaufspaltung hervorgeht.

Punkt fünf, Zusatzangaben zur Gesellschaft, müssen Sie ausfüllen, wenn:

• Ihre Gesellschaft Komplementärin (persönlich haftender Gesellschafter einer Kommanditgesellschaft) einer GmbH & Co KG ist.
• eine atypische stille Beteiligung an der Gesellschaft besteht.
• die Gesellschaft Organträger oder Organgesellschaft (körperschafts- und gewerbesteuerlich oder umsatzsteuerlich) ist.
• die Gesellschaft zu einem Konzern gehört.

Abschnitt 6: Angaben zur Festsetzung von Vorauszahlungen

Hier müssen Sie Angaben zum voraussichtlichen Gewinn machen. Geben Sie hierbei eine möglichst realistische Schätzung an, denn auf der Grundlage dieser Angabe errechnet das Finanzamt die vom Unternehmen zu leistenden Vorauszahlungen für Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Sie sollten daher besonders darauf achten, die Gewinnschätzung nicht zu hoch anzusetzen, denn dann kann es passieren, dass sie hohe steuerliche Vorauszahlungen leisten müssen.

Wird beispielsweise ein Jahresumsatz von 50.000 Euro erwartet, empfiehlt es sich, nur 15.000 Euro einzutragen. Für das Folgejahr können Sie einen etwas höheren Betrag angeben.

Schätzen Sie auch das zu versteuernde Einkommen (Zeile 186), die Steueranrechnungsbeträge (Zeile 187) und den Gewerbeertrag (Zeile 188) für das Gründungsjahr und für das Folgejahr möglichst genau. Auch hier ist es empfehlenswert, einen etwas geringeren Betrag anzugeben, um hohe Vorauszahlungen zu vermeiden.

Sollten Sie während des ersten Geschäftsjahres feststellen, dass die geschätzte Gewinnsumme überstiegen wird, legen Sie am besten Rücklagen an, um die zu tilgende Steuerlast am Ende des Geschäftsjahres zahlen zu können. Alternativ können Sie auch dem Finanzamt mitteilen, dass Sie eine Anpassung der Vorauszahlung vornehmen möchten. Dies können Sie einfach und jederzeit über Ihren Steuerberater machen.

Abschnitt 7: Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Abschnitt sieben befasst sich mit der Lohnsteuer. Unter a) müssen Sie die Anzahl all Ihrer Mitarbeiter eintragen. Als Arbeitnehmer zählen außerdem Gesellschafter-Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und ehrenamtliche Mitarbeiter. Ausgenommen sind Geschäftsführer einer Komplementär-Kapitalgesellschaft, die gleichzeitig Kommanditisten der Kapitalgesellschaft & Co. KG sind. Falls der geschäftsführende Gesellschafter keinen Lohn erhält, muss er nicht bei der Mitarbeiterzahl berücksichtigt werden, da das Beschäftigungsverhältnis nicht lohnsteuerlich relevant ist.

Bei b) tragen Sie separat die Anzahl aller geringfügig Beschäftigten aus Ihrem Unternehmen ein (diese müssen in a) ebenfalls enthalten sein).

Darüber hinaus müssen Angaben zum Beginn der Lohnzahlungen und zur Höhe der zu erwartenden Lohnsteuerzahlungen gemacht werden.

Wenn es nicht mehrere Firmensitze Ihres Unternehmens gibt, können Sie die Zeilen 192-195 ignorieren.

Abschnitt 8: Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Im letzten Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung geht es um den Umsatz.
Unter 8.1 geben Sie den Umsatz an, den Sie im Gründungsjahr Ihres Unternehmens und im Folgejahr erwarten. Den Punkt 8.2, Geschäftsveräußerungen im Ganzen, können Sie auslassen, sofern kein Unternehmen oder der Betrieb eines Unternehmens im Ganzen übertragen wurde.

In Abschnitt 8.3 können Sie angeben, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen. Stellen Sie hierzu sicher, dass ihr Umsatz im ersten Geschäftsjahr die Grenze von 22.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird (im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz). Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen. Im Umkehrschluss bedeutet das jedoch auch, dass Sie keine bereits bezahlte Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend machen können.

Unter Punkt 8.4 können Sie eine Steuerbefreiung beantragen, wenn gemäß § 4 UStG ganz oder teilweise steuerfreie Umsätze ausgeführt werden. Dies ist beispielsweise interessant für Sie, wenn Sie planen, mit Ihrem Unternehmen Waren ins europäische oder außereuropäische Ausland zu liefern.

Im Abschnitt 8.5 müssen Sie Angaben dazu machen, ob Sie vorhaben, Dienstleistungen oder Produkte anzubieten beziehungsweise zu verkaufen, die dem ermäßigtem Steuersatz von 7% unterliegen. Falls Sie sich unsicher sind, ob dieser Fall auf Sie zutrifft, klären Sie die Frage mit Ihrem Steuerberater ab. Falls in Ihrem Unternehmen nur Umsätze zum Regelsteuersatz von 19% anfallen werden, kreuzen Sie hier „nein“ an.

Unter Punkt 8.6 können Sie die Durchschnittssatzbesteuerung auswählen, allerdings ist dies in der Regel nur für die Land- und Forstwirtschaft von Relevanz. Wie die Steuerermäßigung nach § 24 UStG funktioniert und für wen Sie sich lohnt, können Sie hier nachlesen.

Der Abschnitt 8.7 befasst sich mit der Ist- und Sollversteuerung. Wenn Sie im ersten Geschäftsjahr einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro erwarten, können Sie zwischen der einen oder anderen Art der Versteuerung wählen. Bei der Istversteuerung hat der Unternehmer die Möglichkeit, die Umsatzsteuer immer erst nach dem tatsächlichen Eingang der Zahlung durch den Kunden abzuführen und nicht schon bei der Rechnungsausstellung. Dadurch können Liquiditätsengpässe des Unternehmens vermieden werden. Diese Art der Versteuerung ist aber nur möglich, wenn der Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt. Erwarten Sie einen höheren jährlichen Umsatz, sind Sie zur Sollversteuerung verpflichtet.

Mit Punkt 8 des Fragebogens, Abschnitt 8.8, beantragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Nummer benötigen Sie, wenn Sie innereuropäische Lieferungen und Leistungen umsatzsteuerfrei für Ihr Unternehmen erwerben wollen. Die USt-Id-Nummer erhalten Sie etwas später als die normale Steuernummer.

Abschnitt 9: Freistellungsbescheinigung

Ist Ihr Unternehmen im Bereich der Bauwirtschaft tätig, können Sie unter Punkt neun eine Freistellungsbescheinigung gemäß § 48 b Einkommenssteuergesetz (EStG) beantragen.

In den Zeilen 220 – 226 kreuzen Sie an, welche Anlagen Sie zusammen mit dem steuerlichen Erfassungsbogen an das Finanzamt senden.

Der letzte Schritt zur Steuernummer

Falls zusätzlich zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung weitere Anlagen gefordert werden, legen Sie diese den Unterlagen bei und reichen alles beim Finanzamt ein. Die Bearbeitung Ihres Antrags nimmt einige Wochen in Anspruch. Nachdem das Finanzamt Ihren Antrag eingehend geprüft hat, erhalten Sie ein Schreiben, in welchem Ihre Steuernummer enthalten ist. Mit Erhalt der Steuernummer sind Sie offiziell beim Finanzamt erfasst.