GmbH: Der Gesellschafter-Geschäftsführer im Fokus

Inhaltsverzeichnis

Der Gesellschafter-Geschäftsführer: Grundlegendes

Wie der Name schon verrät, ist der Gesellschafter-Geschäftsführer gleichzeitig Gesellschafter – also Anteilseigner – und Teil der Geschäftsführung des Unternehmens. Als Gesellschafter ist er Mitglied der Gesellschafterversammlung, dem stärksten Organ jeder GmbH. Die Versammlung fasst alle Beschlüsse, die wegweisend für das Unternehmensziel sind. Anders als die Gesellschafterversammlung setzt die Geschäftsführung die Beschlüsse in die Tat um. Dabei vertritt der Geschäftsführer die Firma nach innen und nach außen. Durch diese einflussreiche Doppelfunktion wird der Gesellschafter-Geschäftsführer auch als beherrschender Gesellschafter bezeichnet. Die Bezeichnung “beherrschend” trifft immer dann zu, wenn der Gesellschafter seinen Willen gegenüber dem Unternehmen durchsetzen kann.

Hinweis: Ein beherrschender Gesellschafter muss nicht zwangsläufig zur Geschäftsführung der GmbH zählen. Diese Bezeichnung trifft ebenfalls auf Mehrheitseigner zu, die nicht durch eine Sperrminorität in der Beschlussfassung blockiert werden können.

Abgrenzung zum Fremdgeschäftsführer

Der oder die Geschäftsführer müssen nicht gleichzeitig Gesellschafter sein. Eine so genannte Fremdorganschaft ist bei Kapitalgesellschaften ebenfalls möglich. Der Fremdgeschäftsführer ist beim Unternehmen angestellt und erhält ein Gehalt.

Ist der Gesellschafter-Geschäftsführer ein Arbeitnehmer?

Zu diesem Streitpunkt gibt es unterschiedliche gerichtliche Auffassungen:

Der Bundesgerichtshof urteilte, dass der Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung niemals ein Arbeitnehmer sein kann, da er oder sie das Unternehmen aktiv nach außen und innen vertritt.

Das Bundesarbeitsgericht differenziert verschiedene Arten des GmbH-Geschäftsführers: Fremdgeschäftsführer, die keine Anteile halten oder Gesellschafter-Geschäftsführer mit geringen Unternehmensanteilen werden vom Bundesarbeitsgericht (BAG) als Arbeitnehmer eingestuft, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es besteht eine persönliche Abhängigkeit zur Gesellschaft.
• Der Geschäftsführer kann nicht selbstverantwortlich über Zeit und Ort seiner Arbeitsleistung entscheiden.
• Die Arbeit des Geschäftsführers wird überwacht und reglementiert.

Die Definition ist steuer- und versicherungsrechtlich von großer Relevanz. Prinzipiell gelten dieselben Maßstäbe wie bei der Feststellung der Sozialversicherungspflicht. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Sozialversicherungspflicht des Geschäftsführers weiter unten.

Sonderfall: Ein-Personen-GmbH

Hat eine Kapitalgesellschaft nur einen Gesellschafter, so ist der Gründer meistens gleichzeitig Geschäftsführer und folglich beherrschender Gesellschafter. Der Alleingesellschafter der GmbH hat ebenfalls die Option, einen externen Geschäftsführer anzustellen.

Gesellschafter-Geschäftsführer: Vergütungen und Gehalt

Die Höhe des Verdienstes eines beherrschenden Gesellschafters ist ein kontinuierlicher Streitpunkt zwischen den Finanzämtern und Gerichten der Bundesrepublik. Die Erklärung dafür ist einfach: Jeder Gesellschafter hat ein Stimmrecht, wenn über ein angemessenes Gehalt der Geschäftsführung entschieden wird. In der Doppelfunktion als Gesellschafter-Geschäftsführer entsteht während der Gesellschafterversammlung die Zwickmühle, dass der Geschäftsführer theoretisch über das eigene Gehalt abstimmen darf.

Angemessene Vergütung eines GmbH-Geschäftsführers

Die Vergütung des geschäftsführenden Gesellschafters muss angemessen sein und einem Fremdvergleich standhalten. Was versteht man aber unter einer angemessenen Vergütung? Die ständige Rechtsprechung basiert diese Abwägung auf der Frage: Würde ein ordentlicher, gewissenhafter Geschäftsführer eine vergleichbare Entlohnung erhalten, wenn er oder sie ein Nichtgesellschafter wäre? Ist die Frage mit Ja zu beantworten, so ist die Gewährung der Entlohnung angemessen.

Welche Bestandteile des Geschäftsführergehalts werden bei der Bewertung der Angemessenheit berücksichtigt?

• Festgehalt
• Pensionszusagen
• Variable Zusatzvergütungen (Tantiemen und Gratifikationen)
• Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
• Sachbezüge wie Wohnungsüberlassungen, Privatnutzung von Firmenwagen und Betriebshandy, Versicherungen etc.
• Rabatte

Vor dem Vertragsabschluss muss geprüft werden, ob die Vergütungen tatsächlich auf dem Vertragsverhältnis zur GmbH basieren. Jeder Bestandteil muss anhand der Frage untersucht werden, ob ein Nicht-Eigentümer dieselben Vergünstigungen und Vergütungen erhalten würde. Gleiches gilt für die Höhe der jeweiligen Zahlungen.

Bundesfinanzhof: Urteile zu Vergütungsbestandteilen

Der Bundesfinanzhof (BFH) urteilte in der Vergangenheit über etliche Aspekte des Geschäftsführergehaltes. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Urteile:

• Gehaltserhöhungen wegen guter Geschäftsentwicklung müssen ebenfalls einem Fremdvergleich standhalten.
• Überstunden sind nach Auffassung des Bundesfinanzhofes nicht zu vergüten und werden somit immer als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) behandelt.
• Versorgungszusagen müssen schriftlich erfolgen, im Voraus getroffen werden und rechtsverbindlich sein.
• Steuerfreie Zuschläge für Nachtarbeit, sowie Sonn-und Feiertage werden in der Regel als vGA qualifiziert, auch wenn sie branchenüblich sind.
• Jährliche Einmalzahlungen und Abgeltungszahlungen werden nicht als vGA gewertet.
• Unangemessene Preisnachlässe für den Geschäftsführer und Angehörige werden als vGa gewertet.
• Darlehen an den Gesellschafter-Geschäftsführer, die zinslos, unterdurchschnittlich verzinst oder deren Rückzahlung nicht vertraglich geregelt ist, werden als vGA qualifiziert. Selbiges gilt für Darlehen vom Geschäftsführer an die GmbH, die zu hoch verzinst sind.
• Die Gesamtheit der Bezüge und Tantiemen müssen sich mindestens zu 75 % aus festen und höchstens zu 25 % aus variablen, erfolgsabhängigen Bestandteilen zusammensetzen. In Ausnahmefällen wie etwa einer wirtschaftlichen Schieflage kann gegebenenfalls vom 3:1-Verhältnis zugunsten der Tantiemen abgewichen werden.
• Die private Nutzung des Firmenwagens durch den Gesellschafter-Geschäftsführer wird als vGA gewertet, wenn sie nicht ausdrücklich im Anstellungsvertrag vereinbart wurde.
• Die Kostenübernahme der GmbH für die Ausrichtung privater Feierlichkeiten des beherrschenden Gesellschafters werden als vGA behandelt.

Beachten Sie bitte, dass diese Liste nicht vollständig ist. Der Bundesfinanzhof hat weitere Urteile zu Bestandteilen der Vergütung des geschäftsführenden Gesellschafters gefällt. Feinheiten entscheiden häufig, ob Vertragsinhalte dem Normalfall oder einem Ausnahmefall zuzuordnen sind.

Angemessenheit der Gesamtbezüge

Zusätzlich findet eine ganzheitliche Betrachtung der Angemessenheit statt: Sowohl die Zusammensetzung, als auch die Höhe der einzelnen Vergütungsbestandteile definieren den Gesamtbezug des Gesellschafter-Geschäftsführer.

So müssen die individuellen Vergütungsposten als auch die Gesamtangemessenheit der Geschäftsführervergütungen müssen dem Fremdvergleich standhalten. Übersteigen die Vergütungen die Grenze der Angemessenheit, kann der Verdacht einer verdeckten Gewinnausschüttung aufkommen.

Bewertungskriterien hierfür sind unter anderem:

• Ertragsaussichten der Gesellschaft
• Art und Umfang der Tätigkeit des Geschäftsführers
• Weitere unternehmerische Tätigkeiten des Geschäftsführers
• Anzahl der Geschäftsführer
• Vergleich zu eventuellen Fremdgeschäftsführern (interner Fremdvergleich)

Tipp: Lassen Sie den Anstellungsvertrag von einem erfahrenen Fachanwalt aufsetzen und behalten Sie neue relevante Urteile zum Gesellschaftsrecht im Auge. So beugen Sie nachträglichen Einkommensermittlungen vor.

Verdeckte Gewinnausschüttung: Auf dem Radar des Finanzamtes

Übermäßig hohe, unregelmäßige oder sogar ungerechtfertigte Zahlungen an den Geschäftsführer interpretiert die Finanzbehörde oftmals als Gewinnverlagerung von der Körperschaft an den angestellten Geschäftsführer. Diese steuervergünstigte Verlagerung der Erträge bezeichnet man auch als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Die „Veranlassung durch das Gesellschaftsverhältnis” ist das zentrale Tatbestandsmerkmal der verdeckten Gewinnausschüttung. Es dient der Abgrenzung der Einkommenserzielung von der Einkommensverwendung.

Das Geschäftsführergehalt wird zwar mit dem individuellen Einkommenssteuersatz belastet, aber die Gewerbesteuer auf den Gewerbeertrag entfällt. Eine Gewinnausschüttung, die als Vergütung deklariert wird, spart also Steuern: Im Gegensatz zu dem Geschäftsführergehalt haben Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter deutlich weniger Steuervorteile. Eine unangemessene, private Beteiligung an Gewinnen und Jahresüberschüssen kann so verschleiert und steuerlich vergünstigt ausgezahlt werden.

Entsteht der Verdacht, dass die Vergütungen des Geschäftsführers eine Beteiligung an den Gewinnen der GmbH sind, bewertet das Finanzamt die Zahlungen als eine verdeckte Gewinnausschüttung gemäß Körperschaftsteuergesetz (§ 8 Abs. 3 S. 2 KStG).

Indizien für eine verdeckte Gewinnausschüttung an den beherrschenden Gesellschafter

• Das Geschäftsführergehalt ist unangemessen hoch.
• Die Zahlungen sind unregelmäßig und keinem Zweck zuzuordnen.
• Die Höhe des angemessenen Geschäftsführergehaltes wird erst nach dem Jahresabschluss rückwirkend zu Gunsten des Geschäftsführers festgelegt.

Ein Beispiel: Gibt es zwei Gesellschafter-Geschäftsführer mit einer 50/50 Kapitalbeteiligung, könnte folgender Fall eintreten: Wenn sich die gleichberechtigten Anteilseigner der GmbH gegenseitig und rückwirkend angemessene Gehälter festlegen und auszahlen, liegt in jedem Fall eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Welche Folgen hat eine verdeckte Gewinnausschüttung?

Das Finanzamt stellt eine vGA an die Geschäftsführung rückwirkend fest. Das besondere Augenmerk liegt jeweils auf dem Wort „rückwirkend”. Wird eine vGA festgestellt, muss die Steuerminderung durch Wegfall der Gewerbesteuer verbessert werden: Eine korrigierte Einkommensermittlung wird für die Gesellschaft und den betroffenen Geschäftsführer nötig. Die fehlende Körperschaftssteuer muss nachgezahlt werden.

Probleme entstehen, wenn der Gesellschafter die Bezüge bereits deklariert und als Lohn versteuert hat. Ist der Steuerbescheid des betroffenen Geschäftsführers bereits formell bestandskräftig, ist die Reduzierung der Einkommenssteuer im Nachhinein sehr kompliziert.

Ein klar strukturierter Anstellungsvertrag verhindert etwaige Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Der Vertrag dient als Nachweis für den Gesellschafter-Geschäftsführer: So kann er oder sie klar abgrenzen, ob gezahlte Entgeltleistungen aus dem Anstellungsverhältnis oder aus der selbständigen Tätigkeit als Gesellschafter stammen.

Der Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers

Ein Geschäftsführervertrag ist üblich, egal in welchem Verhältnis der Geschäftsführer zum Unternehmen steht. Hier werden die Rahmenbedingungen des Geschäftsverhältnisses zur Gesellschaft definiert.

Besonderheiten beim Anstellungsvertrag des beherrschenden Gesellschafters

Die Anforderungen sind ungleich höher als bei einem Fremdgeschäftsführer. Was sollten Sie beim Aufsetzen eines Anstellungsvertrages beachten:

• Transparente Vergütungsvereinbarung vor Beginn des Geschäftsjahres
• Definition der Verantwortlichkeiten, die der Geschäftsführer in dieser Position übernehmen muss
• Optional: Einschränkung der möglichen Einflussnahme des beherrschenden Gesellschafters durch gesonderte Vertragsklauseln

Nachzahlungsverbot und Gehaltsverzicht

Lohnnachzahlungen sind nicht möglich. Strauchelt die GmbH finanziell, liegt es nahe, dass der geschäftsführende Gesellschafter auf sein Monatsgehalt verzichtet. Werden die Gehaltsforderungen zu einem späteren Zeitpunkt beglichen, kann das Finanzamt nachhaken. Im Zweifelsfall wird die verspätete Gehaltszahlung als verdeckte Gewinnausschüttung bewertet. Statt auf Gehalt zu verzichten, kann auch eine Stundung vereinbart werden.

Verzicht auf Anstellungsvertrag

Es ist möglich, den geschäftsführenden Gesellschafter ohne einen Anstellungsvertrag zu berufen. Das Zivilrecht schreibt keine Vertragspflicht zwischen Kapitalgesellschaften und deren Geschäftsführern vor. Verzichtet der Geschäftsführer auf einen Vertrag, gelten die Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 677ff BGB). Grundsätzlich reicht auch ein mündlicher Vertrag zur steuerlichen Anerkennung des Anstellungsverhältnisses.

Empfehlung: Ein schriftlicher Vertrag dient als Nachweis für Vereinbarungen, die steuerrechtlich relevant sind. Bestehen Sie daher immer auf einen Vertrag in Schriftform. So erleichtern Sie sich und dem Unternehmen die Kommunikation mit den betreffenden Behörden deutlich.

Sozialversicherungspflicht des Gesellschafter-Geschäftsführers

Ob ein geschäftsführender Gesellschafter der Sozialversicherungspflicht unterliegt, ist eine komplexe Frage. Hier treffen zwei grundlegende Konzepte aufeinander: Generell sind GmbH-Gesellschafter selbständige Unternehmer und nicht sozialversicherungspflichtig.

Ein Fremdgeschäftsführer oder ein Gesellschafter-Geschäftsführer mit niedriger Beteiligung kann als Arbeitnehmer eingestuft werden und in einem abhängigen Angestelltenverhältnis stehen. Im Normalfall besteht dann eine Sozialversicherungspflicht.

Der beherrschende Gesellschafter vereint beide Positionen innerhalb des Unternehmens per Definition. Besteht also eine Sozialversicherungspflicht für den Gesellschafter-Geschäftsführer? Diese Frage lässt sich nur im Einzelfall konkret mit ja oder nein beantworten. Das wichtigste Kriterium bei der Einstufung der Versicherungspflicht ist die Weisungsabhängigkeit. Ist der Geschäftsführer Mehrheitseigner, so ist er weisungsunabhängig und deshalb grundsätzlich befreit von der Sozialversicherungspflicht.

Wann ist ein Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig?

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern wird weiterhin zwischen Arbeitnehmer im Sinne der Lohnsteuer und Arbeitnehmer im Sinne der Sozialversicherung unterschieden: Wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer mindestens 50 % am Stammkapital hält, ist er zwar Arbeitnehmer im Sinne der Lohnsteuer, jedoch nicht im Sinne der Sozialversicherung. Ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis liegt damit nicht vor (BFH-Urteil vom 23.4.2009, BStBl. 2012 II S. 262). Wenn Gesellschafter-Geschäftsführer laut Gesellschaftervertrag 100 % am Stammkapital halten, sind sie nicht abhängig beschäftigt und müssen deshalb auch keine Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Arbeits-, Renten- und Pflegeversicherung zahlen.

Grenzfälle: Minderheitsgesellschafter sind meistens versicherungspflichtig

Besitzt er weniger als die Hälfte der Geschäftsanteile, ist die Abgrenzung weniger eindeutig. Auch als Minderheitseigner kann der betroffene Gesellschafter durch eine Sperrminorität großen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der GmbH nehmen. In diesem Fall ist eine behördliche Prüfung der tatsächlichen Weisungsbefugnisse wahrscheinlich. Ist der Geschäftsführer an die Weisungen der Gesellschafter gebunden, so ist er sozialversicherungspflichtig.

Folgende Kriterien sprechen für eine Befreiung von der Versicherungspflicht:

• Mehrheitsanteile der Gesellschaft bzw. Sperrminorität
• Beteiligung am unternehmerischen Risiko
• Freie Einteilung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes
• Alleinige und unmittelbare Vertretung der GmbH nach außen

Zuschüsse auf Beiträge vom Arbeitgeber

Anspruch auf einen Zuschuss des Arbeitgebers zu den Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung nach § 257 Abs. 1 bzw. 2 SGB V und § 61 Abs. 1 und 2 SGB XI haben Beschäftigte nur dann, wenn sie wegen Überschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei sind. Diese Regelung gilt aber nur für abhängig Beschäftigte gemäß § §7 Abs. 1 SGB IV.

Sie haben daher also zwei Möglichkeiten:

• Sie lassen sich in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis stellen, dann kann die Lohnabrechnung die Beiträge zur privaten Krankenversicherung berücksichtigen
• Sie erhalten die Beiträge zur privaten Krankenversicherung als steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzüglich zum Gehalt, hier jedoch nur bis zur Grenze der Höchstsätze:
  • Krankenversicherung: 367,97 Euro
  • Pflegeversicherung: 71,48 Euro

Statusfeststellungsverfahren für Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann der Deutsche Rentenversicherungsbund ein Statusfeststellungsverfahren für den geschäftsführenden Gesellschafter anberaumen.

Vermeiden Sie unbedingt den Verdacht einer Scheinselbständigkeit des GmbH-Geschäftsführers! Stellt die Behörde fest, dass eine Scheinselbständigkeit vorliegt, kann es unter Umständen teuer werden. Rückzahlungen der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend gefordert werden.

Clearingstelle bietet Gewissheit

Die Clearingstelle meldet, dass immer weniger Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungsfrei seien. Während sich in vielen Fällen der Versicherungsstatus ganz eindeutig bestimmen lässt, gibt es Grenzfälle, die eine genauere Untersuchung verlangen. Auch wenn Sie sich intensiv mit dem Thema Sozialversicherungspflicht beschäftigt haben, sind die Abgrenzungen im Individualfall oft schwammig. Eine behördliche Statusprüfung verschafft Ihnen Gewissheit über den Versicherungsstatus des Gesellschafter-Geschäftsführers. Um drohende Nach- oder sogar Überzahlungen zu vermeiden, kann die Clearingstelle des Deutsche Rentenversicherung Bund weiterhelfen. Sie bietet eine kostenfreie Beratung zur Statusklärung.

Steuerrecht: Besonderheiten des Gesellschafter-Geschäftsführers

Abgesehen von einer Vielzahl von Sonderkonten, wird der Gesellschafter-Geschäftsführer buchhalterisch wie übliche Angestellte einer GmbH behandelt. Gleichsam sind dieselben Vergütungen möglich. Dazu gehören auch die betriebliche Altersvorsorge. Wie jeder Angestellte muss der beherrschende Gesellschafter Kirchensteuer, Lohnsteuer und den Solidaritätszuschlag abführen.

Im deutschen Steuerrecht gibt es gesonderte Regelungen für beherrschende Gesellschafter einer GmbH. Wie bereits im Kapital zu den Bundesfinanzhof-Urteilen erwähnt, sind steuerfreie Zulagen wie zum Beispiel die Überstundenvergütung kritisch. In aller Regeln werden derartige Zuschläge als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet.

Kapitalgesellschaften: Gesellschafter-Geschäftsführer bei UG und AG

Bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) verhält es sich ebenso wie bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Gesellschafter dürfen gleichzeitig die Funktion der Geschäftsführung innehaben.

Bei der Aktiengesellschaft heißt das geschäftsführende Organ Vorstand. Der Vorstand ist weisungsunabhängig von anderen Gesellschaftsorganen.

Sie stehen kurz vor einer GmbH-Gründung? Hier finden Sie unseren ultimativen Ratgeber: GmbH gründen in 10 Schritten: Checkliste, Kosten, Ablauf.