Vorweg: Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?
Als “geschäftsmäßiger E-Mail-Verkehr” wird in der Regel der externe Schriftverkehr eines Unternehmens bezeichnet. Die Rechtssprechung definiert zwar nicht eindeutig, was genau ein “Geschäftsbrief” ist, generell sind aber folgende Inhalte zu den geschäftlichen E-Mails gezählt werden:
- Auftragsbestätigungen
- Rechnungen
- Angebote
- Preislisten
- Quittungen
In diesen E-Mails ist ein Impressum Pflicht, unabhängig von der konkreten Form. Nicht zu den Geschäftsbriefen zählt der interne Geschäftsverkehr, also die elektronische Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Niederlassungen Ihres Unternehmens. Werbeschriften zählen ebenfalls nicht zum geschäftlichen Schriftverkehr.
Für wen gilt nun die Impressumspflicht in E-Mails?
Alle Gewerbetreibenden sind dazu verpflichtet, ein vollständiges Impressum in ihrer E-Mail-Signatur einzufügen. Dazu zählen unter anderem folgende Personen und Personengruppen:
- Handelsgesellschaften (z.B. GmbH, UG, oHG, KG)
- Kaufleute (e. K.)
- Aktiengesellschaften (AG)
- Freiberufler
- andere Selbständige
Relevant ist hier nicht der Eintrag im Handelsregister, sondern nur, ob der Versender der E-Mail gewerblich tätig ist.
Was gehört in die E-Mail-Signatur?
Die Angaben, die in ein E-Mail-Impressum gehören, unterscheiden sich je nach Unternehmen und Rechtsform: so müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige andere Angaben erfüllen als Unternehmer, die keine Handelsregistereintragung haben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Impressum für Geschäftsmails abmahnsicher gestalten.
Unternehmer im Handelsregister
Mit einem Handelsregistereintrag entstehen nicht nur Rechte und Pflichten z.B. bei der Bilanzierung, sondern auch für die Impressumspflicht in E-Mails:
- Firmenname
- Bezeichnung der Rechtsform
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht
- Nummer des Handelsregistereintrags
- GmbH: Angabe des Geschäftsführers und, wenn vorhanden, des vollen Namens des Aufsichtsratsvorsitzenden
- AG: Angabe aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden sowie Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden
Beispiel einer E-Mail-Signatur für einen eingetragenen Kaufmann:
Max Mustermann e. Kfm.
Musterstraße 1
00815 Musterhausen
Registergericht: Amtsgericht Musterheim, HRA 12345
Beispiele für Kapitalgesellschaften finden Sie hier.
Unternehmer ohne HRG-Eintrag
Nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmer bzw. Unternehmen sind zu weniger Angaben in ihrem Impressum verpflichtet. So fallen alle Angaben weg, die direkt oder indirekt mit der HRG-Eintragung auf die in diesem Fall nicht vorhandene Eintragung hinweisen.
- Voller Name des Gesellschafters bzw. der Gesellschafter
- GbR: Angabe des Zusatzes “Gesellschaft bürgerlichen Rechts” oder “GbR”
- Ladungsfähige Anschrift des Unternehmers/Unternehmens
- Optional: Geschäftsbezeichnung
Beispiel einer E-Mail-Signatur für einen
Einzelunternehmer:
XYZ Musterprodukte
Maria Musterfrau
Musterstraße 1
00815 Musterhausen
Weitere Informationen für Soloselbständige finden Sie in unserem Ratgeber zum Impressum für Einzelunternehmen.
Was muss nicht im E-Mail-Impressum angegeben werden?
Unabhängig, ob Sie im Handelsregister eingetragen sind oder nicht, müssen Sie weder Umsatzsteuer-ID noch Ihre Steuernummer angeben. Allerdings wird zusätzlich zu den pflichtigen Angaben noch empfohlen, in geschäftlichen E-Mails Ihre Telefon- und Faxnummer und Links zu Ihrem Online-Auftritt hinzuzufügen.
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Gestaltungsmöglichkeiten für ein E-Mail-Impressum
Über die Pflichtangaben hinaus bietet es sich an, die E-Mail-Signatur mit weiteren Angaben oder Verweisen zu erweitern. Häufig finden sich in Impressen Verweise auf die Social-Media-Kanäle des Unternehmens, Banner mit Firmenlogo oder ein Link zur Newsletter-Anmeldung.
Vorsicht: Link zum Impressum nicht ausreichend
Das Impressum Ihres Unternehmens muss in jeder geschäftlichen E-Mail vollständig als Signatur angehängt werden. Ein Link zum Impressum auf Ihrer Webseite ist ungenügend und birgt die Gefahr, dafür abgemahnt zu werden.
Rechtsfolgen bei unvollständigen Pflichtangaben im E-Mail-Impressum
Wenn Sie impressumspflichtig sind und ein unvollständiges oder gar kein E-Mail-Impressum verwenden, können Ihnen rechtliche Konsequenzen drohen:
Zwangsgeld/Bußgeld vom Registergericht
Nach § 14 HGB darf gegen impressumspflichtige Unternehmen, die ein unvollständiges oder gar kein Impressum in ihren geschäftlichen E-Mails aufweisen, ein Zwangsgeld festgesetzt werden. Bei einer GmbH können beispielsweise bis zu 5.000 Euro angesetzt werden.
Abmahnungen von Konkurrenten
Mitbewerber können Unternehmen mit unvollständiger oder fehlender Signatur über einen Anwalt abmahnen lassen. Abmahnungen von Mitbewerben können sehr viel kostenintensiver und unangenehmer sein als Bußgelder. Rein rechtlich ist die Frage, ob ein fehlendes Impressum abmahnbar ist, eindeutig geregelt: Wenn im Impressum gegen § 3a des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) verstoßen wird, darf abgemahnt werden.
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