Prokura erteilen: Was darf ein Prokurist?

Basics: Was bedeutet Prokura?

• Generelle Handelsvollmacht und Vertretungsbefugnis für Rechtsgeschäfte
• Erteilte Prokura werden im Handelsregister vermerkt und sind somit öffentlich
• Prokura sollen Handelsgeschäfte erleichtern und beschleunigen
• Rechtssicherheit dank gesetzlicher Vorgaben

Wer darf Prokurist:in werden?

1. Nur natürliche Personen dürfen als Prokurist:in eingesetzt werden. Im Gegensatz dazu dürfen z. B. Firmen, Vereine, Genossenschaften oder Körperschaften (allesamt juristische Personen) diese Art der Handelsvollmacht nicht erhalten.
2. Ein Beschäftigungsverhältnis ist keine Voraussetzung. Auch Ehepartner:innen oder Kommanditist:innen dürfen Prokura erhalten.
3. Prokurist:innen müssen unbeschränkt geschäftsfähig sein. Diese Definition schließt unter anderem Minderjährige aus.
4. Eine Prokura kann nicht übertragen oder nach gewissen Bereichen aufgeteilt werden. Dadurch ist sie strikt an die Person gebunden, der sie erteilt wurde.
5. Die Erteilung kann an mehrere Personen gemeinschaftlich erfolgen (Gesamtprokura).

Was darf eine Prokuristin oder ein Prokurist?

Generell darf eine Prokurist:in gerichtliche oder außergerichtliche Rechtsgeschäfte im Namen von Handelsgewerben tätigen. Damit unterscheiden sich die Rechte ganz deutlich von einfachen Handlungsvollmachten, die auf ein definiertes Geschäft beschränkt sind.
Im Handelsgesetzbuch sind die Aufgabenbereiche genau definiert. Dazu zählen unter anderem:

• Personal einstellen und entlassen
• Zweigniederlassungen errichten
• Kreditgeschäfte und Vertragsabschlüsse tätigen
• Prozesse führen
• Erklärungen abgeben auf dem Gebiet des öffentlichen Rechts

Was darf eine Prokurist:in nicht?

Obwohl jede Prokura umfangreiche Vertretungsrechte an Prokurist:innen übertragt, sind einige Bereiche ausgeschlossen:

• Jahresabschluss unterzeichnen
• Weitere Prokura erteilen
• Grundlagengeschäfte tätigen, die den Handelsbetrieb betreffen, z. B.
  • Insolvenzantrag stellen
  • Anmeldungen zum Handelsregister durchführen (z. B. Sitz oder Gesellschaftsvertrag ändern)
  • Handelsbetrieb aufgeben oder verkaufen
• Grundstücke verkaufen oder belasten

Darüber hinaus darf eine Prokura nach außen nicht eingeschränkt werden!

Wie kann ich eine Prokura erteilen?

Grundsätzlich dürfen nur Kaufleute Prokura erteilen. Nur die Inhaber eines Gewerbebetriebs oder die Gesellschafter:innen bzw. der Vorstand der Firma dürfen die Handelsvollmacht erteilen. D. h. ein Handelsregistereintrag ist die gesetzliche Voraussetzung.

Auch wenn eine neue Prokura noch nicht an das Amtsgericht gemeldet wurde, ist sie wirksam. Trotzdem muss ein Geschäftspartner sie nicht akzeptieren. Aus diesem Grund sollte die Erteilung einer Prokura immer unverzüglich in den Handelsregistereintrag aufgenommen werden. Eine stillschweigende Prokura oder Erteilung per Handschlag ist unwirksam.

Was ist eine Gesamtprokura?

Es ist möglich, dass mehrere Personen eine gemeinschaftliche Prokura erhalten. Im Normalfall bedeutet diese Art der Prokura, dass die Prokurist:innen nur zusammen als Bevollmächtigte auftreten können, keiner ist einzelvertretungsberechtigt. Die entsprechende Regelung steht in § 48 Abs. 2 HGB. Sonderformen sind auch üblich, z. B. die halbseitige Gesamtprokura. Dabei sind einzelne Prokuristen einzelvertretungsberechtigt, andere nicht.

Was ist eine Filialprokura?

Dieser Typ der Prokura beschränkt die Rechte der Prokurist:innen auf eine oder mehrere Niederlassungen. Diese Beschränkung muss im Handelsregistereintrag der jeweiligen Niederlassung vermerkt werden. Diesen Zusatz nennt man Filialklausel nach § 50 HGB.

Wie kann ich die Rechte des Prokuristen einschränken?

Eine Beschränkung des Umfangs einer Prokura ist nicht möglich. Dies gilt für Beschränkungen zu:

• Gewisse Arten von Geschäften
• Bestimmte Orte
• Definierte Umstände
• Definierte Zeit

Auch wenn es interne Vereinbarungen gibt, die die Rechte der Prokurist:in einschränken, sind sie im Außenverhältnis unwirksam (§ 50 HBG). Und diese Regelung gilt selbst dann, wenn die Einschränkungen einem Geschäftspartner bekannt sind, z. B. vor einem Vertragsabschluss.

Wie unterscheiden sich Geschäftsführer:in und Prokurist:in?

Prokuristen und Prokuristinnen müssen nach außen erkennbar „zeichnen”. Das bedeutet, dass sie mit einem Hinweis auf die Handlungsvollmacht signieren müssen. Typischerweise nutzen sie das Kürzel ppa. (per procura). Im Vergleich zu Prokurist:innen genießen Geschäftsführer:innen umfangreichere Rechte und Pflichten und sind für Fehler haftbar.

Wie und wo melde ich eine Prokurist:in an?

Die Prokura muss persönlich und ausdrücklich erteilt werden vom Kaufmann oder der Kauffrau bzw. den Vertreter:innen eines Handelsbetriebs. Bei einer GmbH müssen die Gesellschafter:innen einen Gesellschafterbeschluss fassen.

Danach ist es wichtig, die neue Prokura an das Handelsregister zu übermitteln. Dazu ist ein Notartermin nötig: Die Notar:in erstellt die Anmeldung, beglaubigt die Unterschriften und leitet alles elektronisch an das zuständige Amtsgericht weiter. Hier erfahren Sie, wie ein Notartermin abläuft.

Entstehen Kosten für Prokura?

Ja, denn Sie benötigen eine Notar:in. Außerdem entstehen Gebühren für den Aufwand des Amtsgerichts. Das gilt für Anmeldung, Austausch und Löschung von Prokura gleichermaßen.

Kosten für die Anmeldung

Die Notargebühren für die Anmeldung variieren je nach Rechtsform und Geschäftswert. Rechnen Sie mit 100 bis 200 Euro pro neuer Prokura. Ein Austausch, d. h. einen aktuellen Prokuristen ersetzen durch einem neuen, kostet etwas mehr.

Dazu kommen Gebühren des Gerichts für die Eintragung in Höhe von 40 Euro für eine Prokura. Wenn Sie mehrere Prokurist:innen gleichzeitig anmelden, fallen für die zweite und jede weitere Anmeldung 30 Euro an (nach der Gebührenverordnung HRegGebV).

Wie kann man eine Prokura wieder entziehen?

Um die Erteilung rückgängig zu machen, muss ein Widerruf der Prokura gegenüber der Prokurist:in erfolgen. Dies ist jederzeit formlos möglich. Bei besonderen Ereignissen erlischt die Prokura auch ohne Widerruf:

• Beendigung des Beschäftigungsverhältnis
• Geschäftsunfähigkeit der Prokurist:in nach § 104 Nr. 2 BGB
• Insolvenzeröffnung
• Auflösung der Gesellschaft bzw. Einstellung des Geschäftsbetriebs
• Tod der Prokurist:in

In jedem Fall muss das Erlöschen einer Prokura ebenfalls beim Handelsgericht angemeldet werden.