Ganz gleich ob Sie Ihren Angestellten schon seit längerem Arbeit von zuhause ermöglichen oder ob sie erst kürzlich dazu übergingen: Home-Office bedeutet immer, dass Sie die Kontrolle über Arbeitszeit und -leistung Ihrer Mitarbeiter wenigstens teilweise abgeben. In diesen Tipps erfahren Sie, wie sie es unterbinden können, dass Mitarbeiter diesen Kontrollverlust für eigene Zwecke ausnutzen.
1. Erlauben Sie Home-Office nicht ab Anstellung
Als Arbeitgeber können Sie nur dann von sich aus Leistungsänderungen (positiv und negativ) aufdecken, wenn Sie wissen, was der betreffende Mitarbeiter normalerweise am Arbeitsplatz vor Ort leistet. In diesem Sinne wäre es falsch, neue Mitarbeiter direkt ins Home-Office zu entlassen. Grundsätzlich sollten Sie eine mindestens mehrwöchige Testphase vor diese Freiheit setzen. Das gilt auch für den Fall, dass ein neu eingestellter Mitarbeiter schon vor der Vertragsunterzeichnung die Gelegenheit hatte, sich im Rahmen eines Probearbeitens zu beweisen.
Bedenken Sie, dass sich in der Regel erst nach einigen Wochen das echte Leistungspotenzial offenbart – zuvor sorgen meist die Umstellung des Jobwechsels, das neue Arbeitsumfeld, neue Aufgabenspektren und Kollegen dafür, dass sich das volle Potenzial nicht entfalten kann. Erst danach können Sie die Leistungsfähigkeit realistisch bewerten.
2. Kommunizieren Sie glasklar, was Sie im Home-Office erwarten und dulden
Grundsätzlich ist zuhause geleistete Arbeit in keiner Weise anders zu bewerten als solche, die inhouse erbracht wird. Davon einmal abgesehen müssen Sie jedoch verstehen, dass:
- ein großer Teil der Attraktivität von Heimarbeit darin liegt, gewisse häusliche Kleinigkeiten zwischendurch erledigen zu können
und - solche Kleinigkeiten– in Grenzen – zwar Arbeitszeit kosten, aber insgesamt für ein entspannteres Klima und somit bessere Arbeitsleistungen sorgen können.
Im Klartext sollten Sie deshalb allgemeingültig definieren, was Sie Ihren Mitarbeiten im Home-Office zugestehen und wo Sie die Grenze ziehen. Üben Sie dabei Augenmaß und lassen Sie Dinge zu, die inhouse eigentlich untersagt wären: Kurze private Telefonate, wenige Minuten(!) andauernde „Motivationspausen“ für privates Internetsurfen, die Entgegennahme von Paketen an der Haustür – solche Maßnahmen werden Ihrem Unternehmen keine messbaren Einbußen bescheren, werden aber umgekehrt bei Ihren Angestellten ein Gefühl des Vertrauens erzeugen.
Ein bisschen Laissez-Faire kann hier dafür sorgen, dass die Versuchung, während der Arbeitszeit gröbere Vertragsverletzungen zu begehen, etwa die Wäsche zu machen, zu kochen oder gar Einkäufe zu erledigen, gar nicht erst aufkommt. Allerdings sollten Sie das auch kombinieren:
3. Führen Sie ein Modell zur Zeit- und Leistungserfassung ein
Sofern Sie in Ihrem Betrieb keine Zeiterfassungsmaßnahmen durchführen, wird die Leistungsmessung der Mitarbeiter über größere Zeiträume stattfinden. Allerdings sind diese Methoden bei weitem zu unpräzise für das Home-Office.
Hier sollten Sie dringend eine Methode einführen, anhand der Sie Tag für Tag analysieren können, was genau der betreffende Mitarbeiter gearbeitet und wie lange er dafür benötigt hat. Nur auf diese Weise können Sie nicht nur Minderleistung und Betrug aufdecken, sondern im Gegenteil auch herausfinden, in wie weit Home-Office für ihren Betrieb durch Mehrleistung von Vorteil ist; zwar gibt es hierzu Studien, diese lassen sich jedoch nicht unterschiedslos auf jedes Unternehmen übertragen.
Die praktikable Lösung dazu ist softwarebasiert und existiert mittlerweile von vielen unterschiedlichen Anbietern. In solchen Systemen tragen Ihre Mitarbeiter Aufträge und die dafür benötigte Arbeitszeit ein, am Ende des Tages werden diese an Ihr System versendet und dort zur zentralen Auswertung gespeichert.
Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nur mit dem Einverständnis des Betriebsrats geschehen kann. Hier greift Paragraph 87 BetrVG Absatz 1, Ziffer 6 der Mitbestimmungsrechte:
„(1) Der Betriebsrat hat […] in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen:
[…] 6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu
bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.“
4. Zögern Sie im Zweifelsfall nicht, Profis zu engagieren
Allein durch eine derartig detailgenaue Messung wird sich Ihnen bereits offenbaren, wo es zumindest Grund zur Sorge darüber gibt, warum ein Mitarbeiter plötzlich dramatisch von seiner bisher gewohnten Leistung abweicht. Natürlich könnten Sie in diesem Fall geschickt Kontrollmöglichkeiten nutzen – etwa, indem Sie den Mitarbeiter auf seiner Festnetznummer anrufen oder ein Videotelefonat mit ihm führen. Auf beide Weisen würde sich dann zumindest offenbaren, ob er sich zuhause befindet.
Allerdings ist das keine Dauerlösung; Sie haben als Geschäftsführer schließlich wichtigere Aufgaben. Bedeutet, insbesondere wenn Sie die Vermutung haben, dass ein Mitarbeiter während der Arbeitszeit ganz woanders ist, sollten Sie nicht zögern und auf derartige Fälle spezialisierte Profis z. B. einer Detektei in Frankfurt mit ihren spezialisierten Privatdetektiven zurückgreifen. Zwar sind auch deren Mittel nicht unbegrenzt, beispielsweise müssen auch Detektive die Unantastbarkeit der Wohnung einhalten und dürfen deshalb nicht durch Fenster und dergleichen in Privaträume fotografieren. Davon abgesehen können auf diese Weise jedoch sämtliche Betrügereien aufgedeckt werden, die außerhalb der Wohnung stattfinden – etwa, wenn der Mitarbeiter einkaufen geht, sich im Park sonnt oder gar anderen Arbeiten nachgeht.
Jedoch sollte auch das unter einer konkreten Bedingung geschehen:
5. Beziehen Sie immer Persönlichkeit und Umfeld Ihrer Mitarbeiter ein
Wenn im Home-Office die Leistung pro Zeiteinheit unterhalb dessen sinkt, was von diesem Mitarbeiter in seiner bisherigen Arbeitsumgebung gewohnt ist, ist es völlig normal, dass bei Ihnen Misstrauen entsteht – völlig gleich, wie wohlgesonnen sie diesem Mitarbeiter zuvor auch waren, völlig gleich, wie groß sein genossenes Vertrauen auch war. Es ist eine allzu menschliche Reaktion in Ihrer Eigenschaft als Unternehmensführer.
Allerdings wäre es deshalb nicht richtig, Minderleistungen generell dem Arbeitnehmer und hier speziell bösem Willen bzw. Betrugsabsichten anzulasten. Bedenken Sie bitte folgende Faktoren, die so im Alltag völlig normal sind:
- Durch die rein digitale Kommunikation wird der berufliche Austausch mit anderen Kollegen gehemmt, verzögert.
- Der Mitarbeiter hat Kinder, die entweder ganztägig oder zumindest nach der Schule zuhause sind.
- Der Mitarbeiter lebt in einer WG.
- Das Wohnumfeld ist (noch) nicht so ausgestattet, wie es inhouse an einem vollwertigen Arbeitsplatz der Fall wäre.
- Der Mitarbeiter hat einen Partner, der ebenfalls von zuhause arbeitet und mit dem er sich die Räumlichkeiten teilen muss.
- Der Mitarbeiter lebt allein und wird durch den mangelnden physischen Kontakt regelrecht sozial isoliert.
- Es fehlt durch das Pendeln und die andere Arbeitsumgebung jene psychologische Grenze, die viele Menschen benötigen, um vom Freizeit- in den Berufsmodus und zurück umzuschalten.
Das alles sind Dinge, die die Leistung eines Mitarbeiters schmälern können, ohne dass dieser Sie betrügt, andauernd private Dinge erledigt oder nur einen Bruchteil der Tageszeit wirklich arbeitet.
Diese Tatsache ist für Sie ein wichtiger Grund, Ihre Mitarbeiter näher zu kennen – und mit allen, die neu im Home-Office sind, engen Kontakt zu halten und mit ihnen über ihre Erfahrungen zu sprechen. Auch das ist ein Teil ihrer Fürsorgepflicht und Sie werden feststellen, dass sich damit fast sämtliche Auffälligkeiten erklären lassen – und auch, warum vielleicht bislang mittelmäßige Mitarbeiter plötzlich überragende Leistungen abliefern.
