Mit professioneller E-Mail-Korrespondenz können Sie sowohl Kunden als auch Mitarbeiter überzeugen. Diese Form der Kommunikation ist in der Regel zwar weniger förmlich als per Brief, doch das heißt keineswegs, dass weniger Regeln einzuhalten sind. Hier erhalten Sie 10 wertvolle Tipps, um Ihre E-Mail-Korrespondenz zu professionalisieren.
Inhaltsverzeichnis
- Betreff
- Rechtschreibung
- Übersichtlichkeit
- Anrede
- Grußformel
- Signatur
- Emojis
- CC und BCC
- Schriftmodifikationen
- Raum für Rückfragen
- Weitere Tipps für E-Mail-Korrespondenz
1. Betreff
Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail auch wirklich gelesen wird. Beispiel: „Rückmeldung Antrag vom 05. Mai“, „Terminbestätigung 20. November“ oder „Verzögerte Lieferung Ihrer Bestellung“.
2. Rechtschreibung
Halten Sie sich auch in E-Mails an die Regeln der Rechtschreibung. Nutzen Sie Satzzeichen, Großbuchstaben und alles, was zu einer fehlerfreien Korrespondenz dazugehört.
3. Übersichtlichkeit
Gestalten Sie Ihre E-Mail übersichtlich und bauen Sie mindestens alle fünf Zeilen einen Absatz ein. Andernfalls wird die Lesbarkeit gestört und Ihr Anliegen könnte untergehen. Benutzen Sie möglichst kurze Sätze ohne Verschachtelungen. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Anliegen nicht nur gesehen, sondern auch verstanden wird. Alles was die Länge von zwei DIN A4-Seiten überschreitet, sollten Sie in einem gesonderten Dateianhang versenden, nicht im Mail-Text selbst.
4. Anrede
Wählen Sie eine passende Anrede in Ihrer Mail. Schreiben Sie jedoch nicht nur „Hallo“ oder „Guten Tag“, sondern nennen Sie den Namen des Adressaten/der Adressatin, wenn Sie ihn/sie kennen. Folgende Anreden haben sich bewährt:
| Stil | Anrede | Anwendung |
| förmlich, allgemein | Sehr geehrte Damen und Herren | Nur zu nutzen, wenn Sie nicht wissen, wer Ihre Mail lesen wird. |
| informeller, spezifisch | Liebe Frau XXX / Lieber Herr XXX | Wirkt sowohl gesiezt als auch geduzt herzlich und wertschätzend. |
| förmlich, tageszeitabhängig | Guten Morgen / Guten Tag / Guten Abend | Nur zu nutzen, wenn davon auszugehen ist, dass der Empfänger die Mail zur selben Tageszeit liest. Gerade „Guten Abend“ könnte Druck aufbauen, dass Sie eine sofortige Antwort erwarten. „Guten Tag“ klingt etwas gestelzt, ist grundsätzlich aber nicht falsch. |
| informeller, spezifisch | Hallo Frau XX / Hallo Herr XX / Hallo Vorname | Weniger wertschätzend als „Liebe“ und eher im informellen Kontext denkbar als mit Geschäftspartnern, besser ist jedoch „Liebe“ oder „Sehr geehrte“. |
| allgemein, Gruppen | Liebes Projektteam / Liebe Kollegen und Kolleginnen / Sehr geehrtes Projektteam | Wenn mehrere Personen angesprochen werden sollen, können diese zu Gruppen zusammengefasst werden. Alternativ können einzelne Personen nacheinander mit „Sehr geehrte“ oder „Liebe/r Frau/Herr“ aufgezählt werden. |
5. Grußformel
Für die Verabschiedung können Sie je nach Förmlichkeit Ihrer E-Mail aus verschiedenen Grußformeln wählen:
- Mit freundlichen Grüßen: wirkt auf den ersten Blick etwas gestelzt, ist aber grundsätzlich freundlich und wertschätzend, Sie machen damit nichts falsch
- Viele Grüße: weniger formell, weniger distanziert als „Mit freundlichen Grüßen“ aber immer noch sehr höflich
- Beste Grüße: wird häufig genutzt, ist relativ nüchtern und neutral
- Liebe Grüße: funktioniert sowohl im privaten Kontext gut als auch mit Geschäftspartnern, mit denen man schon länger in Kontakt ist und ein gutes Verhältnis hat
- Freundliche Grüße: etwas weniger formell als „Mit freundlichen Grüßen“ und daher eine gute Wahl am Ende Ihrer E-Mail
- Gruß: ist nicht sonderlich freundlich, wirkt sehr kurz angebunden und drückt wenig Wertschätzung aus
- Sonnige Grüße aus Berlin: etwas persönlichere Grußformeln wirken sympathisch und lockern eine E-Mail auf
Verzichten Sie auf Abkürzungen wie LG oder VG. Sie drücken wenig Wertschätzung aus.
6. Signatur
Arbeiten Sie in Ihrer E-Mail-Korrespondenz mit einer Signatur, in der Ihr Name, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Position innerhalb der Firma, Ihre Telefon- oder Handynummer und Ihre Adresse angegeben sind. So weiß der Empfänger, mit wem er es zu tun hat und über welche Wege Sie noch erreichbar sind. Weitere Pflichtangaben wie Registereintrag des Unternehmens oder Vereins folgen aus der Impressumspflicht für E-Mails.
7. Emojis
Verzichten Sie in geschäftlichen E-Mails unbedingt auf Emojis, außer Sie haben ein sehr gutes und persönliches Verhältnis zum Mail-Empfänger.
8. CC und BCC
Überlegen Sie gründlich, wer Ihre Mail erhalten soll. Grundsätzlich gilt für E-Mails mit mehreren Empfängern: So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Insbesondere im beruflichen Kontext erhalten Mitarbeiter von Firmen zum Teil täglich hunderte E-Mails – beschränken Sie sich daher auf die wichtigen Empfänger. Die Felder CC oder BCC sind für zusätzliche Adressaten zur Kenntnisnahme gedacht. Adressen im Feld „Carbon Copy (CC)“ sind für alle Empfänger sichtbar, Adressen im Feld „Blind Carbon Copy (BCC)“ sind nur für den Absender sichtbar.
9. Schriftmodifikationen
Dreifarbige E-Mails in Comic Sans-Schrift sind out. Verzichten Sie auf ausgefallene Schriftarten und den Wechsel zwischen zahlreichen Schriftfarben – das wirkt unprofessionell. Um einen wichtigen Teil Ihrer Mail hervorzuheben, können Sie diesen beispielsweise einzelne Worte fetten.
10. Raum für Rückfragen
Räumen Sie in Ihrer E-Mail immer Raum für Rückfragen ein. So wirken Sie offen, zuvorkommend, höflich und hilfsbereit. Ihr Korrespondenz-Partner merkt so, dass Sie wirklich am Dialog mit ihm interessiert sind. Bewährt hat sich beispielsweise „Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit melden“ oder „Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie noch offene Fragen haben“.
Hinweis
Berücksichtigen Sie immer, mit wem Sie es gerade zu tun haben. Versetzen Sie sich in die Situation des Empfängers und fragen Sie sich, wie Sie sich wünschen würden, dass mit Ihnen kommuniziert wird. Seien Sie stets wertschätzend und höflich und vermeiden Sie negative Formulierungen.
Weitere Tipps für Ihre E-Mail-Korrespondenz
Tipp 1
Formulieren Sie stets aktiv. Versuchen Sie zum Beispiel Wörter, die auf -ung enden, zu vermeiden. Schreiben Sie statt „Wir bitten um Beantwortung bis zum 6. Juni“ besser „Bitte beantworten Sie unsere Anfrage bis zum 6. Juni“. Dadurch fühlt sich der Kunde stärker angesprochen, außerdem klingt es weniger förmlich.
Tipp 2
Schreiben Sie lösungsorientiert und bieten Sie direkt Ihre Hilfe an: „Guten Tag Herr… gern kümmern wir uns um Ihr Anliegen…“. Das wirkt ambitioniert und motiviert.
Tipp 3
Beantworten Sie Ihre E-Mails zeitnah. Insbesondere wenn es um Geschäftskunden geht, sollten Sie nicht verspätet antworten, denn das wirkt unorganisiert und unhöflich. Beweisen Sie guten Willen und eine Hands-on-Mentalität, indem Sie Dinge anpacken und sich als kompetenter Ansprechpartner präsentieren.
Tipp 4
Seien Sie in Mails an Ihre Mitarbeiter oder Kollegen genauso wertschätzend, wie Sie es Kunden gegenüber wären. Wenn Sie einen guten persönlichen Kontakt haben und sich womöglich sogar duzen, sollten Sie allzu förmliche Anreden wie „Sehr geehrte…“ vermeiden. Ein klarer Betreff sowie eine fehlerfreie Orthografie sind jedoch auch hier unbedingt erforderlich. Zeigen Sie durch eine schnelle Beantwortung, dass sie die Anliegen Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen ebenfalls ernst nehmen. Gehen Sie auf jede E-Mail individuell ein und bieten Sie immer wieder Ihre Unterstützung an. Lesen Sie hier mehr Tipps, wie Sie geschäftliche Kontakte pflegen können.
Tipp 5
Verwenden Sie geschlechtsneutrale Anreden und Bezeichnungen. Gendern Sie in Ihrer E-Mail richtig und bezeichnen Sie weibliche Kolleginnen oder Kundinnen auch tatsächlich mit der richtigen Form. Schreiben Sie beispielsweise „MitarbeiterInnen“, „Mitarbeiter*innen“ oder „Mitarbeitende“. So setzen Sie ein klares Signal für einen zeitgemäßen Umgang mit Sprache im Hinblick auf Gleichberechtigung.
