Automatisierte Prozesse werden in der Personalverwaltung immer wichtiger. Insbesondere die Themen Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung sind oft mit hohem Aufwand verbunden, für die richtige HR-Software aber problemlos und effizient lösbar.
Personalverwaltung beginnt bei der Gehaltsabrechnung
Zu den monatlich wichtigsten Aufgaben gehört die korrekte Gehaltsabrechnung – ein umfangreiches Unterfangen. Fehler oder Verzögerungen führen zu Ärger im Team und haben mitunter rechtliche Konsequenzen. Abhilfe schafft hier geeignete HR-Software, beispielsweise mit dem Anbieter Factorial HR gibt es digitale Unterstützung durch automatisierte Berechnungen.
Solche Systeme berücksichtigen automatisch die individuelle Steuerklasse und Themen wie Sozialabgaben. Die menschliche Fehlerquote geht zurück und der Arbeitsaufwand minimiert sich. Entscheidend ist, dass sich auch unterschiedliche Job-Arten in die Softwarelösung mit einbinden lassen. Da gibt es mehr als Teil- und Vollzeit und alles sollte durch die Software berücksichtigt werden.
Die größten Herausforderungen bei der Lohnabrechnung
Entgeltabrechnungen sind ein komplexes Thema. Durch ständige Veränderungen der Gesetzgebung verwandelt sich auch der Anspruch an Unternehmen.
Problem: Die Payroll-Verfahren vieler Betriebe sind seit Jahren gleich und ohne Anpassung.
Kommt es zu Fehlern, müssen die Unternehmen mehrere Zahlungszyklen vornehmen. Um Fehler zu korrigieren, werden weitere Zahlungsläufe ausgeführt. Damit werden zu geringe Auszahlungen korrigiert oder auch Rückzahlungen durch Arbeitnehmer verbucht.
Lohnabrechnung ohne Outsourcing
Die Payroll-Kosten sind den meisten Unternehmen zu hoch. Um Fehler zu korrigieren, wird oftmals das Team um Fachkräfte erweitert, was Lohnkosten immens erhöht. Aufgrund dieser Kosten scheint es für viele Unternehmen sinnvoll zu sein, die Entgeltabrechnungsprozesse auszulagern. Die Lösung könnte aber oftmals viel einfacher sein. Durch die Installation einer passenden und einfach zu bedienenden Entgeltabrechnungssoftware erleichtern sich die Arbeitsprozesse, während die Korrektheit der Abrechnungen zunimmt.
Herausforderungen bei der Nutzung von HR-Software überwinden
Die Scheu vor HR-Software beruht oft darauf, dass Unternehmen die Herausforderungen nicht kennen oder unsicher sind. Die größten Schwierigkeiten sind oftmals Integration in die eigene Software oder das Thema Datenschutz.
Mit der richtigen Lösung sind solche Probleme aber kaum vorhanden. Es gibt die Software von der Stange, die wenig Spielraum für individuelle Anpassungen lässt. Es gibt aber auch Software, die sich an die Bedürfnisse einzelner Unternehmen anpassen lässt und so die Fehlerquote minimieren kann.
Zeiterfassung im flexiblen Arbeitsmodell
Zusätzlich zu den Gehaltsabrechnungen ist auch die Zeiterfassung eine Herausforderung für die Personalabteilung. Bei der Gründung eines Unternehmens denkt man meist erstmal an den möglichen Erfolg und nicht an Themen wie Arbeitsschutzgesetz, Zeiterfassung oder überhaupt an Mitarbeiter. Sobald die aber an Bord sind, braucht es hier Lösungen.
Insbesondere für flexible Arbeitszeiten oder den immer weiter steigenden Anteil an Mitarbeit im Homeoffice muss eine Lösung gefunden werden. Die Zeiterfassung per App punktet hier besonders. Jeder Mitarbeiter hat unabhängig von seinem Standort die Möglichkeit, seinen Arbeitsbeginn anzukündigen und so seine Zeiten zu erfassen. Das entlastet die Personalabteilung, die den Stundenzetteln nicht mehr nachjagen muss und das Risiko von Arbeitszeitbetrug wird auch minimiert.
Fachkräftemangel erfordert präzise Personalplanung
In vielen Betrieben ist der Ausfall von ein oder zwei Mitarbeitern bereits ein Auslöser dafür, den gesamten Arbeitsalltag umzustellen. Urlaube und freie Tage sind planbare Ausfälle, vorausgesetzt die Führungsebene hat sie auf dem Schirm. In vielen Unternehmen passiert es, dass der erste Urlaubstag eines Mitarbeiters zu Stress führt, da wieder niemand damit gerechnet hatte.
Mit einer passenden HR-Software ist es möglich, die Abwesenheiten aller Mitarbeiter an einer zentralen Stelle zu verwalten. Das heißt auch, dass hier Abwesenheiten verschiedener Abteilungen zusammenkommen. Diese schriftliche Übersicht hilft schon im Vorfeld, wenn es ans Schreiben des Dienstplanes geht. Auch Ruhezeiten und Schichten lassen sich so einpflegen.
Funktionen einer guten HR-Software
Softwares zur Entlastung im HR-Wesen gibt es in großer Anzahl, entscheidend ist jedoch, dass die Auswahl zum Unternehmen passt. Es gibt ein paar klare Kriterien, was eine gute Software können sollte:
- Dokumentenmanagement und E-Signatur
- Zeiterfassung per Web und/oder App
- Schichtmanagement per Software
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Performance Management
- Spesenmanagement
- Möglichkeiten zur internen Kommunikation
- Personalgewinnung und Recruiting
- Möglichkeit Mitarbeiterbeurteilungen zu erstellen
Solche Komplettlösungen sind für die meisten Unternehmen aus doppelter Sicht besonders hilfreich. Das Personalmanagement funktioniert über einen HR-Anbieter und die Nutzer müssen sich keine Gedanken machen, neue Funktionen über andere Plattformen erlernen zu müssen.
Wichtig ist außerdem, dass die Software nach ISO- und IEC-Normen zertifiziert ist. Eine gute Lösung für deutsche Unternehmen setzt darauf, dass der Server in Deutschland steht. Wenn die Kundendaten innerhalb des eigenen Landes gespeichert werden, ist die Einhaltung der DSGVO gesichert. Bei Datentransfers mit internationalen Stellen wird die Einhaltung der Datenschutzbesonderheiten gesondert geprüft. Denn nicht nur gegenüber Kunden sind Unternehmen zum Datenschutz verpflichtet, sondern auch gegenüber den eigenen Mitarbeitern.
Mitarbeiterzufriedenheit und Transparenz steigern
Deutschland ist vom Fachkräftemangel stark betroffen und das zwingt Arbeitgeber zum Umdenken. Wer sein Team zusammenhalten möchte, ist darauf angewiesen, transparent zu arbeiten.
Digitale Tools für die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung unterstützen den Transparenzgedanken. Mitarbeiter können immer sehen, wie viel sie schon gearbeitet haben und sich auf eine korrekte Abrechnung verlassen. Wer heute frustriert über die Bedingungen in seinem Job ist, kann als Fachkraft problemlos wechseln. Es ist also Aufgabe der Arbeitgeber, für die Mitarbeiter ein angenehmes, sicheres und transparentes Arbeitsumfeld zu schaffen.
