Forderungsmanagement: Wann lohnt sich der Einsatz eines Inkassounternehmens?

Mahnwesen im Unternehmen – die erste Verteidigungslinie

Ein effektives Forderungsmanagement beginnt bereits bei der Vertragsgestaltung und der Rechnungsstellung. Bevor Sie darüber nachdenken, ein Inkassounternehmen einzuschalten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr eigenes Mahnwesen gut organisiert ist.

Vorbeugende Maßnahmen gegen Zahlungsausfälle

Bevor es überhaupt zu einer offenen und überfälligen Forderung kommt, können Unternehmen durch gezielte Maßnahmen Zahlungsausfälle reduzieren:

• Bonitätsprüfung: Besonders bei Neukunden oder bei größeren Aufträgen empfiehlt sich eine Bonitätsprüfung. So lassen sich potenzielle Zahlungsausfälle frühzeitig erkennen. Für einige Branchen (zum Beispiel E-Commerce) stellen Anbieter für Rechnungssoftware eine entsprechende Echtzeit-Funktion zur Verfügung. In allen anderen Fällen helfen bekannte Auskunfteien wie die SCHUFA oder Creditreform.
• Klare Zahlungsbedingungen: Vereinbaren Sie vertraglich eindeutige Zahlungsfristen, Mahngebühren und Verzugszinsen. Kunden sollten genau wissen, wann eine Rechnung fällig wird und welche Folgen ein Zahlungsverzug hat.
• Anzahlung oder Vorkasse: Je nach Branche und Auftragshöhe kann es sinnvoll sein, eine Anzahlung oder Vorkasse zu verlangen, um das Risiko zu minimieren.

Effektives internes Mahnwesen

Falls eine Rechnung trotz klarer Zahlungsbedingungen nicht beglichen wird, sollte ein systematischer Mahnprozess folgen:

• Freundliche Zahlungserinnerung: Zunächst kann eine höfliche Erinnerung per E-Mail oder Telefon helfen. Oft liegt die Nichtzahlung an einem simplen Versäumnis.
• Erste Mahnung: Bleibt die Zahlung weiter aus, sollte eine schriftliche Mahnung folgen. Diese sollte den offenen Betrag, die ursprüngliche Fälligkeit und eine neue Zahlungsfrist enthalten.
• Zweite Mahnung mit Verzugszinsen: Falls auch die erste Mahnung ignoriert wird, kann eine zweite Mahnung verschickt werden – diesmal mit Verzugszinsen und der Ankündigung weiterer Schritte.
• Letzte Mahnung und Androhung rechtlicher Schritte: Falls der Schuldner weiterhin nicht reagiert, sollte eine letzte Mahnung mit klarer Fristsetzung und dem Hinweis auf eine mögliche Übergabe an ein Inkassounternehmen erfolgen.

Doch was tun, wenn auch das nichts bringt?

Wann lohnt sich ein Inkassounternehmen?

Nicht jede unbezahlte Rechnung rechtfertigt den Einsatz eines Inkassobüros. Ein Inkassounternehmen sollte dann eingeschaltet werden, wenn:

• Der Kunde trotz mehrfacher Mahnungen nicht zahlt.
• Die Forderung rechtlich einwandfrei und überfällig ist.
• Die interne Buchhaltung durch die Bearbeitung offener Forderungen überlastet wird.
• Die Erfolgsaussichten eines Inkassoverfahrens realistisch sind.
• Es sich um eine größere Summe handelt oder Zahlungsausfälle sich häufen.

In manchen Branchen gehören Zahlungsausfälle zum Alltag. Besonders betroffen sind zum Beispiel:

• Handwerksbetriebe
• Selbstständige und Freiberufler
• Online-Händler
• Dienstleistungsunternehmen mit wiederkehrenden Rechnungen

Hier kann ein Inkassodienst langfristig helfen, Forderungen konsequent durchzusetzen.

Vorteile eines Inkassounternehmens

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Inkassobüro bietet zahlreiche Vorteile:

1. Höhere Erfolgsquote beim Forderungseinzug

Inkassounternehmen verfügen über geschulte Mitarbeiter, die wissen, wie sie Schuldner gezielt ansprechen. Zudem haben sie Zugang zu Schuldnerdatenbanken und können so frühzeitig erkennen, ob ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll ist.

2. Zeit- und Kostenersparnis

Ein strukturiertes Mahnwesen kostet Zeit und bindet Ressourcen. Durch die Auslagerung an ein Inkassobüro können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während der Dienstleister sich um die Forderung kümmert.

3. Wahrung der Geschäftsbeziehung

Seriöse Inkassodienstleister setzen auf professionelle und faire Kommunikation. So kann in vielen Fällen eine einvernehmliche Lösung gefunden werden, ohne dass die Kundenbeziehung zerstört wird.

4. Rechtssichere Bearbeitung

Inkassounternehmen kennen die gesetzlichen Rahmenbedingungen genau und sorgen dafür, dass alle Maßnahmen rechtskonform durchgeführt werden. Das schützt Unternehmen vor formalen Fehlern und möglichen Gegenklagen.

Auswahl des richtigen Inkassodienstleisters

Nicht jedes Inkassobüro arbeitet seriös. Um einen zuverlässigen Dienstleister zu finden, sollten Unternehmen auf folgende Kriterien achten:

Zulassung und Mitgliedschaft in Verbänden: Ein seriöses Inkassounternehmen muss nach §10 des Rechtsdienstleistungsgesetzes im Rechtsdienstleistungsregister registriert sein.  Darüber hinaus ist die Mitgliedschaft in einem Branchenverband wie dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) ein weiteres Indiz für die Seriosität des Anbieters.

Transparente Kostenstruktur: Die Vergütung sollte klar geregelt sein – entweder als Erfolgsprovision oder als feste Gebühr. Culpa Inkasso, ein Inkassobüro aus Stuttgart, berechnet zum Beispiel keinerlei Vorkosten und die Gebühren zahlt am Ende der Schuldner.

Branchenkenntnisse: Einige Inkassobüros sind auf bestimmte Branchen spezialisiert. Dies kann wiederum die Erfolgschancen erhöhen, wenn der Dienstleister die besonderen Rahmenbedingungen der Unternehmen im entsprechenden Markt kennt.

Gute Bewertungen und Referenzen: Erfahrungsberichte anderer Unternehmen geben Aufschluss über die Seriosität des Anbieters. Bewertungsprofile ergeben jedoch nur in ihrer Gesamtheit ein aussagekräftiges Bild – einzelne „Ausreißer“ sollten hingegen nicht so stark ins Gewicht fallen.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance

Beim Forderungseinzug durch ein Inkassounternehmen müssen verschiedene gesetzliche Vorgaben eingehalten werden:

• Die Forderung muss berechtigt sein – unklare oder strittige Forderungen sind problematisch. In solchen Fällen kann die Gegenpartei Einspruch einlegen.
• Der Schuldner muss in Verzug sein – eine Mahnung oder eine abgelaufene Frist auf der Rechnung sind notwendig.
• Datenschutzrechtliche Vorgaben müssen eingehalten werden – insbesondere im Hinblick auf die DSGVO.
• Unlautere Methoden sind verboten – unseriöse Inkassomethoden wie Einschüchterung oder falsche Drohungen sind rechtlich nicht zulässig.

Seriöse Inkassounternehmen arbeiten transparent und rechtskonform, sodass Unternehmen keine rechtlichen Risiken eingehen.

Fazit: Wann ist Inkasso die richtige Wahl?

Ein gut organisiertes Forderungsmanagement hilft Unternehmen, Zahlungsausfälle zu vermeiden und Liquiditätsengpässe zu minimieren. Doch trotz klar definierter Zahlungsfristen, Mahnverfahren und direkter Kommunikation mit dem Schuldner lassen sich nicht alle offenen Forderungen intern eintreiben. In solchen Fällen kann ein Inkassounternehmen eine wertvolle Unterstützung sein. Durch die Erfahrung, professionelle Verhandlungsführung und rechtliche Expertise steigert ein solcher Dienstleister die Erfolgsaussichten erheblich, ohne dass Unternehmen selbst hohe personelle oder finanzielle Ressourcen aufwenden müssen.

Dennoch sollte der Einsatz eines Inkassodienstes wohlüberlegt sein. Es empfiehlt sich, zunächst alle internen Möglichkeiten auszuschöpfen und eine wirtschaftliche Abwägung zu treffen: Ist der ausstehende Betrag hoch genug, um die Beauftragung eines externen Dienstleisters zu rechtfertigen? Ist der Schuldner zahlungsfähig oder droht eine Insolvenz? Zudem ist es entscheidend, ein seriöses Inkassounternehmen auszuwählen, das transparent arbeitet, gesetzliche Vorgaben einhält und darauf achtet, Geschäftsbeziehungen nicht unnötig zu belasten.