Erfolgreiche Unternehmensführung hat viel mit Teamwork zu tun. Teams benötigen für ein effizientes Arbeiten jedoch Organisation, Koordination und technische Hilfsmittel. Das gilt für das kleine Startup ebenso wie für den großen Konzern.
Die erfolgreiche Organisation von Projekten in kleinen Teams ist für den Erfolg von Unternehmen ausgesprochen wichtig. Gerade Startups und Gründer müssen sich daher mit Maßnahmen zur Optimierung des Teamworks beschäftigen. Diese reichen von konkreten Zielen über eine Projektmanagement-Software bis hin zu sozialer Software und regelmäßigen Teammeetings. Hier erfahren Sie, wie kleine Teams ihre Projektarbeit optimieren und so zum Unternehmenserfolg beitragen können.
Ziele setzen
Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Organisation von Projekten in kleinen Teams besteht darin, konkrete Ziele festzulegen. Nur wenn alle Teammitglieder wissen, an welchen Zielsetzungen sie mitarbeiten, können sie sich konkret für diese einsetzen und Maßnahmen zur Zielerreichung ergreifen. Deswegen sollte bereits beim ersten Treffen des Teams überlegt werden, welche übergeordneten Ziele man sich setzen möchte und welche Zwischenziele notwendig sind, um das Hauptziel zu erreichen. Dies lässt sich beispielsweise über die Festlegung von Meilensteinen erreichen.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den einzelnen Zielen eine Priorität zuzuweisen. So wird deutlich, welche Aufgaben besonders gewinnbringend sind, welche kleine Vorteile bringen und welche nicht zu den Unternehmensumsätzen beitragen, aber trotzdem erledigt werden müssen. So kann man sich genau denjenigen Aufgaben widmen, die aktuell am wichtigsten sind. Abhängig davon, ob sich ein Unternehmen auf den E-Commerce spezialisiert oder andere Schwerpunkte setzt, werden jeweils andere Aufgaben nötig. Nur wenn die Teams von Anfang an transparent arbeiten und konkrete Zielsetzungen finden, werden sie erfolgreich sein.
Projektmanagement-Software verwenden
Für agile Teams ist eine Projektmanagement-Software unverzichtbar, so wie beispielsweise diese hier. Eine solche Software hilft dabei, die verschiedenen Projekte optimal zu planen und zu organisieren. Hierbei werden grundsätzlich vier Aspekte in den Blick genommen: die Projektplanung, die Umsetzung, das Projekt-Controlling sowie Zusatzmodule für spezielle Anliegen. Durch eine solche Projektmanagement-Software werden verschiedene Prozesse beschleunigt und zum anderen entsteht ein konkreter Pool gesammelter Daten, auf den jederzeit zurückgegriffen werden kann.
Eine Projektmanagement-Software beschäftigt sich mit ganz unterschiedlichen Themengebieten. Bei der Projektplanung kommt beispielsweise ein Projektbaum zum Einsatz und das Budget sowie die Ressourcen müssen festgelegt werden. Bei der Umsetzung ist ein Aufgaben-Dashboard hilfreich und eine Meilensteintrendanalyse hilft dabei, die Fortschritte bei unterschiedlichen Projekten in den Blick zu nehmen. Das Projekt Controlling arbeitet beispielsweise mit Managementberichten und Leistungsnachweisen, wohingegen die Zusatzmodule unter anderem Zeiterfassungsterminals umfassen.
Verantwortlichkeiten benennen
Für eine erfolgreiche Projektarbeit ist es elementar wichtig, Verantwortlichkeiten klar zu benennen. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, für welche Aufgaben es zuständig ist. So bleiben Aufgaben nicht liegen, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt oder werden doppelt erledigt, weil unterschiedliche Teammitglieder der Auffassung sind, sich darum kümmern zu müssen. Außerdem haben alle Teammitglieder so konkrete Ansprechpartner, an die sie sich bei bestimmten Fragestellungen wenden können.
Bei der Verteilung von Aufgaben ist es klug, die Fähigkeiten und Interessen der Teammitglieder zu berücksichtigen. Wenn sie bestimmte Kompetenzen besitzen, sollten diese für die Teamarbeit genutzt werden. Ebenso entscheidend ist, dass die Aufgaben gleichmäßig verteilt werden. Niemand darf über- oder unterfordert sein und es sollte nicht sein, dass eine bestimmte Art von Aufgaben immer an einer Person hängen bleibt, es sei denn sie interessiert sich dafür oder ist darin Spezialist.
Soziale Software
Soziale Software bietet sich für die Zusammenarbeit von Teammitgliedern an. So ist es beispielsweise im Onlinebereich möglich, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und diese zu optimieren. Ebenso hilft soziale Software bei der Kommunikation und dabei, Daten auszutauschen und zu kombinieren. Abhängig von der Zielsetzung des Teams und der Art des Unternehmens bietet sich eine jeweils andere soziale Software an.
Untersuchungen zeigen, dass moderne, digitale Technologien von den meisten Menschen positiv angenommen werden. Sie sind zufrieden mit den vielfältigen Möglichkeiten und finden es äußerst angenehm, über große Distanzen hinweg miteinander kommunizieren zu können. So ist es beispielsweise möglich, vom Homeoffice aus zu arbeiten oder Teams zusammenzustellen, deren Mitglieder in unterschiedlichen Unternehmensfilialen überall auf der Welt ansässig sind.
Regelmäßige Teammeetings
Regelmäßige Teammeetings sind für den Erfolg von Projekten ausgesprochen wichtig. Die einzelnen Teammitglieder müssen auf den aktuellen Stand gebracht werden und erkennen, wo sich das jeweilige Projekt gerade befindet. Nur dann lassen sich Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen und Maßnahmen dagegen finden. Solche Teammeetings können persönlich vor Ort oder über virtuelle Kanäle stattfinden. Wichtig ist, dass die Meetings zielführend abgehalten und die jeweiligen Ergebnisse konkret festgehalten werden. Das gelingt am besten, indem jedes Teammitglied im wechselnden Turnus die Leitung eines Meetings übernimmt. Dieses kann dann eine Tagesordnung erstellen, Redebeiträge koordinieren und sicherstellen, dass immer professionelle Protokolle angefertigt und allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden.
Reporting und Anpassungen
Reporting spielt bei Teamarbeiten eine elementar wichtige Rolle. Deswegen sollten alle Teammitglieder regelmäßig Zusammenfassungen ihrer Arbeit erstellen und den anderen Teammitgliedern zugänglich machen. Außerdem hat die Unternehmensleitung so die Möglichkeit, einen Einblick in die Teamarbeit zu gewinnen und zu schauen, wie sich diese entwickelt. Auf diese Weise lassen sich Optimierungspotenziale erkennen und ausschöpfen.
Damit das funktioniert, müssen die verschiedenen Arbeitsweisen des Teams immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden. Sind beispielsweise die Kommunikation, der Datenaustausch und die Arbeit an den einzelnen Aufgaben effizient? Falls dies nicht der Fall ist, müssen die Ursachen bestimmt und Anpassungen vorgenommen werden. Schritt für Schritt schafft man es so, die Prozesse im Team zu optimieren und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Fazit
Für die Teamarbeit in Unternehmen aller erdenklichen Größen ist eine effiziente Projektorganisation ausgesprochen wichtig. Hierfür gibt es vielfältige Tools und Methoden. Wer ein Unternehmen gründet, sollte daher die Teamarbeit gezielt planen und durch konkrete Schritte und Maßnahmen unterstützen. Hierzu gehört, die Mitarbeiter und Teammitglieder sorgfältig auszuwählen. Diese sollten möglichst viele unterschiedliche Kompetenzen mitbringen, um sich gegenseitig zu ergänzen und zu unterstützen. Ebenso wichtig ist es, geeignete Tools auszuwählen und zu implementieren. Nicht zuletzt sollte ein reger Austausch zwischen den Teams und der Unternehmensleitung stattfinden, um gemeinsam die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
