Der erste Schritt des Umzugs ist natürlich das Abschließen des neuen und die Kündigung des alten Mietvertrags. Doch damit ist es noch lange nicht getan – das Projekt Firmenumzug benötigt viel Zeit und eine sorgfältige Organisation. Daher sollten Sie mit der Planung schon vier Monate vorher beginnen, um Verzögerungen oder zusätzliche Kosten zu vermeiden. Für die Organisation sollte ein geeigneter Mitarbeiter oder ein kleines Team ausgewählt werden, damit sich die Firmenleitung weiterhin um die Abläufe und Aufgaben im Unternehmen kümmern kann. Im folgenden Text finden Sie alle Punkte, die Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihres Firmenumzugs berücksichtigen müssen. Checklisten und weitere Umzugstipps finden Sie auf Meldebox.de.
Termin finden und Projekt präsentieren
Überlegen Sie, an welchem Tag Sie mit Ihrer Firma umziehen möchten. Wenn der Umzug am Wochenende stattfindet, bedeutet das zwar weniger bis keinen Arbeitsausfall, jedoch können Umzüge am Wochenende teurer sein. Außerdem ist es ratsam einen Zeitraum zu wählen, in dem Ihr Unternehmen nicht gerade mit Arbeit überhäuft wird. Schaffen Sie Vertrauen und weihen Sie die Belegschaft frühzeitig in das Projekt ein. Die Kollegen werden es Ihnen danken, wenn auch sie sich auf den Firmenumzug einstellen und gegebenenfalls Fragen und Wünsche äußern können. Schreiben Sie eine Rundmail und machen Sie einen Termin für eine Mitarbeiterversammlung aus. Präsentieren Sie Ihr Vorhaben und zeigen Sie den Kollegen eventuell schon Fotos vom neuen Objekt. Oft zieht sich ein Umzug in die Länge. Um weiterhin auf ein repräsentatives Büro zurückgreifen zu können, empfehlen wir, ein Büro für einen bestimmten Zeitraum zu mieten.
Finden Sie das passende Umzugsunternehmen
Holen Sie sich professionelle Unterstützung und suchen Sie sich ein Umzugsunternehmen, welches auf Firmenumzüge spezialisiert ist. Sie erhalten nicht nur Unterstützung bei der Planung, sondern Sie sind auch durch den Versicherungsschutz abgesichert. Lassen Sie sich vorher Kostenvoranschläge machen. Die Anbieter sollten nicht nur nach den Preisen, sondern auch nach ihren Leistungen verglichen werden.
Die meisten Speditionsfirmen stellen Verpackungsmaterial und Schutzfolien zur Verfügung und richten auch die Halteverbotszone für den Umzugstag ein. Außerdem kümmern sie sich um den sicheren Transport oder die Vernichtung von Akten. Die Treppen, Türen und Aufzüge auf den Transportwegen werden von den Umzugsprofis ausgemessen, damit es beim Umzug keine Hindernisse oder Engpässe gibt.
Sollte das Umzugsunternehmen gewünschte Zusatzleistungen nicht anbieten, müssen Sie sich selbst frühzeitig darum kümmern. Lassen Sie sich für alle anfallenden Kosten Rechnungen ausstellen, damit Sie diese bei der Steuererklärung angeben können. Informieren Sie sich am Besten im Voraus darüber, welche Umzugskosten Sie von der Steuer absetzen können und welche Dokumente eingereicht werden müssen.
Die neue Adresse mitteilen
Denken Sie daran, die neue Adresse rechtzeitig an wichtige Stellen wie Ämter, Versicherungen und Unternehmenspartner weiterzugeben. Dazu gehören in jedem Fall:
- das Finanzamt, die Agentur für Arbeit, das Gewerbeamt
- die IHK
- Versicherungen, bei denen Sie Kunde sind (Wichtig: Prüfen Sie, ob der Schutz auch für den neuen Firmensitz gilt!)
- Anwälte
- Steuerberater
- Telefonanbieter und Stromversorger
Wenn Sie in eine andere Stadt ziehen, muss außerdem der Eintrag im Handelsregister geändert werden. Lassen Sie auch im Telefonbuch und in den Gelben Seiten Ihre Adresse ändern und benachrichtigen Sie Ihre Lieferanten und Servicekräfte.
Es sollten neue Visitenkarten gedruckt, das Impressum Ihrer Webseite geändert und die E-Mail Signaturen aller Mitarbeiter aktualisiert werden. Geben Sie im Monat vor dem Umzug den Nachsendeservice für die Post in Auftrag und melden Sie Abonnements um. Ein kurzer Bericht auf der Firmenwebsite informiert die Kunden über den anstehenden Umzug.
Einrichtung der neuen Räume
Sorgen Sie einen Monat vor dem Umzug dafür, dass bei der Renovierung des neuen Objektes alle Anschlüsse, besonders die EDV- und Telefon-Anlage installiert werden. Vereinbaren Sie mit externen Dienstleistern rechtzeitig einen Termin. Fragen Sie den Architekten nach einer Skizze der neuen Räumlichkeiten. Die maßstabsgetreue Anordnung hilft dabei, genau zu planen, wo die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze einrichten können. Arbeitskollegen, die oft zusammenarbeiten, sollten nicht ständig durch das ganze Gebäude gehen müssen.
Übersicht des Mobiliars erstellen
Machen Sie eine Übersicht von allen Einrichtungsgegenständen. Überlegen Sie sich, welche Möbel schon früh umziehen und welche bis kurz vor dem Umzug noch genutzt werden. Eventuell müssen neue Möbel und technische Geräte angeschafft werden. Denken Sie darüber nach, ob Sie für Ihre neuen Büros ein neues Designkonzept erstellen lassen möchten. Damit alle Möbel an den richtigen Platz kommen, sollten diese etikettiert werden. Eine Übersicht über das ganze Inventar ist von Nöten, wenn später eventuell Schadenersatzforderungen gestellt werden müssen.
Termine vereinbaren
Lassen Sie sich zwei Wochen vor dem Umzug alle Termine mit dem Umzugsunternehmen und den Handwerkern bestätigen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Vermieter oder dem neuen Eigentümer einen Termin für die Abgabe des alten Objektes. Vergessen Sie nicht die Schlüsselrückgabe aller Mitarbeiter. Ein weiterer Termin für die Übergabe des neuen Firmensitzes sollte ebenfalls ausgemacht werden.
Eine Woche vor dem Umzug
Bevor der Umzug stattfindet, besichtigen Sie nochmal alle Räume und überprüfen Sie, ob die Beleuchtung, die Heizung, die EDV- und Telefonanlage oder andere technische Geräte funktionieren und ob alle Anschlüsse vorhanden sind. Notieren Sie vorhandene Schäden, besonders an den Umzugswegen. Vergessen Sie außerdem nicht, die Reinigung und eventuell nötige Renovierungen in den alten Räumlichkeiten zu beauftragen. Neue und alte Nachbarn sollten Sie ebenso über den anstehenden Umzug informieren.
Beauftragen Sie für den Umzugstag ein Cateringunternehmen oder bitten Sie Kollegen, sich um das leibliche Wohl zu kümmern. Essen hält nicht nur die Motivation aufrecht, sondern auch die Nerven.
Der Umzugstag
Am Umzugstag muss mindestens ein Mitarbeiter in den neuen Räumlichkeiten sein und dafür sorgen, dass alle Gegenstände in die richtigen Büros gelangen. Hier hat sich ein Plan bewährt, auf dem direkt zu sehen ist, welche Möbel in welchen Raum kommen. Denken Sie nach getaner Arbeit an das Trinkgeld für die Umzugshelfer und laden Sie sie gegebenenfalls zur Einweihungsfeier ein.
Nach dem Umzug stellt sich schnell die Erleichterung ein. Bevor Sie allerdings entspannen können, sollten alle Einrichtungsgegenstände und Transportwege begutachtet werden. Schäden müssen der Speditionsfirma so schnell wie möglich gemeldet werden.
Berücksichtigen Sie den Umzug nach dem Umzug
Beachten Sie, dass nach dem Umzug, das Projekt noch nicht abgeschlossen ist. Denn die endgültige Einrichtung der Räume benötigt Zeit. Bis alles seinen gewohnten Gang geht, können einige Wochen vergehen. Die Organisation nach dem Umzug sollte also im Projektplan zeitlich berücksichtigt werden. Um während des Umzugs ansprechbar zu sein, empfehlen wir ein virtuelles Büro. Was das ist und wie es funktioniert, erfahren Sie bei uns.
