Die private Nutzung eines ausgewiesenen Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil und unterliegt als solcher der Steuerpflicht. Als Nachweis und steuerliche Bemessungsgrundlage sieht das Finanzamt zwei Varianten vor: Die Führung eines Fahrtenbuchs oder die Anwendung der 1-Prozent-Regelung.
Inhaltsverzeichnis
Wirtschaftliche Vorteile eines Firmenwagens
Selbständige haben die Möglichkeit, ein Fahrzeug als Betriebseigentum zu deklarieren und es vorwiegend als Firmenwagen zu nutzen. Voraussetzung hierfür ist, dass mindestens 10 Prozent der jährlich gefahrenen Kilometer für betrieblich bedingte Fahrten aufgewendet werden. Liegt die jährliche Kilometerleistung für Betriebsfahrten zwischen 10 und 50 Prozent, können Selbständige frei entscheiden, ob sie ein Fahrzeug ins Betriebsvermögen übernehmen möchten. Es gilt dann als gewillkürtes Betriebsvermögen. Bei einem Anteil von mehr als 50 Prozent für betrieblich bedingte Fahrten zählt das Fahrzeug automatisch zum notwendigen Betriebsvermögen.
Mit der Deklarierung eines Fahrzeugs zum Firmenwagen sind verschiedene wirtschaftliche Vorteile verbunden. Die Anschaffungs- und Betriebskosten im Zusammenhang mit dem Firmenwagen gelten als Betriebsausgaben und können bei der Vorsteuer geltend gemacht werden. Darüber hinaus wird der Umsatzsteueranteil sämtlicher Kosten vom Finanzamt als Vorsteuer anerkannt. Insbesondere beim Anschaffungspreis bedeutet das, dass Firmenwagen gewissermaßen zum Nettoverkaufspreis erworben werden können.
Eine Nutzung des Firmenwagens für private Fahrten ist ebenfalls zulässig, unterliegt aber steuerrechtlichen Vorgaben. Jeder Kilometer, der nicht explizit im Zusammenhang mit der Betriebstätigkeit zurückgelegt wird, ist auszuweisen und zu versteuern. Das Finanzamt geht davon aus, dass Privatfahrten als Betriebseinnahmen zu werten sind, die die steuerlich relevanten betrieblichen Ausgaben mindern. Der steuerlichen Entlastung, die Selbständige durch einen Firmenwagen in Anspruch nehmen können, steht demnach die Mehrbelastung durch die private Nutzung gegenüber.
Wird ein Fahrzeug betrieblich genutzt, geht das Finanzamt grundsätzlich davon aus, dass in einem gewissen Rahmen auch private Fahrten getätigt werden. Das gilt auch dann, wenn der Halter des Firmenwagens zusätzlich mindestens ein zusätzliches Fahrzeug besitzt und nutzt, das ausdrücklich als Privatfahrzeug ausgewiesen ist. Im Zusammenhang mit dem Firmenwagen obliegt es dem Fahrzeughalter, jeden einzelnen Kilometer, der mit dem Fahrzeug zurückgelegt wird, lückenlos zu belegen. Zu diesem Zweck steht das Führen eines Fahrtenbuches zur Verfügung. Wer auf die kilometergenaue Aufschlüsselung verzichten möchte, kann auf die 1-Prozent-Regelung zurückgreifen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Fahrtenbuch und die 1-Prozent-Regelung sind in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG definiert.
Wie ist ein Fahrtenbuch zu führen?
Ein Fahrtenbuch gilt beim Finanzamt als Nachweis über jede einzelne Fahrt, die man mit einem Firmenwagen tätigt. Einzutragen sind alle Fahrten mit betrieblichem Hintergrund. Bei Privatfahrten mit dem Firmenwagen liegt keine Aufzeichnungspflicht vor. Für eine lückenlose Nachverfolgung der Nutzung des Firmenwagens kann es dennoch hilfreich sein, auch diese Fahrten kilometergenau nachzuvollziehen. Fahrten mit ausschließlich privatem Hintergrund sind im Fahrtenbuch explizit kenntlich zu machen.
Fahrten vom Wohnsitz zur Betriebsstätte sollten der Vollständigkeit halber ebenfalls aufgeführt werden. Sie fließen aber nicht in die Berechnung der Betriebsausgaben durch den Firmenwagen mit ein, wenn es um die Ermittlung der Steuerverbindlichkeiten geht.
Damit ein Fahrtenbuch den Vorgaben des Finanzamtes entspricht, müssen folgende Angaben zu jeder Fahrt enthalten sein:
- Datum der Fahrt
- Startpunkt und das endgültige Fahrtziel
- Fahrtroute (ggf. mit Zwischenhalten und betriebsrelevanten Terminen)
- Kilometergenauer Tachostand von Anfang und Ende der Fahrt
- Betriebliche Anlass der Reise inkl. Angaben zum aufgesuchten Geschäftspartner
Eintragungen in das Fahrtenbuch sind innerhalb von sieben Tagen nach einer Dienstfahrt vorzunehmen. Für die Form des Fahrtenbuches hat das Finanzamt verschiedene Vorgaben erlassen, um nicht korrekten oder nachträglich geänderten Angaben vorzubeugen.
Es ist grundsätzlich möglich, ein Fahrtenbuch in Papierform zu führen. Nicht zulässig sind lose Blattsammlungen wie Ringbuchordner, da sie die Möglichkeit bieten, nachträglich Ergänzungen vorzunehmen und zusätzliche Dienstfahrten einzufügen. Das Fahrtenbuch muss in einer gebundenen Form vorliegen. Eintragungen sind handschriftlich vorzunehmen. Ein wesentlicher Faktor ist die zeitnahe Eintragung getätigter Fahrten. Das Finanzamt empfiehlt Selbständigen, die die Nutzung ihres Firmenwagens über ein Fahrtenbuch belegen, Einträge zu Dienstfahrten unmittelbar bei Antritt und Beendigung noch im Fahrzeug vorzunehmen. So ist sichergestellt, dass die Kilometerstände genau erfasst werden und keine Fahrtabschnitte übersehen werden.
Ist ein Fahrtenbuch lückenhaft oder fehlerhaft geführt, legt das Finanzamt dies zum Nachteil des Steuerzahlenden aus. Betriebsprüfer sind dazu angehalten, in nicht eindeutig zu belegenden Fällen die private Nutzung des Fahrzeugs zu schätzen. In der Regel fällt eine solche Schätzung zu Ungunsten des Unternehmers aus und führt zu einer höheren Steuerlast.
Elektronische Fahrtenbücher als automatisierte Lösung
Im digitalen Zeitalter haben sich elektronische Fahrtenbücher etabliert. Sie erlauben eine komfortable Nutzung ohne großen Materialaufwand und sind per Tablet oder Smartphone unterwegs immer mit dabei. Auch für den Bordcomputer moderner Firmenwagen sind bereits Software-Lösungen für ein Fahrtenbuch erhältlich. Sie bieten gegenüber dem Tablet oder Smartphone den Vorteil, dass sie bei jeder Fahrt mit dem entsprechenden Firmenwagen bereits dabei sind und so keine Teilstrecke übersehen werden kann. Ein Nachteil ist, dass im Fahrzeug integrierte Fahrtenbücher nicht unabhängig von der Fahrt am Arbeitsplatz nachbearbeitet und ergänzt werden können.
Das Finanzamt stellt an elektronisch geführte Fahrtenbücher hohe Anforderungen, um die korrekte Führung und Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen. Einfache Excel-Listen werden als elektronische Lösung für das Fahrtenbuch nicht akzeptiert. Hier ist es zu leicht möglich, nachträglich Änderungen vorzunehmen, zusätzliche Fahrten einzupflegen und so die steuerliche Bemessungsgrundlage zu verändern.
Moderne Software-Lösungen für elektronische Fahrtenbücher sind in großer Auswahl erhältlich. Viele von ihnen arbeiten über ein integriertes GPS-Tool, das Start- und Zielort, Fahrtzeit, Fahrtstrecke und Zwischenhalte automatisch erfasst und in die App oder das Computerprogramm einfügt. Nutzer müssen nur noch den Zweck der Dienstfahrt in Form von Kontaktdaten ihrer Geschäftspartner oder Vorgangsnummer einfügen.
Ein wesentlicher Faktor für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches durch das Finanzamt ist, dass die genutzte Software nachträgliche Änderungen entweder deutlich kennzeichnen oder grundsätzlich ausschließen muss. So können die Angaben nicht vom Nutzer manipuliert werden, um die Betriebsausgaben durch den Firmenwagen zu erhöhen. Selbstständige und Freiberufler sollten sorgfältig prüfen, ob die von ihnen favorisierte Software-Lösung vom Finanzamt anerkannt wird. Im Zweifelsfall kann ein Gespräch mit dem Steuerberater oder dem Betriebsprüfer Aufschluss geben.
Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung?
Die 1-Prozent-Regelung erscheint häufig komfortabler, wenn es um die private Nutzung des Firmenwagens geht. Dabei wird für jeden Monat, in dem ein Fahrzeug als Firmenwagen genutzt wird, 1 Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs für die private Nutzung angesetzt. Eine detailliertere Darstellung zur Berechnung der 1-Prozent-Regelung sowie eine Gegenüberstellung der wirtschaftlichen Vorteile von Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung finden Sie hier.
Der errechnete Betrag wird Monat für Monat als privater Nutzungsanteil am Fahrzeug angenommen und bei der steuerlichen Veranlagung als Minderung der Betriebsausgaben für den Firmenwagen zugrunde gelegt. Einzelne Monate können auf konkreten Antrag unberücksichtigt bleiben, sofern nachgewiesen werden kann, dass der Firmenwagen in diesem Monat gar nicht zu privaten Zwecken genutzt werden konnte. Als Nachweis gilt beispielsweise ein privater Urlaub in entsprechender Länge oder eine ärztlich bescheinigte Krankheit.
Eine genaue Nachverfolgung einzelner Fahrten mit dem Firmenwagen entfällt durch die Anwendung der 1-Prozent-Regelung. Das kann insbesondere bei häufigen Dienstfahrten eine organisatorische Entlastung bedeuten.
Wichtig: Der Bruttolistenpreis eines Fahrzeugs ist für die Berechnung der 1-Prozent-Regelung nicht mit dem Anschaffungspreis gleichzusetzen. Laut dem Freiberufler-Portal Gulp ist auch dann der Bruttolistenpreis einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen, wenn man ein Fahrzeug deutlich günstiger gekauft hatte. Bei einem Gebrauchtkauf gilt der offizielle Listenpreis im Jahr der Erstzulassung, auch Preise für Sonderausstattungen (Klimaanlage, Standheizung, Anhängerkupplung etc.) sind anzurechnen. Einige Ausstattungsoptionen (z.B. Freisprechanlage, zusätzliche Winterreifen) sind von dieser Regelung ausgenommen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Auskunft über den Brutto-Listenpreis erhalten Unternehmer beim Händler, bei dem sie den Firmenwagen erworben haben, oder beim Hersteller selbst. Für gebrauchte oder im Ausland erworbene Fahrzeuge können Listenpreise beispielsweise beim ADAC eingesehen werden. Die hier aufgeführten Angaben erheben aber keinen Anspruch auf tagesgenaue Aktualität und Rechtsverbindlichkeit. Für einen genauen Einblick in die steuerlichen Vor- oder Nachteile durch die 1-Prozent-Regelung sollten Selbständige und Freiberufler den tatsächlichen Brutto-Listenpreis beim Händler oder Hersteller erfragen.
Steuerliche Vergünstigungen für E- und Hybrid-Fahrzeuge
Kürzlich eingeführte Gesetzesänderungen machen E- und Hybridfahrzeuge als Firmenwagen interessant. Bei diesen Fahrzeugen kann sich die steuerliche Belastung durch die zugrunde gelegte Privatnutzung auf bis zu ¼ Prozent reduzieren. Voraussetzung hierfür ist, dass Hybrid-Fahrzeuge mit einem Plugin-Hybrid-System versehen sind, also extern aufgeladen werden können. Fahrzeuge, die mit einer Brennstoffzelle ausgestattet sind, werden bei der Berechnung mit E-Fahrzeugen gleichgestellt.
Die folgenden steuerlichen Vergünstigungen können zum Tragen kommen.
Ansetzen eines Viertels des Abschreibungsbetrags
Voraussetzung: Der Anschaffungspreis übersteigt 60.000 Euro nicht, das Fahrzeug wurde seit 2019 angeschafft und der CO2-Ausstoß liegt bei null.
Wird die 1-Prozent-Regelung genutzt, wird der zugrunde gelegte Brutto-Listenpreis ebenfalls auf ¼ reduziert.
Ansetzen der Hälfte des Abschreibungsbetrags
Voraussetzung: Fahrzeuge, die zwischen 2019 und 2022 angeschafft wurden, haben einen CO2-Ausstoß von maximal 50 g CO2/km und eine Mindestreichweite von 40 Kilometern.
Fahrzeuge, die zwischen 2022 und 2024 angeschafft werden, haben einen CO2-Ausstoß von maximal 50 g CO2/km und eine Mindestreichweite von 60 Kilometern.
Fahrzeuge, die zwischen 2025 und 2030 angeschafft werden, haben eine Mindestreichweite von 80 Kilometern.
Minderung der Bemessungsgrundlage um Batteriekosten
Alternativ kann bei Fahrzeugen, die bis Ende 2022 angeschafft wurden, die errechnete Bemessungsgrundlage beim Fahrtenbuch und der 1-Prozent-Regelung um den Preis für die Batterie in zeitlicher Staffelung reduziert werden.
Die Staffelung beginnt im Anschaffungsjahr 2013 mit 500 Euro pro Batterie und wird mit jedem Jahr bis Ende 2022 um 50 Euro gemindert. Diese Alternative für die Inanspruchnahme steuerlicher Vergünstigungen ist nur für Fahrzeuge wirtschaftlich sinnvoll, die vor 2019 angeschafft wurden.
