Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Kostenoptimierung eine wichtige Stellschraube, um langfristig wirtschaftlich arbeiten zu können. Effiziente Versandprozesse und Logistik sind Faktoren, die Ausgaben minimieren und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens nachhaltig stärken können.
Fulfilment-Dienstleister als Kooperationspartner wählen
Das Volumen und die Teilprozesse rund um den Warenversand sorgen in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen dafür, dass eine vollständig intern organisierte Abwicklung von allen Versandprozessen wirtschaftlich nicht sinnvoll ist. Insbesondere die Lagerlogistik kann je nach Versandvolumen komplex und kostenintensiv und dadurch langfristig ineffizient sein.
Eine sinnvolle Lösung ist oftmals, einzelne Teilprozesse im Versand oder die gesamte Versandlogistik an einen Fulfillment-Dienstleister als Kooperationspartner auszulagern. Diese Dienstleister konzentrieren sich in ihrer Tätigkeit auf die komplexe Abwicklung von Versandprozessen und die Logistik, die damit verknüpft ist. Durch ihren Fokus auf das Kerngeschäft können sie ihren Kooperationspartnern so durchdachte, ganzheitliche Lösungen für den Versand anbieten und an den Anforderungen einzelner Betriebe orientierte Versandkonzepte entwickeln, die auf eine effiziente Abwicklung bei minimalen Kosten ausgerichtet sind. Dabei nutzen Fullfillment-Dienstleister häufig modernste Technologien und computergestützte Prozesse, die bei der Planung und Umsetzung von Versandprozessen ein Höchstmaß an Zeit und Kosten einsparen können.
Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Versand outsourcen möchten, haben die Wahl, einzelne Dienstleistungen wie die Lagerhaltung und Kommissionierung, die Verpackung und die Versandvorbereitungen, die Abwicklung wichtiger Versanddokumente und Zollformalitäten oder die Sendungsverfolgung und eventuelle Reklamationsdienstleistungen an ihren Kooperationspartner auszulagern, oder die Zusammenarbeit auf den gesamten Versandprozess auszudehnen und damit ein Höchstmaß an internen Ressourcen einzusparen.
Ein Beispiel für so ein ganzheitliches Konzept ist der Fulfillment Service Mail Boxes Etc. Durch eine Zusammenarbeit können Betriebe auf ein großes Unternehmernetzwerk für Outsourcing-Lösungen zurückgreifen und sämtliche internen Teilprozesse aus Logistik und Versand in fachkundige Hände abgeben. Das Konzept umfasst den Empfang und die Lagerung von Waren durch einen Drittanbieter, die Kommissionierung der eingelagerten Ware, die Verpackung und Vorbereitung disponierter Waren für den Versand sowie den eigentlichen Versand im In- und Ausland durch kooperierende Logistikunternehmen. An die Stelle interner Lager- und Personalressourcen tritt ein Netzwerk aus rund 150 MBE-Zentren, über welche die einzelnen Teilprozesse abgewickelt werden können.
Verpackungskonzepte analysieren und optimieren
Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Versand nicht gänzlich aus der Hand geben möchten, sehen sich insbesondere im Hinblick auf Verpackung und Füllmaterial einem hohen Kostenfaktor gegenüber. Doch das verwendete Versandmaterial verursacht nicht nur Kosten, durchdachte Konzepte können auch einen Mehrwert für den Kunden bieten und sich damit positiv auf die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung auswirken.
Ware, die für den Versand vorbereitet wird, sollte immer in passgenau konzipierte Verpackungen verpackt werden und mit dem ideal auf die Beschaffenheit ausgerichteten Füllmaterial geschützt werden. Eine Orientierungshilfe finden Unternehmen im Verpackungsgesetz (VerpackG), das unter anderem die Pflicht zur Lizenzierung von Verkaufsverpackungen regelt. Vereinheitlichte Verpackungsgrößen sind im Einkauf häufig günstiger und werden von Anbietern nicht selten in großen Mengen zu rabattierten Preisen zur Verfügung gestellt. Im gesamten Prozess der Versandvorbereitung geht die Rechnung jedoch selten auf. Waren, die in zu großen oder nicht für sie konzipierten Verpackungen versandt werden, benötigen zusätzliche Mengen an Füllmaterial, um den Versand unbeschadet zu überstehen und ohne Mängel beim Kunden anzukommen. Da hochwertige Füllmaterialien häufig sogar teurer sind als die Verpackung, kann ein Mehrbedarf die Gesamtkosten für den einzelnen Versand kostenintensiver gestalten.
Für den Kunden kann durch eine passgenaue und in Material und Gestaltung auf die individuelle Ware zugeschnittene Verpackung einen Mehrwert bieten, der für mehr Zufriedenheit und eine langfristige Kundenbindung sorgen kann. Durch die richtige Auswahl hochwertiger und optimal konzipierter Verpackungskonzepte kann die Verpackung langfristig zur Aufbewahrungsmöglichkeit für erworbene Waren dienen und dem Kunden den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen seinen Fokus auf Wertigkeit in jedem einzelnen Teilprozess von Verkauf und Versand legt und nicht zuletzt durch passgenaue Verpackungslösungen nachhaltig und bedarfsorientiert wirtschaftet.
Digitale Technologien als Optimierungshilfe nutzen
Der digitale Wandel hat ein breites Spektrum an modernen Technologien und Softwarelösungen mitgebracht, die kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützen können, kostenorientiert und effizient zu arbeiten.
Die Automatisierung von Teilprozessen in der Beschaffung, der Lagerhaltung und beim Versand ermöglicht nicht nur eine optimale Bedarfsermittlung durch ständige computergestützte Analysen, sondern schont auch personelle Ressourcen, weil die wertvolle Arbeitskraft von Mitarbeitenden nicht mehr für einfache Analyse- und Verwaltungsprozesse gebunden werden.
Digitale Technologien für die Automatisierung von Teilprozessen sind sinnvoll im Bereich der Bedarfsanalyse, des Lagermanagements, der Bestellverwaltung, der Etikettierung in der Versandvorbereitung, sowie in der automatisierten Kommunikation mit dem Kunden in Form von Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen und Sendungsverfolgungen.
Durch computergestützte Tools zur Analyse und zum Reporting können Lagerbestände und Teilprozesse in der Versandvorbereitung und im Versand jederzeit an die aktuelle Auftragslage, die Marktentwicklung und die individuellen Kundenanforderungen angepasst werden.
Durchdachte Lagerhaltung als Basis
Ein schneller Versand von Waren und eine hochwertige und sichere Verpackung zählen zu den Aushängeschildern von Unternehmen. Kurze Lieferfristen und intelligente und nachhaltige Verpackungs- und Versandkonzepte unterstützen die Kundenzufriedenheit und damit eine langfristige Kundenbindung.
Um einen reibungslosen Versand gewährleisten zu können, müssen alle notwendigen Materialien für unterschiedliche Verpackungskonzepte jederzeit in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Engpässe bei Zulieferern können die zeitlichen Abläufe im Warenversand stören und zu Qualitätseinbußen bei Lieferzeiten und Verpackungsqualität führen.
Ein hoher Bestand an Verpackungs- und Füllmaterialien ist dagegen mit einem hohen Kostenaufwand für Beschaffung und Lagerung verbunden und kann sich langfristig als ineffizient erweisen. Eine durchdachte Lagerhaltung und ein zuverlässiges Lagerbestandsmanagement unterstützen Unternehmen dabei, die Kosten für Verpackung und Lagerung durch Überstände zu minimieren und gleichzeitig Lieferengpässen vorzubeugen.
Clevere Lösungen zur Verwaltung des Lagerbestandes analysieren fortlaufend den Ist-Zustand, antizipieren den Bedarf für bevorstehende Versandprozesse und behalten dabei immer die aktuelle Auftragslage und die zu erwartende Entwicklung im Blick. Eine möglichst differenzierte Analyse verschiedener Verpackungssysteme und benötigter Materialien für unterschiedliche Warengruppen und Auftragsvolumen macht es zudem möglich, für jeden Verpackungsauftrag die idealen Materialien zu verwenden und Verpackung und Füllmaterial nach dem Prinzip so viel, wie nötig, so wenig, wie möglich, bereitzustellen.
Eine durchdachte und an der Auftragslage orientierte Organisation der Lagerbestände sorgt darüber hinaus dafür, dass personelle und zeitliche Ressourcen geschont werden, weil die benötigten Materialien ohne langes Suchen oder weite Transportwege überall dort zur Verfügung stehen, wo sie für die Versandvorbereitung benötigt werden. Ein kluges Lagermanagement kann nicht nur Kosten maximieren und eine effiziente Auftragsabwicklung gewährleisten, sondern Unternehmen auch dabei unterstützen, ihre Ressourcen sparsam und zielorientiert einzusetzen.
