Abschlagsrechnung: So funktionieren Anzahlungen

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung (oder Anzahlungsrechnung) unterscheidet sich von einer herkömmlichen Rechnung dadurch, dass das Unternehmen schon vor Beginn der Leistung oder Lieferung eine Rechnung stellt. Die Zahlung geschieht also unter Vorbehalt und im guten Glauben.

Dies ist von Vorteil, wenn ein Auftrag oder ein Projekt sich über mehrere Monate oder Jahre erstreckt. Bei der Erstellung der Abschlagsrechnung orientiert sich das Unternehmen an dem Fortschritt des gesamten Auftrags. So wird in der Baubranche z. B. eine Abrechnung für jeden Bauabschnitt erteilt. Im Regelfall definieren Dienstleister und Kunde/Lieferant die Teilabschnitte vorab, sodass Klarheit über das Abrechnungsverfahren herrscht. Eine Abschlagsrechnung muss dieselben Angaben wie eine herkömmliche Rechnung enthalten. Bei einer Schluss- oder Endrechnung werden die Abschläge berücksichtigt und der Restbetrag ausgewiesen.

Abgrenzung zu Teilrechnung

Eine Teilrechnung wird erstellt, nachdem eine vereinbarte Teilleistung erbracht und abgenommen wurde.

Wann ist eine Anzahlung üblich?

Abschlagsrechnungen spielen besonders in der Baubranche eine große Rolle. Nimmt ein Bauunternehmen einen Auftrag an, erstreckt sich das gesamte Projekt nicht selten über Monate oder sogar Jahre. Damit das beauftragte Unternehmen seine eigenen Verbindlichkeiten schultern kann, z. B. für den Einkauf von Materialien oder die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter, teilt es das Bauvorhaben in mehrere Bauabschnitte ein. Für diese Bauabschnitte erhält der Kunde jeweils eine Abschlagsrechnung.

In anderen Bereichen des Handwerks sind Anzahlungsrechnungen ebenfalls üblich – besonders bei Geschäften mit Lieferanten. So senken Betriebe ihr finanzielles Risiko beim Bestellen von Rohstoffen, Einteilung von Personal usw.

Beliebt ist die Anzahlungsrechnung auch bei Kleinunternehmern und Freiberuflern, wenn sie Aufträge erhalten, die mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Damit sichern sie die Liquidität des Unternehmens ab und schützen das Eigenkapital.

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Anzahlung, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer

Der Leistungszeitraum jeder Rechnung ist entscheidend für die Umsatzsteuer.

Sollversteuerung

Obwohl die Steuer schon mit dem Rechnungsdatum entsteht, bestimmt der Leistungszeitraum, wann die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) stattfinden muss. Wird die Rechnung aber schon vor Beginn des Leistungszeitraums beglichen, ist der Zeitpunkt des Zahlungseingangs ausschlaggebend.

Beispiel: Monatliche USt-VA

Im September 2021 sendet die Baufirma Schotten Bau & System GmbH ihrem Auftraggeber eine Rechnung für Instandhaltungsleistungen, die im Oktober erbracht werden sollen. In der Rechnung müssen die folgenden Angaben erscheinen:

• Rechnungsdatum: 15.9.2024
• Leistungszeitraum: Oktober 2024

Das Bauunternehmen muss seine Umsatzsteuerschuld monatlich anmelden. Daraus ergeben sich zwei mögliche Szenarien:

1. Die Zahlung geht bereits am 30.9.2024 bei Schotten Bau & System GmbH ein. In diesem Fall muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. Oktober erfolgen.
2. Die Zahlung geht am 2.10.2024 ein, d.h. während des Leistungszeitraums. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung erst zum 10. November fällig.

Istversteuerung und Kleinunternehmer

Nutzt das beauftragte Unternehmen die Istversteuerung, muss die Umsatzsteuer ganz regulär erst nach dem Eingang der Zahlung abgeführt werden. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss erst gar keine Umsatzsteuer ausweisen. Das gilt auch für Abschlagszahlungen.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung aus?

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung, kann es sich die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Dieses Prinzip gilt auch bei Abschlagsrechnungen. Damit der Vorsteuerabzug möglich ist, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

• Eindeutige Bezeichnung: Abschlagsrechnung oder Anzahlungsrechnung
• Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und Lieferdatum/-zeitraum
• Beschreibung der Dienstleistung
• Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)
• Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt nach Nettobetrag, enthaltene Umsatzsteuer, gesetzlicher
• Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag)

End- oder Schlussrechnung

Auch die Schlussrechnung muss genau so bezeichnet werden, damit der Zusammenhang für die Finanzbehörde nachvollziehbar ist. Die bereits gezahlten Abschläge müssen hier erneut aufgelistet und vom Gesamtbetrag abgezogen werden.

Abschlagsrechnung und Endrechnung: Beispiel

Ein Dienstleister für Online-Marketing übernimmt die Entwicklung eines umfangreichen Marketingkonzepts für seinen Auftraggeber. Für die Projektdauer werden mehrere Monate veranschlagt. Bevor das Marketingunternehmen mit der Arbeit beginnt, stellt es seinem Kunden drei Anzahlungsrechnungen zu. Hierbei werden die Erstellung der Homepage, die Entwicklung eines Marketingkonzepts und die technische Umsetzung des gesamten Projekts berechnet. Danach folgt eine Abschlussrechnung.

Posten der Schlussrechnung

Nach Abzug der Abschlagszahlungen verbleibt ein Restbetrag von 1.500 Euro zzgl. Umsatzsteuer.

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Teilrechnung vs. Anzahlungsrechnung und Umsatzsteuer

Bei einer Teilrechnung hat das Unternehmen die in Rechnung gestellten Tätigkeiten bereits erbracht. Das Umsatzsteuerrecht grenzt eine Teilleistung daher von einem Abschlag ab. Bei Teilrechnungen – und auch bei Schlussrechnungen – entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn das Unternehmen die Leistung erbracht hat.

Beispiel: Teilrechnung und Umsatzsteuer

Eine Freiberuflerin hat ihrem Auftraggeber die Entwicklung für ein Konzept in Rechnung gestellt. Der Auftraggeber bezahlt die Rechnung im September 2021. Bei dieser Rechnung handelt es sich um eine Teilrechnung. Die Umsatzsteuer muss im Monat der Rechnungsstellung an das Finanzamt abgeführt werden.

Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

• Fehlende oder schwammige Bezeichnung → Finanzamt erkennt Rechnung nicht an
• Angaben fehlen, z. B. Umsatzsteuer oder Steuernummer
• Besondere Regelungen im Baurecht nach Vergabe- und Verdienstordnung für Bauleistungen (VOB) werden falsch angewendet oder vergessen, z. B. detaillierte Aufstellung der Leistungen