Zusammenfassung
Eine Belegnummer ist eine eindeutige Kennzeichnung für jeden Beleg in der Buchhaltung. Sie ermöglicht es, Belege effizient zu erfassen, zu kategorisieren und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Die Vergabe der Belegnummern sollte systematisch und lückenlos erfolgen, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu entsprechen. Unterschiedliche Belegarten können durch spezifische Belegnummernkreise organisiert werden, was die Zuordnung erleichtert.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Belegnummer?
- Was muss ich bei der Vergabe beachten?
- Was sind Belegnummernkreise?
- Belegnummer auf Kassenbon erfassen
- Belegnummer vs. Rechnungsnummer: Was ist der Unterschied?
Definition
Mit einer Belegnummer kennzeichnet ein Unternehmen einen eingegangenen Beleg, um diesen in Zukunft schnell und eindeutig identifizieren zu können.
Die Vergabe einer Belegnummer unterstützt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), da sie folgendes gewährleistet:
- Genaue Zuordnung von Buchung und Beleg
- Vollständigkeit und Lückenlosigkeit abgelegter/archivierter Belege
- Schnelle Auffindbarkeit abgelegter/archivierter Belege
Was muss ich bei der Vergabe einer Belegnummer beachten?
In welcher Form die Nummer für einen Beleg vergeben wird, überlässt der Gesetzgeber den Unternehmen. Möglich sind Zahlen, Buchstaben, Sonderzeichen oder Kombinationen daraus.
Wichtig ist, dass die Belege eindeutig unterscheidbar sind und das System der Belegnummernvergabe konsequent genutzt wird, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Dokumente mit einem bestimmten Belegnummernkreis endet. Die eindeutige Zuordnung kombiniert mit einer entsprechenden Rechnungsablage ermöglicht es nicht nur dem Unternehmen selbst, schnell auf einen Beleg zuzugreifen. Auch Externe wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfer des Finanzamtes benötigen Belegnummern, um die Buchführung nachvollziehen zu können.
Was sind Belegnummernkreise?
Unterschiedliche Belegarten, z. B. Ausgangsrechnung, Lieferschein oder Eingangsrechnung, werden zu Belegnummernkreisen zusammengefasst. So verrät ein Blick auf die Belegnummer bereits, zu welchem Bereich der Buchhaltung der Beleg gehört. Diese Kreise bestehen aus bestimmten Nummern- oder Zahlenfolgen, die in einer Belegnummer enthalten sind.
Viele Buchhaltungs-Softwares ermöglichen es Nutzern, Größe und Aufbau der Belegnummernkreise zu definieren und zu verwalten. Wenn ein neuer Beleg eingeht, wird Belegnummer und -nummernkreis automatisch zugeordnet.
Belegnummer auf Kassenbon erfassen
Die Erfassung der Belegnummer auf dem Kassenbon ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Abführung der Umsatzsteuer gewährleisten zu können. Diese Regelung muss nicht befolgt werden bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro, sogenannten Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). Üblich ist die Platzierung der Nummer direkt neben der Rechnungsnummer.
Belegnummer vs. Rechnungsnummer: Was ist der Unterschied?
Handelt es sich bei einem Beleg um eine Rechnung (Ausgangs- oder Eingangsrechnung), muss neben der Belegnummer auch die Rechnungsnummer auf dem Beleg erfasst sein. Auf Quittungen, Kontoauszügen oder anderen Dokumenten ist keine Rechnungsnummer anzuführen.
Mehr zu Pflichtangaben in einer Rechnung erfahren Sie hier.
Fazit
Die konsequente Verwendung von Belegnummern unterstützt Unternehmen dabei, ihre Buchhaltung transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Ein strukturiertes Nummerierungssystem erleichtert nicht nur interne Prozesse, sondern ist auch bei Prüfungen durch externe Stellen von Vorteil. Unternehmen sollten daher auf eine sorgfältige Vergabe und Dokumentation der Belegnummern achten, um eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen.
