Definition Betriebsprüfung
Bei einer Betriebsprüfung (oder Außenprüfung) wird die Buchhaltung von Unternehmen überprüft, um Fälle von Steuerbetrug aufzudecken. Wurden alle Beträge ordnungsgemäß verbucht? Wie sieht es mit den Steuern aus, wurden diese korrekt abgeführt? Die Betriebsprüfung wird von einem Prüfer des Finanzamtes durchgeführt und Ihre Buchhaltung auf die korrekte Abführung von folgenden Steuerarten:
- Umsatzsteuer
- Lohnsteuer
- Vorsteuer
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
Wann Kleinunternehmern die Betriebsprüfung droht
Kleinunternehmern droht wie allen anderen Unternehmern eine Betriebsprüfung, wenn das Finanzamt feststellt, dass es Unregelmäßigkeiten bei der Buchführung gibt. Dazu zählen folgende Punkte:
- Ihre jährlichen Gewinne schwanken stark
- Ihre Steuererklärung war nicht plausibel
- Steuererklärung und Steuerzahlung erfolgen regelmäßig verspätet
- Bei einer vorherigen Betriebsprüfung ergaben sich erhebliche Steuernachzahlungen
Prüfungsturnus für Betriebsprüfungen
Während Großbetriebe und Konzerne ungefähr alle fünf Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen können, verringert sich der durchschnittliche Prüfungsturnus bei Kleinbetrieben auf alle 20 bis 30 Jahre, bei Kleinstunternehmen wird im Schnitt sogar nur alle 50 bis 100 Jahre geprüft. Kleinunternehmer können also beruhigt sein, da eine Betriebsprüfung häufig nur droht, wenn es einen tatsächlichen Anlass zum Verdacht gibt, dass etwas mit der Buchhaltung nicht in Ordnung ist. Allerdings werden etwa 5 Prozent aller Betriebe anhand einer Zufallsauswertung zur Betriebsprüfung ausgewählt.
Der durchschnittliche Prüfungsturnus lässt sich aus den geprüften Betrieben innerhalb einer Größenklasse über die Jahre hinweg erschließen. Hier ist aber zu bedenken, dass der Turnus nachträglich anhand statistischer Kennzahlen ermittelt wurde und keine rechtliche Grundlage darstellt, nach der sich das Finanzamt richten muss.
So läuft die Steuerprüfung für Kleinunternehmer ab
Die Betriebsprüfung läuft für Kleinunternehmer genauso ab wie für größere Unternehmen: In der Regel erhalten Sie 14 Tage vor der Betriebsprüfung eine Ankündigung vom Finanzamt, die sogenannte Prüfungsanordnung.
Ausnahme von der Ankündigung der Prüfung
Wenn lediglich eine Lohnsteuer- oder Umsatzsteuernachschau ansteht, erhalten Sie keine Prüfungsanordnung! Denn hierzu darf der Prüfer auch unangemeldet im Unternehmen erscheinen. Sollten sich bei der Nachschau Ungereimtheiten finden, darf der Prüfer außerdem sofort und ohne Verzögerung eine vollständige Betriebsprüfung vornehmen. Kleinunternehmer sollten daher im Falle einer Ankündigung die 14 Tage dazu nutzen, ihre Buchhaltung zu ordnen und ggf. fehlende Belege zu sammeln. Ziehen Sie zu einer Betriebsprüfung unbedingt Ihren Steuerberater hinzu!
Der Prüfer wird, sobald er sich vor Ort befindet und die Formalitäten geklärt sind, die Erfassung der Einnahmen durchgehen und für Prüfungsschwerpunkte bilden, damit die Betriebsprüfung möglichst schnell abgewickelt werden kann. Zu den Schwerpunkten können unter anderem folgende Punkte gehören:
- Überprüfung von Rechnungen bzgl. des Vorsteuerabzugs
- Verträge aller Art (Gesellschafts- und Gesellschafterverträge oder etwa Verträge zwischen nahestehenden Personen)
- Privatentnahmen und -einlagen
- KFZ-Privatnutzung
- Bewirtungskosten
- …
Neben den allgemeinen kommen häufig auch noch branchen- und/oder betriebsbezogene Schwerpunkte hinzu. So kommt bei Betrieben mit einer Barkasse auch noch die Kassenprüfung hinzu oder die Teilwertabschreibungen bei Betrieben mit einem Warenbestand.
Nachdem alle Daten und Unterlagen geprüft wurden, beendet der Prüfer die Betriebsprüfung entweder mit einer Prüfungsfeststellung oder einer Schlussbesprechung. Im Falle, dass alle Fragen geklärt werden konnten, gibt es eine Prüfungsfeststellung. Hierbei gibt es zwei verschiedene Ergebnisse:
- Ihre Buchhaltung war korrekt
- Ihre Buchhaltung war nicht korrekt
- Feststellung zu Gunsten des Unternehmers
- Feststellung zu Lasten des Unternehmers
Falls der Prüfer nicht alle Sachverhalte klären konnte, erfolgt eine Schlussbesprechung. Bei diesem Gespräch ist neben dem Prüfer auch sein Vorgesetzter anwesend, weshalb Sie auch hier unbedingt Ihren Steuerberater hinzuziehen sollten.
So vermeiden Kleinunternehmer eine Betriebsprüfung
Kleinunternehmen können (sofern sie Kleingewerbetreibende sind) bereits von einer vereinfachten Buchführung profitieren, trotzdem schleichen sich gern Fehler in die Bücher. Deshalb sollten Kleinunternehmer ihre Belege immer umgehend abheften, zeitnah verbuchen. Zusätzlich sollten Sie sich immer auf dem Laufenden halten, denn die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchhaltung ändern sich häufig. Achten Sie besonders darauf, Ihre Steuererklärung fristgerecht abzugeben, Nachzahlungen zu vermeiden und alle Anfragen des Finanzamts sorgfältig und zeitnah zu beantworten. Zudem können Sie durch die pünktliche Bezahlung aller Steuern das Risiko einer Betriebsprüfung beträchtlich senken.
Achtung: Vermehrte höhere Nachzahlungen für Kleinbetriebe
Obwohl die Zahl der Betriebsprüfungen bei Klein- und Kleinstbetrieben laut den Betriebsprüfungsberichten immer niedriger wird, ist auffällig, dass die Höhe der Nachzahlungen angestiegen ist. Oftmals werden Nachzahlungen im fünfstelligen Bereich gefordert. Solche Summen sind für Klein- und Kleinstbetriebe nicht realisierbar.
Außerdem werden Nachzahlungen für kleine Unternehmen häufig zur Unzeit festgestellt: nämlich dann, wenn die Liquidität schlicht nicht vorhanden ist. Laut Medienberichten wie diesem wurden in den letzten Jahren zudem vermehrt Unregelmäßigkeiten festgestellt: In einigen Fällen, in denen die Höhe der Nachzahlungen als sehr hoch erschien, wurde die Nachzahlung von einem Steuerberater nachgeprüft und die korrekte kalkulierte Höhe belief sich nur auf ein Bruchteil der ursprünglichen Veranschlagung des Finanzamtes. Deshalb sollten besonders Kleinunternehmer darauf achten, bei einer Betriebsprüfung stets den eigenen Steuerberater hinzuzuziehen.
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer gilt rein steuerlich, wer § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für sich nutzt. Mit diesem Gesetz wird Unternehmen mit Kleinstumsätzen das Wahlrecht eingeräumt, sich größtenteils wie Nichtunternehmer behandeln zu lassen. Davon können Einzelunternehmen, GbRs oder auch kleine UGs profitieren. Kleinunternehmen dürfen im Vorjahr einen Umsatz von maximal 22.000 (neue Grenze seit 2020, vorher 17.500 Euro) und im Folgejahr von maximal 50.000 Euro erzielen.
