Was ist ein Bewirtungsbeleg und wieso brauchen Sie ihn?
Die entstandenen Kosten eines Geschäftsessens zählen zu den Betriebsausgaben eines Unternehmens und können daher steuerlich geltend gemacht werden. Dazu fordert die Finanzbehörde einen konkreten Nachweis über die Kosten und die Art des Geschäftsessens in Form eines Bewirtungsbelegs. Ohne einen Beleg können Sie keine Betriebsausgabe zurückfordern.
Damit die Finanzbehörde den Bewirtungsbeleg akzeptiert, muss er folgende Kriterien erfüllen:
- Beleg wurde ordnungsgemäß ausgefüllt
- Belegaussteller ist ein gastronomischer Betrieb
- Nennung des unternehmerischen Zwecks des Geschäftsessens
Wann und wie viel kann bei einem Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden?
In welcher Höhe Sie die Geschäftsessen als Betriebsausgaben absetzen können, hängt von mehreren Faktoren ab.
Örtlichkeit
Der Ort der Bewirtung ist ein K.O.-Kriterium für das Finanzamt. Steuerlich absetzbar sind nur Geschäftsessen nur, solange die Bewirtung außerhalb des eigenen Unternehmens und in einem Restaurant stattfindet. Wenn die Bewirtung in den eigenen Räumen stattfindet, trägt das Unternehmen die Kosten selbst.
Gäste
Die Art der Teilnehmer hat direkte Auswirkung auf die anteilige Höhe der Kosten, die Sie absetzen können: Handelt es sich bei einem Geschäftsessen um ein Treffen zwischen Partnern oder mit Kunden, können gemäß Einkommensteuergesetz bis zu 70 Prozent der Kosten steuerlich geltend gemacht werden (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Kommen bei einem Treffen ausschließlich Mitarbeiter zusammen, können sogar bis zu 100 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Im Beleg muss deutlich gekennzeichnet werden, ob Kunden oder Mitarbeiter bewirtet wurden. Während bei der Bewirtung von Kunden lediglich mindestens eine Person aus einem fremden Unternehmen anwesend sein muss, dürfen bei der Bewirtung von Mitarbeitern ausschließlich Mitarbeiter des eigenen Unternehmens anwesend sein.
Anlass und Angemessenheit
Jeder Bewirtungsbeleg muss den Anlass des Treffens enthalten. Für das Finanzamt gilt: Die eingeladenen Personen müssen dem Anlass des Geschäftsessens angemessen sein. So dürfen zum Beispiel bei Geschäftsessen zum Zweck einer Verhandlung nur die direkt involvierten Personen teilnehmen. Weiterhin müssen die anfallenden Kosten in einer vernünftigen Relation zum Anlass stehen. Sind die angegebenen Kosten eindeutig zu hoch, kann dies sogar eine Betriebsprüfung führen. Wichtige Faktoren bei der Beurteilung der Angemessenheit sind
- Umfang der Bewirtung
- Unternehmensgröße
- Umsatz und Gewinn des Unternehmens
Was muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Damit ein Bewirtungsbeleg rechtsgültig ist, muss er vom Gastwirt oder einem Angestellten des Gastronomiebetriebes ausgefüllt und unterschrieben werden. Aus dem Beleg muss eindeutig hervorgehen, dass es sich um ein Geschäftsessen handelt und zu welchem konkreten Anlass die Einladung erfolgte wie zum Beispiel „Planung des Projektes XY”. Die Bezeichnung „Geschäftsessen” als Anlass genügt dem Finanzamt in der Regel Finanzamt nicht, da der Begriff viel zu vage ist.
Darüber hinaus sind einige weitere Angaben erforderlich sowie alle in jeder normalen Rechnung enthaltenen Pflichtangaben:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Ort und Datum der Bewirtung
- Bewirtende Person (einladender Gastgeber)
- Namen und Unternehmenszugehörigkeit der bewirteten Personen
- Anlass der Bewirtung
- Kosten und Auflistung der Speisen und Getränke mit Gesamtbetrag
- Ggf. Höhe des Trinkgelds
- Angaben zum Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Ist die Rechnungssumme einschließlich Umsatzsteuer höher als 150 Euro, muss der Bewirtungsbeleg außerdem folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des bewirteten Unternehmens
- Empfänger der Rechnung (vom Restaurant einzutragen)
- Rechnungsnummer
- Steuernummer des Restaurants
Der Beleg muss in jedem Fall vom Gastwirt unterzeichnet werden.
Bewirtungsbeleg Vorlage
In Gastronomiebetrieben gibt es in der Regel immer einen vorgefertigten Bewirtungsbeleg, der bei Bedarf nur noch mit den entsprechenden Daten des Kunden ausgefüllt werden muss. Der Beleg ist entweder direkt auf die Rückseite der Rechnung aufgedruckt oder es gibt einen separaten Beleg, der an die Rechnung angeheftet wird. Üblich ist außerdem, dass jedem Beleg eine Belegnummer zugewiesen wird.
Wie lange muss ein Bewirtungsbeleg aufbewahrt werden?
Ein Bewirtungsbeleg gehört wie jede andere Rechnung zu den Dokumenten, für die eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. Alle Bewirtungsbelege werden im Regelfall im Kassenbuch des Betriebs erfasst und mit einer laufenden Rechnungsnummer versehen.
