Buchführung Grundlagen: Das müssen Sie wissen

Buchhaltung Grundlagen

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden häufig als Synonyme füreinander verwendet. Streng genommen handelt es sich aber um zwei verschiedene Bestandteile innerhalb des Rechnungswesens. Die Buchhaltung ist ein übergeordneter Sammelbegriff unter dem sowohl die Buchführung als auch die verschiedenen Teilbereiche der Buchhaltung zusammengefasst werden. Wer hingegen von Buchführung spricht, meint in der Regel den tatsächlichen Buchungsvorgang und die verschiedenen Anwendungsmethoden (einfache und doppelte Buchführung) im Speziellen.

Die Buchhaltung lässt sich in verschiedene Teilbereiche untergliedern:

• Finanzbuchhaltung
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Energiebuchhaltung
• Lager- oder Mengenbuchhaltung
• Kameralistik/ Kameralbuchhaltung

Abhängig von der Größe des Unternehmens empfiehlt es sich, die Buchhaltung in mehrere Bereiche aufzuteilen, um den Überblick zu behalten. Unternehmer sind dazu verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung chronologisch, sachlich und vollständig zu erfassen, sodass die Buchführung stets transparent und nachvollziehbar für Dritte ist. Zudem müssen sämtliche Buchungen durch Belege begründet werden.

Gesetzliche Grundlagen der Buchführung

In der Ausführung der Buchhaltung haben Unternehmer wenig Freiraum, da die Prozesse nach strengen, gesetzlichen Vorgaben erfolgen müssen. Wie die ordnungsgemäße Buchführung funktioniert ist in folgenden Gesetzestexten geregelt:

• Einkommenssteuergesetz (EStG)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Abgabenordnung (AO)
• GmbH-Gesetz (GmbHG)
• Aktiengesetz (AktG)
• Publikationsgesetz (PublG)
• Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Aufgaben der Buchhaltung

Die Hauptaufgabe der Buchhaltung liegt vor allem darin, zu jeder Zeit einen exakten Überblick über die aktuelle Vermögens- oder Schuldenlage des Unternehmens geben zu können. In ihr werden sämtliche Geschäftsvorfälle und damit finanzielle Veränderungen dokumentiert. So findet zugleich eine ständige Kontrolle aller Buchungen, Verbindlichkeiten und Forderungen statt.

Die ordnungsgemäß durchgeführte Buchführung bildet außerdem die Grundlage für die Gewinnermittlung und die Erstellung des Jahresabschlusses am Ende eines Geschäftsjahres.

Mit Buchhaltung Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen und vermeiden

Damit eventuelle Liquiditätsengpässe eines Unternehmens überbrückt werden können, sollten Unternehmer frühzeitig Rücklagen und Rückstellungen bilden. Einige Unternehmen sind sogar verpflichtet, finanzielle Polster in Form von Rücklagen oder Rückstellungen zu bilden.

Rücklagen zählen zum Eigenkapital des Unternehmens und sind in der Regel variabel einsetzbar. Rückstellungen hingegen zählen zum Fremdkapital des Unternehmens und sind stets an einen Zweck gebunden. Ein Unternehmen muss beispielsweise Rücklagen für Instandhaltungen, die Steuer oder für Gewährleistungen bilden. Weiterführende Informationen über die Unterschiede und zum Anwendungsbereich von Rücklagen und Rückstellungen finden Sie in diesem Artikel.

Grundbegriffe der Buchhaltung

Was ist ein Buch?

Der Begriff „Buch” in Zusammenhang mit dem Rechnungswesen ist noch ein Überbleibsel aus den Anfängen der Buchhaltung, wo Rechnungsführung tatsächlich noch handschriftlich in Büchern festgehalten wurde. Heutzutage finden die Buchhaltung überwiegend digital über spezielle Buchhaltungssoftwares statt, trotzdem wird der Ausdruck „Buch führen” auch heute noch verwendet. Die wichtigsten Bücher in der Buchhaltung sind das sogenannte Grundbuch und das Hauptbuch.

Grundbuch

In diesem Buch werden sämtliche Buchungen in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Jede Buchung bekommt eine fortlaufende Nummer und muss zusammen mit Buchungsdatum, Summe, Buchungstext und Belegnummer vermerkt werden. In einigen Fällen wird das Grundbuch auch als Journal oder Tagebuch bezeichnet.

Hauptbuch

Sämtliche Buchungen, die im Grundbuch erfasst werden, müssen hier noch einmal aufgeführt werde, jedoch werden sie nach sachlichen Gesichtspunkten zusammengefasst.

Was bedeutet Soll und Haben?

Mit Soll und Haben werden die zwei Seiten eines Kontos bezeichnet. Alle Geschäftsvorfälle, die die Konten betreffen, müssen entweder im Soll oder im Haben gebucht werden. Wann ein Vorfall im Soll oder im Haben gebucht wird, hängt davon ab, ob es sich um eine Veränderung auf dem Erfolgs- oder Bestandskonto handelt. Beim Erfolgskonto werden unter dem Soll die die Aufwendungen und unter dem Haben die Erträge gebucht.

Was ist eine Buchung?

Buchung (auch Buchungssatz oder Buchungsanweisung) wird der Vorgang innerhalb der Buchführung genannt, der festlegt, welche Summen auf welche Konten gebucht werden. Jede Buchung wird schriftlich und in chronologischer Reihenfolge im Hauptbuch dokumentiert.

Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung: Die doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist die am häufigsten angewandte Methode der Buchführung: Die meisten Betriebe sind gesetzlich dazu verpflichtet, sie zu nutzen. Der Name beschreibt zugleich die Vorgehensweise, denn es müssen zwei verschiedenen Bücher geführt werden (Grundbuch und Hauptbuch), in welchen alle Geschäftsvorfälle aufgelistet werden. In diesem Artikel werden die Grundlagen der doppelten Buchführung noch ausführlicher erklärt.

Neben dem Grund- und dem Hauptbuch können auch noch weitere Nebenbücher geführt werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich Unternehmer einen noch genaueren Überblick über einzelne Teilbereiche verschaffen wollen. Als Nebenbücher können zum Beispiel folgende Bücher geführt werden:

Kontokorrentbuch

Dieses Nebenbuch ist Bestandteil der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Hier wird für jeden Kunden und Lieferanten des Unternehmens ein eigenes Konto geführt. So ist ein Unternehmer über sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge informiert und kann ggf. ein Mahnwesen aufbauen, sollten Forderungen nicht fristgerecht beglichen werden. Darüber hinaus kann ein Unternehmer mit einem sorgfältig geführten Kontokorrentbuch die Liquidität der Firma besser einschätzen.

Anlagenbuchhaltung

Für jeden Vermögensgegenstand, der dem Unternehmen gehört und einen wirtschaftlichen Zweck für den Betrieb hat, wird ein separates Konto geführt. Auf diesen Konten werden die Anschaffungskosten, das Anschaffungsdatum, die voraussichtliche Nutzungsdauer und die sich aus diesen Faktoren ergebene Abschreibungssumme vermerkt. In regelmäßigen Abständen werden für die Wirtschaftsgüter Abschreibungen vorgenommen, bis sie vollständig abgeschrieben sind oder aus dem Unternehmen ausscheiden.

Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten gebucht: Auf einem Konto im Soll und auf dem anderen Konto im Haben. Den verschiedenen Konten sind Nummern zugeordnet und werden in einer systematischen Reihenfolge (Kontenplan) aufgeführt. Moderne Buchhaltungssysteme richten sich in der Regel nach dem empfohlenen Kontenrahmen (Standardkontenrahmen).

Aufgaben und Vorteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ist zwar aufwendig und kompliziert, jedoch hat sie den Vorteil, dass Unternehmer stets einen genauen Überblick über alle gebuchten Geschäftsvorfälle haben und somit auch eine exakte Vorstellung der aktuellen Vermögens- und Erfolgslage des Unternehmens bekommen. Außerdem können durch die doppelte Buchführung wichtige Kennzahlen bezüglich Umsatzrentabilität, Anlagenintensität, Cashflow, Anlagendeckung, Eigenkapitalquote, Eigenkapitalrentabilität und Liquidität ermittelt und analysiert werden.
Am Ende eines Geschäftsjahres kann dank der doppelten Buchführung der Unternehmenserfolg auf zwei unterschiedliche Methoden festgestellt werden:

1. Bilanz: Durch den Vergleich des Eigenkapitals von Jahresanfang zu Jahresende lässt sich der Erfolg eines Unternehmens ermitteln.
2. Gewinn- und Verlustrechnung: Alle Aufwendungen und Erträge aus einem Geschäftsjahr werden gegenübergestellt und verglichen, um den Unternehmenserfolg zu messen.

Grundlagen der Buchführung: Die einfache Buchführung

Unternehmer, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können alternativ die einfache Buchführung wählen, um ihre Geschäftsvorfälle auszuzeichnen. Wie der Name bereits vermuten lässt, muss hierbei nur ein Buch (Kassenbuch) geführt werden. Alle Geschäftsvorfälle, die zu einer Veränderung des Betriebsvermögens geführt haben, werden in chronologischer Reihenfolge als Einzelposten aufgeführt. Am einfachsten ist es, wenn Einnahmen und Ausgaben tabellarisch gegenübergestellt werden.

Eine Verpflichtung zur einfachen Buchführung besteht zwar nicht, jedoch ist eine übersichtliche Buchführung immer empfehlenswert. So behalten Unternehmer nicht nur den Überblick über die aktuelle Vermögenslage des Betriebs, sondern sparen sich auch viel Arbeit am Ende des Geschäftsjahres, wenn die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ansteht und sie auf eine sorgfältige Buchführung zurückgreifen können. Hier finden Sie weitere Informationen zur einfachen Buchführung.

Buchführungspflicht: Für wen sie gilt

Laut § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur doppelten Buchführung verpflichtet. Hierzu zählen:

• Alle Kapitalgesellschaften wie beispielsweise die GmbH, AG, UG (haftungsbeschränkt), KGaA oder gGmbH
• Alle Personenhandelsgesellschaften wie die oHG, KG oder GmbH & Co. KG wenn sie im Handelsregister stehen
• Einzelunternehmen, die als eingetragener Kaufmann (e. K.) im Handelsregister aufgeführt werden oder wenn der Gewinn mehr als 60.000 Euro oder deren Umsatz mehr als 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren betrug
• Land- und Forstwirte, deren Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 60.000 Euro überstieg oder wenn der Umsatz höher war als 600.000 Euro oder wenn der Wirtschaftswert der genutzten Fläche höher war als 25.000 Euro

Befreiung von der Buchführungspflicht

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass einige Gruppen von Selbständigen von der doppelten Buchführung befreit sind:

• Gewerbetreibende
  • ohne Handelsregistereintrag
  • in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und/oder weniger als 60.000 Euro Gewinn gemacht haben oder

• Land- und Forstwirte
  • in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und/oder weniger als 60.000 Euro Gewinn gemacht haben und/oder deren selbstbewirtschaftete Nutzfläche weniger als 25.000 Euro wert war
• Freiberufler/ Katalogberufler (§ 141 AO)

Diese Gruppen können alternativ die einfache Buchführung nutzen. Wichtig: Einzig und allein das Finanzamt entscheidet allerdings, welche Methode Sie nutzen dürfen.

Kernbereich der Buchhaltung: Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Dieser Teilbereich der Buchhaltung befasst sich mit den Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens.

Die Kreditorenbuchhaltung beinhaltet die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten. Finanzielle Verpflichtungen gegenüber Dritten werden hier überwacht und gebucht, so dass alle Verbindlichkeiten fristgerecht an Lieferanten oder externe Dienstleister beglichen werden.

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich im Gegensatz zur Kreditorenbuchhaltung mit der Überwachung finanzieller Ansprüche, die das Unternehmen an Kunden hat. Rechnungen, die das Unternehmen an Kunden gestellt hat, werden in einer Saldenliste geführt und regelmäßig geprüft. Was ein Saldo im Detail ist und wie er berechnet werden kann, können Sie an anderer Stelle nachlesen.

Werden offene Posten nicht fristgerecht beglichen, kann ein Unternehmen dies anhand der Liste sofort erkennen und ein entsprechendes Mahnverfahren einleiten. Damit Ihr Mahnwesen rechtlich einwandfrei ist, müssen Ihre Rechnungen und alle Angaben darin rechtskonform sein. Eine Checkliste für Rechnungen finden Sie hier.