Buchführungspflicht: Das müssen Sie wissen

Quick Facts: Überblick zur Buchführungspflicht

Hier finden Sie einen schnellen Überblick zur Buchführungspflicht und den Gewerbetreibenden, die sie betrifft.

Was bedeutet doppelte Buchführung?

Mit der Buchführungspflicht ist immer die doppelte Buchführung gemeint, nicht aber die einfache Buchführung. Oft wird sie auch als Doppik, Bilanzierung, kaufmännische Buchführung oder Finanzbuchhaltung bezeichnet.

Warum also doppelt? Pro Geschäftsvorfall, der gebucht wird, entstehen immer mindestens zwei Buchungssätze. Jeder Vorgang wird also doppelt erfasst: auf einem Konto und dem dazugehörigen Gegenkonto. Diese Buchungen sind die Basis für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) im Jahresabschluss (Bilanzierungspflicht). Die Buchung erfolgt also immer an Konten:

• Aktiv / Passiv (Bilanz)
• Soll / Haben (GuV)

Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) werden so alle Geschäftsvorfälle dokumentiert und nachvollziehbar festgehalten. Gleichzeitig kann so der Unternehmenserfolg zum Bilanzstichtag auf zwei Arten dargestellt werden:

• Übersicht des Betriebsvermögens: Eigen- und Fremdkapital (Bilanz)
• Übersicht der Gewinne und Verluste (GuV) des aktuellen Geschäftsjahres im Vergleich zum Vorjahr

Um alle Konten abzuschließen, müssen am Ende des Geschäftsjahres alle nötigen Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss vorgenommen werden, um eine Schlussbilanz zu erstellen. Das nächste Geschäftsjahr beginnt wieder mit einer Eröffnungsbilanz.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Einfache Buchführung bedeutet, dass Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben mit Datum auflisten. Pro Geschäftsvorfall entsteht so nur eine Buchung. Alle Einnahmen und Ausgaben werden nach Art und Umsatzsteuersatz erfasst. Sie dient nur der Gewinnermittlung und Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn 

Überblick: Unterschiede zwischen Bilanzierung und EÜR

Mehr zur einfachen Buchführung lesen Sie hier.

Wer ist buchführungspflichtig?

1. Alle Kapitalgesellschaften
   • Aktiengesellschaften (AG)
   • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
   • Gemeinnützige Gesellschaften mit beschränkter Haftung (gGmbH)
   • Gemeinnützige Unternehmergesellschaften (gUG)
   • Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)
   • Societas Europaea/Europäische Gesellschaften (SE)
   • Unternehmergesellschaften (UG (haftungsbeschränkt))
2. Personenhandelsgesellschaften
   • GmbH & Co. KG
   • GmbH & Co. oHG
   • Offene Handelsgesellschaften (oHG)
   • Kommanditgesellschaften (KG)
   • UG & Co. KG
   • UG & Co. oHG
3. Einzelunternehmen, die als eingetragene Kaufleute (e. K.) im Handelsregister geführt werden
4. Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, deren Gewerbe nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert

Entweder schreibt die Rechtsform Ihres Unternehmens (nach § 140 Abgabenordnung, § 238 Handelsgesetzbuch) oder die Art und der Umfang Ihres Geschäftsbetriebs (nach § 141 AO) die Buchführungspflicht vor. Anders ausgedrückt liegt entweder eine originäre oder derivative Buchführungspflicht vor.

Wer ist nicht buchführungspflichtig?

• Einzelunternehmen, die nicht als eingetragene Kaufleute im Handelsregister eingetragen sind
• Land- und Forstwirte, sofern sie nicht der originären Buchführungspflicht unterliegen
• Freiberufler/ Katalogberufler
• Personenvereinigungen
  • Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)
  • Partnergesellschaften

Was bedeutet originäre Buchführungspflicht?

Die originäre Buchführungspflicht ist in Paragraf § 141 der Abgabenordnung (AO) beschrieben. Sie besteht für gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte, deren Betrieb mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt:

• Umsatzerlöse > 800.000 Euro / Kalenderjahr (inkl. steuerfreie Umsätze, exkl. Umsätze nach § 4 Nr. 8-10 Umsatzsteuergesetz)
• oder Gewinn aus Gewerbebetrieb > 80.000 Euro / Wirtschaftsjahr
• oder Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft > 80.000 Euro im Kalenderjahr

Der einzelne Grenzwert entscheidet

Angenommen, Ihr Betrieb übertrifft nur eine dieser Grenzen (z. B. 845.000 Euro Umsatzerlöse), dann greift die Buchführungspflicht bereits. Häufig wird angenommen, dass sowohl Gewinne als auch Umsätze entscheidend sind. Dies ist jedoch ein hartnäckiger Trugschluss.

Das Finanzamt wird Ihnen mitteilen, ob eine Buchführungspflicht für Sie besteht. Ab dem Wirtschaftsjahr, das auf diese Mitteilung folgt, ist spätestens die doppelte Buchführung zu praktizieren. Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Handelsgewerbe, besteht ohnehin die derivative Buchführungspflicht, die grundsätzlich ab Aufnahme der Tätigkeit besteht.

Was bedeutet derivative Buchführungspflicht?

Die derivative oder handelsrechtliche Buchführungspflicht wird in Paragraf § 140 AO dargelegt. Derivativ bedeutet „abgeleitet“, denn sie beruht auf Rechtsgrundlagen außerhalb der Abgabenordnung. Ihre Vorschriften betreffen also alle Kaufleute, die im Handelsregister geführt werden. Entscheidend ist dabei die Definition in § 238 HGB:

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Kaufmann ist wiederum jeder, der im Sinne von § 1 HGB ein Handelsgewerbe betreibt. Davon ausgenommen sind Gewerbe, deren „Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert” und somit nicht im Handelsregister geführt werden.

Welche der beiden gesetzlichen Buchführungspflichten ist ausschlaggebend?

Die handelsrechtliche (derivative) Buchführungspflicht überwiegt immer. Das bedeutet, wenn Sie kraft Rechtsform oder kaufmännischer Tätigkeit zur Buchführung verpflichtet sind, sind die Umsatzgrenzen der originären Buchführungspflicht nicht ausschlaggebend.

Aus diesem Grund sind Kapitalgesellschaften immer zur doppelten Buchführung verpflichtet, selbst wenn sie Kleinunternehmer sind, Verluste verzeichnen oder gerade erst den Geschäftsbetrieb beginnen.

Das gleiche gilt für Einzelkaufleute, die zwar nicht die Umsatzgrenzen des Paragrafen 140 der Abgabenordnung erreichen, aber ein Gewerbe nach Art und Umfang eines kaufmännischen Geschäftsbetriebs führen. Sobald Ihr inhabergeführter Betrieb als eingetragener Kaufmann oder eingetragene Kauffrau in das Handelsregister eingetragen wird, besteht die Buchführungspflicht dauerhaft bis zur Löschung des Eintrags.

Wo liegen die Grenzen der Buchführungspflicht?

Einzelunternehmen bzw. Einzelkaufleute werden buchführungspflichtig, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 800.000 Euro Umsatz und/oder mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen. Anstatt der einfachen Buchführung (EÜR) müssen sie ab diesem Zeitpunkt doppelte Bücher führen. Umgekehrt entfällt die Buchführungspflicht wieder, sobald sie zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre die Umsatzgrenzen unterschreiten (gemäß § 241a HGB). Alle anderen Rechtsformen sind nicht von dieser Regelung betroffen.

Alte Umsatzgrenzen

Bis Ende 2023 lagen die Grenzen für Gewinn und Umsatz bei 60.000 und 600.000 Euro. Bis einschließlich 2015 galten 500.000 Euro Umsatz und 50.000 Euro Jahresüberschuss als Grenzwerte. Das Entwicklung der Obergrenze hat den Sinn, dass weniger Unternehmen und Unternehmerinnen der Buchführungspflicht unterliegen und so kleine Unternehmen von administrativen Aufgaben befreit werden.

Welche rechtlichen Besonderheiten genießen Freiberufler bezüglich der Buchführungspflicht?

Freiberufler sind niemals zur Buchführung verpflichtet. Alle Berufe, die in § 18 des Einkommensteuergesetzes aufgelistet sind, sind von der Buchführungspflicht befreit. Diese Sonderregelung besteht auch, wenn oben genannte Umsatzgrenzen überschritten werden. Auch beim Zusammenschluss mehrerer Freiberufler zu einer Gesellschaft des bürgerlichen Rechts oder Partnergesellschaft genügt eine einfache Buchführung.

Selbst große Kanzleien mit Millionenumsätzen sind nicht buchführungspflichtig, wenn sie kraft Rechtsform befreit sind oder den Status der Freiberuflichkeit aufrecht erhalten.

Sind Kleinunternehmer buchführungspflichtig?

Es besteht kein direkter Zusammenhang zwischen der Anwendung der Kleinunternehmerregelung und der Befreiung von der Buchführungspflicht. Kleinunternehmer sind nach § 19 UStG bis zur einer Umsatzgrenze von 22.000 Euro von der Abführung der Umsatzsteuer befreit. 2019 lag diese Grenze noch bei 17.500 Euro. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Vorschriften der Abgabenordnung nicht mehr greifen:  Die derivative Buchführungspflicht für Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften bleibt in jedem Fall erhalten, auch wenn die geringen Umsätze die Nutzung der Kleinunternehmerregelung erlauben!

Was gehört zur Buchführungspflicht?

Der Gesetzgeber spricht häufig von einer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Um diese Pflicht zu erfüllen, sind folgende Tätigkeiten auszuführen:

• Inventar aufnehmen
• Doppelte Bücher führen nach den Vorschriften der GoBD
• Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
• Anlagenspiegel aufstellen
• Inventur durchführen

Die Buchführung bildet außerdem die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), aus der Sie monatlich die wichtigsten betrieblichen Kennzahlen entnehmen können.

Daneben gehören zur Buchführungspflicht auch steuerliche und außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten.

Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten

Außersteuerliche Ereignisse sind aufzuzeichnen, wenn sie sich auf steuerliche Sachverhalte auswirken können. So kann es zum Beispiel notwendig sein, gewerberechtliche oder branchenspezifische Unterlagen zu archivieren, die sich auf Ihren Geschäftsbetrieb auswirken. Beispiele sind etwa Gewerbeordnungen, Eich- oder Betriebsordnungen für bestimmte Gewerbearten und Berufsgruppen.

Steuerliche Aufzeichnungspflichten

Unter den steuerlichen Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten sind alle Dokumente zu verstehen, die das Finanzamt benötigt, um Ihre Buchhaltung nachzuvollziehen. Sie müssen nicht nur Rechnungen, Aufträge und Belege aufbewahren, sondern alle weiteren Unterlagen, die zum Verständnis Ihrer Geschäftsvorfälle notwendig sind. Im Falle einer Betriebsprüfung möchte der Betriebsprüfer Ihre Geschäfte nachverfolgen können. Dazu benötigt er oder sie zum Beispiel auch Einblick in „Handelsbriefe“, die heute meist als E-Mails verfasst werden.

Nach einem BFH-Urteil von 2009 müssen Sie alle Unterlagen aufbewahren, „die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind“. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die einerseits nachweisen, dass Sie die Ordnungsvorschriften umgesetzt und andererseits deren Einhaltung überwachen.

Wann endet die Buchführungspflicht?

Wenn Sie als Einzelunternehmer die Umsatzgrenze für die Buchführungspflicht in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unterschritten haben, sind Sie nicht mehr buchführungspflichtig nach § 141 Abs. 2 S. 2. Achtung: Das Finanzamt wird Ihnen mitteilen, wann Ihre Buchführungspflicht endet. Vor der behördlichen Bekanntgabe sollten Sie Ihre Buchführung wie gehabt fortführen.

Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform buchführungspflichtig sind, bleiben dies so lange, bis ihre Eintragung im Handelsregister gelöscht wurde.

Wo ist die Buchführungspflicht gesetzlich verankert?

Die Buchführungspflicht entsteht durch Vorschriften im Steuer- und Handelsrecht.

• Handelsgesetzbuch (HGB) in §§ 238 ff.
• Abgabenordnung (AO) in §§ 140 und 141

Einige weitere Sonderregeln, die Steuerarten und Rechtsformen betreffen, finden Sie hier:

• Aufzeichnungspflichten bei der Umsatzsteuer: § 22 Umsatzsteuergesetz
• Gewinnermittlung: § 4 Abs. 3 S. 5, § 4 Abs. 4a Satz 6, § 4 Abs. 7 Einkommensteuergesetz
• Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug: § 41 Einkommensteuergesetz
• Regeln für Aktiengesellschaften: §§ 91 ff. Aktiengesetz
• Regeln für GmbHs und UGs: §§ 41 ff. GmbH-Gesetz
• Regeln für Genossenschaften: § 33 Genossenschaftsgesetz

Die Ausgestaltung der Buchführungspflicht mit digitalen Systemen ist in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) genau geregelt.

Was passiert, wenn Sie Ihre Buchführungspflicht nicht erfüllen?

Das Finanzamt wird Ihnen in diesem Fall Mahnungen schicken und gegebenenfalls eine Frist einräumen. Wenn Sie bis zum Fristablauf immer noch keine Buchführung sowie Bilanz und GuV-Rechnung vorlegen können, wird eine Geldbuße veranlasst. Außerdem wird das Finanzamt voraussichtlich Ihre Steuerschuld schätzen. Diese Schätzungen fallen im Regelfall zu Ihren Ungunsten aus. Sollten Sie im Rahmen einer Insolvenz gegen Ihre Buchführungspflicht verstoßen, kann das als Straftatbestand gewertet werden.

Spezielle Fragen zur Buchführungspflicht in Deutschland

Werden Umsätze aus dem Ausland bei den Umsatzgrenzen mit einkalkuliert?

Ja, bei der Berechnung der Umsatzgrenze müssen Sie auch die nicht-steuerbaren Auslandsumsätze mit einrechnen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat dies in seinem Urteil v. 7.10.2009 – II R 23/08 eindeutig klargestellt.

Kann ich die Buchführung selbst machen?

Grundsätzlich ja. Allerdings sollten Sie den Umfang und das Fehlerpotential unbedingt in Betracht ziehen, denn Fehler können teuer werden.

Während viele Kaufleute mit einer modernen Buchhaltungssoftware selbst Buch führen, ist für Kapitalgesellschaften in der Regel ein Experte zu empfehlen, der auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Richtlinien ist.

Generell gilt: Je größer der Betrieb und je höher die Anzahl der Buchungen, desto komplexer werden die Anforderungen an eine einwandfreie Buchhaltung. Ohne die Bereitschaft, sich intensiv in gesetzlichen Grundlagen einzuarbeiten und konstant weiterzubilden, setzen Sie Ihren Betrieb Mahnungen der Finanzbehörde aus. Sobald sich die Buchhaltung nicht zu einem riesigen Zeitfresser entwickelt, sollten Sie Kosten und Nutzen einer externen Buchhaltung vergleichen. Wenn Sie beispielsweise einen ganzen Arbeitstag in die Buchführung investieren, den Sie beim Kunden mit 800 Euro berechnen und Ihr Steuerberater für dieselbe Arbeit nur 200 Euro ansetzt, ist es unwirtschaftlich, die Buchführung selbst zu machen.

Ab welchem Zeitpunkt beginnt die Buchführungspflicht?

Generell beginnt sie ab dem Geschäftsjahr, in dem das Finanzamt Ihnen eine entsprechende Mitteilung (oder Bekanntgabe) zusendet. In diesem Geschäftsjahr gelten die folgenden Ereignisse als Startpunkt für die Eröffnungsbilanz.

• Mit der Aufnahme der Tätigkeit als Kaufmann
• Mit dem Überschreiten der Grenzen nach § 241 HGB
• Vorgründungsgesellschaft:
  • Ab dem Zeitpunkt, da ein Handelsgewerbe betrieben wird
  • Mit dem ersten buchführungspflichtigen Geschäftsvorfall
• Ab der Eintragung in das Handelsregister

Falls mehrere Ereignisse möglich sind, gilt dasjenige, das zuerst eintritt.

Muss ich auch Bücher führen, wenn meine Gesellschaft keine Gewinne erzielt?

Ja, Sie sind als Eigentümer einer Gesellschaft, die der Buchführungspflicht unterliegt, immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Gerade wenn Sie nicht mit Gewinn arbeiten oder gar Verluste machen, will das Finanzamt genau wissen, wie Ihre Zahlen zustande kommen.

Kann ich mich freiwillig dazu entscheiden, doppelte Bücher zu führen?

Ja, das ist möglich. Wenn Sie rechtlich nicht zur Buchführung verpflichtet sind, sich aber selbständig dazu entscheiden, entsteht die so genannte “Buchführungspflicht durch schlüssiges Verfahren”. Sie sollten allerdings sehr gut überlegen, worin die Vorteile einer freiwilligen kaufmännischen Buchführung liegen. Meistens ist die Nutzung einiger Steuerminderungen ausschlaggebend, die mit der EÜR nicht möglich sind. Trotzdem entstehen in der Regel ein deutlicher Mehraufwand und -kosten für Steuerberatung, Software und Kassensysteme. Gleichzeitig können Ihre Betriebsergebnisse ab diesem Zeitpunkt öffentlich eingesehen werden. Eine gut informierte Kosten-Nutzen-Rechnung ist ratsam! Dazu ist eine Steuerberatung beim Profi unverzichtbar.

Kann ich als Gewerbetreibender Geld vom Geschäftskonto für private Zwecke entnehmen?

Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft besitzen, ist dies nicht zugelassen, denn das Betriebsvermögen muss buchhalterisch klar vom Privatvermögen getrennt sein. Privatentnahmen sind nur möglich, wenn Sie als Unternehmer unbeschränkt haften, wie etwa bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften. Wie Sie Privatentnahmen richtig buchen, erfahren Sie hier.

Wie kann ich von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln und umgekehrt?

Wechseln Sie immer erst, wenn Sie von Ihrem Finanzamt eine entsprechende Mitteilung erhalten haben! Diese Regel gilt immer – auch dann, wenn der Wechsel freiwillig erfolgt.

Angenommen Sie müssen von der Gewinnermittlung mittels EÜR zur Bilanzierung wechseln, dann erfordert die Umstellung einige Vorbereitungen. Der Beginn des nächsten Geschäftsjahres (nach Erhalt der Bekanntgabe der Finanzbehörde) ist also der Stichtag für Ihre erste Eröffnungsbilanz.

Nutzen Sie die Übergangszeit für einige wichtige Überlegungen:

• Besitzen Sie oder Ihre Mitarbeiter ausreichende Kenntnisse im Bereich Rechnungswesen?
• Kennen Sie Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff?
• Lohnt sich das Auslagern der Buchhaltung an einen externen Dienstleister?
• Besitzen Sie GoBD-konforme Buchhaltungssoftware?
• Benötigen Sie eine moderne Registrierkasse, die ebenfalls den GoBD genügt?
• Lohnt sich das Einstellen eines Buchhalters?
• Haben Sie den Übergang und dessen Anforderungen mit einem Steuerberater besprochen?

In seltenen Fällen geschieht ein Wechsel von der Bilanzierung zur EÜR. Dieser sollte Ihnen recht leicht fallen, denn die Anforderungen sind viel geringer. Sprechen Sie dies trotzdem in jedem Fall mit einem Steuerberater Ihres Vertrauens ab.

Was sind Standardkontenrahmen (SKR) und muss ich sie benutzen?

Standardkontenrahmen oder SKR sind Empfehlungen zur Aufstellung eines Kontenplans und entsprechen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Das bedeutet, es ist ein Vorschlag wie die Konten organisiert werden können zur Vereinfachung der Buchführung. Sie sind nicht gezwungen, die SKR 1:1 zu verwenden. Mehr zum Thema Standardkontenrahmen lesen Sie hier.