Wer ist Kleinunternehmer?
Um zu wissen, ob Sie Ihre Buchführung vereinfachen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie als Kleinunternehmer gelten. Dabei ist es irrelevant, welche Rechtsform Sie gewählt haben, so kann z. B. auch eine GmbH als Kleinunternehmen gelten. Anders als bei Unternehmern, die der Regelbesteuerung unterliegen, entfällt für Kleinunternehmer die Umsatzsteuer. Daher werden sie finanzrechtlich weitestgehend wie Nichtunternehmer behandelt.
Neue Umsatzgrenze seit 2020
Damit die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Kraft treten kann, müssen folgende Bedingungen vorliegen:
- Im Jahr der Antragsstellung beträgt der maximale Gesamtumsatz 22.000 (Ist-Umsatz), vorher 17.500 Euro
- Im darauf folgenden Jahr beträgt der maximale Gesamtumsatz 50.000 Euro. Die Angabe basiert auf Schätzungen (Plan-Umsatz)
Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen gerade erst gegründet haben, können Sie frei wählen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten. Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie bei Ihrem lokalen Finanzamt zuerst die entsprechende Einstufung beantragen, indem Sie auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in Zeile 7.3 das entsprechende Kästchen ankreuzen. Ansonsten müssen Sie fünf Jahre lang warten, bis dies wieder möglich ist. In dieser Zeit sind Sie zur Regelbesteuerung verpflichtet.
Die Kleinunternehmerregelung wird automatisch aufgehoben, sobald die Umsatzgrenzen überschritten werden. Es ist auch möglich, sie freiwillig aufheben zu lassen, allerdings sind Sie dann für die nächsten fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. In diesem Artikel finden Sie weitere Infos zur Kleinunternehmerregelung.
Rechtliches zur Buchführung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer benötigen für ihre Buchhaltung einen kleineren Aufwand als reguläre Unternehmer. Diese Unterschiede müssen sie bei der Buchführung beachten:
- Die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) gelten nicht. Stattdessen müssen Sie sich nach den Vorschriften für die vereinfachte Buchführung richten, die in § 4 Abs. 3 EStG festgelegt sind.
- Alle Einnahmen und Ausgaben müssen in einem Journal dokumentiert werden.
- Weil keine Umsatzsteuer erhoben wird, entfällt die Vorsteuer. Sie müssen also weder den richtigen Umsatzsteuersatz noch die eigene Vorsteuer berechnen.
- Die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt entfällt.
- Pro Jahr müssen Sie lediglich eine einfache Jahres-Umsatzsteuererklärung abgeben, in der nur die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten zwei Jahre eingetragen werden.
- Es darf in Rechnungen kein Steuerbetrag herausgerechnet werden.
- In Rechnungen müssen Sie aufgrund des oben genannten Punktes auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen, denn das entspricht nicht den üblichen Rechnungslegungspflichten.
- Zur Gewinnermittlung werden alle Bruttobeträge (inkl. Mehrwertsteuer) addiert und Sie davon alle Ausgaben (ebenfalls brutto inkl. Mehrwertsteuer) abgezogen. Dies wird als Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bezeichnet und elektronisch ans Finanzamt übermittelt. Mehr zur EÜR erfahren Sie in diesem Artikel.
- Es werden weder Bilanzen noch Inventuren benötigt.
Angaben in Rechnungen
- Vor- und Nachname und Anschrift des Kleinunternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der ausgeführten Dienstleistungen
- Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
- Bruttoentgelt/Rechnungsbeitrag
So führen Sie als Einzelunternehmer Buch
Wenn Sie sich dazu entschließen, selbst Ihre Buchführung durchzuführen oder diese Aufgabe an Mitarbeiter übertragen, sollten Sie darauf achten, eine aktuelle und Ihrer Branche angemessene Software einzusetzen, sei es DATEV, Lexoffice oder eine andere. Hier finden Sie einen umfassenden Ratgeber zur Buchhaltungssoftware für Unternehmen.
Aufbewahrung
- Sortieren Sie Ihre Unterlagen chronologisch und leicht nachvollziehbar. Dabei sollten die aktuellsten Unterlagen sich oben im Ordner befinden.
- Bewahren Sie Ihre Belege und Rechnungen in einer Papierkopie und einer digitalen Version auf.
- Gruppieren Sie Auflistung oder Kontoauszüge nach Monat.
- Führen Sie Buch über Ihre Geschäftskasse, sofern eine vorhanden ist. Der Saldo liegt mindestens bei 0,00 Euro, weil es sich hierbei um einen Bargeldbestand handelt.
- Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen, um bei Überprüfungen schnell und einfach ihre Einnahmen und Ausgaben nachweisen zu können.
Besonders wichtig ist es, dass Sie sich stets über die aktuelle Rechtslage weiterbilden und gründlich vorgehen. Schon kleinste Fehler können zu Problemen mit dem Finanzamt führen! Wer die Buchhaltung übernimmt, haftet rechtlich für alle aufkommenden Fehler.
