Buchhaltung für selbständige Freiberufler: Eine kleine Einführung

Vorweg: Wer ist Freiberufler?

Nicht jeder Selbständige ist unbedingt auch Freiberufler. Welche Berufsgruppen zu den sogenannten „freien Berufen” gehören, ist in Deutschland im EStG festgelegt. Diese Berufe basieren auf besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung sowie der eigenverantwortlichen Erbringung von Dienstleistungen. Anders als bei Gewerbetreibenden wird oft ein akademischer Abschluss von einer Universität oder Fachhochschule vorausgesetzt. Neben besonderen Qualifikationen und besonderer Leistung benötigen Freiberufler ein hohes Maß an persönlicher Einbringung.

Der Freiberufler ist nicht mit dem freien Mitarbeiter zu verwechseln. Anders als Freiberufler arbeiten freie Mitarbeiter oft auf Vertragsbasis an Aufträgen eines anderen Unternehmens (teilweise als Scheinselbständige) und sind nicht beim Finanzamt mit einer selbständigen Tätigkeit gemeldet. Nicht immer sind freie Berufe leicht als solche zu erkennen, was gerade bei neueren Berufen in der IT-Branche der Fall ist. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater oder das lokale Finanzamt, ob Sie steuerrechtlich als Freiberufler gelten.

Freiberufliche Tätigkeiten gelten nach deutschem Recht nicht als Gewerbe, womit die Gewerbesteuer entfällt.

Buchhaltung: Vorteile für Freiberufler

Im Grunde genommen sind Freiberufler nicht zur Buchhaltung verpflichtet. Wer nicht im Handelsregister eingetragen und generell nicht bilanzierungspflichtig ist, darf seine Einnahmen mittels der Anlage EÜR in der Steuererklärung errechnen. Sie müssen sich also weder mit Aktiva und Passiva noch mit dem Bilanzrecht auseinandersetzen.

Dennoch lohnt es sich, trotzdem Buch zu führen, da dies bei der Ermittlung des Jahresabschlusses und beim Ausfüllen der Steuererklärungen behilflich ist. Ferner müssen Belege und Aufzeichnungen aufbewahrt werden, damit das Finanzamt sie jederzeit bei Bedarf überprüfen und die Steuern festsetzen kann. Freiberufler profitieren, unabhängig vom eigenen Gewinn und Umsatz, nicht nur von vereinfachten Regelungen für die Buchhaltung, sondern auch von attraktiven steuerlichen Vorteilen. Folgende Vorteile ermöglichen Freiberuflern eine vereinfachte Buchführung:

• Keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genügt als Jahresabschluss. Anders als bei Gewerbetreibenden entfällt die Gewinngrenze von 60.000 Euro bzw. die Umsatzgrenze von 600.000 Euro, sodass Freiberufler immer das Recht auf die EÜR haben.
• Keine Gewerbesteuer: Es wird keine Gewerbeanmeldung benötigt. Abgaben an die Gemeinden müssen nicht geleistet werden.
• Keine Lohnsteuer: Freiberufler können Ihren Lohn fast komplett einbehalten.
• Keine Verpflichtung zum Rentenversicherungsbeitrag: Die meisten Freiberufler sind vom Rentenversicherungsbeitrag befreit. Bei bestimmten freien Berufen (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten) ist jedoch die Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk Pflicht.
• Keine Notwendigkeit eines separaten Kassenbuches: Sie können alle Barzahlungen und -einnahmen einfach gemeinsam mit den Belegen vermerken.
• Keine Notwendigkeit zur Bankabstimmung: Dabei handelt es sich um die Abgleichung Ihres Kontostandes oder Ihrer Kontoauszüge mit den entsprechenden Belegen.
• Keine Notwendigkeit einer Inventur: Sie müssen keine Zeit in die mühsame Überprüfung von Lagerbeständen investieren.
• Keine Notwendigkeit einer IHK-Mitgliedschaft: Damit entfallen zusätzlich die Mitgliedsbeiträge, die für Kleingewerbetreibende zwischen 30 und 75 Euro und für im Handelsregister eingetragene Unternehmen zwischen 150 und 300 Euro jährlich beträgt.
• Möglichkeit der Gründung einer Partnergesellschaft (PartG) mit anderen Freiberuflern: Anders als bei OHGs benötigen Sie bei PartGs kein Startkapital und müssen weniger Steuern zahlen. PartGs müssen zwar mit ihrem Privatvermögen haften, aber der organisatorische Aufwand ist insgesamt geringer.
• Freibeträge: Freiberufler können in der Einkommenssteuererklärung die gleichen Freibeträge wie Gewerbetreibende für Sonderausgaben wie die Vorsorge geltend machen. Weiterhin brauchen Sie für bestimmte Einnahmen keine Umsatzsteuer zu zahlen. Dazu gehören Stipendien, Beiträge aus der Künstlersozialkasse und Beihilfen öffentlicher Stiftungen.
• Keine Umsatzsteuer, wenn Kleinunternehmer: Freiberufler haben die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt zu beantragen und sich damit von der Umsatzsteuer komplett befreien zu lassen. Voraussetzung ist, dass der voraussichtliche Umsatz im Jahr des Antrages 22.000 Euro und im Folgejahr 50.000 Euro nicht überschreitet. Zudem ergeben sich weitere Vorteile für die Buchhaltung.

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Wie Sie als Freiberufler ihre Buchhaltung ausführen

Wie Sie im vorherigen Absatz schon erfahren haben, können Sie im Gegensatz zu Gewerbetreibenden Ihre Buchführung mit weniger Zeit- und Energieaufwand betreiben. Dennoch müssen auch Sie unbedingt gründlich und rechtskonform vorgehen. Um als Freiberufler korrekt und ordentlich Buch zu führen, beachten Sie diese Hinweise:

• Sammeln Sie alle Belege und Aufzeichnungen. Sortieren Sie sie am besten nach Monat, und zwar so, dass der aktuellste Beleg oben im Ordner liegt.
• Stellen Sie sicher, dass aus allen Belegen die genaue Bezeichnung der Art der Aufwendung klar hervorgeht.
  Um die Übersichtlichkeit zu wahren, sollten Sie Ihre Belege nach Art der Einnahmen und Ausgaben gruppieren.
  Leiten Sie Ihre Belege einmal monatlich ans Finanzamt weiter, damit sie verbucht werden können. Im Anschluss erhalten Sie eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die als Überblick zur Erlös- und Kostenentwicklung dient.
• Wenn Ihre Umsätze mehr als 22.000 Euro betragen, muss auf alle Rechnungen die Mehrwertsteuer aufgeschlagen und dem Finanzamt gegenüber erklärt und abgeführt werden. Dabei können Sie die Vorsteuer, die Sie bei den eigenen Betriebsausgaben selbst erklärt haben, abziehen.
• Achten Sie darauf, dass Sie Ausgaben für sogenannte langlebige Wirtschaftsgüter (d. h. Wirtschaftsgüter, die mehrere Jahre lang verwendet werden können) mit einem Wert über 800 Euro nicht komplett verbuchen dürfen. Sie müssen diese Ausgaben auf die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer” verteilen.
• Wenn Sie eingetragener Kaufmann/eingetragene Kauffrau sind (e. K.) und pro Jahr mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn erwirtschaften, sind Sie trotz freiberuflicher Tätigkeit zur doppelten Buchführung verpflichtet.
• Wenn Sie selbst Rechnungen ausstellen, benötigen Sie eine Steuernummer vom Finanzamt.
• Ihr Gewinn wird berechnet, indem Sie Betriebseinnahmen von Betriebsausgaben abziehen.
• Sie sind zwar nicht sozialversicherungspflichtig, müssen eventuell aber Beiträge zur Rentenversicherung leisten.
• Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nicht in ein Scheinselbständigkeitsverhältnis geraten, weil Sie ansonsten Steuern nachzahlen müssen. Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn Sie wie ein abhängiger Beschäftigter Dienstleistungen für ein fremdes Unternehmen erbringen und damit Lohnsteuerabgaben und die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen rechtswidrig umgangen wird.
• Auch für Sie gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen, also werfen Sie Ihre Rechnungen nicht zu schnell weg.
• Halten Sie sich stets über die aktuelle Rechtslage auf dem Laufenden. Auch für Sie ist es wichtig, dass Sie rechtskonform und gründlich Buch führen, damit Sie keine teuren Konflikte mit dem Finanzamt erdulden müssen. Jede Unachtsamkeit kann Ihnen rechtliche Probleme bereiten! Fragen Sie bei Unsicherheiten Ihren Steuerberater um Rat.