Buchhaltung im Einzelunternehmen selbst machen

Ist ein Einzelunternehmen zur Buchhaltung verpflichtet?

Ob ein Einzelunternehmen zur Buchführung verpflichtet ist, hängt davon ab, ob es sich um Kleingewerbetreibende, um eingetragene Kaufleute oder Freiberufler handelt. Sie alle zählen zu den Einzelunternehmen, unterliegen aber unterschiedlichen Regelung zur Buchführung.

Entscheidend ist vor allem, ob der Unternehmer im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Dies hängt von dem Umfang der gewerblichen Tätigkeit des Unternehmens ab. Beispielsweise sind Sie gemäß § 29 des Handelsgesetzbuches (HGB) zu einer Eintragung im Handelsregister verpflichtet, wenn Ihr Unternehmen ein hohes Warenangebot und viele Lieferanten hat und Sie deswegen als Kaufmann/Kauffrau gelten. Ist der Einzelunternehmer im Handelsregister als Kaufmann/Kauffrau eingetragen, ist er buchführungspflichtig und muss einen Jahresabschluss und eine Bilanz nach Handelsrecht machen.

Ist der Einzelunternehmer jedoch nicht im Handelsregister eingetragen, muss er am Ende des Geschäftsjahres nur eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung machen. Das Unternehmen ist von der Bilanzierungspflicht befreit, wenn es den steuerlichen Jahresgewinn von 60.000 Euro beziehungsweise den erlaubten Jahresumsatz von 600.000 Euro nicht übersteigt. In diesem Fall reicht eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zur Ermittlung des Gewinns aus. Freiberufler und Kleingewerbetreibende, deren jährlicher Umsatz unter 22.000 Euro liegt und deren Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreitet, können sogar von der Kleinunternehmerregelung profitieren. In diesem Fall reicht eine Steuererklärung mit dem Anhang EÜR aus.

Besonderheiten in der Buchführung für Einzelunternehmen

Die Buchführung ist sehr komplex und ist auch mit entsprechenden Buchhaltungssoftwares sehr zeitintensiv. Sie korrekt durchzuführen erfordert zudem viel rechtliches Fachwissen, das für den Laien kaum zu durchschauen ist. Viele Einzelunternehmen können sich das erforderliche Fachpersonal jedoch nicht leisten. Aus diesem Grund gibt es gesetzlich vereinfachte Regeln für die Buchführung bei Einzelunternehmen:

• Einzelunternehmen können von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, wenn ihr Jahresgewinn unter 22.000 Euro (seit 2020, vorher 17.500 Euro) liegt und im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt. In diesem Fall muss gemäß dem §19 (1) UstG keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen werden. Somit wird auch keine Vorsteuer beim Finanzamt fällig.
• Wenn der jährliche Gewinn 60.000 Euro nicht übersteigt und auch der Jahresumsatz unter 600.000 Euro bleibt, reicht eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus. Liegt der Umsatz jedoch über diesem Betrag, ist das Unternehmen buchführungs- und bilanzierungspflichtig und muss einen Jahresabschluss sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung machen.
• Übersteigt der Jahresgewinn den festgesetzten Betrag von 60.000 Euro, obwohl keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, muss die Steuer rückwirkend bezahlt werden.

Buchführung nach EÜR

Die rechtliche Grundlage für die EÜR ist das Einkommenssteuergesetz § 4 Abs. 3. Nutzen können die EÜR alle Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, wie zum Beispiel Einzelunternehmen. Unternehmer, die eine EÜR erstellen, müssen zusätzlich die EÜR-Anlage ausfüllen und der Steuererklärung beifügen. Die Beträge werden als Gesamtbetrag und als Nettobetrag ausgewiesen und zwar ohne Umsatz- und Vorsteuer.

Direkte Ein- und Ausgänge

In der EÜR müssen alle direkten Ein- und Ausgänge des Geschäftskontos aufgelistet und in einem sogenannten Journal vermerkt werden, in welchem Einnahmen und Ausgaben nach Arten gegliedert werden.

Beispiel Einnahmen

• Einnahmen zum vollen Umsatzsteuersatz
• Einnahmen zum ermäßigten Umsatzsteuersatz
• Umsatzsteuerfreie Einnahmen
• Verkauf oder Entnahme von Anlagevermögen
• Private Nutzung des Firmenwagens

Beispiel Ausgaben

• Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Gehälter
• Büromaterial, Telefon, Internet
• Miete
• Reisekosten
• Instandhaltung, Reparaturen
• Abschreibungen

Nicht-direkte Ausgaben

Als nicht-direkte Ausgaben werden Anschaffungen von Wertgegenständen bezeichnet, die sich mit der Zeit abnutzen und dem Anlagevermögen zuzurechnen sind (PCs, Maschinen, Firmenwagen, Grundstücke, Gebäude, Büromöbel, etc.). Eine Auflistung dieser Wirtschaftsgüter muss der EÜR beigefügt werden und die Bezeichnung des Gegenstandes, das Datum und die der Anschaffung oder Herstellung sowie die Nutzungsdauer beinhalten. Für abnutzbare Anlagegüter wird eine jährliche Abschreibung vorgenommen, die als Betriebsausgabe deklariert wird.

• Abnutzbarer Wirtschaftsgüter, deren Vermögenswert (abzüglich der Umsatzsteuer) 410 Euro nicht überschreitet, können komplett in der EÜR abgeschrieben werden.
• Vermögenswerte zwischen 100 bis 1.000 Euro können als Sammelposten pro Geschäftsjahr zusammengefasst und über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden.
• Vermögenswerte über 1.000 Euro müssen einzeln in die EÜR aufgenommen und mit einer jährlichen gesetzlich festgelegten Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
• Eine Aufzeichnungspflicht für Wirtschaftsgüter besteht erst ab einem Warenwert von 150 Euro.

Wareneingangs- und Warenausgangsbuch führen

Auch als Einzelunternehmen sind Sie dazu verpflichtet ein Buch zu führen, in dem alle Waren, Roh- und Hilfsstoffe eingetragen sind, die Sie erwerben. Umgekehrt muss das Buch auch alle Warenausgaben beinhalten, die Sie an andere Unternehmen ausliefern.

Die Kleinunternehmerregelung bei Einzelunternehmen

Einzelunternehmen, die im Jahr der Gründung einen Umsatz von maximal 22.000 Euro machen und deren Umsatz im darauffolgenden Geschäftsjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt, können von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Das bedeutet für den Unternehmer eine Vereinfachung in Bezug auf das Umsatzsteuerrecht. Die Umsatzsteuer wird zwar auf Waren und erbrachte Dienstleistungen erhoben, aber nicht durch das Finanzamt eingeholt. Der Verbraucher zahlt also immer die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer), sodass die Kleinunternehmerregelung für den Unternehmer einem Rabatt von 19 Prozent gleichkommt.

Achtung: Im Umkehrschluss bedeutet dies auch, dass die vom Unternehmen bezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückgeholt werden kann, was einer Preiserhöhung gleichkommt. Bevor der Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, sollte er sich darüber informieren, ob diese ihm wirklich einen Vorteil verschafft. Freiberufler wie zum Beispiel Mediengestalter, die eher selten Material kaufen und die ihre Dienstleistung fast ausschließlich gewerblichen Kunden anbieten, können von der Regelung profitieren. Unternehmer, die beispielsweise einen Online-Shop betreiben, haben hingegen häufig hohe Materialkosten und würden von der Kleinunternehmerregelung eher benachteiligt werden. In diesem Fall ist es also empfehlenswert, die Umsatzsteuer auszuweisen.

Tipps für die Buchhaltung im Einzelunternehmen

Für die Buchhaltung müssen sämtliche Geschäftsvorgänge dokumentiert werden – auch Privatentnahmen müssen richtig dokumentiert werden. Sie sind verpflichtet, alle Rechnungen, Belegen sowie die Kundenkorrespondenz aufzuheben. Um dabei nicht die Übersicht zu verlieren, sollten Sie ihre Buchführung digital abwickeln und doppelt sichern.

Für die digitale Buchführung gibt es einige kostengünstige Buchhaltungsprogramme, die den Vorgang erheblich vereinfachen. Eine Buchhaltungssoftware können Sie von verschiedenen Anbietern erwerben, die speziell auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Die Programme erleichtern nicht nur die Buchführung, sondern erstellen auch Rechnungen, bereiten Daten übersichtlich auf und erstellen automatisch die EÜR. Einen Überblick über 7 Buchhaltungsprogramme erhalten Sie hier.

Auch ein gut organisiertes Ablagesystem erleichtert Ihnen die Buchführung enorm. Heften Sie am besten alle Bankbelege und die dazugehörigen Belege für alle Kontobewegungen in chronologischer Reihenfolge in Ordnern ab, so dass der aktuellste immer ganz oben liegt. Auf die gleiche Weise sollten Sie in einem separaten Ordner alle Barbelege ablegen. Falls eine Geschäftskasse vorhanden ist, müssen Sie auch ein Kassenbuch führen, in dem Sie alle Ein- und Ausgaben detailliert auflisten.

Fazit: Buchhaltung im Einzelunternehmen selbst machen oder nicht?

Auf den ersten Blick erscheint die Buchführung im Einzelunternehmen erst einmal nicht schwierig zu sein. Sie behalten selbst den Überblick über die Einnahmen und Ausgaben im Unternehmen und sparen vermeintlich die Kosten für speziell geschultes Personal.

Doch genau das kann sich auch schnell zu einem Nachteil entwickeln. Bei der Buchhaltung handelt es sich um ein kompliziertes Unterfangen, das viel Know-how fordert. Das Aufbereiten und die Einbuchung von Zahlen, die Finanz- und Personalbuchhaltung, Kostenrechnungen, Controlling und Reporting, ein sicherer Umgang mit Excel und speziellen Buchhaltungssoftwares sowie umfangreiche Fachkenntnisse in Steuer- und Handelsrecht sind für eine gute Buchhaltung erforderlich. Schon bei den kleinsten Fehlern kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Zudem übernimmt der Buchhalter automatisch zivil- und strafrechtliche Konsequenzen bei Fehlern. Bei der sich ständig ändernden Rechtslage stellt das eine besondere Herausforderung dar. Regelmäßige Weiterbildungen sind daher notwendig, was wiederum zeit- und kostenintensiv ist. Bedenken Sie außerdem, dass Sie die Zeit, in der Sie die Buchhaltung ihres Unternehmens machen, nicht dazu nutzen können, dem Tagesgeschäft nachzugehen.

Ob es sich wirklich lohnt die Buchhaltung selber zu übernehmen oder ob Sie diese doch besser outsourcen sollten, bleibt somit im Einzelfall zu entscheiden und muss gut überlegt sein.