BWA: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung lesen und verstehen

Grundlegendes: Was ist eine BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist ein Bericht, der basierend auf den Daten der Finanzbuchhaltung monatlich erstellt wird. Sie liefert Unternehmern einen kompakte Übersicht der wichtigsten Kennzahlen zur Ertragslage eines Betriebs. Grundsätzlich liefert die BWA also eine kurzfristige Erfolgsrechnung.

Oftmals wird die betriebswirtschaftliche Auswertung genutzt, um eine grundsätzliche Bewertung der aktuellen Unternehmenslage vorzunehmen – für unternehmensinterne und externe Leser. Um den Bericht richtig zu nutzen, ist es entscheidend, die passenden Zahlen auszuwerten, denn es gibt nicht die eine BWA. Wie die doppelte Buchführung funktioniert, können Sie hier detailliert nachlesen.

Wer erstellt eine betriebswirtschaftliche Auswertung?

Jede betriebswirtschaftliche Auswertung basiert auf Daten aus der Finanzbuchhaltung. Deshalb ist die Buchführungspflicht eine grundsätzliche Voraussetzung, damit die nötigen Daten überhaupt abrufbar sind. Die Auswertung dieser Daten leisten Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mithilfe einer Software.

Gibt es eine Pflicht zur Erstellung einer BWA?

Nein, kein Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, die monatliche Auswertung anfertigen zu lassen. Davon losgelöst sind die Vorschriften der Buchführungspflicht, die aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung hervorgehen.

 

Für wen eignet sich die BWA?

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist besonders geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Ohne Finanzbuchhaltung kann keine BWA erstellt werden.

 

Welche Formen gibt es?

Erfinder der betriebswirtschaftlichen Auswertung und Bereitsteller der meisten BWAs, die in Deutschland erstellt werden, ist das Unternehmen DATEV.

Standard-BWA

Die standardisierte Auswertung ist völlig unabhängig von der Größe und der Art des Unternehmens. Sie eignet sich für Betriebe, die Kennzahlen losgelöst von ihrer Branche oder rechtlichen Aspekten mit Fokus auf betriebswirtschaftlichen Aspekten analysieren möchten.

Erweiterte BWA

Seit ihrer Einführung bieten DATEV und andere Dienstleister viele Erweiterungen des Standard-Formats, wie zum Beispiel:

• BWA mit Branchenbezug (z. B. für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte)
  • Abgestimmt auf jeweilige Berufsgruppe oder Wirtschaftssektor
  • Rechtliche Besonderheiten werden berücksichtigt
• Controllingreport-BWA
  • Kombiniert die kurzfristige Erfolgsrechnung mit der Kapitalflussrechnung
  • Zahlungsströme derivativ ermittelt
  • Werte aus Zahlungsströmen werden Konten der Finanzbuchhaltung zugeordnet, die nicht zum
  • Finanzmittelfonds gehören
  • Abweichungen zwischen ausgewiesenen und tatsächlichen Zahlungsströmen
• Qualitäts-BWA
  • Geeignet als Nachweis für Kreditwürdigkeit
  • Ergänzung fehlender Abgrenzungsbuchungen
  • Enthält typische Korrekturliste einer Bank
• Kapitalflussrechnung-BWA
  • Darstellung der Herkunft und Verwendung der liquiden Mittel
  • Zahlungsströme vs. Zahlungsmittelstände
  • Werte aus Zahlungsströmen werden Konten der Finanzbuchhaltung zugeordnet, die nicht zum
  • Finanzmittelfonds gehören
  • Abweichungen zwischen ausgewiesenen und tatsächlichen Zahlungsströmen
• Gesamtkostenverfahren-BWA
  • Nach Schema der Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut (GuV)
  • Auswertung enthält alle wichtigen GuV-Positionen
• Umsatzkostenverfahren-BWA
  • Nach Schema der GuV aufgebaut
  • Auswertung enthält alle wichtigen GuV-Positionen
  • Ähnelt Gesamtkostenverfahren-BWA und kann als Ergänzung genutzt werden
  • Enthält spezifische Kostenkonten für Anwendung des Umsatzkostenverfahrens
• Einnahmen-Ausgaben-BWA
  • Vorläufiges betriebswirtschaftliches Ergebnis (Einnahmenüberschussrechnung)
  • Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
  • Rechnung nach Zufluss- und Abflussprinzip
  • Tatsächliche Betriebseinnahmen (zzgl. Umsatzsteuer) vs. tatsächliche Betriebsausgaben (zzgl. Vorsteuer)
  • Ergebnis wird nicht bewertet
  • Geeignet für Freiberufler und Gewerbetreibende, die die Einnahmenüberschussrechnung nutzen

Jede Form der betriebswirtschaftlichen Auswertung wurde gestaltet, um die Informationen aus der Buchhaltung auf die vielseitigen Bedürfnisse der Leser abzustimmen.

 

Wie ist die BWA aufgebaut?

Wie bereits erwähnt unterscheiden die Ersteller verschiedene Formate. Standardisierte BWAs folgen aber immer demselben Schema.

Aufbau der Standard-BWA

Eine BWA ist immer staffelweise aufgebaut. Dabei wird die Auswertung unterteilt in mehrere Bereiche und deren untergeordnete Positionen. Der Aufbau orientiert sich dabei an den Posten der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Im Normalfall werden folgende Bereiche in der BWA abgebildet:

• Umsatzerlöse
• Rohertrag
• Kostenarten
  • Personal
  • Material
  • …
• Zinsaufwand bzw. Zinsertrag
• Steuern
• Betriebsgewinn vor Zinsen und Steuern (EBIT)

 

Wie nutzen Unternehmer die Ergebnisse der BWA?

Welchen Nutzen die Zahlen aus der BWA wirklich bereitstellen, hängt ganz vom Leser ab. Je nach Adressat der Auswertung können unterschiedliche Schlüsse gezogen werden. Die häufigsten Anwendungsbereiche der BWA sind hier kurz zusammen gefasst.

Übersicht der kurzfristigen Erfolgslage

Die BWA liefert wie bereits erwähnt eine kompakte Übersicht der aktuellen Ertragslage. Außerdem dienen die Daten als Grundlage für einen generellen Branchen-Vergleich – vorausgesetzt das BWA-Format stimmt mit dem des Wettbewerbs überein.

Nachweis für Dritte

Banken und andere Kreditinstitute verlangen oftmals betriebswirtschaftliche Auswertungen. Auch Vermieter von Gewerbeflächen oder privatem Mieteigentum fordern in seltenen Fällen die Vorlage der letzten BWAs. In diesem Zusammenhang dienen die Daten jeweils als Nachweis für eine positive Erlössituation und somit ein unkompliziertes Vertragsverhältnis.

 

Was sagt eine BWA aus?

Im Idealfall beantwortet die BWA die Frage: Wie ging es meinem Unternehmen im vergangenen Monat?
Ganz generell kann diese Frage  nicht für jedes beliebige Unternehmen beantwortet werden, denn die Aussagekraft der betriebswirtschaftlichen Auswertung hängt natürlich davon ab, welche Form der betriebswirtschaftlichen Auswertung Sie nutzen und wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist.

 

Was verschweigt die BWA?

Das Standard-Format ist stets unkommentiert und muss vom Leser selbst interpretiert werden. Genau an dieser Stelle können Probleme entstehen, denn die Zahlen liefern nur einen Ausschnitt der unternehmensrelevanten Zahlen aus der Finanzbuchhaltung. Um eventuelle Trugschlüsse zu vermeiden, bietet DATEV unterschiedliche Varianten der betriebswirtschaftlichen Auswertung, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Ganz grundsätzlich liefert eine Standard-BWA nur Infos zur Rentabilität eines Unternehmens, aber verschweigt viele betriebswirtschaftlich relevante Posten und wie diese gebucht wurde. Über diese selektive Darstellung der Kennzahlen sollten Sie sich immer im Klaren sein.

In der monatlichen Finanzbuchhaltung (FiBu) werden nämlich schwerpunktmäßig alle umsatz- und lohnsteuerpflichtigen sowie sozialversicherungsrelevanten Vorgänge erfasst. Ziel ist es, gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung sowie einer die sach- und termingerechte Steuerzahlung zu genügen. Kurz gesagt: Die Finanzbuchhaltung basiert nicht auf der Zielsetzung, betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus ihr ableiten zu können.

Aus diesem Grund folgt die Finanzbuchhaltung grundsätzlich nicht betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist ihre Auswertung sie oft unvollständig und ohne Aussagekraft. Das unmittelbare Ableiten von Schlüssen und Entscheidungen aus dem Buchhaltungsergebnis ist unter Umständen sogar existenzbedrohend.

Trugschlüsse aus der BWA: Ein Beispiel

In einem Einzelhandelsunternehmen wies die betriebswirtschaftliche Auswertung per August einen kumulierten Überschuss von 140.000 Euro aus. In Anbetracht des Umsatzes ist dies ein gutes Ergebnis. Außerdem war das Zahlungsverhalten der Kunden sehr gut. Auf den ersten Blick bestand also kein Grund zur Sorge. Wenig später muss das Unternehmen musste aufgrund von Zahlungsunfähigkeit Insolvenz anmelden! Was hat die BWA verschwiegen?

Während sich zu Jahresbeginn Ware im Wert von 200.000 Euro im Lager und den Geschäftsräumen befand, war Ende August die gesamte alle Ware verkauft. Es lag also eine Bestandsreduzierung im Wert von ca. 200.000 Euro vor, die das Ergebnis von Ende August eigentlich um diesen Betrag verringerte. In der betriebswirtschaftlichen Auswertung wurde diese Veränderung aber nicht erkennbar, da sie weder erfasst noch gebucht worden war. Der vermeintliche Überschuss von 140.000 Euro, den die betriebswirtschaftliche Auswertung auswies, war tatsächlich ein Verlust von 60.000 Euro.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen außerhalb der BWA

Einige relevante betriebswirtschaftliche Größen kann das Standard-Format keinesfalls liefern:

• Cashflow und Liquiditätsentwicklung
  • Darlehen
  • Kontokorrente
  • Eigenkapitalentwicklung
• Prognosedaten zum Gewinn oder zur Zahlungsfähigkeit
• Bereichsergebnisse
  • Profitcenter
  • Rentable und unrentable Geschäftsfelder
  • „Renner”- und „Penner”-Produkte im Handel

Alle diese Größen sind relevant für eine gute informierte Unternehmenssteuerung. Wer diese Informationen erhalten möchte, wird mehr als nur die Zahlen der klassischen Finanzbuchhaltung ins Visier nehmen. Neben der BWA sollten Sie deshalb weitaus aussagekräftigere Kennzahlen auswerten: Daten aus Vorschau- und Profitcenter-Berichten sowie Daten, die mit den Methoden des Finanzcontrollings ermittelt werden.

 

Kriterien einer aussagekräftigen BWA

Das Spektrum des Unternehmertums ist riesig. Dementsprechend gibt es nicht die eine Auswertung der Kennzahlen, die jedem Betrieb gerecht wird. Grundsätzlich müssen die Voraussetzungen der FiBu stimmen, damit die betriebswirtschaftliche Auswertung Aussagekraft erhält.

Aufwendungen und Erlöse zeitnah buchen

Aufwendungen und Erlöse mit maßgeblicher Ergebnisauswirkung in der Finanzbuchhaltung müssen unterjährig und zeitnah berücksichtigt werden. Je nach Branche und Geschäftsmodell können davon ganz unterschiedliche Positionen betroffen sein: In Handwerksbetrieben und im produzierenden Gewerbe kommt den Beständen an unfertigen und fertigen Arbeiten große Bedeutung zu. Besonders bei Handelsunternehmen gehören Warenbestandsveränderungen zwingend in die monatliche Buchhaltung. So können Sie Fehlschlüsse wie im obigen Beispiel vermeiden.

Zusatzbuchungen ergebnisrelevanter Posten

Weitere größere, erwartete Aufwandspositionen sollten monatlich abgegrenzt werden, wenn sie (in der Summe) das monatliche Betriebsergebnis stark beeinflussen könnten. Zu besagten Posten zählen unter anderem:

• Monatliche Abschreibungen
• Ertragssteuern
• Jahresbonifikationen an Kunden
• Erhaltene Bonifikationen von Lieferanten
• Darlehen (Annuitäten aufteilen in Zins- und Tilgungsteil)
• Rechnungsabgrenzungsposten

 

Fazit zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die Aussagekraft Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung hängt sehr stark von mehreren Faktoren ab:

• Buchungen der Finanzbuchhaltung
• Gewähltes Format
• Art und Aufbau Ihres Betriebs

 

Tipps für Unternehmer

1. Überlegen Sie genau, welches Format sich am besten für Ihr Geschäft eignet, bevor Sie eine Produktwahl treffen.
2. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung ab, welche Posten unterjährig und immer schnellstmöglich gebucht werden sollten, damit Ihre BWA mehr Aussagekraft erhält.
3. Beachten Sie stets, dass das Standard-Format einige wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen nicht enthält.
4. Ziehen Sie weitere Berichte zur Kontrolle heran, bevor Sie Entscheidungen treffen, die auf Daten aus einer aktuellen Auswertung basieren.