Der GmbH-Jahresabschluss ist im Handelsgesetzbuch geregelt (§§ 242 ff. HGB) und besteht aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. Grundsätzlich ist der Jahresabschluss aus der laufenden Buchhaltung zum Geschäftsjahresende zu erstellen und bildet die Basis für die Steuererklärung der GmbH. Mittelgroße und große GmbHs müssen ihrem Jahresabschluss zudem einen Lagebericht hinzufügen. Der Jahresabschluss ist stets mit einem Gesellschafterbeschluss in der Gesellschafterversammlung zu beschließen und im Bundesanzeiger, dem elektronischen Unternehmensregister, zu veröffentlichen. Auf welche großen und kleinen Details Sie achten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.
Der Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften: Die Grundlage Ihrer Steuererklärung
Den Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften wie einer GmbH müssen Sie nach „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB, § 243 HGB)“ erstellen. Das Gesetz fordert, dass der Jahresabschluss klar und übersichtlich und in deutscher Sprache erstellt wird, darüber hinaus sind alle Beträge in Euro (§ 244 HGB) anzugeben. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung aller Geschäftsvorfälle sind inzwischen außerdem „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu berücksichtigen. Laut diesen Grundsätzen müssen Sie Ihre Buchführung digital betreiben und so organisieren, dass Ihr Unternehmen einem „sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln“ kann.
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“ (§238 HGB). In der Regel ist der sachkundige Dritte ein Steuerprüfer. Die Kriterien Klarheit und Übersichtlichkeit erfordern, dass Sie keine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden sowie zwischen Aufwendungen (Betriebsausgaben, Gewinnverwendung) und Erträgen (Umsatzerlöse) (§ 246 GHB) vornehmen. Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch fortlaufend, vollständig, richtig sowie sachlich geordnet (§§ 238, 239 HGB) erfasst und verbucht werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen Sie gemäß der seit 1. Januar 2017 geltenden Kassenrichtlinie täglich, ausnahmslos und unveränderlich sowie mit einer vollständigen Historie aller Kassenvorgänge elektronisch und manipulationssicher aufzeichnen (§ 146 AO). Des Weiteren dürfen Sie keine Buchung ohne Beleg vornehmen.
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Einteilung von Kapitalgesellschaften in Größenklassen
Der Gesetzgeber kategorisiert die Größe einer Kapitalgesellschaft anhand von drei Parametern:
| Kleinst-Kapitalgesellschaft | Kleine Kapitalgesellschaft | Mittlere Kapitalgesellschaft | Große Kapitalgesellschaft | |
|---|---|---|---|---|
| Bilanzsumme | 0 bis 350.000 € | 350.001 bis 6 Mio. € | 6 Mio bis 20 Mio. € | über 20 Mio. € |
| Umsatzerlöse | 0 bis 700.000 € | 700.001 bis 12 Mio. € | 12 Mio bis 40 Mio. € | über 40 Mio. € |
| Arbeitnehmer | 0 bis 10 | 11 bis 50 | 51 bis 250 | über 250 |
Sind mindestens zwei der drei Parameter erfüllt, gehört Ihre GmbH in die jeweilige Kategorie. Je nach Größenklasse gelten unterschiedlich abgestufte Bilanzierungs- und Veröffentlichungspflichten.
Bilanz: Lagebericht für mittelgroße und große GmbHs
Der Lagebericht ist ein eigenständiger Anhang des Jahresabschlusses einer GmbH. Wenn Ihre GmbH die Kriterien der mittelgroßen oder großen Kapitalgesellschaft erfüllt, müssen Sie Ihrem Jahresabschluss einen solchen Lagebericht anhängen. Wie der Lagebericht beschaffen sein muss und welchem Zweck er dient, regelt § 269 HGB. Hier lohnt sich ein Blick in den Gesetzestext:
„Im Lagebericht sind der Geschäftsverlauf einschließlich des Geschäftsergebnisses und die Lage der Kapitalgesellschaft so darzustellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird. Er hat eine ausgewogene und umfassende, dem Umfang und der Komplexität der Geschäftstätigkeit entsprechende Analyse des Geschäftsverlaufs und der Lage der Gesellschaft zu enthalten. In die Analyse sind die für die Geschäftstätigkeit bedeutsamsten finanziellen Leistungsindikatoren einzubeziehen und unter Bezugnahme auf die im Jahresabschluss ausgewiesenen Beträge und Angaben zu erläutern.
Außerdem ist im Lagebericht die voraussichtliche Entwicklung mit ihren wesentlichen Chancen und Risiken zu beurteilen und zu erläutern; zugrunde liegende Annahmen sind anzugeben. Die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer Kapitalgesellschaft im Sinne des § 264 Abs. 2 Satz 3 haben zu versichern, dass nach bestem Wissen im Lagebericht der Geschäftsverlauf einschließlich des Geschäftsergebnisses und die Lage der Kapitalgesellschaft so dargestellt sind, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird, und dass die wesentlichen Chancen und Risiken im Sinne des Satzes 4 beschrieben sind.“
Bilanzvereinfachungen für Kleine und Kleinst-Kapitalgesellschaften
Bei der Erstellung der GmbH-Bilanz auf Grundlage der laufenden Buchhaltung sieht das Handelsrecht je nach Größenklasse unterschiedlich strenge Regeln vor. Mit Einführung des Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetzes (BilRUG) 2015 setzte der Gesetzgeber eine EU-Richtlinie um, die zu einer EU-weiten Vereinheitlichung der Bilanzierungsregeln führte. Daraus folgend wurden mit dem Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG) auch die Berichts- und Veröffentlichungspflichten für Kleinst- und Kleine-GmbHs reduziert. So müssen seither Kleinst- und Klein-GmbHs keine Gewinn- und Verlustrechnung mehr veröffentlichen. Einige Detailangaben wie die Aufgliederung der Verbindlichkeiten oder Auflistung der Umsatzerlöse oder beim Materialaufwand können seither in der Bilanz zusammengefasst werden. Diese Erleichterung nach § 325 HGB wird auch als „verkürzte Bilanz“ der GmbH bezeichnet. Ein Lagebericht ist dann ebenfalls nicht erforderlich. Diese Regelungen sind jedoch nur für die handelsrechtlichen Bestimmungen relevant. Auch nach Einführung der sogenannten E-Bilanz für die Steuererklärung müssen sowohl Bilanz als auch GuV weiterhin den steuerrechtlichen Detailierungsgrad erfüllen.
Einheitsbilanz vs. getrennte Handelsbilanz und Steuerbilanz
Die Bilanz der GmbH bildet die Grundlage für die Steuererklärung der GmbH. Dem Finanzamt reicht jedoch die Einheitsbilanz oder Handelsbilanz nach Handelsrecht nicht aus. Deutlich wird dies unter anderem am Beispiel der Betriebsausgaben für Geschenke an Geschäftskunden: Im Handelsrecht sind diese nicht-abzugsfähige Geschäftsausgaben, im Steuerrecht hingegen sind derartige Betriebsausgaben abzugsfähig, allerdings nur bis zu einem Wert von 35 Euro. Während solche Ausgaben also in einer Handelsbilanz keine Auswirkung haben, können sie im Steuerrecht den zu versteuernden Gewinn senken. Auch bei Wertberichtigungen, Rückstellungen und Abschreibungen können sich also Unterschiede zwischen Handelsbilanz und Steuerbilanz ergeben. Daher ist es notwendig, dass Sie als Kleinst- oder Klein-GmbH von Ihrem Steuerberater neben der Handelsbilanz auch eine Steuerbilanz erstellen lassen.
Ergebnisverwendung vor oder nach Jahresabschluss
Nach dem GmbH-Gesetz steht den Gesellschaftern der Jahresüberschuss bzw. Gewinn zu. Um diese Ergebnisverwendung zu erwirken, muss ein Gesellschafterbeschluss herbeigeführt werden. Über die Gewinnverwendung können die Gesellschafter vor oder nach Jahresabschluss entscheiden. Besteht jedoch eine Verpflichtung zur Auflösung oder Bildung von Rücklagen, muss auch vor dem Jahresabschluss eine Entscheidung über die Gewinnausschüttung beziehungsweise Rückstellungen erfolgen. In einem solchen Fall ist der Jahresabschluss nach Gewinnverwendung zu erstellen. Lesen Sie hier, wie Sie den Gewinn Ihres Unternehmens zunächst ermitteln und im nächsten Schritt ausschütten können.
Fristen für den Jahresabschluss
Der GmbH-Jahresabschluss ist nach § 264 HGB grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Geschäftsjahresende zu erstellen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich maximal sechs Monate Zeit lassen für die Feststellung des Jahresabschlusses. D. h. wenn das Geschäftsjahr am 31.12. endet, ist die Abgabefrist spätestens der 30.6. Eine Fristverlängerung kann zusätzlich beantragt werden. Seit 2019 gilt außerdem die verlängerte Abgabefrist für die Steuerbilanz. Stichtag ist der 31. Juli. Wenn Ihr Steuerberater den Jahresabschluss erstellt, kann die Frist sogar bis zum 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres ausgedehnt werden.
Ausnahmen gelten für GmbHs in Krisensituationen. Der Bundesgerichtshof urteilte, dass sie ihre Bilanz schon acht bis zehn Wochen nach dem Bilanzstichtag (28.2. bzw. 15.3.) einreichen müssen. Hier finden Sie alle Fristen in der tabellarischen Übersicht.
Zuständig für die Aufstellung des Jahresabschlusses ist der GmbH-Geschäftsführer, der ihn meist zusammen mit einem Steuerberater vorbereitet. Formal muss die Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss der GmbH feststellen, also genehmigen. Dafür muss formal ein Gesellschafterbeschluss mit einfacher Mehrheit herbeigeführt werden. Danach müssen die GmbH-Geschäftsführer den Jahresabschluss außerdem unterschreiben.
Veröffentlichungspflicht und Feststellung des Jahresabschlusses einer GmbH
Nach Beschluss der Gesellschafterversammlung zur Feststellung des GmbH-Jahresabschlusses inklusive der Gewinnverwendung müssen die GmbH-Geschäftsführer die sogenannten Publizitätspflichten der Kapitalgesellschaften erfüllen. Denn der Jahresabschluss einer GmbH muss spätestens zwölf Monate nach Geschäftsjahresende im Bundesanzeiger hinterlegt, also veröffentlicht werden. Der Bundesanzeiger verwaltet das elektronische Unternehmensregister, in dem die Jahresabschlüsse aller Kapitalgesellschaften veröffentlicht werden.
Halten Sie als GmbH Geschäftsführer diese Frist nicht ein, droht Ihnen ein Ordnungsgeld von bis zu 25.000 Euro. Mit dem BilRUG wurde zudem verpflichtend eingeführt, dass der GmbH-Jahresabschluss bei mittelgroßen und großen GmbHs zuvor von einem Wirtschaftsprüfer bestätigt werden muss. Diesen Bestätigungsvermerk konnten Unternehmen früher nachreichen. Eine solche Testierung entfällt bei Kleinst- und Klein-GmbHs.
Mittelgroße und große GmbHs müssen neben ihrer Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht auch die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung zur Ergebnisverwendung veröffentlichen.
Kleinst-GmbHs sind von der Veröffentlichung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beim Bundesanzeiger befreit. Kleine GmbHs müssen in ihrer verkürzten GuV lediglich Umsätze, sonstige Erträge, Personal- und Materialaufwand, Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, Steuern und Jahresüberschuss (Gewinn) darlegen. Des Weiteren können kleine GmbHs lediglich den Bilanzgewinn ausweisen und müssen keinen Beschluss über die Gewinnverwendung vorlegen. Ebenso sind sie vom Anhang befreit.
GmbH-Jahresabschluss: Die Übermittlung an den Bundesanzeiger
Bei den meisten GmbHs wird der Jahresabschluss mit allen Anhängen über den Steuerberater an den Bundesanzeiger elektronisch übermittelt. Dies erfolgt in der Regel direkt über eine Schnittstelle der Steuersoftware. Als GmbH-Geschäftsführer können Sie Ihren Jahresabschluss aber auch selbst erstellen und direkt an den Bundesanzeiger übermitteln. Dafür stehen Arbeitshilfen sowie ein Online-Formular auf der Plattform zur Verfügung. Nach Übermittlung wird der Jahresabschluss veröffentlicht. Kleinst-GmbHs können auch die Auftragsübermittlung nutzen. Dann wird der Jahresabschluss lediglich hinterlegt und nur auf Antrag und gegen Gebühr an einen Interessenten übermittelt.
Sollten sich nach der Veröffentlichung im Bundesanzeiger beziehungsweise nach Beauftragung der Auftragsübermittlung am Jahresabschluss nochmals Änderungen ergeben, ist dieser erneut mit den Änderungen zu publizieren. Änderungen können sich beispielsweise nach einer Betriebsprüfung ergeben.
Wenn Sie Ihre Unterlagen verspätet oder nicht vollständig oder bei Beauftragung der Auftragsübermittlung beim Bundesanzeiger hinterlegen, droht Ihnen ein Ordnungsgeld.
Fazit
Der GmbH Jahresabschluss ist an strenge Vorschriften gebunden, die im HGB, der Abgabenordnung (AO) sowie dem BilRUG und dem MicroBilG normiert sind. Vor allem Kleinst- und Kleine GmbHs wurden durch das MicroBilG deutlich entlastet. Mit der Auftragsübermittlung wurde die Veröffentlichungspflicht de facto eingeschränkt, denn die verkürzte Bilanz der GmbH steht nicht mehr automatisch im elektronischen Unternehmensregister für jedermann zur Verfügung. Nur derjenige kann sie einsehen, der sie beim Bundesanzeiger gegen Gebühr bestellt. Dies kann Vorteile haben, weil die Hürde zur Einsicht für Kleinst-GmbHs höher liegt als für größere GmbHs. Allerdings sind die handelsrechtlichen Vereinfachungen bei den Publizitätspflichten für die Steuererklärung nicht relevant. Daher gilt es, unbedingt den Grundsatz zu beachten: Steuerbilanz ist nicht gleich Handelsbilanz.
