Einfache Buchführung: Wer darf sie nutzen?
| Art der Selbständigkeit | Einfache Buchführung erlaubt |
| Gewerbetrieb |
|
| Land- oder Forstwirt |
|
| Freiberufler | uneingeschränkt |
Einfache Buchführung bei Gewerbebetrieben
Die einfache Buchführung darf von Gewerbetreibenden angewendet werden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und die gemäß § 141 der Abgabenordnung (AO) in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn gemacht und/oder die Umsatzgrenze von 600.000 Euro nicht überschritten haben. Überschreitet ein Gewerbebetrieb zweimal einen oder beide dieser Grenzwerte, tritt in der Regel die Pflicht zur doppelten Buchführung ein (§ 140 AO, § 238 Handelsgesetzbuch). Das Finanzamt informiert das betroffene Unternehmen per Bescheid.
Einzelunternehmen und Kleingewerbetreibende sind normalerweise von der doppelten Buchführung befreit. Unter welchen Voraussetzungen Einzelkaufleute dennoch zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet sind, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Einfache Buchführung bei Land- und Forstwirtschaftlichen Betrieben
Land- und forstwirtschaftliche Betriebe können die einfache Buchführung nutzen, wenn sie in mindestens zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 60.000 Euro Gewinn gemacht haben und wenn die bewirtschaftete Nutzfläche einen Gesamtwert von 25.000 Euro nicht überschreitet. Wenn einer oder beide dieser Grenzwerte zwei Wirtschaftsjahre in Folge überschritten wird, stellt das Finanzamt eine gesetzliche Buchführungspflicht fest und informiert den Betrieb postalisch.
Freiberufler: Ausnahmefall bei der Buchführungspflicht
Für Freiberufler besteht grundsätzlich keine Pflicht Bücher zu führen. Für sie gelten also keine Umsatzgrenzen, ab denen ein Freiberufler von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln muss.
Wie funktioniert die einfache Buchführung?
Bei der einfachen Buchführung müssen Sie nur ein Buch führen. In diesem werden alle Geschäftsvorfälle, die innerhalb eines Jahres eingetreten sind und die zu einer Veränderung des Firmenvermögens geführt haben, in chronologischer Reihenfolge jeweils als einzelner Posten in einem sogenannten Kassenbuch aufgeführt. Am einfachsten und übersichtlichsten ist es, wenn Sie die einzelnen Vorfälle als Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle gegenüberstellen.
Muster: Einfache Buchführung
So könnte Ihre Buchhaltung aussehen: Einnahmen und Ausgaben stehen sich in zwei Spalten gegenüber und sind aufgeteilt in mehrere typische Posten.
| Einnahmen | Ausgaben |
| Betriebseinnahmen | Betriebsausgaben
(z. B. Büromaterialien, Gebühren, etc.) |
| Durch das Finanzamt erstattete oder verrechnete Umsatzsteuer | Mietkosten für Büro- und andere Räumlichkeiten |
| Privatentnahmen | Fahrtkosten für betriebsbedingte Fahrten |
| … | … |
| Summe: Einnahmen | Summe: Einnahmen |
Posten der einfachen Buchführung
Zu den Ausgaben werden unter anderem auch die gängigen Betriebsausgaben gerechnet, wie Mietkosten, Kauf von Büromaterialien oder Gebühren für Internet und Telefon.
Die Anschaffungskosten für Anlagegüter, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen wie ein Firmenwagen oder Produktionsmaschinen, werden in der einfachen Buchführung nicht berücksichtigt. Hierfür müssen Sie eine gesonderte Liste erstellen, in welcher die Wirtschaftsgüter steuerrechtlich mit ihrem jeweiligen Abschreibungswert als Betriebsausgabe aufgeführt werden.
Welche Vorteile hat die einfache Buchführung?
Der große Vorteil der einfachen Buchführung ist, dass sie relativ unkompliziert geführt werden kann und Unternehmer auch ohne großes Vorwissen in der Regel selbst erledigen können. Für die Buchführung können Sie entweder auf eine Buchhaltungssoftware (lesen Sie hier unseren Buchhaltungssoftwarevergleich: 7 Programme im Überblick) zurückgreifen. Alternativ können Sie auch ein Kassenbuch führen oder eine Excel-Tabelle erstellen, in welcher Sie Einnahmen und Ausgaben tabellarisch gegenüberstellen.
Besteht bei der einfachen Buchführung eine Pflicht, kontinuierlich zu buchen?
Nein, anders als bei der doppelten Buchführung könnten Sie theoretisch alle Geschäftsvorfälle mithilfe Ihrer Belege am Jahresende buchen. Von dieser Methode wird Ihnen aber jeder Buchhalter abraten! Zu hoch ist das Fehlerpotential, wenn Sie angesammelte Belege nach Monaten zuordnen müssen. Gefährlich wird es immer dann, wenn Sie den Überblick verlieren: Ohne irgendeine Buchhaltung fehlt die Übersicht der aktuellen Finanzlage Ihres Betriebs und somit die Basis für wichtige unternehmerische Entscheidungen.
Außerdem kann es jederzeit dazu kommen, dass das Finanzamt von Ihnen verlangt, Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben zu erläutern und glaubhaft darzulegen, sollten Sie die einfache Buchführung nutzen.
EÜR: Betriebsergebnis aus der einfachen Buchführung
Das Betriebsergebnis ermitteln Sie aus der einfachen Buchführung mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR). Sie ist das Äquivalent zum Jahresabschluss bei der doppelten Buchführung.
Alle gebuchten Vorfälle müssen Sie mit Hilfe der entsprechenden Quittungen belegen können. Das bedeutet auch, dass Sie alle Unterlagen, durch die Sie Geschäftsvorfälle nachweisen können, für mindestens zehn Jahre aufbewahren müssen. Dies beinhaltet neben Belegen und Rechnungen auch die Korrespondenz mit Kunden sowie Dokumente, die die Art und den Umfang des Geschäftsvorgangs belegen.
Rechnungswesen: Weitere Basics
Einfache versus doppelte Buchführung
Generell ist die einfache Buchführung vor allem für kleine Firmen empfehlenswert, deren Geschäftsvorfälle einfach und überschaubar sind. So reicht es für Einzelunternehmen, Freiberufler oder Kleingewerbetreibende in der Regel aus, mit Hilfe der EÜR den Gewinn am Jahresende zu ermitteln. Auch die Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) kann auf die einfache Buchführung zurückgreifen. Für Einzelunternehmen bestehen gesonderte Regeln für die Buchhaltung.
Kapitalgesellschaften und Gewerbetreibende, die im Handelsregister stehen und/ oder die Umsatzgrenze von 600.000 Euro überschreiten beziehungsweise mehr als 60.000 Euro Gewinn binnen zwei aufeinanderfolgender Geschäftsjahre machen, dürfen keine einfache Buchführung machen, sondern sind zur Bilanzierung (doppelte Buchführung) verpflichtet.
In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Unterschiede zwischen einfacher und doppelter Buchführung noch einmal übersichtlich aufgeführt:
| Merkmale | Einfache Buchführung | Doppelte Buchführung |
| Voraussetzungen | Natürliche Personen, Gewerbebetriebe
Freiberufler |
Gewerbebetriebe, Einzelkaufleute:
Alle anderen Kaufleute: Buchführungspflicht kraft Rechtsform |
| Betriebsergebnis | EÜR am Geschäftsjahresende ausreichend | Jahresabschluss: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Geschäftsjahresende |
| Umfang der Buchführung | keine betrieblichen Einzelheiten wie Verbindlichkeiten | Muss alle betrieblichen Einzelheiten wie Verbindlichkeiten enthalten |
| Inventur | Nicht notwendig | Verpflichtend |
| Arbeitsaufwand | Schneller und einfacher zu erstellen | Erstellung ist schwierig und aufwendig, muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung genügen |
Wechsel der Buchführungsmethode
Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln muss, wenn Sie eines der Kriterien für die Anwendungen der einfachen Buchführung nicht mehr erfüllen. Umgekehrt ist es unter Umständen für einige Unternehmen auch möglich, von der doppelten zur einfachen Buchführung zu wechseln. Grundsätzlich entscheidet das Finanzamt nach der Sichtung der EÜR bzw. des Jahresabschlusses, ob eine Änderung der Buchführungsmethode ansteht. Nach dieser Feststellung folgt eine Mitteilung der Finanzbehörde. Erst am Erhalt des Schreibens, müssen Sie für das kommende Geschäftsjahr den Wechsel umsetzen. Deshalb sollten Sie niemals einen eigenständigen Wechsel vollziehen!
