Gehaltsabrechnung: Grundsätzliches im Überblick
In der Gehaltsabrechnung (auch: Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung) werden Brutto- und Netto-Werte des Entgelts eines Arbeitnehmers übersichtlich dargestellt. Sie dient dazu, die finanziellen Ansprüche des Arbeitnehmers nachzuweisen. Einmal im Monat muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine schriftliche Entgeltabrechnung zur Verfügung stellen.
Dabei ist zu beachten, dass Lohn und Gehalt nicht synonym sind. Der Lohn wird auf Stundenbasis berechnet und der monatliche Gesamtlohn nach tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zusammengesetzt. Das Gehalt bleibt hingegen jeden Monat gleich. Dennoch unterscheiden Lohn- und Gehaltsabrechnung sich in ihrer Zusammenstellung nicht, weswegen im weiteren Laufe des Ratgebers die Begriffe „Lohnabrechnung”, „Gehaltsabrechnung” und „Entgeltabrechnung” synonym verwendet werden.
Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung: Erklärung der Abkürzungen
| Abkürzung | Bedeutung | Erklärung |
| A | Abfindung | Eine Abfindung wird manchmal bei der Kündigung durch den Arbeitgeber ausgezahlt. Ein allgemeiner Anspruch auf eine Abfindung besteht nicht, in Ausnahmefällen ist sie jedoch gesetzlich vorgeschrieben. |
| AV | Arbeitslosenversicherung | Für jeden Arbeitnehmer werden Beiträge zur Arbeitslosenversicherung gezahlt, um im Fall der Arbeitslosigkeit ein Einkommen zu gewährleisten. Der Betrag liegt bei drei Prozent, von denen der Arbeitgeber die Hälfte übernimmt. |
| B | Arbeitnehmeranteil Seekasse | Die Seekasse ist Rentenversicherungsträger für alle Betriebe, für die die See-Berufsgenossenschaft als Unfallversicherungsträger zuständig ist. Dies betrifft seemännisch Beschäftigte, gewerbliche und kaufmännische Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmeranteil Seekasse muss aufgrund der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) im Brutto-Teil ausgewiesen werden. |
| BGRS | Beitragsgruppenschlüssel | Der Beitragsgruppenschlüssel ist ein numerischer Schlüssel, der auf allen Meldungen zur Sozialversicherung angegeben wird. Dabei steht jede Ziffer für eine Art der Sozialversicherung in dieser festen Reihenfolge: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung. Mit diesem Schlüssel werden die jeweiligen Beiträge ermittelt und richtig zugeordnet. |
| E | Einmalbezug | Mit Einmalbezügen (auch: sonstige Bezüge) sind unregelmäßige Bezüge wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld gemeint. Sie sind nicht Bestandteil der laufenden Zahlungen. Das bedeutet, dass sie nicht für die Arbeit in einem einzelnen Abrechnungszeitraum bezahlt werden. |
| F | Frei | Der Buchstabe F wird in der Lohnabrechnung angegeben, wenn der Wert des Steuer-Bruttos nicht dem Gesamtbrutto entspricht. Alternativ wird „P” für Pauschalversteuerung angegeben. |
| GB | Gesamtbrutto | Das Gesamtbrutto umfasst Bruttogehalt/-lohn, vermögenswirksame Leistungen, Zuschläge und Zulagen, pauschal versteuerte Lohnbestandteile und geldwerte Vorteile aus Sachbezügen. Dieser Betrag muss nicht mit dem Steuerbrutto übereinstimmen. |
| H | Hinzurechnungsbetrag | Der Hinzurechnungsbetrag wird angewendet, wenn der Arbeitnehmer sich in mehr als einem Beschäftigungsverhältnis befindet. Er soll eine zu hohe Lohnsteuerbelastung bei einem Zweitjob und einem geringen Einkommen verhindern. Um den Hinzurechnungsbetrag zu nutzen, ist eine Anmeldung über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beim Finanzamt erforderlich. |
| J | Bestandteil des Gesamtbruttos | Der Buchstabe J weist in der Gehaltsabrechnung aus, welche Beträge zum Gesamtbrutto gezählt werden. |
| Ki.Frbtr. | Kinderfreibetrag | Der Kinderfreibetrag wird vom zu versteuernden Einkommen abgezogen und mindert die Einkommenssteuerlast. Dabei besteht der Anspruch in der Regel bis zum 18. Lebensjahr des Kindes. Befindet sich das Kind danach noch in der Ausbildung oder im Studium, besteht der Anspruch bis zum 25. Lebensjahr des Kindes. Ist das Kind schwerbehindert und nicht zu einem selbständigen Leben in der Lage, besteht der Anspruch auch über das 25. Lebensjahr hinaus. |
| KiSt | Kirchensteuer | Mitglieder einer Religionsgemeinschaft, die als Körperschaft öffentlichen Rechts (KöR) gilt, müssen die Kirchensteuer zahlen. Je nach Bundesland beträgt sie entweder acht oder neun Prozent. |
| KK | Krankenkasse | Unter dem Kürzel KK wird die Krankenkasse des Arbeitgebers angegeben. |
| KK % | Maßgeblicher Beitragssatz zur KV inkl. Zusatzbeitrag | Unter dem Kürzel KK % wird angegeben, welcher Beitragssatz der Krankenversicherung gezahlt wird, inklusive dem von der individuellen Krankenkasse abhängigen Zusatzbeitrag. |
| KV | Krankenversicherung | Der gesetzliche Krankenversicherungsbeitrag beträgt 14,6 Prozent, von denen der Arbeitgeber die Hälfte übernimmt. |
| L | Laufender Bezug | Mit „laufender Bezug” sind alle regelmäßigen Zahlungen des Arbeitgebers, unter anderem das Gehalt, gemeint. Dabei müssen die Zahlungen nicht konstant sein. Auch schwankende Bezüge wie Provisionen werden zu den laufenden Bezügen gezählt. |
| LSt | Lohnsteuer | Jeder, der sich in einem nicht-selbständigen Arbeitsverhältnis befindet, muss die Lohnsteuer bezahlen. Der Lohnsteuersatz hängt von der Steuerklasse ab. Auf die Lohnsteuer wird zusätzlich der Solidaritätszuschlag angerechnet. |
| M | Mehrjährige Versteuerung | Die mehrjährige Versteuerung wird auf Vergütungen für mehrjährige Tätigkeit angewendet, wenn die Besteuerung als sonstiger Bezug teurer wäre. |
| N | Nachberechnung | Nachberechnungen werden durchgeführt, wenn in der Entgeltabrechnung für den Vormonat Fehler aufgetreten sind. |
| MFB | Mehrfachbeschäftigung | Mehrfachbeschäftigung bedeutet, dass ein Arbeitnehmer gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist. |
| P | Pauschalversteuerung | Siehe „F”. |
| PGRS | Personengruppenschlüssel | Mit dem Personengruppenschlüssel werden die Besonderheiten des Beschäftigungsverhältnisses deklariert. Zu den ausschlaggebenden Merkmalen gehören die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe, die Art der Beschäftigung (Festanstellung, Praktikum, Ausbildung etc.) und eventuelle Befristungen. |
| PV | Pflegeversicherung | Der gesetzliche Pflegeversicherungsbeitrag liegt bei 2,55 Prozent, von denen der Arbeitgeber in den meisten Fällen die Hälfte übernimmt. |
| RV | Rentenversicherung | Der Beitrag für die Rentenversicherung liegt derzeit bei 18,6 Prozent, von denen die Hälfte vom Arbeitgeber finanziert wird. |
| S | Sonstiger Bezug | Siehe Einmalbezug. |
| St | Steuer-Brutto | Das Steuer-Brutto setzt sich aus dem tatsächlichen Lohn bzw. Gehalt, Einmalbezügen und geldwerten Vorteilen zusammen. |
| Steuer-ID | Persönliche Steuer-Identifikationsnummer | Die Steuer-ID wird jedem Bürger der Bundesrepublik Deutschland dauerhaft vom jeweils zuständigen Finanzamt zugeteilt. Sie besteht aus elf Ziffern. |
| StKl | Steuerklasse | Die Steuerklasse bestimmt, wie hoch der Lohnsteuerbetrag für den jeweiligen Arbeitnehmer ist. |
| SV | Sozialversicherung | Zu den Sozialversicherungen zählen die Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung. |
| Um | Umlageverfahren | Mit den Umlageverfahren werden Sozialversicherungen finanziert. Die eingezahlten Sozialversicherungsbeiträge werden nach dem Einzug direkt wieder an den Versicherten ausbezahlt. Dazu kann der Arbeitgeber spezielle Rücklagen bilden. |
| V | Vorjahr | Das Vorjahr ist das vorige Jahr der Anstellung. Als Anfangsdatum ist der erste Arbeitstag des jeweiligen Arbeitnehmers festgelegt. |
| VKZ | Verarbeitungskennzeichen | Verarbeitungskennzeichnen dienen dazu, Verarbeitungsverläufe in der Buchhaltung zuzuordnen. Sie werden stets alphanumerisch und dreistellig vergeben. |
| W | Wertguthaben | Mit einem Wertguthaben (auch: Zeitwertkonto, Langzeitarbeitskonto, Langzeitkonto) soll für eine längerfristige Freistellung, beispielsweise die Elternzeit oder den Vorruhestand, vorgesorgt werden. Die Beiträge zum Wertguthaben werden komplett vom Arbeitnehmer finanziert. Um ein Wertguthaben zu erhalten, muss der Arbeitnehmer eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber treffen (vgl. § 7b ff. SGB IV). |
| Z | Einschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose | Hat der Arbeitnehmer keine eigenen Kinder, muss er den einschlägigen Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose zusätzlich zu den regulären Pflegeversicherungsbeiträgen zahlen. |
Weitere Tipps zur Gehaltsabrechnung
Neben den diversen Abkürzungen, die in einer Gehaltsabrechnung verwendet werden, gibt es noch andere Dinge, die Sie bei der Erstellung beachten sollten:
- Beachten Sie bitte die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen. Ihre alten Lohnabrechnungen gelten als Nachweis bei Überprüfungen durch das Finanzamt. Sollten Sie die Lohnabrechnungen nicht oder nur unvollständig nachweisen können, drohen Ihnen Strafmaßnahmen.
- Die Rentenversicherungsnummer wird nicht auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt, sondern auf dem jährlichen Meldebescheid zur Sozialversicherung. Des Weiteren ist die Rentenversicherungsnummer nicht mit der Sozialversicherungsnummer zu verwechseln, die auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden muss.
- Die verrechneten Urlaubstage werden bei den Brutto-Bezügen aufgeführt.
- Sollten Sie zeitlich und/oder fachlich nicht dazu in der Lage sein, die Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, können Sie die Lohnabrechnungen auslagern. Damit sparen Sie die Kosten, die Sie für eigenes Personal für Lohnabrechnungen ausgeben müssten, und können sich in Ruhe auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
