Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach HGB

Sinn und Zweck der GuV nach HGB

Jeder Jahresabschluss beinhaltet eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Im HGB ist die korrekte Gliederung festgelegt (vgl. § 275). Aus der GuV soll hervorgehen, wie aus der Verrechnung von Erträgen und Aufwendungen der Erfolg des jeweiligen Unternehmens innerhalb eines Geschäftsjahres hervorgeht (vgl. § 242 Abs. 2 HGB). Mit der GuV wird in der sogenannten Erfolgsrechnung der Jahresüberschuss (Gewinn) bzw. Jahresfehlbetrag (Verlust) als Saldo ermittelt. Wenn die Erträge insgesamt höher sind als die Aufwendungen, ist das Unternehmen erfolgreich. Im umgekehrten Fall kommt es zum Verlust.

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Bestandteile der GuV

• Buchung der Aufwendungen und Erträge
• Abschluss der Erfolgskonten
• Saldierung
• Buchung vom Gewinn bzw. Verlust auf das Eigenkapital-Konto
• Abschluss des Eigenkapital-Kontos/ Schlussbilanz

Jedes Unternehmen, das den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) unterliegt, muss eine GuV durchführen (vgl. § 242 HGB). Sie gehört zur doppelten Buchführung (Doppik). Das heißt, dass ein einfacher Buchungssatz auf zwei Konten angewendet wird. Die GuV muss wie der Jahresabschluss und die Schlussbilanz offengelegt und geprüft werden. Ausnahmen bestehen für Personenhandelsgesellschaften (oHG) und Einzelkaufleute, die die GuV nicht veröffentlichen müssen. In diesem Fall muss der Bilanz nur eine Anlage hinzugefügt werden, in der ergänzende Erläuterungen zur Ertragslage stehen.

Die GuV wird mindestens einmal im Jahr erstellt, während Sie den Jahresabschluss erstellen. Manche Unternehmen erstellen auch einmal im Monat eine GuV, um die Entwicklung des Unternehmens einfacher nachzuverfolgen. Dies ist zwar nicht gesetzlich verpflichtend, allerdings hilft es dabei, geschäftliche Fehlentwicklungen schnell festzustellen und zu korrigieren. Gerade bei teuren Vorfällen wie großen Reparaturen oder Betriebsferien kann die monatliche GuV sinnvoll sein.

Der formale Aufbau der GuV wird im HGB und in den internationalen Rechnungsstandards (IFRS, US-GAAP) detailliert geregelt. Die GuV kann sowohl in Konten- als auch in Staffelform geführt werden. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG), Kommanditgesellschaften (KG) und Kapitalgesellschaften & Co. KG (GmbH & Co. KG, UG & Co. KG) ist sie verpflichtend.

Hier erfahren Sie, welche weiteren Methoden es zur Gewinnermittlung neben der GuV noch gibt.

GuV: Staffelform (§ 275 HGB)

In § 275 HGB ist die Staffelform für die GuV festgelegt. Darin werden Aufwendungen und Erträge in Tabellenform zusammengefasst und auf diese Weise der Erfolg des Unternehmens ermittelt. Die Staffelform existiert in zwei Varianten: Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren. Beide Verfahren führen rechnerisch zum gleichen Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag. Sie haben die freie Wahl.

Die folgenden Gliederungen stellen das Minimum dar, müssen also in jedem Fall berücksichtigt werden. Es können zusätzliche Unterpunkte hinzugefügt werden, wenn die Klarheit und Übersichtlichkeit nicht beeinträchtigt werden. Reichen die Pflichtposten nicht aus, können weitere Posten aufgenommen werden. In jedem Fall müssen neben dem aktuellen Geschäftsjahr auch die Zahlen vom Vorjahr angegeben werden (vgl. § 265. Abs. 2 HGB).

Gesamtkostenverfahren (GKV)

Das GKV nutzt Daten aus der Finanzbuchhaltung zur Berechnung des Erfolgs. Es ist ausschließlich Bestandteil des externen Rechnungswesens. Es werden alle Kosten berücksichtigt, die in der jeweiligen Rechnungsperiode bei der Geschäftsaktivität entstanden sind. Den Kosten werden die erzielten Erlöse gegenübergestellt. Weil Kosten und Erlöse nicht immer in die gleiche Zeitspanne fallen, müssen zur Ermittlung des Betriebsergebnis die Bestandsänderungen an Halb- und Fertigfabrikaten herausgerechnet werden. Während Bestandsminderungen als Aufwand gelten, gelten Bestandserhöhungen als Ertrag. Dies gilt auch für Eigenleistungen, das heißt, Leistungen, die nur im eigenen Betrieb verbraucht werden. Die Kosten werden nach Kostenarten gruppiert (Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungen). Mit dem GKV gestaltet sich die Aufschlüsselung nach Kostenarten einfacher als mit dem UKV.

Im GKV weisen Sie folgende Posten aus:

1. Umsatzerlöse
2. Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
3. Andere aktivierte Eigenleistungen
4. Sonstige betriebliche Erträge
5. Materialaufwand
   1. Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren
   2. Aufwendungen für bezogene Leistungen
6. Personalaufwand
   1. Löhne und Gehälter
   2. Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung, davon für Altersversorgung
7. Abschreibungen
   1. Auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen
   2. Auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten
8. Sonstige betriebliche Aufwendungen
9. Erträge aus Beteiligungen, davon aus verbundenen Unternehmen
10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens, davon aus verbundenen Unternehmen
11. Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon aus verbundenen Unternehmen
12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen, davon an verbundene Unternehmen
14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
15. Ergebnis nach Steuern
16. Sonstige Steuern
17. Jahresüberschuss/ Jahresfehlbetrag

Umsatzkostenverfahren (UKV)

Anders als das GKV nutzt das UKV auch Daten des internen Rechnungswesens. Für das UKV wird entweder eine Kostenstellenrechnung oder eine andere detaillierte Darstellung der Konten nach Funktionen vorausgesetzt. Den Umsatzerlösen innerhalb einer Periode werden ausschließlich die Umsatzkosten, also die Kosten für die tatsächlich verkauften Produkte, gegenübergestellt. Die Kosten werden nach Kostenstellen gruppiert (Produktion, Vertrieb, Verwaltung). Das UKV ist für kurzfristige Ergebnisrechnungen (z. B. innerhalb eines Monats) aussagefähiger als das GKV. Auf diese Weise können die Betriebsergebnisse für einzelne Produkte oder Produktgruppen einfacher ermittelt werden.

Im UKV weisen Sie folgende Posten aus:

1. Umsatzerlöse
2. Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
3. Bruttoergebnis vom Umsatz
4. Vertriebskosten
5. Allgemeine Verwaltungskosten
6. Sonstige betriebliche Erträge
7. Sonstige betriebliche Aufwendungen
8. Erträge aus Beteiligungen, davon aus verbundenen Unternehmen
9. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens, davon aus verbundenen Unternehmen
10. Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon aus verbundenen Unternehmen
11. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
12. Zinsen und ähnliche Aufwendungen, davon an verbundene Unternehmen
13. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
14. Ergebnis nach Steuern
15. Sonstige Steuern
16. Jahresüberschuss/ Jahresfehlbetrag

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Sonderfall: Kleinstkapitalgesellschaften

Unternehmen, die im Sinne der Größenklassen nach HGB (vgl. § 267a) als Kleinstkapitalgesellschaften gelten, müssen keine vollständige GuV nach dem Umsatzkostenverfahren oder Gesamtkostenverfahren anfertigen (vgl. § 275 Abs. 5 HGB). Diese Unternehmen können folgende vereinfachte Staffelung einsetzen:

1. Umsatzerlöse
2. Sonstige Erträge
3. Materialaufwand
4. Personalaufwand
5. Abschreibungen
6. Sonstige Aufwendungen
7. Steuern
8. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

GuV-Ergebnisse

Egal, welches der beiden Verfahren Sie zur Erfolgsermittlung wählen: Zur Berechnung des Jahresüberschusses erhalten Sie mehrere Zwischenergebnisse. Mit diesen Ergebnissen werden die Quellen des Erfolgs erkennbar. Dies ist bei der Unternehmensprüfung besonders wichtig, um die Ertragslage realistisch einzuschätzen. Diese Einschätzung ist nicht nur für Sie, sondern auch für Kunden und Geschäftspartner im Rahmen der Offenlegung von großer Bedeutung.

Bei der GuV wird im HGB zwischen dem “Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit” und dem „außerordentlichen Ergebnis” unterschieden. Beide Ergebnisarten beinhalten verschiedene Bestandteile:

• Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit: für den Betriebszweck des Unternehmens typische Aufwendungen und Erträge
• Außerordentliches Ergebnis: unternehmensfremde Erfolgsbestandteile bzw. außerordentliche Aufwendungen, also seltene Vorfälle, die nicht zum eigentlichen Geschäft gehören und mit deren Wiederholung nicht zu rechnen ist

Das Ergebnis wird im Eigenkapital-Konto (auch: Passivkonto) dargestellt, denn die Erfolgskonten sind Unterkonten dieses Kontos. Es mehrt sich auf der Haben-Seite. Gewinne werden auf die Habenseite gebucht, Verluste auf die Soll-Seite. Der Unternehmenserfolg dient als Grundlage zur Besteuerung. Alles zur Gewinnausschüttung lesen Sie hier. 

Für Nicht-Kaufleute: EÜR statt GuV

Grundsätzlich sind nur Kaufleute zur Erstellung (Bilanzierungspflicht) und Offenlegung (Offenlegungspflicht) der GuV verpflichtet (Offenlegungspflicht). Das schließt Freiberufler, GbR-Gesellschafter, Kleingewerbetreibende und „kleine Einzelkaufleute” (nach der Buchführungspflicht in § 241a HGB) in den meisten Fällen aus. Für diese Unternehmer genügt die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung. Dabei müssen die Umsatzgrenze von 600.000 Euro und Gewinngrenze von 60.000 Euro beachtet werden (außer bei Freiberuflern). Ansonsten gelten trotz Rechtsform die GoB.

Bei der EÜR werden alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben in einem sogenannten Journal dokumentiert. Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben bildet den Erfolg des Unternehmens ab, der als Grundlage zur Besteuerung dient. Anders als bei der Bilanzierung müssen keine Verbindlichkeiten und Leistungen berücksichtigt werden. Die EÜR wird direkt beim Finanzamt eingereicht. Es besteht keine Publizitätspflicht.

Wenn Sie die EÜR anwenden, beachten Sie, dass nicht nur die Gewinne besteuert werden, sondern auch weitere Einkünfte wie die aus Kapitalvermögen oder die aus Vermietung und Verpachtung.