Die Lohnabrechnung beim befristeten Arbeitsvertrag

Grundsätzliches zur befristeten Beschäftigung

Ein befristetes Arbeitsverhältnis unterscheidet sich nur in wenigen Punkten von einem unbefristeten. Der Hauptunterschied geht bereits aus der Bezeichnung hervor: Ein befristetes Arbeitsverhältnis endet an einem festen Kalenderdatum, oft ein Jahr nach der Einstellung. Mitarbeitern in befristeten Arbeitsverhältnissen steht ebenso wie ihren fest angestellten Kollegen folgendes zu:

• Bezahlung (Mindestlohn oder mehr)
• Arbeitsbedingungen
• Urlaubsrecht
• Vermögenswirksame Leistungen (wenn Festangestellte sie regulär erhalten)
• Kündigungsschutz (nach maximal sechs Monaten Probezeit)

Darüber hinaus ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten. Die gesetzliche Grundlage für befristete Arbeitsverhältnisse bildet das Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG).

Voraussetzungen für eine befristete Beschäftigung

Sie können nicht willkürlich entscheiden, dass ein Arbeitsverhältnis befristet wird. Es gelten die Richtlinien in § 14 Abs. 1 TzBfG. Entspricht der Arbeitsvertrag nicht diesen Vorgaben, gilt das Arbeitsverhältnis automatisch als entfristet. In diesen Situationen können Sie einen Mitarbeiter befristet einstellen:

• Vorübergehender Bedarf, etwa durch Elternzeit oder längere Krankheit eines Festangestellten, dessen Rückkehr garantiert ist
• Anstellung im direkten Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium, etwa in Form einer Trainee-Stelle
• Rechtfertigung durch die Eigenart der Arbeitsleistung, etwa im kreativen oder Sport-Sektor
• Erprobung, wenn im vorhergegangenen Arbeitsverhältnis noch keine stattgefunden hat
• Persönliche Gründe des Arbeitnehmers, etwa im Rahmen von Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen für Arbeitslose
• Beschäftigung aus zweckgebundenen Haushaltsmitteln des öffentlichen Dienstes (vgl. § 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 7)
• Gerichtlicher Vergleich (vgl. § 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 8)

Des Weiteren gibt es die sogenannte sachgrundlose Befristung, bei der Sie keinen Grund für die Befristung angeben müssen. Diese Art der befristeten Beschäftigung ist in der Regel auf eine Höchstdauer von zwei Jahren begrenzt. Dies ist möglich, wenn Arbeitnehmer die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Alter ab 53 Jahren
• Mindestens vier Jahre Arbeitslosigkeit vor Antritt der Stelle
• Bezug von Kurzarbeitergeld oder Teilnahme an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme

Das Enddatum muss im Arbeitsvertrag schriftlich und unmissverständlich festgehalten sein. Mündlich vereinbarte Befristungen sind nicht rechtskräftig.

Verlängerung der befristeten Beschäftigung

Es ist möglich, einen befristeten Arbeitsvertrag bis zu drei Mal zu verlängern. Verlängerungen sind allerdings nur dann rechtskräftig, wenn die Verlängerungsverträge bis auf den Beendigungstermin absolut identisch mit dem vorherigen Vertrag sind. Des Weiteren muss ein Verlängerungsvertrag noch vor dem Ablaufdatum des alten Vertrages unterschrieben werden.

Kündigung eines befristeten Arbeitsvertrages

Weil bereits ein festes Enddatum für die Beschäftigung feststeht, sind ordentliche Kündigungen nicht automatisch möglich. Damit die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten, muss dies im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt werden (§ 15 Abs. 2 TzBfG).

Lohnabrechnung: Auch ein befristeter Arbeitsvertrag zählt

Auch befristet Beschäftigte müssen jeden Monat eine Lohnabrechnung erhalten. Der einzige wesentliche Unterschied zu einer regulären Lohnabrechnung ist die Angabe des Enddatums der Beschäftigung. Ansonsten gelten die gleichen Steuer- und Sozialabzüge wie bei anderen Lohnabrechnungen:

• Lohnsteuer: abhängig von der Lohnsteuerklasse und dem Lohn, entfällt beim Freibeitrag (2024: 11.604 Euro für Alleinstehende, 23.208 Euro für Paare)
• Kirchensteuer: je nach Bundesland acht oder neun Prozent, bei Mitgliedern von Religionsgemeinschaften, die als Körperschaften öffentlichen Rechts (KöR) gelten
• Krankenversicherung: 14,6 Prozent bei gesetzlich Versicherten, je nach Krankenkasse mit individuellem Zusatzbeitrag
• Rentenversicherung: 18,6 Prozent
• Pflegeversicherung: 3,4 bzw. 4 (Kinderlose ab 23) Prozent
• Arbeitslosenversicherung: 2,4 Prozent

In manchen Fällen kommen noch vermögenswirksame Leistungen wie Altersvorsorge oder Beiträge zum Bausparvertrag hinzu. Diese richten sich jedoch individuell nach dem einzelnen Arbeitnehmer.

Sonderfälle: Kurzfristige Beschäftigung

Wie Sie nun wissen, bestehen keine besonderen Unterschiede zwischen den Lohnabrechnungen für Festangestellte und befristet Beschäftigte. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen Sie bei der Lohnabrechnung anders verfahren: die kurzfristige Beschäftigung und das Praktikum.

Sonderfall 1: Kurzfristige Beschäftigung

Eine Beschäftigung gilt dann als kurzfristig, wenn die Arbeitsdauer nicht mehr als 70 Arbeitstage beträgt und innerhalb von 12 Monaten nicht mehr als 5.400 Euro verdient werden. Die Monatslöhne dürfen in einem solchen Fall nicht zu stark schwanken. Dann zählt das Arbeitsverhältnis als geringfügige Beschäftigung. Das bedeutet, dass Sie die Abgaben pauschal berechnen dürfen:

• Pauschsteuer (Zusammenfassung aus Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer): 2 Prozent (an die Minijob-Zentrale, darf vom Arbeitgeber bei der Auszahlung einbehalten werden, muss aber vom Arbeitnehmer in der Einkommensteuerklärung angegeben werden), gilt auch für Konfessionslose und Mitglieder von Religionsgemeinschaften, die keine Kirchensteuer erheben
• Krankenversicherungsbeitrag: 13 Prozent
• Rentenversicherungsbeitrag (optional): 15 Prozent (nur Arbeitgeber), 3,6 Prozent Differenz zum Rentenversicherungssatz
• Umlagen (Lohnfortzahlung, Schwangerschaft, Insolvenzgeldumlage): 1,4 Prozent

Kurzfristig Beschäftigte haben im Gegensatz zu Auszubildenden die Möglichkeit, auf den Rentenversicherungsbeitrag zu verzichten. Bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages müssen Sie den Arbeitnehmer auf die Möglichkeit des Verzichts hinweisen.

Sonderfall 2: Praktikum

Auch ein Praktikum kann als eine Art kurzfristige Beschäftigung betrachtet werden und ist fest terminiert, wird rechtlich aber anders gehandhabt. In der Regel müssen Praktikanten den Mindestlohn erhalten, es bestehen jedoch folgende Ausnahmen:

• Pflichtpraktikum (Studium, Ausbildung)
• Freiwilliges Praktikum zur beruflichen Orientierung (Schüler, Schulabgänger, Studenten)

Die Sozialversicherungsbeiträge richten sich nach der Höhe des Praktikantengehalts. Die Abgaben gestalten sich wie folgt:

• Lohnsteuer
  • Pflichtpraktikum: 2 Prozent Pauschale (falls das Gehalt bis zu 538 Euro beträgt) oder 25 Prozent (falls das Pflichtpraktikum lohnsteuerrechtlich als kurzfristige Beschäftigung gilt)
  • Freiwilliges Praktikum: abhängig vom Gehalt
• Kirchensteuer: entfällt, wenn der Grundfreibetrag gilt, ansonsten je nach Bundesland acht bis neun Prozent für Mitglieder bestimmter Religionsgemeinschaften
• Krankenversicherung: entfällt
• Pflegeversicherung: entfällt
• Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung (2024)
  • West: 35,35 Euro
  • Ost: 34,65 Euro

Praktikanten gelten nicht als Arbeitnehmer, sondern als Lehrlinge (Bundesarbeitsgericht (BAG) 2 AZR439/64). Jedoch müssen auch sie einen schriftlichen Vertrag erhalten und unterzeichnen, in dem die Dauer des Praktikums festgelegt ist.