Lohnabrechnung und Minijob: Das ist zu beachten

Pflicht zu Lohnabrechnung für Minijob und kurzzeitige Beschäftigung

Minijobber und kurzfristig Beschäftigte haben ein Recht auf eine reguläre Lohnabrechnung, das Arbeitsentgelt,  Abgaben und Nettolohn aufschlüsselt. Beim Minijob wird zwischen zwei Arten geringfügiger Beschäftigung unterschieden:

Jeder Mitarbeiter, der pro Monat regelmäßig weniger als 556 Euro verdient, muss bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. „Regelmäßig” bedeutet in diesem Fall, dass im Durchschnitt (gegebenenfalls inklusive Einmalzahlungen) pro Monat maximal 556 Euro erwirtschaftet werden. Sollte der Monatslohn aufgrund wechselhafter Arbeitszeiten unterschiedlich ausfallen, müssen Sie sich auf das durchschnittliche Entgelt beziehen.

Mindestlohn und Minijob

Grundsätzlich ist zu beachten, dass Ihre geringfügig Beschäftigten den stündlichen Mindestlohn erhalten müssen. Alle Regelungen zum Mindestlohn sind im Mindestlohngesetz (MiLoG) festgelegt.

Je nach Branche kann der Mindestlohn generell etwas höher ausfallen. Ausnahmen beim Mindestlohn gibt es bei folgenden Personengruppen:

• Jugendlichen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung
  Auszubildende während ihrer Ausbildungszeit
• Langzeitarbeitslose während der ersten sechs Monate ihrer Beschäftigung nach Beendigung der Arbeitslosigkeit
• Pflichtpraktikanten
• Freiwillige Praktikanten, wenn das Praktikum zur beruflichen oder studentischen Orientierung dient
  Jugendliche, die an einer Einstiegsqualifizierung als Vorbereitung zu einer Berufsausbildung oder anderen Berufsvorbereitungsmaßnahme teilnehmen
• Ehrenamtlich Tätige

Im Gegensatz zu Festangestellten müssen Minijobber weniger Sozialbeiträge bezahlen, oft zahlen sie auch keine Lohnsteuer. Dies ist für diese Angestellten insofern ein Vorteil, als dass sie zum Großteil brutto für netto bekommen. Allerdings ist der Unterschied zwischen Mini-Job und kurzfristiger Beschäftigung nicht immer klar zu erkennen.

Minijob-Lohnabrechnung: Abgaben

In der Lohnabrechnung für geringfügig Beschäftigte ist es recht einfach, die Sozialabgaben und den Nettolohn zu ermitteln, da der Beitragssatz immer gleich ist. Bis auf die Pauschsteuer müssen keine weiteren Steuern gezahlt werden, da sie mit dem jährlichen Maximalbetrag von 6.672 unter dem Grundfreibetrag von 12.084 Euro liegen (Stand 2025).

Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung

Quelle: minijob-zentrale.de

*Die Rentenversicherungspflicht gilt nicht in jedem Fall. Minijobbern steht es im Gegensatz zu Auszubildenden offen, auf den Rentenversicherungsbeitrag zu verzichten. Wird dies getan, verzichtet der Arbeitnehmer automatisch bei all seinen Minijobs auf den Beitrag. Weisen Sie den Arbeitnehmer auf jeden Fall auf die Möglichkeit des Verzichts hin. Ist der Minijobber bereits in Rente oder ein Beamter im Ruhestand, gelten durch das Flexirentengesetz unterschiedliche Regelungen.

Arbeiten in Ihrem Unternehmen Minijobber, deren Verträge schon vor dem 1.1.2014 bestanden haben, werden sie nur versicherungspflichtig, wenn das Entgelt mehr als 400 Euro beträgt. Erklärungen aller Abkürzungen in der Abrechnung finden Sie hier.

Lohnabrechnung erstellen für den Minijob: Besonderheiten

Neben den Minijob-Pauschalen für die Lohnabrechnung gibt es noch einige weitere Dinge, die Sie beachten müssen. So gibt es nicht nur die aus anderen Lohnabrechnungen bekannten Pflichtangaben, sondern auch die Dokumentations- und Anmeldepflicht.

Pflichtangaben für die Lohnabrechnung beim Minijob

Wie bei jeder anderen Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen folgende Daten enthalten sein (laut § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung):

• Name und Anschrift Arbeitgeber
• Name, Anschrift und Geburtsdatum Arbeitnehmer
• Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID Arbeitnehmer
• Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
• Zeitraum der Bescheinigung
• Bruttolohn bzw. -gehalt
• Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
• Vermögenswirksame Leistungen
• ggf. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• ggf. Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
• Persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag

Für die Erstellung einer Lohnabrechnung für einen Mini-Job können Sie ein Muster einsetzen. Eine große Auswahl geeigneter Muster finden Sie im Internet. Mehr Infos zum Aufbau einer Lohnabrechnung.

Anmeldepflicht beachten

Beachten Sie, dass Sie Ihre geringfügig Beschäftigten rechtzeitig anmelden bei der Minijob-Zentrale (Knappschaft) und der gesetzlichen Unfallversicherung. Dies muss innerhalb einer Frist von sechs Wochen nach deren Arbeitsbeginn geschehen. Sollten Sie sich nicht daran halten, drohen Strafanzeigen wegen Schwarzarbeit. Nur mit dieser Grundlage können Sie die Lohnabrechnung für Minijobs korrekt ausstellen.

Überblick über andere Jobs behalten

Es ist zwar möglich, einen Hauptjob und/oder mehrere Minijobs zugleich zu besitzen, allerdings darf der Arbeitnehmer in den Minijobs langfristig nicht mehr als 556 Euro monatlich verdienen, wenn die Minijob-Regelung gelten soll. Ansonsten befinden sich die Mini-Jobber entweder im Übergangsbereich zum Midi-Job (bis zu 2.000 Euro monatlich) oder in einem regulären Beschäftigungsverhältnis. Dann gelten auch nicht mehr die Minijob-Pauschalen. Bei mehr als einem Minijob neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ist nur der erste Minijob von Sozialversicherung und Steuer befreit. Jeder weitere Minijob beinhaltet die Sozialversicherungspflicht (Beiträge zur Arbeitslosenversicherung ausgenommen).

Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden

Bei Minijobbern ist zu beachten, dass ihre Beschäftigung genau dokumentiert werden muss, was in § 28f SGB IV geregelt ist. So müssen Sie zum Beispiel die geleisteten Arbeitsstunden ausführlich dokumentieren, um die Lohnabrechnung korrekt auszuführen. Am besten, Sie führen für jeden Minijobber einen Stundenzettel, in den die geleisteten Arbeitszeiten eingetragen werden. Eine weitere Alternative sind spezielle Programme zur Arbeitszeiterfassung, bei denen jeder Mitarbeiter sein eigenes Nutzerkonto bekommt. Die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Des Weiteren muss sich der betroffene Mitarbeiter dazu verpflichten, alle parallel laufenden Beschäftigungsverhältnisse offenzulegen, beispielsweise seinen Hauptjob.

Aufbewahrungsfristen für Minijob-Lohnabrechnungen

Beachten Sie auf jeden Fall die Aufbewahrungsfristen für die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter. Dies beinhaltet selbstverständlich auch die Lohnabrechnungen für Ihre geringfügig Beschäftigten. Zwar sind Sie erst mit einem Jahresumsatz von 800.000 Euro oder einem Jahresgewinn von 80.000 Euro zur Aufbewahrung verpflichtet, allerdings lohnt es sich, für das Finanzamt jederzeit die Brutto- und Nettolöhne der Angestellten nachweisen zu können. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre ab dem auf der jeweiligen Lohnabrechnung vermerkten Ausstellungsdatum.

Rechtliche Korrektheit wahren

Wie bei jedem Dokument der Buchhaltung gilt es, alle Details korrekt zu erfassen, um teuren Strafen zu entgehen. Die Gesetzeslage kann sich ändern, weswegen Sie Ihre Herangehensweise bei der Lohnabrechnung immer wieder anpassen müssen.

Arbeitgeber müssen jedoch die Lohnabrechnung für Minijobber nicht selbst erstellen. Es besteht die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen an Ihren Steuerberater oder einen anderen externen Dienstleister auszulagern.