Lohnabrechnung und Minijob: Das ist zu beachten

Minijob und Lohnabrechnung: Für wen gilt die Regelung?

Auch Minijobber haben ein Recht darauf, einmal im Monat zu sehen, wie sich ihr Arbeitsentgelt und Nettolohn zusammensetzt. Beim Minijob wird zwischen zwei Arten geringfügiger Beschäftigung unterschieden:

• 450-Euro-Job: Wie der Name schon verrät, können Angestellte maximal 450 Euro pro Monat verdienen. Dies geschieht auf regelmäßiger Basis.
• Kurzfristige Beschäftigung: Wer nur für bis zu 70 Arbeitstage eingestellt ist, beispielsweise für einen Ferienjob, darf in einem Monat mehr als 450 Euro verdienen. Allerdings darf der Arbeitnehmer dann nicht regelmäßig arbeiten und innerhalb von zwölf Monaten nicht mehr als 5.400 Euro verdienen. Außerdem sollten die Monatslöhne nicht zu stark schwanken.

Jeder Mitarbeiter, der pro Monat regelmäßig weniger als 450 Euro verdient, muss bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. „Regelmäßig” bedeutet in diesem Fall, dass im Durchschnitt (gegebenenfalls inklusive Einmalzahlungen) pro Monat maximal 450 Euro erwirtschaftet werden. Sollte der Monatslohn aufgrund wechselhafter Arbeitszeiten unterschiedlich ausfallen, müssen Sie sich auf das durchschnittliche Entgelt beziehen.

Mindestlohn

Grundsätzlich ist zu beachten, dass Ihre geringfügig Beschäftigten den stündlichen Mindestlohn erhalten müssen. Alle Regelungen zum Mindestlohn sind im Mindestlohngesetz (MiLoG) festgelegt. Seit dem 1.1.2021 beträgt der Mindestlohn in Deutschland 9,50 Euro. Bis Juli 2022 wird er stufenweise auf 10,45 Euro angehoben.

Je nach Branche kann der Mindestlohn generell etwas höher ausfallen. Ausnahmen beim Mindestlohn gibt es bei folgenden Personengruppen:

• Jugendlichen unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung
  Auszubildende während ihrer Ausbildungszeit
• Langzeitarbeitslose während der ersten sechs Monate ihrer Beschäftigung nach Beendigung der Arbeitslosigkeit
• Pflichtpraktikanten
• Freiwillige Praktikanten, wenn das Praktikum zur beruflichen oder studentischen Orientierung dient
  Jugendliche, die an einer Einstiegsqualifizierung als Vorbereitung zu einer Berufsausbildung oder anderen Berufsvorbereitungsmaßnahme teilnehmen
• Ehrenamtlich Tätige

Im Gegensatz zu Festangestellten müssen Minijobber weniger Sozialbeiträge bezahlen, oft zahlen sie auch keine Lohnsteuer. Dies ist für diese Angestellten insofern ein Vorteil, als dass sie zum Großteil brutto für netto bekommen. Allerdings ist der Unterschied zwischen 450-Euro-Job und kurzfristiger Beschäftigung nicht immer klar zu erkennen.

Lohnabrechnung: Abgaben für geringfügig Beschäftigte

In der Lohnabrechnung für geringfügig Beschäftigte ist es recht einfach, die Sozialabgaben und den Nettolohn zu ermitteln, da der Beitragssatz immer gleich ist. Bis auf die Pauschsteuer müssen keine weiteren Steuern gezahlt werden, da sie mit dem jährlichen Maximalbetrag von 5.400 Euro unter dem Grundfreibetrag von 9.744 Euro liegen.

Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung

• Krankenversicherungsbeitrag: 13 Prozent Pauschalbeitrag (Arbeitgeber, gesetzliche KV)
• Rentenversicherungsbeitrag:
  • 15 Prozent Pauschalbeitrag (Arbeitgeber)
  • 3,6 Prozent (Arbeitnehmer*innen, falls sie sich nicht von der RV-Pflicht befreien lassen)
• Pflegeversicherung: entfällt
• Arbeitslosenversicherung: entfällt
• Pauschsteuer: 2 Prozent (beinhaltet Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
• Umlage 1, Umlage 2, Insolvenzgeldumlage: 1,45 Prozent
• Unfallversicherungsbeitrag: individuell

Die Rentenversicherungspflicht gilt nicht in jedem Fall. Minijobbern steht es im Gegensatz zu Auszubildenden offen, auf den Rentenversicherungsbeitrag zu verzichten. Wird dies getan, verzichtet der Arbeitnehmer automatisch bei all seinen Minijobs auf den Beitrag. Weisen Sie den Arbeitnehmer auf jeden Fall auf die Möglichkeit des Verzichts hin. Ist der Minijobber bereits in Rente oder ein Beamter im Ruhestand, gelten durch das Flexirentengesetz unterschiedliche Regelungen.

Arbeiten in Ihrem Unternehmen Minijobber, deren Verträge schon vor dem 1.1.2014 bestanden haben, werden sie nur versicherungspflichtig, wenn das Entgelt mehr als 400 Euro beträgt.

Lohnabrechnung erstellen für den Minijob: Weitere Hinweise

Neben den Minijob-Pauschalen für die Lohnabrechnung gibt es noch einige weitere Dinge, die Sie beachten müssen. So gibt es nicht nur die aus anderen Lohnabrechnungen bekannten Pflichtangaben, sondern auch die Dokumentations- und Anmeldepflicht.

Pflichtangaben für die Lohnabrechnung

Wie bei jeder anderen Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen folgende Daten enthalten sein (laut § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung):

• Name und Anschrift Arbeitgeber
• Name, Anschrift und Geburtsdatum Arbeitnehmer
• Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID Arbeitnehmer
• Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
• Zeitraum der Bescheinigung
• Bruttolohn bzw. -gehalt
• Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
• Vermögenswirksame Leistungen
• ggf. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• ggf. Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
• Persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag

Für die Erstellung einer Lohnabrechnung für einen 450-Euro-Job können Sie ein Muster einsetzen. Eine große Auswahl geeigneter Muster finden Sie im Internet.

Anmeldepflicht beachten

Beachten Sie, dass Sie Ihre geringfügig Beschäftigten rechtzeitig bei der Minijob-Zentrale (Knappschaft) und der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden. Dies muss innerhalb einer Frist von sechs Wochen nach deren Arbeitsbeginn geschehen. Sollten Sie sich nicht daran halten, drohen Strafanzeigen wegen Schwarzarbeit.

Überblick über andere Jobs behalten

Es ist zwar möglich, einen Hauptjob und/oder mehrere Minijobs zugleich zu besitzen, allerdings darf der Arbeitnehmer in den Minijobs langfristig nicht mehr als 450 Euro monatlich verdienen, wenn die Minijob-Regelung gelten soll. Ansonsten befinden sich die Mini-Jobber entweder im Übergangsbereich zum Midi-Job (bis zu 1.300 Euro monatlich, bis Juni 2019 bestand noch die so genannte Gleitzone bis 850 Euro) oder in einem regulären Beschäftigungsverhältnis. Dann gelten auch nicht mehr die Minijob-Pauschalen. Bei mehr als einem Minijob neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ist nur der erste Minijob von Sozialversicherung und Steuer befreit. Jeder weitere Minijob beinhaltet die Sozialversicherungspflicht (Beiträge zur Arbeitslosenversicherung ausgenommen).

Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden

Bei Minijobbern ist zu beachten, dass ihre Beschäftigung genau dokumentiert werden muss, was in § 28f SGB IV geregelt ist. So müssen Sie zum Beispiel die geleisteten Arbeitsstunden ausführlich dokumentieren, um die Lohnabrechnung korrekt auszuführen. Am besten, Sie führen für jeden Minijobber einen Stundenzettel, in den die geleisteten Arbeitszeiten eingetragen werden. Eine weitere Alternative sind spezielle Programme zur Arbeitszeiterfassung, bei denen jeder Mitarbeiter sein eigenes Nutzerkonto bekommt. Die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Des Weiteren muss sich der betroffene Mitarbeiter dazu verpflichten, alle parallel laufenden Beschäftigungsverhältnisse offenzulegen, beispielsweise seinen Hauptjob.

Aufbewahrungsfristen beachten

Beachten Sie auf jeden Fall die Aufbewahrungsfristen für die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter. Dies beinhaltet selbstverständlich auch die Lohnabrechnungen für Ihre geringfügig Beschäftigten. Zwar sind Sie erst mit einem Jahresumsatz von 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von 60.000 Euro zur Aufbewahrung verpflichtet, allerdings lohnt es sich, für das Finanzamt jederzeit die Brutto- und Nettolöhne der Angestellten nachweisen zu können. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre ab dem auf der jeweiligen Lohnabrechnung vermerkten Ausstellungsdatum.

Rechtliche Korrektheit wahren

Wie bei jedem Dokument der Buchhaltung gilt es, alle Details korrekt zu erfassen, um teuren Strafen zu entgehen. Die Gesetzeslage kann sich jederzeit ändern, weswegen Sie Ihre Herangehensweise bei der Lohnabrechnung immer wieder anpassen müssen. Sie müssen jedoch auch für den Minijob die Lohnabrechnung nicht selbst erstellen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen an Ihren Steuerberater oder einen anderen externen Dienstleister auszulagern.