Doppelte Buchführung: Einführung für Unternehmer

Doppelte Buchführung einfach erklärt

Was genau ist eigentlich “doppelte Buchführung”? Wie der Name bereits erahnen lässt, wird bei der doppelten Buchführung jeglicher Geschäftsvorfall im Gegensatz zur einfachen Buchführung auf zwei verschiedenen Buchungskonten erfasst. Die doppelte Buchhaltung erfordert zwar deutlich mehr Aufwand, sorgt aber gleichzeitig für mehr Transparenz, da Unstimmigkeiten darin sehr schnell auffallen.

Jede Buchung wird auf der Soll-Seite des einen Kontos und auf der Haben-Seite des anderen Kontos mit demselben Wert verbucht. Dies ist auch dann der Fall, wenn sich Geldmittel lediglich innerhalb des Unternehmens bewegen: Wird beispielsweise vom Girokonto Geld entnommen und in die Kasse eingezahlt, muss auch dieser Vorgang gebucht werden. Prinzipiell wird jeder Vorgang einmal im Vermögensbereich („Habe ich Liquidität?“) und auf der anderen Seite im Erfolgsbereich („Arbeite ich rentabel?“) erfasst. Im Kontensystem wird der Vermögensbereich von Bestandskonten und der Erfolgsbereich von sogenannten Erfolgskonten abgebildet.

Der Begriff „doppelte Buchführung” lässt sich außerdem daraus ableiten, das der Unternehmenserfolg darin auf zwei Arten dargestellt wird: Zum einen durch den Abschluss der Bestandskonten in der Bilanz, zum anderen durch den Abschluss der Erfolgskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

 

Wer hat die Pflicht zur doppelten Buchführung?

Alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG etc.) sowie eingetragene Kaufleute (e. K.) und Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG etc.) sind zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung eines Jahresabschluss verpflichtet.

Hier finden Sie mehr Infos zur Buchhaltung der jeweiligen Rechtsformen:

• Buchhaltung bei einer UG (haftungsbeschränkt)
• Buchhaltung bei einer GmbH
• Buchhaltung bei einer GmbH & Co. KG

Die Pflicht besteht außerdem für Einzelunternehmen, Forstwirte sowie Landwirte, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten. Bei Land- und Forstwirten spielt außerdem der Wert der bewirtschafteten Flächen eine Rolle.

Von der Pflicht zur doppelten Buchhaltung befreit sind Personenvereinigungen (GbR, PartG etc.), Freiberufler sowie Einzelunternehmen, Land- und Forstwirte, auf die keine der oben genannten Ausnahmeregelungen zutreffen. Für diese Personengruppen ist anstatt einer doppelten Buchhaltung eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend. Mehr zur Buchführungspflicht inkl. genauen Gewinn- und Umsatzgrenzen erfahren Sie hier.

Kontenarten: Bestands- und Erfolgskonten

Grundsätzlich existieren im Kontensystem der doppelten Buchführung zwei Arten von Konten: Bestands- und Erfolgskonten.

Bestandskonten

Bestandskonten werden aus der Bilanz eines Unternehmens abgeleitet, wobei jedem Posten ein Konto zugewiesen wird.

Bei Bestandskonten wird regelmäßig sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite gebucht, da die Bestände schwanken. Bestandskonten beginnen immer mit den Anfangsbeständen, die sich aus den finalen Zahlen des Vorjahres ergeben. Ein Beispiel für ein Bestandskonto ist die Kasse: Hier geht Geld beim Verkauf von Waren ein, aber Geld fließt auch ab, wenn am Ende der Woche Gewinn zur Bank gebracht wird. Die Kasse startet mit einer gewissen Einlage in das neue Jahr, dem Anfangsbestand. Die Salden der Bestandskonten bilden die Basis der Bilanz als Teil des Jahresabschlusses. Die Salden der Erfolgskonten hingegen fließen am Jahresende in die Gewinn- und Verlustrechnung mit ein.

Beispiel für die Buchung mit Bestandskonten

Sie benötigen Wechselgeld für Ihre Kasse. Aus diesem Grund entnehmen Sie Ihrem Girokonto 500 Euro und hinterlegen diese in der Kasse. Auf der Haben-Seite des Girokontos tragen Sie 500 Euro ein, auf der Soll-Seite der Kasse ebenso. Am Ende sieht die Buchung in den Konten dann so aus:

Erfolgskonten: Aufwands- und Ertragskonten

Auf Erfolgskonten werden alle Gewinne sowie alle Verluste gebucht. Hier werden sämtliche Aufwendungen und Erträge einer Abrechnungsperiode erfasst. Erfolgskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals und gliedern sich in zwei Unterarten:

Aufwandskonten

Buchungen werden hier nur auf der Soll-Seite vorgenommen (Ausnahmen sind Korrekturbuchungen). Beispiele für Aufwandskonten sind Löhne und Gehälter, Abschreibungen, Werbung oder Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.

Ertragskonten

Buchungen sind hier auf der Haben-Seite vorzunehmen (Ausnahmen sind Korrekturbuchungen). Die hier erfassten Erträge können unter anderem durch Leistungserbringung, Zins- oder Mieteinnahmen entstehen.

Am Jahresende werden die Salden aller Erfolgskonten auf das Gewinn- und Verlustkonto gebucht. Zu Jahresbeginn wird jedes Erfolgskonto wieder mit dem Saldo Null eröffnet.

Häufig wird für jeden Geschäftspartner ein einzelnes Konto angelegt, auf dem alle Verbindlichkeiten oder Gutschriften zu finden sind, die diesen betreffen. Je nach Tätigkeit eines Unternehmens ist es keine Seltenheit, dass dutzende bis hunderte Buchungskonten verwendet werden.

 

Doppelte Buchhaltung: Der Abschluss eines Kontos

Am Ende des Jahres werden die Konten zur Erstellung der Bilanz abgeschlossen. Dabei muss auf beiden Seiten unter dem Abschlussstrich immer der gleiche Betrag stehen. Aus diesem Grund wird der Endbestand (EB) stets auf die Seite gebucht, auf der sich der geringere Betrag befindet. Auf das Beispiel bezogen, könnte es dann so aussehen:

Durch den Abschluss ist leicht ersichtlich, wie sich der Bestand auf den jeweiligen Konten verändert hat. Aufschluss gibt hier die Höhe und Position des Endbestandes im jeweiligen Konto. Im vereinfachten Beispiel wird direkt klar, dass das Girokonto 500 Euro eingebüßt hat, die Kasse hingegen 500 Euro zugewonnen hat. In der Praxis sind natürlich deutlich mehr Buchungen in den Konten sowie ein Anfangsbestand (der Endbestand des vorherigen Jahres) verzeichnet – an der Aussagekraft ändert dies jedoch nichts.

Doppelte Buchhaltung: Der Kontenplan

Im Kontenplan, oft auch als Kontenrahmen bezeichnet, werden alle in der Buchhaltung des Unternehmens verwendeten Konten aufgelistet. Der Kontenplan ist meist auch in Kontenklassen aufgeteilt. Er enthält eine logisch nachvollziehbare Struktur, in der die einzelnen Konten mit mindestens einer Kontonummer und einem Erklärungstext aufgeführt sind. In der Praxis werden meist noch zusätzliche und für das Konto relevante Informationen angegeben.

Prinzipiell gibt es vorgefertigte Kontenpläne, wie zum Beispiel den Standardkontenrahmen 04 (SKR04) die allerdings sehr allgemein ausgelegt sind. Oft ist es aber einfacher, gleich einen maßgeschneiderten Kontenplan mit passender Struktur für das eigene Unternehmen zu entwerfen. Durch die Freiheit im Aufbau und der Kontenbezeichnung ist bei quasi jedem Kontenplan ein bestimmtes Konto an einer anderen Stelle unter einer anderen Nummer zu finden.

In den Standardkontenrahmen wie beispielsweise SKR04 besteht jedes Konto aus vier Ziffern sowie ggf. vorangestellten Großbuchstaben.

Buchstabe(n): Kontenfunktion
Ziffer: Kontenklasse
Ziffer: Kontengruppe
3. und 4. Ziffer: Kontenarten innerhalb der Kontengruppe

Beispiel für eine Kontonummer laut SKR04:

Im Kontenrahmen SKR04 wird dem Konto „Erlösschmälerungen für sonstige steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug” die Nummer AM 4703 zugewiesen. Die Ziffer setzt sich folgendermaßen zusammen:

Kontenfunktion: AM (automatische Errechnung der Umsatzsteuer
Kontenklasse: 4 (Umsatzerlöse)
Kontengruppe: 7 (Erlösschmälerungen)
Kontenart: 03 (Erlösschmälerungen für sonstige steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug)

Der Buchungssatz: Grundlegendes

Jede Buchung muss mit einem Buchungssatz in einem Journal festgehalten werden, in dem sich die Buchungssatz-Liste befindet. Folgende Daten müssen in jedem Buchungssatz enthalten sein:

• Datum der Buchung
• Begründung der Buchung
• Buchungssatz Soll an Haben
• Gebuchter Betrag

Der Buchungssatz lässt viele Unternehmer stolpern, denn er erschließt sich für viele nicht unbedingt intuitiv: „Kasse an Bank“ beispielsweise bedeutet nicht, dass von der Kasse Geld an das Girokonto fließt – genau das Gegenteil ist der Fall. Links von „an“ steht das Konto, in dessen Sollseite gebucht wird. In der Praxis werden oft vierstellige Nummern oder Buchstabenkürzel für die Kontenbezeichnung genutzt, „an“ wird meist durch einen Doppelpunkt ersetzt. Als Standard gilt der DATEV- Kontenrahmen.

Beispiel Buchungssatz:

Kasse 500 €   an   Bank 500 €

Laut DATEV:

F 1600  :  F 1800 500,00 €

Korrekturbuchungen

Tritt eine Fehlbuchung ein, gibt es zwei Möglichkeiten: entweder ein Auftrag wurde storniert oder es gab eine Veränderung in der Betragshöhe. Beispielsweise bei nachträglichen Verhandlungen darf eine bereits durchgeführte Buchung nicht nachträglich verändert werden. Der Gesetzgeber verlangt in diesem Fall, sich an das „Grundprinzip ordnungsgemäßer Buchführung“ zu halten und eine Korrekturbuchung durchzuführen. Diese wird auf gleicher Höhe mit der eigentlichen Buchung im Konto verzeichnet und beim Buchungssatz mit dem entsprechenden Kürzel versehen.

Bei Korrekturbuchungen werden in der Regel folgende Kürzel verwendet:

• „Korr“ (bei Korrektur)
• „Storn“ (bei Stornierung)
• „Berichti“ (bei Berichtigung)
• „Aufl“ (bei Auflösung)
• „Rückn“  (bei Rücknahme)

 

Buchung der Umsatzsteuer und Vorsteuer

Bei jeder umsatzsteuerpflichtigen Buchung sind immer drei Buchungen zu tätigen. Zwei Kontobewegungen finden jeweils auf den beiden betreffenden Konten statt, die dritte dann auf den Steuerkonten: Bei Einnahmen des Unternehmens wird an das Vorsteuerkonto gebucht, bei Ausgaben an das Umsatzsteuerkonto.

Beispiel: Herr Gründer kauft mit Geld aus dem Girokonto für 100 Euro (netto) zzgl. 19 Prozent Mehrwertsteuer, also insgesamt 119 Euro, eine Großpackung Druckpapier für sein Unternehmen. Folgende Buchungen müssen durchgeführt werden:

Aufwand Bürobedarf 100 €
VST 19 % 19   an   Bank 119 €

Laut DATEV-Kontenrahmen (SKR 4):

6815 100 €  :  F 1800 119 €
2600 19 €

Buchhaltungsprogramme erleichtern diese Buchungen deutlich, da sie in den meisten Fällen die Mehrwertsteuer automatisch auf das Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto und anschließend auf das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto buchen. Aus dem Endbestand lässt sich dann ablesen, wie viel Geld an das Finanzamt abgeführt werden muss. Lesen Sie hier unseren Buchhaltunsgssoftwarevergleich: 7 Programme im Überblick.

 

Der Jahresabschluss in der doppelten Buchhaltung

Jeder zur doppelten Buchhaltung verpflichtete Kaufmann muss zum Beginn seiner Tätigkeit und am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen. Darüber hinaus ist eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen, in der alle Aufwendungen und Erträge einander gegenübergestellt werden. Bilanz und GuV gemeinsam werden auch als Jahresabschluss bezeichnet. Mehr zum Jahresabschluss erfahren Sie hier.

Doppelte Buchhaltung: Die Bilanz

In einer Bilanz werden alle Endbestände der Bestandskonten zum Jahresabschluss hin aufgeführt und übersichtlich dargestellt. Die Bilanz gliedert sich ähnlich den Bestandskonten auf zwei Seiten: Aktiva und Passiva bzw. Aktiv- und Passivkonten.

Aktiva: Was sind Anlage- und Umlaufvermögen?

Zum Anlagevermögen gehören Vermögensgegenstände, die längerfristig im Unternehmen verbleiben und schwer veräußerbar sind, wie zum Beispiel Grundstücke, Gebäude, Firmenwagen oder große Maschinen. Erfahren Sie hier alles rund um die Anlagenbuchhaltung.

Umlaufvermögen listet Gegenstände auf, die sich nur kurz im Unternehmen befinden oder schnell zu Geld machen lassen. Beispiele hierfür wären das gelagerte Material und Warenbestände, aber auch Girokonten und der Kassenbestand.

Passiva: Was sind Eigen- und Fremdkapital?

Zum Eigenkapital zählt das gesamte Kapital, das dem Unternehmen ohne zeitliche Begrenzung und ohne Verzinsung zur Verfügung steht.

Als Fremdkapital werden alle Schulden des Betriebes gelistet, egal ob es sich dabei um Kredite von Banken oder andere Verbindlichkeiten handelt. Fremdkapital ist generell zu verzinsen.

Gewinn und Verlust in der Bilanz

Der ermittelte Saldo aus dem Abschluss des Gewinn- und Verlustkontos wird mit eigenem Buchungssatz in die Bilanz eingefügt. Bei einem positiven Jahresergebnis wird der Gewinn im Eigenkapitalkonto aufgeführt, bei einem Verlust steht der Betrag entweder auf der Aktiva-Seite oder mit einem Minuszeichen versehen direkt unter dem Eigenkapital.

 

Fazit

Die doppelte Buchführung ist gerade für ungeübte Unternehmer selbst mit passenden Programmen ein hoher Zeitaufwand und ein großer Risikofaktor. Passieren Fehler, drohen zum Teil sehr hohe Strafen. Eine sichere Alternative bietet ein Outsourcing an externe Dienstleister, die man mit der Buchhaltung beauftragen kann.