Forderung: Definition, Bewertung und Buchung

Definition: Was ist eine Forderung?

Forderungen sind vertragliche Ansprüche eines Unternehmens gegenüber externen Kunden oder Lieferanten in Form von finanziellen Vermögenswerten, Sachgütern oder Dienstleistungen. Durch eine Forderung entsteht ein Schuldverhältnis zwischen dem Gläubiger (dem Leistungserbringer) und dem Schuldner (dem Leistungsempfänger). Forderungen finden sowohl im öffentlichen Recht (z. B. bei Bußgeldern oder Steuernachzahlungen) als auch im Privatrecht Anwendung.

Offene Forderungen können erworben (Forfaitierung) oder verkauft (Factoring) werden.

Typische Forderungen

• Warenbestellung auf Rechnung im Online-Shop
• Rechnung für Reparaturarbeiten
• Versand der Jahresabschlussrechnung eines Stromanbieters mit Nachzahlungsforderung

Entstehen einer Forderung

Forderungen entstehen immer dann, wenn eine Leistung und die dazugehörige Gegenleistung nicht zum gleichen Zeitpunkt erbracht werden. Sobald ein Unternehmen also eine Leistung erbringt, aber die Gegenleistung erst zu einem späteren Zeitpunkt erhält, entsteht eine Forderung. Im geschäftlichen Alltag wächst die Anzahl an Forderungen, da mittlerweile nur noch wenige Leistungen nach dem „Zug um Zug”-Prinzip direkt beglichen werden. sondern Stattdessen sind Käufe auf Rechnung sind üblich geworden. Vor allem im Bereich Business-to-Customer werden die Zahlungsbedingungen immer kundenfreundlicher und die Zahlungsziele großzügiger, um Kunden zusätzliche Sicherheit als Kaufanreiz zu bieten.

Beispiel für die Entstehung einer Forderung

Ein Forstbetrieb liefert einem Kunden Baustoffe im Wert von 500.000 Euro. Das empfangende Bauunternehmen muss die Waren nicht sofort bezahlen, sondern hat 60 Tage Zeit, die Rechnung zu begleichen. In diesem Moment entsteht eine Forderung über 500.000 Euro vom Forstbetrieb gegenüber dem Bauunternehmen.

In diesem Beispiel ist allerdings auch der umgekehrte Fall denkbar: Wenn das Bauunternehmen die Baustoffe per Vorkasse bezahlt, entsteht eine Forderung über die Lieferung der Baustoffe gegenüber dem Forstbetrieb.

In der Buchhaltung wird dieser Typ Forderung als Forderung aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet.

Erlöschen einer Forderung

Forderungen erlöschen grundsätzlich durch Erfüllung oder auch durch einen anderen Erfüllungstatbestand:

• Erlass: Aufhebung der Forderung durch den Gläubiger
• Aufrechnung: Wechselseitige Tilgung mehrerer sich gegenüberstehender Forderungen
• Leistung an Erfüllung statt: Überlassen eines Vermögensgegenstandes zur Befriedigung des Gläubigers

Forderungen buchen

Entstandene Forderungen werden brutto, also inklusive Umsatzsteuer, ausgewiesen und durch die Offene-Posten-Buchhaltung verwaltet. Dafür werden Personenkonten für Kunden verwendet, die als „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” gebündelt werden. Innerhalb der Standardkontenrahmen SKR03 sind diese die Konten 1400 ff., bei SKR04 1200 ff.

Ausgangsrechnung buchen

Im obigen Beispiel beläuft sich die Rechnung auf 595.000 Euro brutto (500.000 Euro zzgl. 19 % Umsatzsteuer) mit einem Zahlungsziel von 60 Tagen. Der Forstbetrieb bucht:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 595.000 € an Umsatzerlöse 500.000 €
an Umsatzsteuer 95.000 €

Der Betrag, der später in der Bilanz ausgewiesen wird, muss alle etwaigen Wertberichtigungen enthalten – also ggf. reduziert worden sein, falls eine Einzelbewertung erfolgt ist.

Zweifelhafte Forderungen buchen

Wenn unklar ist, ob Forderungen in der Zukunft noch ausgeglichen werden und zu welchem Grad, muss eine Einzelwertberichtigung gebildet werden. Oft wird der Nettobetrag der betreffenden Forderung dazu auf ein getrenntes Konto („Zweifelhafte Forderungen”) gebucht und somit von den restlichen Forderungen buchhalterisch abgegrenzt, um sie besser überwachen zu können. Wenn das Unternehmen bereits Erfahrungen mit Ausfallrisiken hat, kann es auch eine Pauschalwertberichtigung bilden.

Zweifelhafte Forderungen 500.000 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 500.000 €.

Die Umsatzsteuer wird erst durch eine weitere Buchung korrigiert, wenn die Forderung uneinbringlich wird.

Uneinbringliche Forderung buchen: Korrekturbuchungen

Sollte eine Forderung z. B. aufgrund der Insolvenz des Kunden ausfallen, muss sie komplett abgeschrieben werden. Dabei können zwei Fälle unterschieden werden

1. Forderung war zunächst zweifelhaft, wird im Bilanzjahr uneinbringlich

Forderungsverluste 500.000 € an Zweifelhafte Forderungen 500.000 €
Umsatzsteuer 95.000 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 95.000 €

2. Forderung ist sofort uneinbringlich

Forderungsverluste 19% 500.000 €
Umsatzsteuer 95.000 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 595.000€

Der Forderungsverlust geht in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Weiterhin entsteht eine Forderung gegenüber der Finanzbehörde in Höhe der korrigierten Umsatzsteuer.

Forderungen bilanzieren

Forderungen werden grundsätzlich auf der Aktivseite der Bilanz als Teil des Umlaufvermögens mit dem Rückzahlungswert aufgeführt, da sie als kurzfristige Vermögenswerte gelten. Schließlich kann das Unternehmen davon ausgehen, dass Forderungen nach kurzer Zeit erlöschen, da die meisten Rechnungen spätestens mit Ablauf des Zahlungsziels beglichen werden. Zahlt der Kunde, ist die Forderung zu korrigieren oder vollständig abzuschreiben. Im HGB sind zudem Vorschriften angegeben, wie Unternehmen Forderungen zu bewerten haben – etwa, wenn eine Teilzahlung ausfällt oder die gesamte Forderung auch im Rahmen eines Mahnverfahrens nicht eingeholt wird. Mehr dazu finden Sie weiter unten.

Welche Forderungen müssen in der Bilanz erwähnt werden?

In § 266 HGB ist geregelt, wie eine Bilanz aufgebaut sein muss. Bestehende Forderungen müssen in der Bilanz so aufgeschlüsselt werden:

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Forderungen gegenüber Kunden aus Lieferungen (z. B. Waren im Online-Handel) und Leistungen (z. B. Mobilfunkvertrag)
• Forderungen gegen verbundene Unternehmen: Forderungen aus Geschäften zwischen Mutter- und Tochterunternehmen
• Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht: Forderungen gegenüber einem Unternehmen, an denen eine Beteiligung gehalten wird oder Unternehmen, die eine Beteiligung an der Gesellschaft halten
• sonstige Vermögensgegenstände: Forderung gegenüber dem Finanzamt, Kautionen o. Ä.

Bewertung einer Forderung

Im Handelsrecht sind die genauen Vorschriften zur Erfassung und Ansatz von Forderungen festgelegt:

1. Grundsatz der Einzelbewertung: Forderungen müssen einzeln geprüft und etwaige Verluste individuell beobachtet werden. Nach der Einzelbewertung werden sie unterteilt in drei Kategorien:
   • einwandfrei
   • zweifelhaft
   • uneinbringlich
2. Vollständigkeitsgebot: Forderungen müssen als Vermögensgegenstände vollständig in der Bilanz aufgeführt werden.
3. Vorsichtsprinzip: Bilanzerstellern ist es untersagt, überhöhte Wertansätze für Vermögensgegenstände anzusetzen.
4. Niederstwertprinzip: Forderungen sind grundsätzlich mit dem niedrigsten Wert anzusetzen.

Wertberichtigung von Forderungen

Die Bewertung der Forderungen erfolgt grundsätzlich in der Höhe, in der sie bestehen. Wenn jedoch berechtigte Zweifel an der Begleichung der Forderung bestehen, muss die Buchung korrigiert werden: Die Forderung wird zu einem geringeren Wert in der Bilanz bewertet. Dies kann der Fall sein, wenn bereits ein Zahlungsverzug des Schuldners aufgetreten ist, die Zahlung wegen Mangel verweigert wurde (Insolvenz) oder aber ein Widerspruch gegen einen Mahnbescheid vorliegt.

In welcher Höhe eine Forderung in der Bilanz auftaucht, muss stets im Individualfall entschieden werden. Dazu muss das Ausfallrisiko geschätzt werden. Bewertet der Gläubiger dieses mit beispielsweise 80 Prozent, darf er 80 Prozent des geforderten Betrags abschreiben. Ist der Gläubiger jedoch sicher, dass die Forderung uneinbringlich ist (etwa bei einer nicht erfolgreichen Zwangsvollstreckung), darf er sie komplett abschreiben.

Beispiel Wertberichtigung

Würde der Forstbetrieb aus unserem Beispiel davon ausgehen, dass die bestehende Forderung von 500.000 Euro nur mit einer Wahrscheinlichkeit von 60 Prozent nicht wird, muss sie in der Bilanz mit 300.000 Euro und dem Zusatz „zweifelhaft” verbucht werden.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Das Gegenteil von Forderungen sind Verbindlichkeiten. Aus Sicht des eigenen Unternehmens sind Verbindlichkeiten immer Leistungen, die der Betrieb gegenüber Dritten noch erbringen muss. Das eigene Unternehmen steht also in der Schuld eines anderen.

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden
• langfristige Bankverbindlichkeiten (Kredite)
• sonstige Verbindlichkeiten

Während die Forderungen in der Bilanz auf der Aktivseite stehen, finden sich die Verbindlichkeiten auf der Passivseite.

Offene Forderungen und Verjährung von Forderungen

Offene Forderungen verjähren erst nach drei Jahren, erst danach verwirkt der Zahlungsanspruch. Um ausstehende Forderungen abzubauen, benötigen Sie ein funktionierendes Mahnungsmanagement, das Ihnen hilft Mahnungen rechtzeitig und in korrekten Abständen zu versenden.

Unternehmen geraten immer dann in finanzielle Krisen, wenn sie ihre ausstehenden Verbindlichkeiten nicht mehr nachkommen können. Selbst wenn den Verbindlichkeiten ausreichend hohe Forderungen gegenüberstehen, kann bereits ein Insolvenzgrund (drohende Zahlungsunfähigkeit) vorliegen.