Definition: Was sind Fremdleistungen?
Als Fremdleistungen werden Leistungen bezeichnet, die ein Auftraggeber von einem Drittunternehmen hinzukauft, um eine Leistung für seinen Auftragnehmer zu erbringen. Sie sind der Gegensatz zu Eigenleistungen, die das auftragnehmende Unternehmen selbständig erbringt. Typische Fremdleistungen entstehen durch beauftragte Unternehmen, Freiberufler oder Bau- und Reinigungsservices. Welche steuerlichen Besonderheiten Sie bei der Buchung von Fremdleistungen beachten sollten, können Sie hier nachlesen.
Sie dienen stets dem eigenen Betriebszweck, werden allerdings von anderen Unternehmen für Ihren Auftraggeber eingekauft. Dies geschieht häufig, wenn der Auftrag beispielsweise zu groß für das eigene Business ist. (Fremd)Leistungen müssen sich hierbei immer von bezogenen Waren, etwa Rohstoffen, Energie oder Vorprodukten unterscheiden.
Die rechtlichen Grundlagen für Fremdleistungen sind im Gesetz verstreut: Regelungen finden sich in §§ 5 und 6 EStG, § 3a UStG sowie den §§ 266 und 275 HGB.
Beispiel für Fremdleistungen
Ihr Unternehmen erhält den Auftrag, eine Reihe von Gebäuden zu sanieren, da dort Wasserschäden entstanden sind. Jedoch ist dieser Auftrag für Ihr Unternehmen allein zu groß, weshalb Sie Teile des Auftrags an zwei weitere Unternehmen auslagern. Ein Unternehmen ist für die Trocknung der Gebäude zuständig, während das andere für die Renovierung der betroffenen Wände und Böden sorgt. Ihr Unternehmen ist jedoch das einzige, das direkt vom Auftraggeber vergütet wird.
Typische Fremdleistungen
Die häufigste Fremdleistung ist die Leiharbeit, bei der ein Unternehmen einem anderen die Arbeitsleistung seiner Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Weitere Arten von Fremdleistungen können folgende sein:
Vorleistungen
Vorleistungen sind Dienstleistungen und Güter, die während des Prozesses zur Produktion verarbeitet, verbraucht oder umgewandelt werden.
Beispiele:
- Ein Bäcker verarbeitet Mehl zu Brot.
- Ihr Unternehmen wird von einem Zulieferer mit Farbe beliefert, mit der Sie die Häuser Ihrer Kunden streichen.
Subunternehmerleistungen
Hierunter fallen Leistungen eines Unternehmens im Auftrag eines anderen Unternehmens (Hauptunternehmen).
Beispiele:
- Sie engagieren als Event-Veranstalter einen externen Cateringservice.
- Sie beauftragen einen freiberuflichen Grafikdesigner, der für einen Ihrer Kunden ein neues Website-Logo erstellt.
Lohnveredelungen
Lohnveredelungen sind die Weiterver- oder -bearbeitung von Waren gegen Lohn oder Gehalt im Rahmen eines Werkvertrags. Die Ware verbleibt im Eigentum des Auftragstellers.
Beispiele:
- Ihr Unternehmen versendet Garn an eine Näherei, die daraus Kleidung fertigt. Die fertige Kleidung wird im Anschluss an Sie zurücksendet.
- Ein Unternehmen besitzt Kaffeeplantagen in Brasilien. Die dort geernteten Kaffeekirschen werden noch vor Ort für den Weiterverkauf aufbereitet, in einem Nachbarort verpackt und zum Unternehmenssitz in Deutschland gesendet.
Fremdleistungen: Der Sonderfall Bauleistungen
Für Bauleistungen als Fremdleistungen gelten besondere steuerliche Regelungen. Hier verlangt der Gesetzgeber, dass die Umsatzsteuer nicht an den (Fremd)Dienstleister gezahlt wird, sondern direkt an das Finanzamt. Erhalten Sie also eine Rechnung über Bauleistungen oder Kosten für Gebäudereinigungen, ist Ihr Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, 15 Prozent des Rechnungsbetrags als Steuerabzug einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen (§§ 48 ff. EStG, „Bauabzugsteuer”).
Bauleistungen: Beispiele
- Einsatz von fremden Geräten
- Leistungen von Ingenieuren
- Auf- und Abbau von Gerüsten o. Ä.
- besondere Transportleistungen
- Einbau von Fenstern, Türen und Bodenbelägen o. Ä.
Fremdleistungen und Fremdarbeitskosten: Wo ist der Unterschied?
Fremdarbeitskosten sind im Gegensatz zu Fremdleistungen lediglich Lohnleistungen, die ein anderes Unternehmen für Ihres erbringt. Für diese Arbeiten stellt der Auftraggeber die Materialien und Geräte zur Verfügung, sodass nur die reinen Lohnkosten anfallen. Ein Beispiel für Fremdarbeitskosten ist etwa die Montage von fertigen Teilen, die dem Unternehmen bereits zur Verfügung stehen. Die Unterscheidung zwischen Fremdleistungen und Fremdarbeitskosten ist besonders für die Buchführung wichtig, da Unternehmer diese unterschiedlich im Standardkontenrahmen (SKR03, SKR04) verbuchen müssen.
Fremdleistungen: Steuerliche Besonderheiten
Nimmt Ihr Unternehmen Fremdleistungen in Anspruch, müssen Sie auf die vielen steuerlichen Besonderheiten achten. Diese betreffen Rechnungsstellung, Umsatzsteuer und Verbuchung in EÜR oder GuV.
Aktivierung von Wirtschaftsgütern
Fremdleistungen können dazu führen, dass Wirtschaftsgütern aktiviert werden müssen (Aktivierungspflicht). Deshalb müssen sie auf die Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes verteilt abgeschrieben werden.
Gutschriften für Fremdleistungen
Wenn Sie Gutschriften für Fremdleistungen für das leistende Unternehmen erteilen, müssen Sie die Steuernummer des Empfängers in der Gutschrift erwähnen, nicht Ihre eigene. Fehlt die Steuernummer des leistenden Unternehmens, können Sie keinen Vorsteuerabzug aus der Gutschrift geltend machen.
Reverse-Charge-Verfahren: Der Wechsel der Steuerschuldnerschaft
Bei einigen Typen von Fremdleistungen greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren, das einen Wechsel der Steuerschuldnerschaft bewirkt (§ 13b UStG):
- Werklieferungen
- Bauleistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung o. Ä. von Bauwerken dienen, ausgenommen Planungs- und Überwachungsleistungen
- Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Spielkonsolen, Tablet-Computern o. Ä.
- Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen
- …
Der Wechsel der Steuerschuldnerschaft gilt außerdem bei Fremdleistungen, die Sie von im (EU-)Ausland ansässigen Unternehmen beziehen. Dazu zählen auch Einkäufe über Amazon, Ebay und Google.
In diesen Fällen darf der leistende Unternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen – stattdessen wird der Leistungsempfänger zum Steuerschuldner und muss die Steuer an das Finanzamt abführen. Der Empfänger darf den Steuerbetrag als Vorsteuer geltend machen, sodass sich die Beträge gegenseitig aufheben. Trotzdem ist Reverse-Charge-Prozess erforderlich. Das Verfahren gilt ebenfalls für Kleinunternehmer, Land- und Forstwirte sowie Unternehmen, die steuerfreie Umsätze erzielen.
Fremdleistungen in der Buchhaltung: Aufwendungen für bezogene Leistungen in der GuV
Die Verbuchung von Fremdleistungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfolgt bei SKR03 über das Konto 3100, bei SKR04 über die 5900, jeweils „Fremdleistungen”. Dies gilt jedoch nur für Aufwendungen, die im Produktions- oder Fertigungsbereich anfallen. Fremdleistungen im Vertriebsbereich werden auf das Konto „Fremdleistungen (Vertrieb)”, gebucht, für Fremdleistungen durch freie Mitarbeiter wird das Konto „Fremdleistungen (freier Mitarbeiter)” verwendet. Bauleistungen werden auf 3120 (SKR03) bzw. 5920 (SKR04) kontiert.
| Konto | SKR03 | SKR04 |
| Fremdleistungen | 3100 | 5900 |
| Fremdleistungen (Vertrieb) | 4780 | 6780 |
| Fremdleistungen (freier Mitarbeiter) | 4909 | 6303 |
| Bauleistungen | 3120 | 5920 |
Bezogene Fremdleistungen in der EÜR
Dürfen Sie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als Schlussrechnung verwenden, können Sie Fremdleistungen ganz einfach in der Anlage zur EÜR Ihrer Steuererklärung eintragen. Hierzu füllen Sie den Abschnitt „Betriebsausgaben” bei „Bezogene Fremdleistungen” aus. Unternehmer, die eine EÜR erstellen dürfen, können eine Pauschale für Betriebskosten ansetzen, weshalb hier nicht alle tatsächlichen Ausgaben einzeln ausgewiesen werden müssen. Selbständige können Fremdleistungen bis zu einer bestimmten Höhe steuerlich geltend machen und folgendermaßen von der Betriebskosten-Pauschale profitieren:
- Hauptberuflich selbständige oder schriftstellerische Tätigkeit: 30 Prozent oder maximal 2.455 Euro jährlich dürfen pauschal abgesetzt werden
- Wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeit, Lehr- und Prüfungstätigkeit: pauschal 25 Prozent jedoch maximal 614 Euro jährlich
Zusätzliche Kosten durch Fremdleistungen
Bei Inanspruchnahme von Fremdleistungen können für das auftraggebende Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen.
Zusatzkosten durch Gewährleistungspflicht bei Bauleistungen
In der Baubranche gilt die sogenannte Gewährleistungspflicht, die Verjährungsfrist für Mängelansprüche. Dies bedeutet, dass etwaige Mängel an erbrachten Bauleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums von den Leistungserbringern beseitigt werden müssen. Ist diese Frist abgelaufen, können durch die erbrachten Fremdleistungen zusätzliche Kosten für das Unternehmen entstehen, da es die Reparatur der Mängel in Auftrag geben muss.
Zusatzkosten durch freie Mitarbeiter
Beschäftigen Sie freie Mitarbeiter, können zusätzliche Kosten anfallen, etwa wenn ein externer Texter Artikel für Ihren Blog verfasst. Da der Blog letztendlich dazu dient, neue Kunden zu gewinnen, sind die Kosten für die Beschäftigung des Texters als Fremdleistung zu verbuchen. Die Leistungen des Schreibers – der als Künstler gilt – tragen zum Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten bei, demzufolge müssen Sie als Auftraggeber bei Entrichtung der Beschäftigungskosten Abgaben für die Künstlersozialkasse leisten.
Achtung: Fremdleistungen werden von den Finanzämtern genau überprüft!
Sollten in Ihrer Buchhaltungen Fremdleistungen auftauchen, schaut das Finanzamt immer ganz genau hin: Korrekte Buchungen und die Berücksichtigung aller steuerlichen Besonderheiten sind deshalb besonders relevant.
Schnell können sich durch unsauber verbuchte Fremdleistungen Probleme für das Unternehmen ergeben. In folgenden Fällen droht Ihnen die Streichung von Vorsteuer- sowie Betriebsausgabenabzug gemäß § 160 Abgabenordnung:
- Wenn ein Scheinunternehmen die Fremdleistungen in Rechnung gestellt hat und Sie nicht nachweisen können, wer Eigentümer des Fremdunternehmens ist.
- Wenn die Rechnung so schwammig formuliert ist, dass nicht einmal ein sachverständiger Dritter nachvollziehen kann, welche Fremdleistungen erbracht wurden.
Achten Sie weiterhin unbedingt darauf, dass Rechnungen für Fremdleistungen auf das entsprechende Konto verbucht werden und dass Sie auf dieses Konto nur „echte” Fremdleistungen buchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Fremdleistungen in der Buchführung behandeln, suchen Sie am besten direkt vor der Zahlung der entsprechenden Leistung einen Steuerberater auf. So können Sie steuerliche Probleme von vornherein vermeiden.
Grafik erstellt mit piktochart
