GoB und GoBD: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Für die Buchführung eines kaufmännischen Betriebes gelten strenge Regelungen, die mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) im HGB verankert wurden. Allgemein besagen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, dass jeder Kaufmann Bücher führen und Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über aktuelle Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vermitteln muss. Auch die Art und Weise, wie die Buchführung erfolgen muss, ist in den GoB festgehalten. Einen Überblick und Details zu allen Grundsätzen finden Sie weiter unten.

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Im Gegensatz zu den Deutschen Rechnungslegungsstandards (DRS) haben die GoB Rechtsnormcharakter. Das bedeutet, dass die GoB bei Gesetzeslücken und in rechtlichen Zweifelsfragen verbindlich anzuwenden sind. Aus diesem Grund gelten die GoB als unbestimmter Rechtsbegriff.

GoBD: Ergänzung der GoB im digitalen Zeitalter

Seit 2014 werden die GoB durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergänzt. Die GoBD gelten für sämtliche digitalen Aufzeichnungen steuerlich relevanter Daten. Weiterhin konkretisieren die GoBD auch die Grundsätze zum Datenzugriff der Finanzverwaltung und lösten die bestehenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Digitale Dokumente richtig aufbewahren

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff dienen im digitalen Zeitalter als wichtige Ergänzung zu den GoB. Sie regeln konkret, dass alle im Unternehmen entstandenen oder eingegangenen Dokumente – unabhängig, ob digital oder analog – aufbewahrungspflichtig sind, und zwar in der Form, in der sie empfangen wurden. Auch digitale Dokumente dürfen somit nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) archiviert bzw. gelöscht werden. Weiterhin dürfen Dokumente, die digital empfangen wurden, zwar ausgedruckt, jedoch nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Eine Umwandlung in ein anderes Dateiformat ist nur zulässig, sofern eine nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen und die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sind. Während der gesamten Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit des Dokuments gewährleistet sein.

Dokumente indexieren

Wenn Sie digitale Dokumente aufbewahren, müssen Sie jedes einzelne mit einem eindeutigen Index versehen. Außerdem muss eine Verknüpfung zum entsprechenden Index während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden. Wenn Sie jedoch nachweisen können, dass Sie auch ohne einen Index in der Lage ist, Dokumente erfolgreich zu verwalten, kann die Buchführung grundsätzlich nicht beanstandet werden. Für die Digitalisierung von Papierbelegen müssen Sie eine ausführliche Verfahrensdokumentation zur ersetzenden Scannen einrichten.

GoB nach HGB: Überblick der Grundsätze

Diese Bedingungen werden an eine ordnungsgemäße Buchführung gestellt:

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Erläuterungen

Dies sind die GoB im Einzelnen:

1. Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit

Um den Grundsatz der Richtigkeit zu erfüllen, müssen diese Bedingungen erfüllt sein:

• Der Jahresabschluss wurde ordnungsgemäß erstellt.
• Die Belege und Bücher wurden ordnungsgemäß gepflegt, sodass die Ansätze und Werte nachprüfbar sind und objektiv hergeleitet werden können.
• Die Verbuchung der Belege erfolgt chronologisch und zeitnah.

Wahrheitsgemäße Buchungen

Dabei müssen die einzelnen Positionen den Tatsachen entsprechen und die Werte nach den sonstigen GoB ermittelt worden sein (§ 239 HGB). Unternehmer dürfen weiterhin keine Konten unter falschen oder fiktiven Namen führen. Im Zweifel muss das Unternehmen Schätzwerte nach eigenem Ermessen festsetzen. Dabei dürfen die Werte nicht auf Willkür basieren, sondern erfordern eine objektive Grundlage. Diese so angewandten Schätzwerte müssen nach in einer Verfahrensdokumentation festgelegten Verfahren verwendet werden.

Belege verbuchen

Die Verbuchung der Belege muss weiterhin chronologisch und zeitnah (innerhalb von zehn Tagen) geschehen (§ 239 HGB). Bei der Bilanzierung muss die sogenannte Bilanzwahrheit gegeben sein. Das bedeutet, dass die Bilanzansätze korrekt und vollständig sein müssen. Dies ist besonders für die Steuerbilanz von großer Bedeutung, weil das HGB in größerem Umfang stille Rücklagen zulässt.

Anordnung und Nummerierung

In der Buchführung und Belegbuchhaltung müssen weiterhin alle Seiten bzw. Blätter fortlaufend nummeriert sein. Dabei muss der ursprüngliche Buchungsinhalt lesbar bleiben. Außerdem dürfen keine Zwischenräume zwischen den Buchungen gelassen werden – hierfür wird der sogenannte Vakatstrich (auch „Buchhalternase” genutzt. Findet die Buchführung elektronisch statt, müssen Änderungen und Korrekturen automatisch aufgezeichnet werden (§ 239 III HGB).

2. Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit

Nach dem Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit muss der Jahresabschluss möglichst übersichtlich und klar gestaltet sein. Das bedeutet, dass sachverständige Dritte die Angaben nachvollziehen können müssen. Der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit spielt besonders bei der Gliederung von Bilanz und GuV eine wichtige Rolle. Klarheit bedeutet unter anderem Folgendes:

• Jede Änderung muss erkennbar sein (§ 239 HGB).
• Der Jahresabschluss muss in deutscher Sprache verfasst sein und alle Werte in Euro aufführen (§ 244 HGB).

Es existiert keine feste Regelung für die Anforderungen an den Detailgrad der Gliederung. Zur Orientierung werden die Gliederungsschemata aus den §§ 266 HGB (Bilanz) und 275 HGB (Gewinn- und Verlustrechnung) verwendet. In den entsprechenden Gesetzesabschnitten fehlen jedoch Vorgaben für die Ordnung und Tiefe der Informationen, die im Anhang des Jahresabschlusses angegeben werden müssen.

Zu den wichtigsten Prinzipien des Grundsatzes für Klarheit und Übersichtlichkeit gehören das Prinzip der Einzelbewertung (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB) und das Saldierungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB).

Belege betreffende Prozesse müssen zudem in einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation aufgeschlüsselt werden.

3. Grundsatz der Einzelbewertung

Nach dem Grundsatz der Einzelbewertung müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden unabhängig voneinander bewertet werden. Die Einzelbewertung dient dazu, Kompensationen von Wertsteigerungen bei einem Gegenstand mit Wertminderungen bei einem anderen auszuschließen. So entsteht jedoch die Notwendigkeit zu definieren, welche als eigenständiger Vermögensgegenstand gilt.

Folgende Fälle sind vom Grundsatz der Einzelbewertung ausgenommen:

• Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe: Sie dürfen mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden
  • wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung ist)
  • wenn ihr Bestand nur geringen Veränderungen unterliegt (§ 240 Abs. 3 HGB).
• Gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige Vermögensgegenstände und Schulden: Sie dürfen jeweils zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Dabei sind auch Pauschalwertberichtigungen von Forderungen und Pauschalbewertung von Rückstellungen von Bedeutung (§ 240 Abs. 4 HGB).
• Gleichartige Vermögensgegenstände: Für ihren Wertansatz  kann unterstellt werden, dass die zuerst angeschafften oder hergestellten Vermögensgegenstände zuerst oder in einer sonstigen bestimmten Folge verbraucht oder veräußert worden sind (§ 256 HGB).

4. Grundsatz der Vollständigkeit

Der Grundsatz der Vollständigkeit besagt, dass sämtliche Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss erfasst werden müssen. Auch nicht als Geschäftsvorfall erkennbare Veränderungen wie z. B. Schwund und Verderb müssen in der Buchhaltung und im Jahresabschluss dokumentiert werden. Weiterhin müssen Rückstellungen gebucht werden, die bis zum Bilanzstichtag noch nicht in der Buchführung berücksichtigt wurden.

Vollständigkeit bedeutet also, dass folgende Angaben erfasst werden müssen:

• Jährliche Inventur der tatsächlichen Bestände
• Preisbeobachtung auf den Märkten, um negativen Preisentwicklungen Rechnung tragen zu können
• Beobachtung und Analyse aller relevanten Risiken, um diese im Jahresabschluss berücksichtigen zu können

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5. Grundsatz der Sicherheit

Alle Aufzeichnungen und Unterlagen der Buchführung müssen abgesichert werden. Unternehmer sind verpflichtet, die dafür notwendigen organisatorischen Maßnahmen sind zu gewährleisten. Gehen die notwendigen Daten und Unterlagen teilweise oder vollständig verloren, ist der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit nicht mehr gegeben – dies gilt auch bei unverschuldetem Verlust.

6. Belegprinzip

Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen. Liegt für einen Geschäftsvorfall kein Fremdbeleg vor, muss für die Buchung ein Eigenbeleg erstellt werden. Unternehmer müssen sicherstellen, dass die Aufbewahrung der Belege die schnelle und nachvollziehbare Rückverfolgung der Geschäftsvorfälle ermöglicht (§ 257 HGB). Nach dem Belegprinzip muss für die Herstellung des Zusammenhangs zwischen Geschäftsvorfall, Beleg und Konto ein Grundbuch geführt werden – dies kann in Form einer geordneten und übersichtlichen Belegablage geschehen. Diese Regeln sind besonders relevant, wenn Sie ein Kassenbuch führen.

Verstöße gegen die GoB: Rechtliche Konsequenzen

Wird die Buchführung nicht ordnungsgemäß durchgeführt, können die Finanzbehörden selbst eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen. Wer inkorrekte oder unvollständige Angaben in der Buchführung macht, beispielsweise durch Verschleierung von Vermögen im Jahresabschluss, muss mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen rechnen. Insbesondere im Insolvenzfall bzw. einer Insolvenzverschleppung folgen auf Verstöße gegen die GoB Freiheitsstrafen (§ 283 StGB).

Liegen erhebliche formelle oder inhaltliche Mängel bei der Buchführung vor, gilt sie nicht als ordnungsgemäß. In einem solchen Fall können folgende steuerrechtliche Konsequenzen eintreten:

• Das Finanzamt schätzt die Besteuerungsgrundlagen ein, die nicht den tatsächlichen Grundlagen für das jeweilige Unternehmen entsprechen müssen. Eine solche Einschätzung kann für Unternehmen einen erheblichen Nachteil darstellen.
• Steuerliche Vergünstigungen, die an bestimmte buchhalterische Nachweise geknüpft sind, werden dem Unternehmen entzogen.
• Die Beweislast wird umgekehrt.
• Dem Unternehmen werden Zwangsmittel angedroht, gegebenenfalls kommt es sogar zu Strafverfahren.

Straf- und zivilrechtlich gilt folgendes:

• Der Beweiswert der Geschäftsbücher wird in Frage gestellt.
• Insolvenzvergehen nach §§ 283 ff. StGB sind strafbar (Bankrott).
• Kapitalgesellschaften kann der Bestätigungsvermerk versagt werden.