Instandhaltungsrückstellung: Was ist das?

Instandhaltungsrückstellung: Definition

Instandhaltungsrückstellung meint gemäß § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB die Bildung von Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen. Als unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen werden solche Maßnahmen bezeichnet, die aus betriebswirtschaftlicher Sicht notwendig gewesen wären, aber aus diversen Gründen bis zum Bilanzstichtag nicht mehr ausgeführt werden konnten. Mit den Instandhaltungsrückstellungen werden Aufwendungen finanziert, die durch die Ausführung solcher Instandhaltungsmaßnahmen nach dem Bilanzstichtag entstehen. Die Höhe dieser anfallenden Kosten und der Fälligkeitszeitpunkt der Instandhaltungsmaßnahme ist bei der Bildung der Rückstellungen noch nicht abzusehen. Hierzu zählen beispielsweise die Instandhaltung betrieblicher Räumlichkeiten, Reparaturen an firmeneigenen Fahrzeugen, technischen Anlagen und Maschinen sowie Wartungskosten für Hard- und Software.

Mit der Bildung von Rückstellungen soll sichergestellt werden, dass auch bei größeren, unvorhergesehenen Reparaturen finanzielle Mittel im Unternehmen vorhanden sind, aus denen eine solche Reparatur finanziert werden kann.

Jegliche unterlassenen Instandhaltungsmaßnahmen müssen innerhalb der ersten drei Monate nach dem Bilanzstichtag nachgeholt und abgeschlossen werden. Geschieht dies nicht, können auch keine Instandhaltungsrücklagen gebildet werden beziehungsweise die bereits gebildeten Rücklagen müssen in der Bilanz aufgelöst werden.

Die Bildung von Instandhaltungsrückstellungen ist gemäß der Richtlinie 5.7 Abs. 11 der Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) verpflichtend und wird in der Bilanz als Passivposition gebildet. Rückstellungen, die in der Handelsbilanz gebildet wurden, müssen auch in der Steuerbilanz ausgewiesen werden.

Achtung: Instandhaltungsrückstellungen sind keine Rücklagen! Zwischen Rückstellungen und Rücklagen besteht ein großer Unterschied. Es handelt sich hierbei um zurückgestellte Gelder, die zweckgebunden sind. Sie dürfen nur für die finanzielle Begleichung von künftigen Aufwendungen genutzt werden, die im Zusammenhang mit notwendigen Reparaturen entstehen. Die Instandhaltungsrückstellungen zählen somit nicht zum Eigenkapital des Unternehmens.

Unterscheidung von Innen- und Außenverpflichtung

Bei der Bildung von Instandhaltungsrückstellungen müssen innerbetriebliche Verpflichtungen von Verpflichtungen gegenüber Dritten getrennt behandelt werden. Eine Verpflichtung für die Bildung von Instandhaltungsrückstellungen besteht nur für Instandhaltungsaufwendungen, die im eigenen Betrieb entstehen (z. B. die anfallenden Kosten für die regelmäßige Wartung der Heizungsanlage in den betrieblichen Räumlichkeiten).

Als Außenverpflichtungen werden Verpflichtungen des Unternehmens gegenüber Dritten bezeichnet. Hierunter fallen beispielsweise:

• Verpflichtungen gegenüber Mietern, die ein Mietobjekt des Unternehmens bewohnen oder nutzen (z. B. Reparaturen an Heizungen, Büroräumen, o. ä.)
• Verpflichtungen, Schäden zu beheben, die das Unternehmen bei einem Dritten verursacht hat (z. B. Lackschäden an Fahrzeugen)
• Verpflichtungen gegenüber Kommunen (bspw. wenn durch das Unternehmen Straßenschäden entstanden sind)

Rückstellung für unterlassene Instandhaltung bilden

In welcher Höhe die Instandhaltungsrückstellungen zu bilden sind, muss von Fall zu Fall individuell entschieden werden. Die ausschlaggebenden Faktoren für die Berechnung sind vor allem die voraussichtlich entstehenden Kosten für die Unterhaltungs- und Reparaturmaßnahmen.

Beispiel:
Ein Unternehmen muss ein Fahrzeug aus dem firmeneigenen Fuhrpark reparieren lassen. Für die Bildung einer Instandhaltungsrückstellung wird eine Reparatursumme in Höhe von 12.000 Euro errechnet. Der Kostenvoranschlag der Werkstatt, die die Reparatur übernehmen soll, beträgt 14.280 Euro inklusive 19 % Umsatzsteuer. Die Reparatur des Fahrzeugs wird im März des folgenden Jahres durchgeführt.

Buchung: Instandhaltungskosten an Instandhaltungsrückstellungen: 12.000 Euro

In diesem Beispiel wurden die Zahlen so gewählt, dass die Instandhaltungsrückstellung exakt dem Kostenvoranschlag der Werkstatt (zzgl. Umsatzsteuer) entspricht. Bleibt jedoch ein ungenutzter Restbestand der Instandhaltungsrückstellungen übrig, muss dieser ergebniswirksam als Ertrag aufgelöst werden. Da hier aber kein Geldfluss stattfindet, kann keine Buchung auf ein Finanzkonto auf der Habenseite durchgeführt.

Auflösung von Rückstellungen

Grundsätzlich dürfen Rückstellungen gemäß dem Handelsgesetzbuch nur aufgelöst werden, wenn der Grund für die ursprüngliche Bildung der Instandhaltungsrücklage nicht mehr gegeben ist.

Bei den folgenden Gründen kann die Rücklage aufgelöst werden:

1. Die Maßnahme wurde bereits durchgeführt.
2. Die Instandhaltungsmaßnahme ist nicht mehr notwendig, beispielsweise weil das defekte Fahrzeug verkauft wurde.

Versäumt es das Unternehmen, die Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der vorgegebenen Drei-Monats-Frist abzuschließen, muss die Rückstellung in der Bilanz korrigiert werden.