Kleinunternehmen anmelden: Was muss ich wissen?

Wann ist ein Unternehmen ein Kleinunternehmen?

Ein Unternehmen gilt dann als Kleinunternehmen, wenn es beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragt hat. Diese Regelung ist in § 19 UStG festgelegt. Damit ein Unternehmen die Kleinunternehmerregelung beantragen kann, muss es folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Der Umsatz inkl. Umsatzsteuer betrug im vorherigen Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro (neue Grenze seit 2020).
• Der Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr wird voraussichtlich weniger als 50.000 Euro betragen.

Die Kleinunternehmerregelung kann auf alle Rechtsformen angewendet werden.

Umsatzgrenzen des Kleinunternehmens

Wer möglichst schnell die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens gewährleisten will, wird möglicherweise Probleme mit den Umsatzgrenzen haben. Die Kleinunternehmerregelung ist jedoch besonders für nebenberufliche Gründer interessant. Denn mit dieser Sonderregelung können Sie nicht nur eine vereinfachte Buchführung betreiben, sondern zahlen auch keine Umsatzsteuer. Gerade im kreativen oder schöpferischen Bereich, z. B. im Kommunikationsdesign, freien Texten oder in der selbständigen Programmierung kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen, denn in diesen Betrieben sind die Produktionskosten relativ gering. Auch wenn Sie sich einen kleinen Verwaltungsaufwand wünschen und sich mit Ihren Leistungen an andere Kleinunternehmer oder Privatleute richten, ist die Kleinunternehmerregelung zu empfehlen.

Unterschied zum Kleingewerbe

Das Kleinunternehmen ist nicht mit dem Kleingewerbe zu verwechseln. Während alle Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, als Kleinunternehmen gelten, sind Kleingewerbe unabhängig von Umsatzgrenzen. Der Begriff „Kleingewerbe” deutet auf ein Gewerbe hin, das nicht im Handelsregister eingetragen werden muss. Es kann jedoch die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Unterschied zum Kleinstunternehmen

Auch das Kleinstunternehmen ist nicht mit dem Kleinunternehmen gleichzusetzen. Bei Kleinstunternehmen handelt es sich generell um Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern, die im Jahr weniger als zwei Millionen Euro Umsatz erwirtschaften. Sie müssen nicht zwingend als Kleinunternehmen im Sinne der Kleinunternehmerregelung gelten, können die Regelung aber beantragen.

Anmeldung für Kleinunternehmer: So geht’s

Wenn Sie Ihr Unternehmen als Kleinunternehmen anmelden möchten, müssen Sie Ihre Firma bereits gegründet haben. Dies beinhaltet die Zusammenstellung des Gründerteams, die Erstellung eines Businessplans und die Aufsetzung des Gesellschaftervertrags. Des Weiteren brauchen Kleinunternehmer einen Gewerbeschein, den sie beim lokalen Gewerbeamt beantragen müssen. Nach der Gründung inklusive Gewerbeanmeldung melden angehende Kleinunternehmer sich beim Finanzamt an.

Die Anmeldung für Kleinunternehmer funktioniert folgendermaßen: Nutzen Sie dafür das ELSTER-Formular zur steuerlichen Erfassung. Geben Sie die Planzahlen für Ihr Geschäft an der gegebenen Stelle an. Wenn Sie neu gründen, werden Sie wahrscheinlich keinen festen Umsatz angeben können. Wählen Sie also einen Planumsatz, der für das laufende Jahr weniger als 50.000 Euro beträgt. Wesentlich ist der Punkt 7.3, denn dort können Sie wählen, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten. Haben Sie sich dagegen entschieden, können Sie erst wieder in fünf Jahren wechseln. Werden die Umsatzgrenzen überschritten, wird automatisch die Regelbesteuerung angewendet.

Auch wenn Sie bereits seit mehreren Jahren unternehmerisch tätig sind, können Sie nachträglich die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dafür genügt ein formloser schriftlicher Antrag, den Sie ans Finanzamt senden. Beachten Sie jedoch unbedingt die Umsatzgrenzen. Informieren Sie auf jeden Fall Ihre wichtigsten Kunden über den Wechsel.

Kleinunternehmerregelung: Steuerliche Besonderheiten

Wie bereits erwähnt, entfällt für Kleinunternehmer die Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass auch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt. Auf der anderen Seite müssen Sie eine höhere Vorsteuer bezahlen. Der Begriff Vorsteuer beschreibt die Differenz zwischen monatlicher Umsatzsteuerschuld (auch „Zahllast” genannt) und Umsatzsteuer. Dies ist unter anderem dann der Fall, wenn Sie neues Arbeitsmaterial beschaffen, beispielsweise:

• Computer
• Firmenwagen
• Produktionsmaschinen

Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen, können diese Materialien beim Finanzamt steuerlich geltend machen und die Umsatzsteuer zurückerhalten. Damit stellen Neuanschaffungen für Kleinunternehmer einen höheren Kostenaufwand dar. In einem solchen Fall können auch die Umsatzgrenzen ein Problem darstellen. Wer wenig Umsatz erwirtschaftet, kann dementsprechend wenige Neuanschaffungen vornehmen. Sollte Ihr Unternehmen also auf regelmäßige und kostenintensive Neuanschaffungen angewiesen sein, sollten Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen Sie in jeder Rechnung auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Dazu reicht folgende Angabe: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Des Weiteren müssen Kleinunternehmer Einkommenssteuern zahlen. Diese werden auf den Gewinn angehoben.

Rechtsformen für Erst-Kleinunternehmer im Vergleich

Zum Schluss finden Sie eine kurze Übersicht über einige mögliche Rechtsformen für neu gründende Kleinunternehmer und ihre Besonderheiten. Wägen Sie anhand der Vor- und Nachteile ab, welche Rechtsform für Ihr Unternehmen und Ihr Vorhaben am besten geeignet ist.

Freiberufler als Kleinunternehmer

Streng genommen stellt die freiberufliche Tätigkeit keine Rechtsform dar, jedoch können auch Freiberufler die Kleinunternehmerregelung nutzen. Um als Freiberufler zu gelten, müssen Sie einen der sogenannten Katalogberufe oder katalogähnlichen Berufen ausüben, die in § 18 Abs. 1 Nr. 1 S. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt sind.

Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden. Stattdessen erfolgt die Anmeldung direkt beim Finanzamt. Die meisten Freiberufler sind nicht zur Mitgliedschaft bei der Rentenversicherung verpflichtet. Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte oder Steuerberater müssen sich jedoch in ihrer jeweiligen Standeskammer registrieren. Bei Freiberuflern aus dem kreativen Sektor und Journalisten ist die Mitgliedschaft bei der Künstlersozialkasse (KSK) verpflichtend.

Ein Vorteil der freiberuflichen Tätigkeit ist der relativ geringe Organisationsaufwand. Dieser kommt unter anderem dadurch zustande, dass kein Handelsregistereintrag benötigt wird und die damit verbundenen strengen Regelungen nicht eingehalten werden müssen. Allerdings müssen Freiberufler unbeschränkt mit ihrem eigenen Vermögen haften. In einigen freien Berufen gilt außerdem das Werbeverbot, so dass die Kundengewinnung schwierig sein kann.

Einzelunternehmen / Eingetragene Kaufleute (e. K.) als Kleinunternehmer

Einer der einfachsten Wege, sich selbständig zu machen, ist die Gründung eines Einzelunternehmens. Es lässt sich schnell gründen und benötigt grundsätzlich weder eine notarielle Beurkundung noch einen Handelsregistereintrag. Anders sieht es jedoch bei Kaufleuten aus. Diese müssen sich im Handelsregister als „eingetragener Kaufmann” bzw. „eingetragene Kauffrau (e. K.)” eintragen lassen.

Bei Einzelunternehmen bzw. e. K. wird kein Stammkapital benötigt, wodurch diese Art der Gründung sehr kostengünstig ist. Sie treffen selbständig alle Geschäftsentscheidungen, es ist keine Satzung notwendig. Des Weiteren müssen Sie keine jährlichen Geschäftsberichte veröffentlichen. Wenn Sie sich mindestens zwei Jahre hintereinander innerhalb der Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer bewegen, müssen Sie keine Bilanzen erstellen. Möchten Sie also möglichst schnell und mit geringem Aufwand gründen, ist die Gründung als Einzelunternehmen oder e. K. eine sinnvolle Option.

Weniger vorteilhaft ist, dass Sie in Haftungsfällen auf Ihr gesamtes Privatvermögen zurückgreifen müssen. Ein weiteres Hindernis sind die eingeschränkten Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten. Legen Sie also einen hohen Wert auf die Sicherheit Ihres Vermögens und brauchen viel Fremdkapital, sollten Sie nicht als Einzelunternehmen oder e. K. gründen.

GbR als Kleinunternehmen

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen Sie mit mindestens zwei Personen. Sie muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden, lediglich eine Anmeldung beim Gewerbeamt ist notwendig. GbRs aus Freiberuflern, beispielsweise Gemeinschaftspraxen oder Bands, haben sogar ein vereinfachtes Anmeldeverfahren. Sie müssen sich nur beim Finanzamt anmelden, da sie nicht als Gewerbetreibende zählen. Wie beim e. K. ist kein Stammkapital notwendig, auch die Mindesteinlage entfällt. Auch bei der GbR als Kleinunternehmen entfällt die Bilanzpflicht. Die GbR eignet sich gut für Gruppen, insbesondere in der Kreativbranche.

Ein Nachteil der GbR ist wie bei eingetragenen Kaufleuten die Verpflichtung zur persönlichen Haftung. Aus diesem Grund sollte unbedingt eine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Weiterhin müssen sie einen schriftlichen Gesellschaftsvertrag aufsetzen. Außerdem sind gewerblich handelnde GbRs zur Mitgliedschaft bei der lokalen Industrie- und Handelskammer (IHK) verpflichtet. Handwerklich tätige GbRs müssen Mitglieder bei der lokalen Handwerkskammer (HWK) werden, während GbRs aus Freiberuflern (außer Künstlern, Journalisten und Grafikern) Mitglieder bei ihren jeweiligen Berufskammern werden müssen. Diese Mitgliedschaften erfordern in der Regel Beitragszahlungen. Damit ist die finanzielle Belastung bei einer GbR höher als bei eingetragenen Kaufleuten.

UG (haftungsbeschränkt) als Kleinunternehmen

Seit 2008 stellt die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG, 1-Euro-GmbH, Mini-GmbH) eine weitere interessante Alternative für Kleinunternehmer dar. Die UG funktioniert ähnlich wie eine GmbH: Ein oder mehrere Gesellschafter können sich beteiligen und haften ausschließlich mit dem Gesellschaftsvermögen. Außerdem gelten bei der Besteuerung die gleichen Regeln wie für die GmbH. Die Gründung ist zwar etwas aufwändiger als bei Kaufleuten (e. K.) und einer GbR, kann aber auch über ein praktisches Gründungspaket durchgeführt werden. Sie können entweder mit individueller Satzung oder Musterprotokoll gründen. Ein attraktiver Vorteil der UG ist das sehr geringe Mindestkapital von einem Euro pro Gesellschafter. Wer nur ein geringes Privatvermögen einbringen kann, für den ist die UG besonders gut geeignet.

Die Vorteile der UG werden aber auch von einem Organisationsaufwand begleitet, der höher ausfällt als bei Kaufleuten (e. K.) und GbR. So muss unter anderem die sogenannte Thesaurierungspflicht eingehalten werden. Außerdem sollten Sie die Gründungskosten einer UG nicht unterschätzen: Neben dem Startkapital von mindestens einem Euro müssen Sie zusätzlich Notarkosten, Beratungskosten, Kosten für Handelsregistereintrag und eventuell zusätzliche Nachweise und Zulassungen bezahlen.

GmbH als Kleinunternehmen

Auch die klassische GmbH kann als Kleinunternehmen betrieben werden. Die Regelungen sind ähnlich wie bei der UG, allerdings liegt das Mindestkapital bei 25.000 Euro. Des Weiteren ist es möglich, neben Geldeinlagen auch Sacheinlagen ins Stammkapital einzubringen. Zuletzt existiert für die GmbH keine Thesaurierungspflicht. Ein Vorteil der GmbH ist, dass sie seit Jahrzehnten etabliert und sowohl bei deutschen als auch internationalen Geschäftspartnern anerkannt ist. Schließlich signalisieren das hohe Stammkapital und die strengen Regelungen Seriosität.

Wie bei der UG ist hier jedoch der Organisationsaufwand recht hoch. Mit den höheren Gründungskosten ist die GmbH nicht für jeden Neugründer finanziell tragbar.

Kleinunternehmen abmelden: So geht’s

Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen abmelden möchten, müssen Sie sich an das Gewerbeamt richten und Ihr Gewerbe abmelden. Sie können dies entweder persönlich oder schriftlich erledigen. Dafür benötigen Sie folgendes:

• Gewerbeschein
• Meldebestätigung
• Personalausweis

Die Abmeldung ist kostenlos. Sie müssen sich nicht gesondert beim Finanzamt abmelden, weil das Gewerbeamt es informiert.

Möchten Sie Ihr Unternehmen nur vorübergehend abmelden, sollten Sie stattdessen eine Ruhendmeldung beim Gewerbeamt vornehmen. Damit können Sie bis zur Reaktivierung Ihres Geschäftes alle Pflichten ruhen lassen, die Sie als Gewerbetreibender wahrnehmen müssen.