Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung: Unterschiede leicht erklärt

Unterschiede zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Der größte Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung besteht darin, dass ein Kreditor als Gläubiger (Lieferant von Waren oder Dienstleister) auftritt, während ein Debitor der Schuldner ist (in der Regel ein Kunde, der Waren oder Dienstleistungen bezieht, für welche er finanziell aufkommen muss). Es handelt sich also im Prinzip um den gleichen Sachverhalt, aber aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet. Der Debitor fordert eine Ware oder Dienstleistung von einem Unternehmen ein, beziehungsweise erteilt einen Auftrag und verpflichtet sich im Gegenzug dazu, die gelieferte Ware oder die erbrachte Dienstleistung zu einem späteren Datum finanziell zu begleichen.

Die beiden Arten der Buchhaltung unterscheiden sich auch hinsichtlich ihrer Aufgabenschwerpunkte. Die Debitorenbuchhaltung befasst sich beispielsweise eher mit dem Management von Forderungen während die Kreditorenbuchhaltung auf die Schulden eines Unternehmens fokussiert ist.

Was ist die Kreditorenbuchhaltung?

Bei der Kreditorenbuchhaltung handelt es sich um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Die Bezeichnung „Kreditor“ stammt von dem lateinischen Begriff credere (glauben, anvertrauen) ab. Der Kreditor ist ein Gläubiger, der dem eigenen Unternehmen einen Kredit in Form von Waren oder Dienstleistungen bewilligt. In der Kreditorenbuchhaltung werden alle Rechnungseingänge, Zahlungsvorgänge und offene Posten zwischen den Kreditoren und dem eigenen Unternehmen erfasst und übersichtlich aufgelistet.

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich vor allem mit der Kontokorrentbeziehung von Gläubigern und Schuldnern, die in einer geschäftlichen Beziehung zueinanderstehen – also der Leistungserbringung beziehungsweise Zahlung für gelieferte Ware oder erbrachte Leistungen beider Parteien. Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Erfassung aller Prozesse, die mit den sogenannten Eingangsrechnungen eines Unternehmens zusammenhängen. Dies beinhaltet zum Beispiel die Erfassungen der Verbuchung und Begleichung aller finanziellen Verpflichtungen (Verbindlichkeiten), die aus der Abwicklung bezogener Lieferungen und Leistungen zwischen dem Unternehmen und den Kreditoren (z. B. Lieferanten) entstehen. Weitere Aufgaben sind:

• Bearbeitung aller kreditorischen Eingangsrechnungen
• Pflege des Kreditorenstammsatzes (eine interne Bezugsquelle, die wichtige Informationen über jeden Kreditor enthält, der eine regelmäßige oder voraussichtlich dauerhafte Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen unterhält. Der Datensatz beinhaltet beispielsweise Name, Gesellschaftsform, Anschrift, Kontaktdaten und Zahlungsweise. Zusätzlich bekommt jeder Kreditor eine eigene Identifikationsnummer und einen Referenzdatensatz vom Unternehmen zugewiesen.)
• Rechnungsprüfung und Kontierung (Hier wird u. a. geprüft, ob die Mengenangaben auf der Rechnung mit dem Lieferumfang übereinstimmen. Diese Prüfung ist Voraussetzung für die Begleichung der ausstehenden Kosten.)
• Erfassung eingehender Rechnungen und Gutschriften
• Verwaltung offener Posten (Gemeint ist hiermit die chronologische Bearbeitung noch offener Rechnungen mit gleichzeitiger systematischer Überprüfung, um Doppelbuchungen zu vermeiden.)
• Veranlassung von Zahlungen inklusive Erstellung und Ausführung von Daueraufträgen
• Archivierung und Berichtswesen im Kreditorenbuch
• Bearbeitung von Eingangspost
• Reisekostenabrechnung
• Betreuung des kreditorischen Mahnwesens
• Führung eines kreditorischen Bankjournals
• Durchführung von Saldenbestätigung
• Überprüfung und Überwachung der gesetzlichen und unternehmerischen Vorschriften und Richtlinien
• Korrespondenz mit den Kreditoren

Rechnungsprüfung und Archivierung

Bei der Rechnungsprüfung werden hauptsächlich die Angaben, die auf einer Rechnung gemacht werden, überprüft. Dies beinhaltet zum Beispiel den Vergleich der berechneten Menge einer Ware und den dafür festgesetzten Preis mit den Angaben in der Bestellung. Kommt es hierbei zu Differenzen, müssen diese geklärt und gegebenenfalls eine Buchungs- oder Zahlungsfreigabe eingeholt werden. Ist alles in Ordnung, wird eine Freigabe (Empfangsbestätigung) erteilt, welche benötigt wird, um die Buchung und Zahlung der Kreditorenrechnung zu veranlassen.

Bei Warenlieferungen wird neben der Menge auch die einwandfreie Beschaffenheit der Ware überprüft und vom Warenempfänger mittels einer Wareneingangsbestätigung durch einen Lieferschein quittiert.

Für alle kreditorischen Rechnungen ist eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vorgesehen. Am besten sortieren Sie alle Rechnungen chronologisch und alphabetisch, sodass die aktuellste Rechnung immer obenauf und griffbereit liegt. Es ist jedoch nicht zwingend notwendig, die Rechnungen in Papierform aufzubewahren. Wenn Sie alle Rechnungen elektronisch sichern und archivieren, reicht dies in der Regel aus.

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile sogenannte ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning; ein IT-System zur effizienten Verwaltung interner Unternehmensprozesse). In dem System werden kreditorische Eingangsrechnungen unter der Verwendung einer Kreditorennummer erfasst.

Richtige Auswahl beim ERP-System

Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollten Sie Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen evaluieren. Allgemein unterstützen ERP-Softwares Unternehmen, indem sie sämtliche Geschäftsbereiche sowie Mitarbeiter vernetzen und Arbeitsschritte in einem System zusammenfassen. Außerdem schaffen sie zentrale Datenspeicher, mit denen sämtliche autorisierten Benutzer arbeiten können. Besonders interessant sind in diesem Zusammenhang Cloud-ERPs, da diese einen erweiterten Zugriff erlauben. Konkret heißt das, dass User von verschiedensten Standorten aus auf interne Daten zugreifen können – Voraussetzung ist nur, dass diese über stabiles Internet verfügen.

Prozessoptimierung durch Kreditorenbuchhaltung

Durch die gewissenhafte Überprüfung von Rechnungen und Lieferungen, trägt die Kreditorenbuchhaltung maßgeblich zur internen Prozessoptimierung bei. Anhand der erfassten Daten und Fakten können Prozesse vereinfacht, beschleunigt und somit auch die Kosten gesenkt werden. Die Kreditorenbuchhaltung hilft außerdem dabei, den Überblick über die finanzielle Situation im Unternehmen zu behalten sowie das Zahlungsverhalten der Kunden zu dokumentieren und zu analysieren. Sollte ein Kunde unzuverlässig in Bezug auf ausstehende Zahlungen sein, kann das Unternehmen schnell reagieren, Warenlieferungen oder Dienstleistungen einstellen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Debitorenbuchhaltung: Was ist das?

Auch die Debitorenbuchhaltung ist laut Definition ein Teilbereich des Rechnungswesens. Sie bildet das Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung. Der Begriff „Debitor” leitet sich von dem lateinischen Begriff debere (schulden) ab. Der Debitor ist ein Schuldner, der gegenüber dem Kreditor noch ausstehende Rechnungen zu begleichen hat. In der Regel handelt es sich hierbei um Kunden, die eine Dienstleistung von einem Unternehmen in Anspruch nehmen beziehungsweise Waren beziehen. Die Rechnung für die erbrachte Leistung oder die gelieferte Ware wird erst zu einem späteren Zeitpunkt beglichen, wenn vertraglich keine andere Vereinbarung festgehalten wurde.

Debitorenbuchhaltung: Das Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die im Falle von Zahlungsrückständen von Kunden durch ein Unternehmen ergriffen werden können. Dies können zum Beispiel Mahnungen sein, die bei Missachtung der Zahlungsfrist an den Kunden verschickt werden. Reagiert der Kunde nicht auf das erste und alle folgenden Mahnschreiben, können weitere Maßnahmen in Zusammenarbeit mit einem Anwalt und einem Inkassobüro ergriffen werden. Sollte auch dies erfolglos bleiben, können entsprechende Schritte für eine Gerichtsverhandlung eingeleitet werden.

Debitorenbuchhaltung: Das Informationsmanagement

Beim Informationsmanagement sind vor allem zwei Arten von Informationen wichtig:

1. Die noch ausstehenden Zahlungen und der damit verbundene erwartete Zahlungsfluss
2. Das Zahlverhalten der Kunden

Die Information über die noch ausstehenden Zahlungen und der damit verbundene Zahlungsfluss sind für ein Unternehmen wichtig, um die Liquidität des eigenen Unternehmens im Auge behalten und einschätzen zu können sowie längerfristige Investitionen planbarer zu machen. Auf dieser Informationsbasis kann das Management des Unternehmens zudem wichtige operative und strategische Entscheidungen treffen.

Die Informationen über den Kunden helfen dem Unternehmen dabei, das Zahlverhalten und die Zahlungsmoral des Kunden besser einschätzen zu können. Bei regelmäßiger Überprüfung zeichnet sich schnell ab, ob ein Debitor Zahlungsziele einhält, möglicherweise finanzielle Probleme hat oder vor einer Insolvenz steht. In solchen Fällen kann das Unternehmen schnell entsprechend reagieren und die Warenlieferungen oder Dienstleistungen einstellen.

Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung

Zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung gehört zum Beispiel die Dokumentation der Forderungen und Forderungsziele beziehungsweise wer dem Unternehmen wie viel schuldet und bis wann der Zahlungsbetrag fällig ist. Darüber hinaus befasst sie sich mit der Erfassung und Verwaltung von Forderungen und Gutschriften und der Realisierung offener Posten aus Lieferungen oder anderer Leistungen, die sich unter anderem auch aus Fremdleistungen zusammensetzen. In der Debitorenbuchhaltung werden also alle laufenden Geschäftsvorfälle, die den Kunden (den Debitor) betreffen, festgehalten. Zusätzlich beinhaltet sie auch die Durchführung von Lastschriften und die Verwaltung des Mahnwesens, was unter anderem unter den Bereich des Forderungsmanagements fällt.

Bei der Debitorenbuchhaltung geht es auch darum, alle Debitorenkontakte zu verwalten und Geschäftsbeziehungen mit neuen Debitoren entsprechend zu dokumentieren. Bei jedem neuen Debitor kann im Interesse des Unternehmens eine Bonitätsprüfung hinsichtlich der Kreditwürdigkeit des Kunden vorgenommen und/oder während der Vertragslaufzeit neu geprüft werden. Dies kann anhand geeigneter Dokumente geschehen, die den Sitz (Anschrift) des Kunden nachweisen. Auch können nach eigenem Ermessen weitere relevante Daten des Kunden angefordert werden, wie Gewerbenachweis, Handelsregisterauszug, Umsatzsteuer- oder Identifikationsnummer. In jedem Fall sollten Sie ein Kreditlimit mit Ihren Kunden vereinbaren, um zu verhindern, dass zu viele offene Posten entstehen.

Buchungssätze in der Debitorenbuchhaltung

Zur Veranschaulichung des typischen Buchungssatzes in der Debitorenbuchhaltung eignet sich ein kleines Beispiel am besten:

Ein Unternehmen verkauft Waren im Wert von 1.000 Euro (zuzüglich 19 % Umsatzsteuer) an einen Kunden mit einem Zahlungsziel. Durch den Verkauf von Waren erhält das Unternehmen Umsatzerlöse, die als Erträge gelten. Es gibt also ein Bestands- und ein Erfolgskonto. Da der Verkauf mit einem Zahlungsziel einhergeht, besteht eine Forderung und da der Verkauf von Waren umsatzsteuerpflichtig ist, besteht auch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt.

Für die Erstellung eines Buchungssatzes ist es wichtig zu wissen, welche Konten von dem Geschäftsvorfall beeinflusst werden und was für Konten betroffen sind.  Mindestens zwei Konten müssen betroffen sein (einfacher Buchungssatz), es können aber auch mehrere Konten involviert sein (zusammengesetzter Buchungssatz).

Ein Buchungssatz könnte wie folgt lauten:

Alle Rechnungen, die der Kreditor an den Debitor ausstellt, werden in der Buchhaltung auf dem entsprechenden Debitorenkonto dargestellt.