Lexware Office: Wie funktioniert die Buchhaltungs-Software?

Inhaltsverzeichnis

 

Was bietet die Buchhaltungssoftware von Lexware Office?

Neuer Name, gleiche Leistung: lexoffice heißt jetzt Lexware Office. Lexware Office verspricht nichts anderes als eine einfache, digitale Lösung für Buchhaltungsaufgaben, die auch von Laien bedient werden kann.

• GoBD-Zertifizierung
• Automatische Updates der Software
• Kein Installationsaufwand
• Updates nach Steueränderungen
• 100 % made in Germany: Entwicklung, Support, Datenschutz und Hosting

Wie kann ich mich bei Lexware Office anmelden?

1. Auf der Lexware Office Website registrieren.
2. Passwort festlegen.
3. Daten des Unternehmens ausfüllen.
4. Art der Versteuerung festlegen (mit oder ohne Umsatzsteuer).
5. Verknüpfung mit Geschäftskonto einrichten.
6. Entwürfe für Rechnung und Angebot anlegen.
7. Lexware Office App installieren, um erste Belege einzuscannen.

In dieser einfachen Video-Anleitung (10 Minuten) werden die Basisfunktionen von Lexware Office vorgestellt.

Welche Funktionen bietet Lexware Office?

Lexware Office bietet eine Übersicht aller Grundfunktionen in diesem Video: Rechnungen schreiben, Belege hochladen und Buchungskategorisierung.

Tipp: Wir empfehlen die kostenlose 30-Tage-Testversion von Lexware Office, mit der Gründer ganz ohne Risiko alle Funktionen kennen lernen können.

Das Dashboard

Das Lexware Office Dashboard bietet eine schnelle Übersicht aller Funktionen und Aufgaben:

• Offene Einnahmen
• Offene Ausgaben
• Löhne und Gehälter
• Angebote
• Belege
• Steuer

Einsteiger können über diesen Startmonitor sofort mit den ersten Funktionen loslegen, z. B. das Bankkonto des Unternehmens verknüpfen, eine Schnittstelle für den Steuerberater einrichten, die erste Rechnung schreiben oder Ausgaben erfassen.

Rechnung schreiben

Um die erste Rechnung zu schreiben, können Sie direkt vom Dashboard aus starten. Dazu müssen Sie einfach die Kundendaten eingeben und rechts oben auswählen, ob die Rechnung den Brutto- oder Nettobetrag enthalten soll. Danach geben Sie die Leistungen oder Waren ein und wählen die passenden Texte für den Kopf- und Fußbereich aus. Danach fehlt nur noch die Bankverbindung. Hier können Sie direkt die Daten des hinterlegten Geschäftskontos einfügen, falls gewünscht.  Kunden können an dieser Stelle gespeichert werden, sodass Sie die Eingaben nur einmal hinterlegen und danach bequem im Adressbuch abrufen können.

Danach können Sie eine Vorschau der Rechnung ansehen, Ihr Firmenlogo hochladen und das Layout flexibel anpassen. In diesem Fenster können Sie die erste Rechnung speichern für einen späteren Zeitpunkt, drucken oder direkt per E-Mail an den Kunden versenden. Fertig!

Angebot erstellen

Die Funktion für Angebote könnte einfacher nicht sein: Genau wie bei der Rechnung können Sie mit nur wenigen Angaben und Klicks ein Angebot erstellen, personalisieren mit Logo und Kontaktdaten und versenden. Im Bespiel sehen Sie, dass verschiedene Produkttypen (Dienstleistungen und Waren) mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen angelegt werden können.

Buchhaltung einrichten

Mit nur wenigen Klicks können Selbständige ganz ohne Vorkenntnisse die Buchhaltung einrichten und selbst erledigen. In diesem kurzen Tutorial zeigt Lexware Office die Hauptfunktionen aus dem Bereich Buchhaltung und wie diese zusammenhängen: offene Posten, Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR, GuV, Anlagen, Konten- und Buchungsübersicht. Viele Prozesse funktionieren voll automatisiert und werden ständig aktualisiert.

Für wen eignet sich die Buchhaltungssoftware Lexware Office?

Die Software eignet sich für kleine Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften genauso wie für GbR, Freiberufler und Solo-Gewerbetreibende. Nutzer können außerdem flexibel auswählen, ob die Umsatzsteuer in Rechnungen ausgewiesen werden soll. Für Kleinunternehmer bietet Lexware Office außerdem eine Voreinstellung mit erforderlichem Hinweis auf § 19 UStG.

Lexware Office bietet vier Pakete für unterschiedliche Bedürfnisse. Die Funktionen orientieren sich danach, wie viele Aufgaben Sie selbst übernehmen möchten und wie viel Unterstützung Sie zusätzlich vom Steuerberater oder Lohnbuchhalter in Anspruch nehmen. Einen Vergleich weiterer Buchhaltungssoftwares finden Sie hier.

 

Welche Vorteile bietet Lexware Office?

Cross-Device Work

Dank App können Nutzer viele Funktionen ganz bequem vom Handy oder Tablet verwenden. Die Daten werden dabei automatisch synchronisiert. Belege können Sie außerdem per Handumdrehen mit Ihrem Smartphone einpflegen. Dank einer Schnittstelle zur Apple Watch können Sie sogar Umsätze auf der Smartwatch abrufen.

Kontrolle und Export

Durch die Schnittstelle für den Steuerberater können Unternehmer einen direkten Zugang für den Profi ermöglichen. Hier können Kontrolltätigkeiten stattfinden ohne lästigen Papierkram. Gleichzeitig übermitteln Sie Daten so einfach, z. B. als DATEV- oder ELSTER-Export für die Finanzbehörde vorbereiten.

Teamwork möglich

Lexware Office erlaubt es Ihnen, mehrere Benutzer anzulegen. Diese Funktion ermöglicht eine bequeme Arbeitsteilung und den Kontrollblick.

Vorbereitung für Steuererklärung und Bilanz

Die Software unterstützt Exporte einer EÜR sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung als perfekte Vorbereitung für Einkommensteuererklärung bzw. Steuerbilanz. Somit eignet sich die Lösung für alle Unternehmen, egal ob sie einfache oder doppelte Buchführung anwenden müssen.

 

Lexware Office Preise und Pakete

Lexware Office bietet vier Preisstufen, die unterschiedliche Funktionen enthalten. Die Preise werden pro Monat berechnet und dürfen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden. Sie können alle Pakete 30 Tage kostenlos testen!

Paket S: ab 3,45 Euro

• Mobile App inkl. Belegscanner
• Langzeitbelegarchiv
• Finanzübersicht
• Offene Posten
• Umsatzsteuerprognose
• Steuerberater-Zugang
• Verwaltung von Kunden und Lieferanten
• Überweisungen
• Multibanking

Das Paket eignet sich für kleine Unternehmen, die zusätzlich mit einem Steuerberater arbeiten.

Paket M: ab 5,95 Euro

• Alle Funktionen aus Paket S
• Rechnungen, Angebote, Lieferschein, Auftragsbestätigungen
• Zahlungserinnerungen und Mahnwesen
• Kundenhistorie/Kundenportal

Das Paket eignet sich für Unternehmen mit Kassensystem, die eine DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater benötigen.

Paket L: ab 9,95 Euro

• Alle Funktionen aus Paketen S + M
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• GuV und EÜR
• Kassenbuch
• Anlagenverwaltung
• Liquiditätsplanung und -prognose

Das Paket eignet sich für Unternehmen, die alle Aufgaben der Finanz- und Lohnbuchhaltung selbst übernehmen möchten.

Paket XL: ab 14,95 Euro

• Alle Funktionen aus Paketen S + M + L
• Serienrechnungen
• Besondere Rechnungstypen
• Public API
• Umsatzstatistiken & Reports
• Datei Uploads und Kundenakten

Zu allen Paketen lassen sich passend zu Ihrer Mitarbeiterzahl ein zusätzliches Modul für Lohnbuchhaltung  hinzufügen.

 

Zahlung

Lexware Office bietet zwei Bezahloptionen: Lastschrift und Kreditkarte (Master und Visa). Der Paketpreis beinhaltet den umfangreichen Lexware Office Support und wird monatlich in Rechnung gestellt. Jedes Paket ist außerdem monatlich kündbar.

 

Praktische Schnittstellen und Integrationen

Wer seine digitale Arbeit noch effizienter gestalten will, dem bietet Lexware Office 40 Schnittstellen zu weiteren Tools aus den Bereichen E-Commerce, Verwaltung, Finanzen und Steuern. Die Anzahl der APIs steigt kontinuierlich und auf Anfrage sind maßgeschneiderte Schnittstellen realisierbar.

 

Häufige Fragen

Ist Lexware Office cloud-basiert?

Der Service von Lexware Office ist eine webbasierte Cloud-Lösung. Das ermöglicht die Nutzung von jedem beliebigen Gerät aus. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung. Lexware Office unterstützt Android, macOS und iOS, Windows, Linux und kann sowohl vom Desktop, Smartphone oder Tablet verwendet werden. Da alle Daten sicher in der Cloud hinterlegt sind, können Sie direkt nach dem Login bequem dort weitermachen, wo Sie zuletzt aufgehört haben. So ersparen Sie sich unnötige Synchronisationen und schonen wichtigen Speicherplatz auf Ihren Endgeräten.

Kann man mit Lexware Office eine Bilanz erstellen?

Lexware Office bietet Lösungen sowohl für bilanzierende Unternehmen als auch für Selbständige, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen müssen.

Für die Bilanz können Nutzer die unterjährigen Geschäftsvorfälle direkt mit der Software erfassen und in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einsehen. Dank des praktischen Zugangs zu Lexware Office kann Ihr Steuerberater die Daten für alle abschließenden Aufgaben direkt in Lexware Office prüfen und bequem alle nötigen Daten exportieren. Keine komplizierte Belegübergabe nötig! Die passenden Funktionen sind ab dem Paket „Buchhaltung & Berichte” enthalten.

Ist Lexware Office sicher?

Buchhaltung, Steuern und Banking: Hier werden hochsensible Daten verarbeitet. Aus genau diesem Grund bietet Lexware Office wichtige Features in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit.

• Tägliche Backups Ihrer Daten
• Datensicherung in geprüften Rechenzentren in Deutschland, zertifiziert nach DIN ISO 27001 und PCI DSS
• Verschlüsselung mit 256-Bit-TLS und Advanced Encryption Standard
• DSGVO-konform
• Regelmäßige Kontrolle der Datenschutz-Prinzipien durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß GoBD, IDW PS 880 und IDW RS FAIT 1

 

Was ist besser: Lexware Office oder SevDesk?

Die Antwort auf diese Frage ist nicht eindeutig, denn die beiden marktführenden Hersteller bieten jeweils mehrere Pakete mit umfangreichen Funktionen. Hier ein Vergleich der wichtigsten Funktionen aus zwei vergleichbaren Paketen:

	Lexware Office L (Buchhaltung & Berichte)	sevDesk Buchhaltung
Einfache Bedienung	✔️	✔️
Mögliche Nutzer	unbegrenzt	1
Online-Banking integriert	✔️	✔️
Kassenbuch	✔️	✔️
EÜR	✔️	✔️
GuV	✔️	✔️
USt-VA	✔️	✔️
DATEV-Schnittstelle	✔️	✔️
ELSTER-Schnittstelle	✔️	✔️
Zugang für StB	✔️	✔️
Kostenlose Testphase	30 Tage	14 Tage
Monatlicher Preis (regulär)	19,90 Euro	19,90 Euro

Wie die Tabelle zeigt, ähneln sich Kernfunktionen und Preismodell. Der deutlichste Unterschied liegt bei Design und Benutzeroberfläche. Wer einen Überblick der Detailfunktionen im Bereich Buchhaltung benötigt, sollte sich in jedem Fall die Zeit nehmen, beide Programme ausgiebig zu testen. Dazu eignet sich die kostenlose Testphase ideal.

Kann man mit Lexware Office die Buchhaltung selbst erledigen?

Eines der Versprechen von Lexware Office ist ganz klar: Jeder kann die Buchhaltung selbständig erledigen – ganz ohne Vorkenntnisse oder Hilfe von einem Experten. Viele Buchungen sind automatisiert und geschehen im Hintergrund, zum Beispiel wenn Nutzer Lieferantenrechnungen begleichen oder Kundenrechnungen verschicken. Durch den einfachen Zugang für den Steuerberater können Sie außerdem jederzeit sicherstellen, dass alles reibungslos und fehlerfrei verbucht wird.

 

Referenzen

• CHIP: Testsieger Buchhaltungslösungen 2023
• PC Magazin: Testsieger Kaufmännische Komplettlösungen 2023
• PGgo: Testsieger Kaufmännische Komplettlösungen 2023

 

Fazit

Vorteile im Überblick

• Kostengünstige und transparente Pakete
• Einrichtung mit nur wenigen Klicks
• Geeignet für alle Unternehmensformen
• GoBD-zertifiziert
• DATEV-Schnittstelle
• Zugriff für Steuerberater
• Kompatibel mit über 40 Tools und Anwendungen
• Kein Risiko dank kostenloser 30-Tage-Testversion
• Höchste Datensicherheit

We 💗 Lexware Office!

Lexware Office ist für unsere Gründer- und Unternehmerkunden einer der beliebtesten Tools. Seit 5 Jahren arbeiten wir eng mit unserem Partner Lexware zusammen, um unseren Kunden eine flexible und digitale Lösung für die Buchhaltung zu bieten. Wir empfehlen unseren Partner aus tiefer Überzeugung.