Grundlegendes
Die monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen kann besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) zur Herausforderung werden. Der hohe Zeit- und Arbeitsaufwand stellt viele Unternehmer vor die Frage: Soll ich die Lohnbuchhaltung auslagern? Oder ist der hauseigene Lohnbuchhalter vielleicht am Ende doch günstiger für mein Unternehmen?
Das Outsourcing der Entgeltabrechnung ist gerade für KMUs eine gute Wahl, da der Aufwand und die Kosten unnötige Kapazitäten aufbrauchen. Doch was genau sind die Vorteile einer ausgelagerten Lohnbuchhaltung?
Vorteil 1 durch Outsourcing der Lohnabrechnung: Kosten- und Zeitersparnis
Ein Vorteil einer ausgelagerten Lohnbuchhaltung ist die Senkung des finanziellen und zeitlichen Aufwands. Übernimmt ein externer Dienstleister die Erstellung der Entgeltabrechnungen, muss kein separater Mitarbeiter eingestellt werden. Besonders für KMUs ist die Kostenbelastung durch einen Mitarbeiter, der ausschließlich für die Lohnbuchhaltung tätig ist, häufig nicht vertretbar. Unternehmer können durch das Outsourcen der Lohnabrechnungen weiterhin nicht nur Personalkosten sparen, sondern auch Nebenkosten in Form von Fort- und Weiterbildungskosten. Ebenso sparen Unternehmer sich durch das Auslagern die Kosten der für eine interne Buchhaltung benötigten Hard- und Software, die stets kapitalbindend sind.
Unternehmer haben durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung mehr Zeit und Energie für ihre Kernkompetenzen; die Effizienz steigt. Besonders, wenn die Lohnabrechnung wie in vielen kleinen KMUs üblich nebenbei vom Chef oder einem Mitarbeiter eines anderen Aufgabengebiets erstellt wird, werden Kompetenzen vergeudet, die in anderen Bereichen dazu beitragen könnten, das Unternehmen voranzutreiben. Für Existenzgründer kann es auch sinnig sein, die Lohnbuchhaltung von Anfang an auszulagern, um sich nicht mit dem komplexen Thema der Lohnabrechnung auseinandersetzen zu müssen, das sich besonders in der Startphase des Unternehmens mangels Masse so gut wie nie rentiert.
Vorteil 2 durch Outsourcing der Lohnabrechnung: Schutz vor Personalausfall
Durch das Outsourcen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen können sich Unternehmer vor Ausfällen auf der Personalebene schützen: Krankheit oder Urlaub können die Erstellung der Entgeltabrechnungen verzögern. Eine weitere Fachperson einzustellen ist für viele Unternehmen allerdings schlicht undenkbar. Wenn also der interne Lohnbuchhalter unerwartet ausfällt oder gar kündigt, können schnell negative Folgen für das Unternehmen entstehen. Dadurch, dass beim Outsourcing ein externes Team Ihre Lohnabrechnungen erstellt, haben Sie keine Risiken durch Personalausfälle.
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Vorteil 3 durch Outsourcing der Lohnabrechnung: Kostentransparenz
Beim Outsourcen der Lohnbuchhaltung haben Sie die volle Kontrolle: Sie buchen nur das, was Sie benötigen und zahlen einen Festpreis pro Lohnabrechnung und pro Mitarbeiter. So können Unternehmer bereits im Voraus kalkulieren, was das Outsourcing kostet und erleben keine bösen Überraschungen.
Vorteil 4 durch Outsourcing der Lohnabrechnung: Professionalität
Mit einem externen Lohnbuchhalter sind Sie immer auf der sicheren Seite, denn sobald die Kalkulationsfaktoren bekannt sind, folgt die Erstellung der Lohnabrechnung einem strikten und unveränderlichen Muster. Das Risiko, dass die Abrechnungen rechtlich nicht korrekt sind, kann dann entstehen, wenn Gesetzesänderungen auftreten, die Lohnbuchhaltung intern erstellt wird und die Mitarbeiter nicht geschult sind. Denn in keinem anderen Bereich des Rechts haben Regelungen und Gesetze eine kürzere Halbwertszeit als beim Lohn.
Wer interne Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung einstellt, muss diese regelmäßig zu Fort- und Weiterbildungen schicken, wer auslagert, darf damit rechnen, dass der externe Dienstleister seine Mitarbeiter up to date hält. Ebenso sind Straf- und Nachzahlungen immer ein Risiko bei nicht ordnungsgemäß erstellten Lohnabrechnungen, wenn sich beispielsweise Rechenfehler einschleichen oder sozial- und steuerrechtlichen Verpflichtungen nicht ordnungsgemäß nachgegangen wird.
Vorteil 5 durch Outsourcing der Lohnabrechnung: Erhöhte Flexibilität
Mit einem wachstumsorientierten Unternehmen sind Sie stets dazu verpflichtet, parallel zu Ihrem Unternehmen auch Verwaltungsstrukturen aufzubauen. Vielen Unternehmen, insbesondere KMUs, fällt dies eher schwer. Auch aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmer für das Outsourcing der Entgeltabrechnung, da durch das Auslagern eine neue Flexibilität entsteht.
Eventuelle Nachteile des Outsourcings
Die ausgelagerte Buchhaltung hat nicht nur Vorteile, sondern auch einen Nachteil: Sie vernichtet das hauseigene Know-how; Unternehmer bzw. Mitarbeiter sind nicht länger verpflichtet, sich eigenes Wissen anzueignen, sondern können sich darauf verlassen, dass “die Externen” die Lohnabrechnung professionell erstellen. Dieser Aspekt ist allerdings zu vernachlässigen, da die Buchhaltung nicht zu den betrieblichen Alleinstellungsmerkmalen zählt und deshalb auch nicht zwingend zum Know-how der Mitarbeiter gehören muss.
Der Kontrollverlust kann für einige Unternehmer auch ein Nachteil sein: Viele fürchten besonders um die Datensicherheit. Doch auch diesem Argument kann schnell der Wind aus den Segeln genommen werden: In Deutschland ansässige Dienstleister müssen strikt nach deutschen Datenschutzrichtlinien und -standards arbeiten. Unternehmer sollten bei der Buchung eines Lohnabrechnungspaketes immer vorher darauf achten, dass der Dienstleister sich ebenfalls nach den Sicherheitszertifikaten des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) richtet und nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert ist.
Ein weiterer Nachteil kann die Haftung sein. Je nach Vertrag kann es unterschiedliche Regelungen und Reglementierungen für die Haftung geben. Während das Unternehmen eine unbeschränkte Haftung für alle Fälle bevorzugt, würde der Dienstleister natürlich die Haftung am liebsten auf ein Minimum beschränken. Einen richtigen Mittelweg zu finden ist Priorität Nummer eins, sofern der angebotene Vertrag individuelle Regelungen zulässt. In der Praxis einigen sich Unternehmer und Dienstleister in den meisten Fällen auf einen bestimmten Faktor, je nach Auftragsvolumen. Weiterhin sollte ein Unternehmer im Zweifelsfall einen Blick auf die Versicherungssituation des Buchhaltungsdienstleisters werfen, denn selbst wenn die Haftungsregelung zugunsten des Unternehmens ausgelegt ist, hilft diese doch recht wenig, wenn der Dienstleister Insolvenz anmeldet.
Vorsicht ist beim Outsourcing besser als Nachsicht und so sollten Unternehmer sich ausreichend über die Vor- und Nachteile jedes individuellen Dienstleisters informieren, bevor sie sich entscheiden.
Fazit: Sollte ich die Lohnabrechnung auslagern?
Grundsätzlich bietet das Outsourcing der Lohnbuchhaltung viele Vorteile – und zwar nicht nur für KMUs! Jedes Unternehmen, das keine interne Buchhaltungsabteilung einrichten kann oder möchte, kann von externen Dienstleistern profitieren. Die Entgeltabrechnungen erhalten Sie alle aus einer Hand. Da die Buchhaltung für jedes Unternehmen einen in sich geschlossenen Prozess darstellt, der nur wenig Anknüpfungspunkte zu anderen Bereichen des Unternehmens hat, lässt sich diese ohne weiteres outsourcen. Unternehmer sparen somit nicht nur Zeit und Geld, sondern auch den Aufwand, jemanden ausschließlich für die Buchhaltung einzustellen und auch dafür zu sorgen, dass diese Person stets up to date ist und die neusten Gesetzesänderungen kennt.
Einige Unternehmer haben Bedenken, was die Auslagerung der Lohnbuchhaltung betrifft, da bei den Dienstleistern ebenso die Konkurrenz bzw. Wettbewerber ihre Lohnabrechnungen auslagern könnten. Doch dieser Gedanke ist schnell aus der Welt geräumt, denn die Lohnabrechnung ist für die Positionierung eines Unternehmens völlig irrelevant und Unternehmer brauchen sich keine Sorgen machen, dass mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung zeitgleich wettbewerbsrelevante Informationen ausgelagert werden. Zudem gelten auch die Datenschutzbestimmungen wie das BDSG, idealerweise sollte Ihr ausgewählter Dienstleister ebenfalls nach ISO 27001 zertifiziert sein. Somit sind Ihre Daten stets in sicheren Händen.
Im Gegensatz zur Haftung, die Schadensfälle abdeckt, greift bei falschen, unvollständigen oder verspäteten Lohnabrechnungen die Gewährleistung. Das bedeutet, dass je nach Vertrag verschiedene Sanktionen anfallen. Es wird dabei zwischen leichten, mittleren und schweren vertraglichen Mängeln unterschieden, deren Sanktionen unterschiedlich hoch ausfallen: von Vertragsstrafen über Schadensersatzzahlungen bis hin zu Vergütungskürzungen.
Die ausgelagerte Lohnabrechnung ist zusammenfassend eine tolle Möglichkeit für KMUs, Existenzgründer und auch für Freiberufler, um Kosten, Zeit und Aufwand einzusparen, und die Professionalität der Dienstleister sorgt zusätzlich dafür, dass Angebote zur externen Entgeltabrechnung eine hohe Rentabilität aufweisen.
