Lohnsteuer: Berechnung, Anmeldung & mehr

Lohnsteuer: Definition

Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer, die der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer abführt und auf Geldleistungen und geldwerte Vorteile anfällt. Die Lohnsteuer ist somit eine Direktsteuer, die auf Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erhoben wird. Die Lohnsteuer bildet zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen des Arbeitnehmers den Unterschied zwischen brutto und netto des Arbeitslohns und berechnet sich aus verschiedenen Merkmalen, die mittlerweile verpflichtend elektronisch im ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) erfasst werden.

Folgende Merkmale eines Arbeitnehmers sind für die Lohnsteuer relevant:

• Steuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Freibetrag sowie Hinzurechnungsbetrag
• Beiträge für private Kranken- und Pflegeversicherung
• Kirchenzugehörigkeit

Der Arbeitgeber haftet stets für die korrekte Abführung der Lohnsteuer und kann für zu wenig abgeführte Lohnsteuer in Anspruch genommen werden. Der Tarif der Lohnsteuer ist progressiv, das bedeutet, je mehr der Arbeitnehmer verdient, desto höher ist der prozentuale Anteil der Lohnsteuer; verdient er jedoch nur ein Minimum, ist dieses Entgelt von der Lohnsteuer befreit.

Der Arbeitgeber berechnet die Lohnsteuer nach den Angaben der elektronischen Lohnsteuerkarte. Hier werden mittels der Lohnsteuerklassen persönliche Merkmale wie der Familienstand erfasst und beim Berechnen der Lohnsteuer berücksichtigt. Die fälligen Lohnsteuerbeträge führt der Arbeitgeber im Voraus ab, steuermindernde Freibeträge oder Werbungskosten werden erst im Nachhinein  im sogenannten Lohnsteuerjahresausgleich geltend gemacht. Hierfür gibt der Arbeitnehmer einfach seine Lohnsteuererklärung für das vorangegangene Jahr ab. Die gezahlte Lohnsteuer kann so teilweise wieder zurückgefordert werden, denn durch die Steuererklärung wird der Jahressteuerbetrag so berechnet, dass er der Einkommensteuer für den erhaltenen Arbeitslohn entspricht. Weitere Informationen zur Lohnsteuererklärung folgen im Abschnitt weiter unten.

5,5 Prozent der Lohnsteuer werden vom Arbeitgeber als Solidaritätszuschlag abgebucht – allerdings nur, wenn die monatliche Lohnsteuer 81 Euro nicht überschreitet. Je nach Bundesland und Religionszugehörigkeit fallen weiterhin acht oder neun Prozent Kirchensteuer an, die auch von der Lohnsteuer abgebucht werden.

Lohnsteuerklassen

Wie bereits erwähnt, gibt es zur Berechnung der fälligen Lohnsteuer verschiedene Lohnsteuerklassen. Bei den Lohnsteuerklassen wird anhand des Familienstandes entschieden, wie sich der Abzug der Lohnsteuer gestaltet.

Lohnsteuerklasse I

Die Lohnsteuerklasse I ist die gängige Lohnsteuerklasse für Ledige und Singles in einem Angestelltenverhältnis. Sie umfasst alle Arbeitnehmer, die uneingeschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Für Paare, die in einer nicht eingetragenen Partnerschaft leben, gilt ebenfalls Steuerklasse I. Geschiedene, dauerhaft getrennte oder verwitwete Personen werden auch wieder der Lohnsteuerklasse I zugeordnet.

Lohnsteuerklasse II

Diese Lohnsteuerklasse betrifft Personen, die nach einer Trennung, Scheidung oder dem Tod des Partners alleinerziehend sind und kein anderer Erziehungsberechtigter mit im Haushalt lebt. Für Alleinerziehende bedeutet Lohnsteuerklasse II eine Steuererleichterung, da diese einen zusätzlichen Freibetrag für sich nutzen können. Der Antrag auf Erhalt des Entlastungsbeitrags muss von der alleinerziehenden Person gesondert beim Finanzamt gestellt werden. Sobald die Grundlage für den Freibetrag entfällt, etwa durch eine neue Partnerschaft, muss wieder in eine andere Steuerklasse gewechselt werden.

Lohnsteuerklasse III

In dieser Lohnsteuerklasse werden verheiratete Paare und Personen innerhalb einer eingetragenen Partnerschaft zusammengefasst. Hierbei gilt die Lohnsteuerklasse III für einen Partner, sofern der andere nicht berufstätig ist, einer selbständigen Tätigkeit nachgeht oder in Steuerklasse V eingeordnet ist. Steuerklasse III bleibt für das laufende Kalenderjahr auch bestehen, sollte es zu einer Trennung, Scheidung oder dem Tod des Partners kommen. Im Folgejahr muss allerdings gewechselt werden. Die Lohnsteuerklasse III ist für den Partner geeignet, der das höhere Einkommen hat (60/40-Verteilung). Die Kombination aus Lohnsteuerklasse III und V ist beliebt bei Ehepaaren, die beide berufstätig sind und einer der Partner mehr verdient als der andere.

Lohnsteuerklasse IV

Diese Lohnsteuerklasse fasst verheiratete Paare zusammen, die ungefähr gleich viel verdienen – die Einteilung erfolgt automatisch nach der Heirat. Der Kinderfreibetrag in der Steuerklasse IV wird zwischen beiden Partnern aufgeteilt. Bei der Steuerklasse IV gibt es außerdem noch die Unterklasse IV mit Faktor. Diese Steuerklasse kann auf Antrag verwendet werden. Steuerklasse IV mit Faktor können Ehepaare nutzen, die ein unterschiedlich hohes Einkommen haben, jedoch Steuernachzahlungen vermeiden möchten, die sich aus einem Wechsel zur Kombination III/V ergeben.

Lohnsteuerklasse V

Lohnsteuerklasse V ist nur für verheiratete Partner möglich – und das auch nur in Kombination mit der Steuerklasse III des Ehepartners. Die Freibeträge sind hier dem Partner in Steuerklasse III vorbehalten. Das gemeinsam veranlagte Einkommen der Partner führt dazu, dass bei einem monatlichen, direkten Lohnsteuerabzug mehr Geld bleibt als bei der Lohnsteuerklassenkombination IV/IV. Beim Lohnsteuerausgleich bzw. der Steuererklärung ist jedoch keine Steuerersparnis zu erwarten, sondern im Gegenteil eher eine Nachzahlung.

Lohnsteuerklasse VI

In Lohnsteuerklasse VI werden Arbeitnehmer zusammengefasst, die mehrere Jobs ausüben. Diese Steuerklasse ist die mit den geringsten Steuerfreibeträgen und den höchsten Abzügen; in der Steuerklasse VI gibt es weder Grund- noch Kinderfreibetrag. In diese Steuerklasse sollte der Zweitjob mit dem geringeren Einkommen eingeordnet werden.

Lohnsteuerklasse wechseln – Was ist dabei zu beachten?

Es gibt verschiedene Gründe, warum jemand die Steuerklasse wechseln möchte oder ein Wechsel sogar verpflichtend ist. Neben Eheschließung und Scheidung bzw. Trennung können auch die Geburt eines Kindes oder ein Gehaltssprung beim Partner Grund dafür sein, dass die Steuerklasse nicht länger optimal ist. Zu beachten ist, dass grundsätzlich nur Ehepaare und eingetragene Lebenspartner die freie Wahl bezüglich der Steuerklasse haben; hier gibt es drei verschiedene Steuerklassenkombinationen. Alle anderen steuerpflichtigen Personen haben im Regelfall nicht die Möglichkeit, die Steuerklasse zu wechseln.

Lohnsteuerklasse wechseln: Ehepaare

Nach der Heirat werden Ehepaare automatisch Steuerklasse IV zugeordnet. Dies ist immer dann günstig, wenn beide Partner etwa gleich hohe Einkünfte haben. Unterscheiden sich die Einkommen jedoch sehr, ist die Kombination III/V möglicherweise sinnvoller. Auch die Möglichkeit IV/IV mit Faktor ist hier gegeben, wenn das Paar langfristig Steuernachzahlungen vermeiden möchte. Ehepaare können mit dem Formular zur Änderung der Steuerklasse eine Änderung der Steuerklasse beim Finanzamt beantragen.

Lohnsteuerklasse wechseln: Singles mit und ohne Kinder

Alleinstehende Personen ohne Kinder werden in den meisten Fällen der Steuerklasse I zugeordnet, Singles mit Kindern meist in Lohnsteuerklasse II. Ein Wechsel ist hier nicht möglich, außer natürlich bei Heirat und/oder Nachwuchs.

Lohnsteuerklasse wechseln: Eingetragene Lebenspartnerschaften

Eingetragenen Lebenspartnerschaften war es lange Zeit nicht möglich, die Steuerklasse zu wechseln, oftmals verblieben die Partner in Steuerklasse I oder II, nur unter bestimmten Umständen war ein Wechsel in III/V möglich. Mittlerweile sind eingetragene Lebenspartner jedoch gleichgestellt mit Verheirateten und die Steuerklassenkombinationen IV/IV, III/V und IV/IV mit Faktor sind möglich sowie der Wechsel zwischen diesen. Eingetragene Lebenspartner müssen zum Wechsel der Steuerklasse ebenfalls auf das Formular zur Änderung zurückgreifen und dieses beim Finanzamt einreichen.

Für Arbeitgeber: Anmeldung der Lohnsteuer

Die Lohnsteuer muss vom Arbeitgeber beim Betriebsstättenamt angemeldet und abgeführt werden – bis spätestens zum zehnten Tag des Folgemonats. Die Anmeldung ist dann fällig, wenn der Arbeitgeber das Entgelt an die Arbeitnehmer überwiesen hat, die Ämter genehmigen jedoch die genannten zehn Tage Verlängerung. Je nach Höhe der abgeführten Lohnsteuer im Vorjahr darf die Lohnsteuer auch für einen jeweils größeren Zeitraum angemeldet und abgeführt werden:

• nicht mehr als 1.080 Euro: Kalenderjahr
• 1.080 bis 5.000 Euro: Quartal
• ab 5.000 Euro: Monat

Seit 2005 ist die Anmeldung der Lohnsteuer ausschließlich elektronisch (über das ELSTER Portal) möglich und muss auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. Während der Corona-Krise gibt es die Möglichkeit, die Abgabefrist zu verlängern. 

Im Rahmen der Lohnsteueranmeldung erhält jeder Arbeitnehmer eine eigene Lohnsteuernummer. Diese ist später auf allen Lohnsteuerbescheinigungen und im Falle einer Steuernachzahlung auch auf den Kontoauszügen zu finden. Wie eine Lohnabrechnung aufgebaut wird, können Sie hier nachlesen.

Pauschbeträge und Pauschalen 2022

Welche Frei- und Pauschbeträge Arbeitgeber und Selbständige nutzen können, lesen Sie im Artikel zum Thema. Von welchen Freibeträgen Arbeitnehmer neben dem Grundfreibetrag profitieren können, die die Lohnsteuer schmälern:

*Der Arbeitnehmerpauschbetrag soll rückwirkend ab dem 1.1.2022 von 1.000 EUR auf 1.200 EUR steigen aufgrund steigender Energiekosten. Bisher wurde diese Anpassung noch nicht beschlossen.

Grundfreibetrag 2022

Bei der Lohnsteuer können Arbeitnehmer von einem Grundfreibetrag profitieren. Dieser liegt 2022 bei 9.974 Euro für Alleinstehende und für gemeinsam veranlagte Steuerklärungen von Ehepartnern bei 19.968 Euro. Ab dieser Höhe beginnt der Lohnsteuertarif bei 14 Prozent, das Einkommen, das diesen Wert überschreitet, wird also mit 14 Prozent besteuert.

Da bei Arbeitnehmern in Steuerklasse VI, die in mehreren Arbeitsverhältnissen tätig sind, der Grundfreibetrag aufgrund des meist geringen Arbeitsentgelts häufig nicht ausgeschöpft wird, addiert der Arbeitgeber hier den sogenannten Hinzurechnungsbetrag. Dies verhindert, dass das Entgelt aus der Zweit- und/oder Drittbeschäftigung ab dem ersten Euro voll versteuert wird und sich eine unangemessen hohe Lohnsteuerzahlung ergibt.

Arbeitnehmerpauschbetrag

Der Arbeitnehmerpauschbetrag (auch: Werbungskostenpauschale) wird in Höhe von 1.000 Euro für Entgelt aus nichtselbständiger Arbeit angesetzt – allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer nicht ganzjährig beschäftigt ist. Der Pauschbetrag kann bei Mehrfachbeschäftigung allerdings nicht vervielfältigt werden, gilt also nur einmalig. Der Arbeitnehmerpauschbetrag gilt für die Steuerklassen I bis V, allerdings nicht für die für Mehrfachbeschäftigungen geltende Lohnsteuerklasse VI. Der Arbeitnehmerpauschbetrag soll rückwirkend ab dem 1.1.2022 von 1.000 Euro auf 1.200 Euro steigen aufgrund steigender Energiekosten. Bisher wurde diese Anpassung noch nicht beschlossen.

Vorsorgepauschale

Die Vorsorgepauschale ist immer vom Entgelt abhängig und kann auf die Lohnsteuer angerechnet werden. Unter die Vorsorgepauschale fallen Versicherungsbeiträge mit Ausnahme von Beiträgen für Sachversicherungen, wie etwa eine Hausrat- oder eine Kaskoversicherung. Bei der gemeinsamen Veranlagung von Ehepartnern ist es irrelevant, wer die Aufwendungen zu Vorsorgeleistungen getragen hat; bei einer Einzelveranlagung können Ehepartner jedoch nur das abziehen, was sie auch tatsächlich geleistet haben.

Sonderausgaben-Pauschbetrag

Arbeitnehmer können auch einen Pauschalbetrag in Höhe von 36 Euro jährlich für sonstige Ausgaben nutzen. Dieser wird auch bei der Steuerklasse V gewährt – bei Steuerklasse III wird er allerdings nur noch einfach angerechnet anstatt doppelt.

Kinderfreibetrag

Eltern dürfen zwischen zwei Formen der Unterstützung für ihren Nachwuchs wählen: Kindergeld oder Kinderfreibetrag. Während das Kindergeld monatlich ausgeschüttet wird, rechnet das Finanzamt den Kinderfreibetrag jährlich ab; dieser bleibt lohnsteuerfrei. Bei der Steuererklärung überprüft das Finanzamt, mit welchem der beiden Mittel das Kind besser unterstützt wird, und wählt dieses für den Arbeitnehmer aus. Der Kinderfreibetrag inkl. Betreuungs-, Erziehungs- und Ausbildungsbedarf erhöht sich 2022 auf 5.460 Euro (2730 Euro je Elternteil) bzw. 4.194 Euro (für getrennt lebende Eltern).

Lohnsteuer: Wie wird sie berechnet?

Mithilfe eines Lohnsteuerrechners, der sich online finden lässt (beispielweise dem amtlichen Rechner vom Bundesministerium für Finanzen), können Arbeitnehmer unkompliziert und schnell berechnen, wie hoch ihre Lohnsteuer auf das angegebene Einkommen ausfällt.

Jedoch gibt es auch die sogenannten 36-Euro-Tabellenstufen zur Lohnsteuerberechnung, anhand derer Arbeitnehmer wie Arbeitgeber leicht erkennen können, wie viel Lohnsteuer inklusive oder auch exklusive Kinderfreibetrag gezahlt werden muss. Auf den ersten Blick kann erkannt werden, welche Steuerklasse möglicherweise von Vorteil wäre. Bei den Tabellenstufen muss allerdings auch beachtet werden, ob die Lohnsteuer anhand der Allgemeinen oder der Besonderen Lohnsteuertabelle berechnet werden kann:

• Die Allgemeine Lohnsteuertabelle ist für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer mit der ungekürzten Vorsorgepauschale.
• Die Besondere Lohnsteuertabelle eignet sich für sozialversicherungsfreie Arbeitnehmer mit der gekürzten Vorsorgepauschale – hier sind die Lohnsteuerbeiträge aufgrund Kürzung der Vorsorgepauschale höher.

Auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen finden Arbeitgeber Programmabläufe, mithilfe derer sie sich eigene Lohnsteuertabellen zur Errechnung der Lohnsteuer erstellen können – amtliche Lohnsteuertabellen gibt es seit 2004 keine mehr. Arbeitgeber können zur Berechnung der Lohnsteuer Buchhaltungsprogramme oder die amtlichen Online-Rechner verwenden oder aber die Lohnbuchhaltung an einen Dienstleister oder einen Buchhalter auslagern.

So können Arbeitnehmer ihre Lohnsteuer optimieren

Viele Arbeitnehmer, die eine hohe Lohnsteuerbelastung haben, wünschen sich eine Lohnsteueroptimierung. Dies ist zwar nicht immer möglich, allerdings können Arbeitnehmer einige Faktoren beachten, die auf die Höhe der Lohnsteuer einwirken.

• Steuerklasse des Arbeitnehmers: Die Lohnsteuerklassen enthalten unterschiedliche Pausch- und Freibeträge; verschiedene Steuerklassen führen bei gleichem Bruttoentgelt zu einer höheren Lohnsteuerbelastung. Ein Wechsel kann ggf. möglich sein; verheiratete Personen oder Personen in einer eingetragenen Partnerschaft können unter Umständen eine andere Steuerklasse wählen.
• Höhe des steuerpflichtigen Bruttoentgelts: Durch die Beeinflussung des Entgelts kann die Lohnsteuerlast ggf. gesenkt werden.
• Etwaige eingetragene Freibeträge: Durch Nutzung der möglichen Freibeträge (Kinderfreibetrag, Werbungskostenpauschale, Entlastungsfreibetrag für Alleinerziehende) kann die Lohnsteuerlast ebenfalls gesenkt werden. Hierzu müssen Arbeitnehmer einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen; die Lohnsteuer-Freibeträge werden dann bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen und der Arbeitgeber behält demzufolge weniger Lohnsteuer ein. Mit diesem Formular kann auch der Hinzurechnungsbetrag für die Steuerklasse VI beantragt werden.
• Kirchensteuer: Durch den Austritt aus der Kirchengemeinde können Arbeitnehmer zwar nicht die Lohnsteuer reduzieren, sondern lediglich die Kirchensteuer, die mit der Lohnsteuer abgezogen wird.

Lohnsteuererklärung – Was muss beachtet werden?

Mit der jährlichen Lohnsteuerklärung können sich Arbeitnehmer die pauschal abgerechnete und zu viel gezahlte Lohnsteuer erstatten lassen. Im Gegensatz zu selbständig Tätigen sind Arbeitnehmer in den meisten Fällen nicht zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet, können aber von der freiwilligen Abgabe profitieren, da die endgültige Steuerschuld erst durch die Abgabe der Steuererklärung festgestellt werden kann. Sofern ein Arbeitnehmer nicht zur Lohnsteuererklärung verpflichtet ist, kann sie bis zu vier Jahre rückwirkend abgegeben werden.

Wer ist zur Lohnsteuererklärung verpflichtet?

Zur jährlichen Lohnsteuererklärung ist unter anderem verpflichtet, wer:

• einen Lohnsteuerfreibetrag in den ELStAM hat eintragen lassen
• die Steuerklassenkombination III/V, IV/IV oder IV/IV mit Faktor nutzt
• in mehreren Beschäftigungsverhältnissen tätig ist
• mehr als 410 Euro Lohnsteuerersatzleistungen bezieht (Eltern-, Kranken-, Arbeitslosengeld)
• als Ehepaar Einzelveranlagung beantragt hat
• Kapitaleinkünfte erwirtschaftet hat
• als Arbeitnehmer mehr als 410 Euro Nebeneinkünfte hat
• neu verheiratet ist, nachdem die alte Ehe durch Tod/Scheidung aufgelöst wurde
• eine Rente von über 16.000 Euro erhält

Abgabefrist für alle zur Erklärung Verpflichteten ist seit 2019 der 31.7. des Folgejahres. Wird die Lohnsteuererklärung vom Steuerberater erstellt, haben Steuerpflichtige sogar bis zum letzten Februartag des Folgejahres Zeit. Wer die Steuererklärung selbst erstellt, kann beim Finanzamt auch einen Antrag auf Fristverlängerung stellen.

Was wird zur Lohnsteuererklärung benötigt?

Zur Lohnsteuererklärung werden lediglich die vom Finanzamt bereitgestellten Formulare benötigt. Da die Lohnsteuererklärung mittlerweile ausschließlich digital erfolgen muss, ist ein Benutzerkonto beim ELSTER-Portal im Vorhinein anzulegen. Seit 2014 ist es weiterhin möglich, eine vorausgefüllte Steuererklärung online einzusehen. In dieser sind alle Steuerdaten der Arbeitgeber, Kranken- und Rentenversicherung oder Banken, die an das Finanzamt übertragen wurden, automatisch in das entsprechende Formular zur Lohnsteuererklärung übertragbar. Arbeitnehmer, die nur über gewöhnliche Einkommensteuerquellen verfügen, können auch die vereinfachte Steuererklärung nutzen. Diese beschränkt sich auf einen zweiseitigen Vordruck und ist zeitsparender als die vollständige Lohnsteuererklärung.

Wer seine Lohnsteuererklärung abgibt, muss seine Belege mittlerweile nicht mehr mit einreichen, sollte sie aber dennoch griffbereit haben, falls das Finanzamt Einsicht verlangt.

Lohnsteuernachzahlungen: Wen können sie betreffen?

Lohnsteuer muss nachgezahlt werden, wenn im Vorjahr (bzw. dem vergangenen Abrechnungszeitraum) zu wenig an das Finanzamt abgeführt wurde. Generell gilt das Risiko einer Lohnsteuernachzahlung nur für einige wenige Personengruppen. Alleinstehende, die nur bei einem Arbeitgeber eingestellt sind, müssen beispielsweise eher keine Lohnsteuernachzahlungen leisten. Eine Nachzahlung kann sich allerdings ergeben, wenn eine Steuererklärungspflicht besteht. Der Staat hat die Personengruppen von der Pflicht ausgeschlossen, bei denen kein Risiko besteht, dass sie zu wenig Lohnsteuer zahlen. Diese Personen erhalten mit Abgabe der Steuererklärung zumeist eine Steuererstattung. Umgekehrt bedeutet dies, dass die verpflichteten Personengruppen durchaus von Lohnsteuernachzahlungen betroffen sein können.