Mahnwesen: So schreiben Sie Mahnungen
Mit Zahlungserinnerungen oder auch Mahnungen werden Schuldner förmlich davon in Kenntnis gesetzt, dass sie mit ihrer Zahlung in Verzug geraten sind. Ziel des Mahnwesens ist es, Gelder, die einem Unternehmen zustehen, fristgerecht einzufordern und so die Liquidität des Betriebes sicherzustellen.
Gläubiger können einen Schuldner abmahnen, sobald die Begleichung einer Rechnung gemäß § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) nicht fristgemäß erfolgt ist. In der Regel werden Mahnungen in schriftlicher Form verschickt, von Rechts wegen ist die Schriftform jedoch nicht vorgeschrieben. Sollte es aber zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen, können Mahnschreiben als Beweismaterial dienen. Daher sollten Sie Mahnungen generell in schriftlicher Form verschicken.
Hinweis: Ein Schuldner kann nicht abgemahnt werden, wenn die Leistung der finanziellen Forderung nur aufgrund eines Umstandes unterbleibt, den der Schuldner selbst nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB).
Mahnung schreiben
Nicht beglichene Rechnungen können sich für Unternehmer schnell zu einem geschäftsschädigenden Problem entwickeln, da fehlende Zahlungen die Liquidität des Unternehmens beeinträchtigen. Verständlicherweise greifen Unternehmer in solchen Situationen zum Mahnschreiben, um die ausstehende Forderung schnellstmöglich einzutreiben. Um den Kunden jedoch nicht zu verstimmen und nicht zu riskieren, ihn zu verlieren, verschicken viele Unternehmen zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung anstelle eines Mahnschreibens. Eine Zahlungserinnerung gilt rechtlich gesehen zwar auch schon als Mahnschreiben, jedoch klingt sie längst nicht so folgenschwer wie eine Mahnung und bewegt viele Schuldner eher zu einer schnellen Begleichung der ausstehenden Forderung. Bleibt auch die Zahlungserinnerung fruchtlos, sollte als nächstes ein Mahnschreiben folgen.
Mahnung schreiben: Was muss drin stehen?
- Name, Anschrift, Firma des Gläubigers und des Schuldners
- Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Ausstellung der Mahnung
- Rechnungs- und Lieferscheinnummer
- Höhe der ausstehenden Zahlung
- Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
- Höhe der Verzugszinsen inkl. Begründung über die Zusammensetzung der Zinsen (falls diese geltend gemacht werden)
- Höhe der Mahngebühren (falls welche erhoben werden)
- Bankverbindung des Gläubigers
- Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID des Gläubigers
- Neues Zahlungsziel mit eindeutiger Datumsangabe (Formulierungen wie „binnen drei Wochen“ sind zu vage)
Darüber hinaus muss das Schreiben zweifelsfrei als Mahnung kenntlich gemacht werden, in welcher der Schuldner eindeutig zur Zahlung des ausstehenden Betrags aufgefordert wird. Als Grundlage für das Mahnschreiben dient immer die ursprünglich gestellte Rechnung. Um sicherzustellen, dass der Schuldner weiß, um welche Rechnung es sich handelt, können Sie dem Mahnschreiben auch eine Kopie der Rechnung beifügen. Hier können Sie nachlesen, was eine Rechnung unbedingt enthalten muss, damit sie rechtsgültig ist.
Darüber hinaus können in dem Mahnschreiben rechtliche Schritte angedroht werden, in der ersten Mahnung ist dies jedoch eher unüblich. Auch Mahngebühren oder Verzugszinsen werden in der Regel erst in der zweiten und dritten Mahnung erhoben.
Mahngebühren und Verzugszinsen
Im Mahnschreiben dürfen Mahngebühren und Verzugszinsen erhoben werden, jedoch gelten hier Obergrenzen für die Höhe der Gebühren. Diese Grenzen sind nach Bezirk des jeweiligen Oberlandesgerichts geregelt und sind zudem vom jeweiligen Bundesland abhängig.
Mahngebühren
Die Rechtslage bezüglich der Erhebung von Mahnkosten ist relativ undurchsichtig. Wenn der Gläubiger selbst Mahnkosten in seinem Mahnschreiben erheben will, darf er dem Schuldner nur die Kosten in Rechnung stellen, die ihm durch das Mahnschreiben tatsächlich entstanden sind. Dies beinhaltet normalerweise nur die Kosten für das Papier und das Porto (ein sogenannter Verzugsschaden). Wenn er jedoch ein Inkassounternehmen damit beauftragt, die ausstehenden Zahlungen beim Schuldner einzufordern, kann er die dadurch entstehenden Kosten dem Schuldner in Rechnung stellen. So können schnell Gebühren im dreistelligen oder höheren Bereich anfallen. Aber auch hierbei gibt es eine Obergrenze: Die Gebühren, die durch das Inkassobüro anfallen, dürfen die Kosten nicht übersteigen, die ein Rechtsanwalt für die gleiche Leistung berechnen würde.
Im Mahnschreiben müssen die Mahngebühren detailliert aufgelistet werden, sodass der Schuldner die Zusammensetzung der Kosten eindeutig nachvollziehen kann.
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Verzugszinsen
Auch die Höhe der Verzugszinsen ist genau geregelt: Gemäß § 288 Abs.1 S.2 BGB darf ein Gläubiger auf den ausstehenden Rechnungsbetrag den Basiszinssatz zuzüglich weitere fünf Prozent pro Tag aufschlagen, sofern es sich um ein Geschäft zwischen einem Verbraucher und dem Unternehmen handelt. Geht die Rechnung an ein anderes Unternehmen, darf der Gläubiger sogar den Basiszinssatz zuzüglich neun Prozentpunkten auf die noch offene Forderung aufschlagen (§ 288 Abs.2 BGB).
Der Basiszinssatz zweimal im Jahr (1. Januar und 1. Juli) von der deutschen Bundesbank festgelegt und kann online eingesehen werden. Aktuell beträgt der Basiszinssatz 3,37% (Stand: 1.7.2024).
Letzte Mahnung
Reagiert der Schuldner auf die erste Mahnung nicht, wird in der Regel nach 14 Tagen eine zweite Mahnung verschickt. Das neue Zahlungsziel sollten Sie beim zweiten Mahnschreiben kürzer ansetzen als bei der vorherigen Mahnung. Erhalten Sie Ihr Geld auch nach der zweiten Mahnung nicht, folgt in der Regel das dritte und letzte Mahnschreiben mit einem letzten Zahlungsziel. In diesem Schreiben sollte der Tonfall zudem sehr bestimmt und nachdrücklich ausfallen. Außerdem sollten Sie nun gerichtliche Schritte, die Einschaltung eines Inkassobüros oder eines Rechtsanwaltes konkret ankündigen.
Damit Sie rechtliche Schritte einleiten können ist übrigens nur ein einziges Mahnschreiben notwendig. Die Versendung von drei Mahnschreiben zählt zu den kaufmännischen Gepflogenheiten und wird von den meisten Unternehmern auch praktiziert.
Für die Überwachung noch ausstehender Zahlungen und Mahnungen gibt es spezielle Programme. Die Anwendung eines solchen Programms ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie viele Rechnungen verschicken und es schwierig wird, den Überblick zu behalten. Hier können Sie mehr erfahren zur sogenannten Offenen-Posten-Buchhaltung, einer Nebenbuchhaltung, die sich ausschließlich mit offenen Posten bei Kreditoren und Debitoren befasst.
Mahnung: Muster nutzen (PDF-Download)
Für das Schreiben von Mahnungen können Sie ein Musterschreiben erstellen, dass Sie nur noch auf den entsprechenden Kunden und die ausstehende Rechnung anpassen müssen. Das Schreiben sollte auf jeden Fall den Briefkopf der eigenen Firma enthalten. Auch das Anschreiben können Sie als Muster verfassen und gegebenenfalls entsprechend anpassen.
Bei jedem weiteren Mahnschreiben, das sie an den Schuldner verschicken, sollten Sie die neue Zahlungsfrist verkürzen. Beim zweiten und dritten Schreiben sollten Sie zudem konkret auf die Einleitung rechtlicher Schritte hinweisen, sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen.
Sie können Mahnungen übrigens auch per Einschreiben und Rückschreiben versenden. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie bereits davon ausgehen, dass es zu einem Mahnverfahren kommen wird, für das ein Nachweis über die beim Kunden eingegangene Mahnung benötigt wird.
