Offenlegungspflicht für den Jahresabschluss: Grundsätzliches
Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG) hat die Pflicht, einen Jahresabschluss zu erstellen (Bilanzierungspflicht). Darüber hinaus ist sie laut § 325 HGB dazu verpflichtet, innerhalb von spätestens zwölf Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Dabei muss das Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Die Regelungen für die Offenlegung des Jahresabschlusses für Kapitalgesellschaften, Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftet, sind in den §§ 325 bis 329 des HGB festgelegt.
Je nach Größe der Kapitalgesellschaft unterscheidet sich der Umfang des Jahresabschlusses. Die Beurteilung der Größe richtet sich nach den Größenklassen, die im HGB definiert sind (vgl. §§ 267, 267a). Für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften besteht die Prüfungspflicht. Sie müssen ihren Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. Kapitalgesellschaften, die unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf ein anderes Unternehmen ausüben (z. B. als Dachgesellschaft einer Holding), müssen zusätzlich einen Konzernabschluss veröffentlichen (vgl. § 11 Publizitätsgesetz). Beim Konzernabschluss handelt es sich um einen konsolidierten Jahresabschluss. Für Kleingewerbe entfällt der Jahresabschluss, da diese nicht als kaufmännisch geführte Betriebe gelten.
Jahresabschluss: Inhalt
Der Jahresabschluss setzt sich wie folgt zusammen:
- Bilanz: Die Bilanz zeigt an, woher die Unternehmensmittel kommen. Anhand der Bilanz kann die Schuldensituation des Unternehmens erkannt werden.
- Gewinn- und Verlustrechnung: In der Gewinn- und Verlustrechnung(GuV) wird offengelegt, wie viel Geld dem Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres noch zur Verfügung steht.
- Anhang: Der Anhang enthält zusätzliche Angaben zu einzelnen Bilanzpositionen oder GuV. Sein vorgeschriebener Umfang ist abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße.
- Lagebericht: Der Lagebericht ergänzt den Jahresabschluss um allgemeine Informationen zum Geschäftsverlauf sowie das Geschäftsergebnis und die Lage der Gesellschaft. Er ist nur erforderlich bei Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Offenlegung des Jahresabschlusses: Zweck
Durch die Offenlegung des Jahresabschlusses können die Stakeholder des Unternehmens (z. B. Geschäftspartner und Anteilseigner) einen Einblick in dessen wirtschaftliche Lage erhalten. Alle relevanten Daten, beispielsweise Umsatz, Gewinn und Prognose, dienen zur Orientierung über die weitere Entwicklung. Auf der Webseite des Unternehmensregisters können die Jahresabschlüsse öffentlich eingesehen werden.
Für die Veröffentlichung aller offenlegungspflichtigen Bestandteile des Jahresabschlusses sind die Geschäftsführer der jeweiligen Kapitalgesellschaft verantwortlich. Dies muss unverzüglich nach der Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafter geschehen. Zur Veröffentlichung Ihrer Jahresabschlüsse müssen Sie sich einmalig auf bundesanzeiger.de registrieren. In der Regel richten sich die Kosten für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses beim Bundesanzeiger nach der Anzahl der Zeichen. Seit einiger Zeit besteht jedoch auch die Option, die Dokumente des Jahresabschlusses im XML-Format zu Pauschalpreisen einzureichen. Viele Buchhaltungsprogramme beinhalten eine solche Option.
Offenlegung des Jahresabschlusses: Erleichterungen und Pflichten nach Größenklasse
Je nach Größenklasse des Unternehmens gelten unterschiedliche Erleichterungen und Pflichten für die Offenlegung des Jahresabschlusses. Die Größenklassen werden nach mindestens zwei der folgenden Kriterien bestimmt (vgl. § 267 HGB):
- Umsatzerlöse
- Mitarbeiterzahl
- Bilanzsumme
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Erleichterungen, die bei bestimmten Größenklassen gelten:
| Erleichterung | Kleinst-Gesellschaft | Klein-Gesellschaft | Mittelgroße Gesellschaft | Groß-Gesellschaft |
| GuV muss das Rohergebnis nicht ausgliedern | ja | ja | ja | nein |
| Anhang: Geschäftstätigkeit muss nicht nach Absatzmärkten aufgegliedert werden | ja | ja | ja | nein |
| Jahresabschluss kann für Offenlegungszwecke verkürzt werden | ja | ja | ja | nein |
| Posten der Bilanz können teilweise zusammengefasst werden | ja | ja | nein | nein |
| Gesellschaft muss GuV nicht offenlegen und hierzu keine Angaben im Anhang machen | ja | ja | nein | nein |
| Anhang kann verkürzt werden | ja | ja | nein | nein |
| Keine Verpflichtung zum Lagebericht | ja | ja | nein | nein |
| Jahresabschluss muss nur noch hinterlegt werden * | ja | nein | nein | nein |
| Bilanz kann vereinfacht werden | ja | nein | nein | nein |
| Verzicht auf Anhang möglich, wenn bestimmte Angaben in der Bilanz stehen | ja | nein | nein | nein |
* Hinterlegung bedeutet in diesem Fall, dass die Bilanz dem Betreiber des Bundesanzeigers in elektronischer Form zugesendet und ein Hinterlegungsauftrag erteilt wird. Auf diese Weise erhalten Kleinst-Gesellschaften spezielle Erleichterungen. So ist die Bilanz nicht öffentlich einsehbar, sondern muss vom Interessenten gegen Gebühr als Kopie angefordert werden. Wird die Hinterlegung versäumt, muss eine Offenlegung nach den Vorschriften für Klein-Gesellschaften erfolgen.
Für Aktiengesellschaften besteht zusätzlich die Pflicht, einen Geschäftsbericht zu veröffentlichen. Dieser Bericht, der den vollständigen Jahresabschluss beinhaltet, ist an die Aktionäre gerichtet. Besonders strenge Regeln gelten bei der Publizitätspflicht für börsennotierte Kapitalgesellschaften (vgl. § 325 Abs. 4 HGB). Diese Gesellschaften müssen ihren Jahresabschluss mit den dazugehörigen Unterlagen bereits innerhalb von vier Monaten veröffentlichen. Sollte das Unternehmen diese Pflicht vernachlässigen, kann der Handel mit seinen Aktien zwangsweise gestoppt werden. Darüber hinaus müssen die kapitalmarktrechtlichen Publizitätspflichten beachtet werden, etwa bei der Ad-hoc-Publizität. Beim Über- und Unterschreiten bestimmter Meldegrenzen ist weiterhin eine Stimmrechtsmitteilung verpflichtend.
Versäumnis der Offenlegungsfrist: Rechtliche Konsequenzen
Werden die Unterlagen unvollständig oder gar nicht beim elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht, wird das Bundesamt für Justiz benachrichtigt. Daraufhin eröffnet es ein Ordnungsgeldverfahren gegen den Geschäftsführer (vgl. § 335 HGB). Das Unternehmen erhält ein spezielles Schreiben, die sogenannte “Androhungsverfügung”. Die Kosten für diese Verfügung, etwa 100 Euro, muss das Unternehmen selbst tragen. Nun muss die Kapitalgesellschaft binnen sechs Wochen nach der Androhung den Jahresabschluss offenlegen, um das Ordnungsgeld zu mindern, ansonsten wird ein Ordnungsgeld festgesetzt, das zwischen 2500 und 25.000 Euro beträgt. Innerhalb des Ordnungsgeldverfahrens kann auch das Verhalten der GmbH in Vorjahren berücksichtigt werden. Es können auch danach noch weitere Ordnungsgelder festgesetzt werden. Die Kosten für das Mahnverfahren, die etwa 50 Euro betragen, muss die Kapitalgesellschaft selbst tragen.
Wenn ein Unternehmen, dem ein Ordnungsgeld angedroht wurde, die Offenlegungsfrist unverschuldet nicht eingehalten hat oder den Einspruch nicht erheben konnte, kann es die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen. Dazu wird ein schriftlicher Antrag an das Bundesamt für Justiz gestellt. In diesem Antrag müssen die Tatsachen zur Begründung glaubhaft dargestellt werden. Dann muss die versäumte Handlung spätestens sechs Wochen nach Wegfall des Hindernisses nachgeholt werden. Die Wiedereinsetzung ist nur innerhalb eines Jahres seit Ablauf der Androhungsfrist möglich.
Beachten Sie bitte, dass der Bundesanzeiger selbst die eingereichten Daten nur formal auf Vollständigkeit prüft. Es findet keine inhaltliche Prüfung statt. Wer bewusst zu wenige oder falsche Daten veröffentlicht, macht sich strafbar. Dies kann schwerwiegende Folgen für das Image des Unternehmens bedeuten, da die Daten im Bundesanzeiger auch von Banken und dem Finanzamt eingesehen werden. Achten Sie also darauf, bei der Erstellung Ihres Jahresabschlusses möglichst sorgfältig und gewissenhaft vorzugehen.
