Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
Wenn Sie Ihre Rechnung schreiben, sind bestimmte Angaben darin zwingend anzuführen – die sogenannten Pflichtangaben. Welche Angaben tatsächlich Pflicht sind, gibt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) vor.
Checkliste: Pflichtangaben einer Rechnung
- Rechnungssteller
- Name Ihrer Firma
- Adresse des Firmensitzes
- Rechnungsempfänger
- Vollständiger Namen
- Vollständige Adresse
- Steuernummer
- Steuernummer (St.-Nr.) oder
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID-Nr.)
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsübersicht
- Liste aller Leistungen inklusive Mengen/Art und Umfang der Leistungen
- optional Detaillierte Preisübersicht
- Leistungsdatum
- Rechnungsbetrag
- Nettobetrag des Rechnungsentgelts
- Angabe des Steuersatzes und der anfallenden Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
- Angabe von Boni, Gutschriften, Rabatten, Skonti
- Kleinunternehmer müssen in einem kurzen Abschnitt den Grund für das Fehlen des Umsatzsteuerbetrags angeben. Der Satz „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ ist beispielsweise ausreichend.
- Zahlungsbedingungen
- Zahlungsfristen
- Vereinbarungen zur Ratenzahlung
Rechnung ausstellen: Welche Vorschriften müssen beachtet werden?
Bevor Sie Ihre erste Rechnung verschicken, sollten Sie sich sicher sein, dass Ihre Rechnung den Vorschriften der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) und des Handelsgesetzbuches (HGB) entspricht:
- Rechnungen müssen in einer “lebenden Sprache” ausgestellt werden. Das Finanzamt kann bei einer nicht-deutschen Rechnung eine Übersetzung anfordern.
- Rechnungen benötigen keine handschriftliche Unterschrift.
- Rechnungen sind auf Papier oder bei Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Wege zu versenden.
- Elektronische Rechnungen erfordern eine elektronische Signatur.
- Eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, kann eine Rechnung ersetzen, wenn der Gläubiger diesem Vorgehen zustimmt. Hierbei ist unbedingt darauf zu achten, dass alle relevanten Angaben in der Gutschrift enthalten sind.
- Bei Leistungen außerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich das Recht des Landes, in dem der ausgeführte Umsatz steuerbar ist.
- Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Aus diesen müssen sich alle benötigten Pflichtangaben ergeben. In einem dieser Dokumente müssen das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst angegeben werden. Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die erforderlichen Rechnungsangaben enthält.
- Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung beträgt zehn Jahre.
Eingangsrechnungen: Vollständigkeit prüfen
Das UStG enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. So wird im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Gleichzeitig hat der Rechnungsempfänger die Pflicht, seine Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Basiswissen Rechnung
Wozu brauchen Sie eigentlich Rechnungen? Der Zahlungsanspruch geht grundsätzlich aus dem geschlossenen Vertrag zwischen Leistungsempfänger und Leistendem hervor. Ein solcher Vertrag kann in der Regel auch mündlich geschlossen werden wie zum Beispiel beim Bäckereieinkauf.
Die Buchhaltung und das Steuerrecht erfordern die Erstellung von Rechnungen. Um Leistungen ordnungsgemäß zu buchen, benötigen Sie jeweils einen Beleg, in der Regel eine Rechnung. Gleichzeitig dienen Rechnungen als Beweis der ordnungsgemäßen Versteuerung der Leistungen für das Finanzamt.
Wann stellen Sie eine Rechnung aus?
Führen Sie als Unternehmer eine Leistung für ein anderes Unternehmen aus, so sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Frist grundsätzlich nicht.
Allerdings gibt es hier eine Ausnahme: Bei Leistungen von Unternehmen im Zusammenhang mit einem Grundstück, spielt es keine Rolle, ob der Leistungsnehmer ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Das heißt, wenn Sie beispielsweise als Landschaftsgärtner Gartenarbeiten für einen Hauseigentümer durchführen, müssen auch Sie dem Empfänger Ihre Leistung innerhalb von sechs Monaten in Rechnung stellen. Falls eine Rechnung zu spät oder gar nicht ausgestellt wird, droht eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro.
Kleinbetragsrechnungen
Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung von bis 250 Euro oder um einen Beleg für Reisekosten, können Sie einige Angaben auf der Rechnung weglassen (§ 33 der UStDV). Sie ist die einzige Art der Rechnung, bei der Sie keine Steuernummer benötigen. Jede Rechnung, die einen Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro ausweist, gilt als Kleinbetragsrechnung. Im Gesamtbetrag ist die Umsatzsteuer bereits enthalten. Eine solche Rechnung erfordert von Ihnen sehr viel weniger Aufwand und berechtigt Sie trotzdem zum Vorsteuerabzug.
Kleinbetragsrechnung erstellen
Auch die für Rechnungen über Kleinbeträge gibt es ein paar Pflichtangaben:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Name des Leistungsempfängers
- Rechnungsdatum
- Leistungsbezeichnung
- Entgelt, Steuerbetrag, Steuersatz und eventuelle Hinweise auf eine Steuerbefreiung
Layout der ersten Rechnung
Bei der Gestaltung einer Rechnung sollten Sie eine Vorlage festlegen, die Sie immer wieder benutzen können. Das schafft zusätzlichen Wiedererkennungswert bei Kunden. Typisch sind folgende Gestaltungselemente:
- Kopfzeile: Meisten finden sich hier alle Informationen rund um Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Ein eventuelles Firmenlogo findet an der oberen rechten Ecke der Rechnung Platz. Das Rechnungsdatum, das Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum sowie die Steuernummer (St.-Nr.) oder Umsatzsteuer-ID.Nummer (USt-ID-Nr.). Falls Ihr Kunde über eine Kundennummer verfügt, gehört diese auch in die Kopfzeile.
- Hauptteil: Hier stehen die Rechnungsnummer, die Leistungsliste, der Netto-Rechnungsbetrag, die anfallende Umsatzsteuer sowie der Brutto-Rechnungsbetrag.
- Fußzeile: Der Fußteil der Rechnung bietet Platz für die wichtigsten Kontaktinformationen und die Bankverbindung. Heben Sie die Bankdaten besonders hervor, sodass der Rechnungsempfänger Sie möglichst einfach findet.
Übersichtlichkeit spielt bei Rechnungen eine große Rolle. Wählen Sie eine angemessene Schriftgröße, gestalten Sie Ihre Rechnung nicht zu bunt. Heben Sie den Gesamtbetrag und die Bankdaten besonders hervor, sodass der Rechnungsempfänger Sie möglichst einfach findet.
Fehler bei Rechnungen vermeiden
Fehler in Rechnungen sind ärgerlich und sind unbedingt zu vermeiden. Auch wenn Rechnungsempfänger dazu verpflichtet sind, ihre Eingangsrechnungen zu prüfen, können sich Fehler einschleichen. Das sind die häufigsten Fehler in Rechnungen:
- Rechnungsnummer falsch: Häufig wird vergessen die Rechnungsnummer an die neue Rechnung anzupassen, sodass dieselbe Nummer mehrfach vergeben wird. Tipp: Färben Sie sich die Rechnungsnummer in Ihrer Vorlage bunt ein.
- Rechnungsbetrag fehlerhaft: Wenn Sie die Rechnungsposten noch händisch kalkulieren, entstehen viele mögliche Fehlerquellen. Nutzen Sie zur Kontrolle am besten eine Software.
- Veraltete oder fehlende Daten: Sobald sich Ihre Daten ändern, muss auch die Vorlage angepasst werden. Gleiches gilt für die Produktpreise und den relevanten Steuersatz. Falls Sie Ihre Vorlage ändern, prüfen Sie erneut die Checkliste der Pflichtangaben.
- Fehlende Bezeichnung: Bei besonderen Rechnungsarten (Anzahlung, Schlussrechnung, Korrektur) muss diese klar gekennzeichnet werden, um als Nachweis für das Finanzamt zu genügen.
Muster-Rechnung
Beachten Sie die Pflichtangaben für Ihre Rechnung, ist es gar nicht so schwierig Ihre eigene Rechnungsvorlage zu erstellen. Als ersten Schritt genügt es vollkommen, ein Microsoft Word Dokument zu verwenden. Eine Muster-Rechnung finden Sie außerdem hier zum PDF-Download.
Die Muster-Vorlage ist für Kapitalgesellschaften geeignet, aber auch für Personengesellschaften, Freiberufler und Einzelunternehmen. Bitte passen Sie die Vorlage an Ihr Unternehmen an.
Steuersatz und Steuerbetrag auf der Rechnung
Auf Ihren Rechnungen müssen zu den erbrachten Leistungen Angaben zum Steuersatz und zum Steuerbetrag gemacht werden. Dazu ist die Erwähnung der einzelnen Begriffe keine Pflicht — die Betragsangabe allerdings schon. Die Begriffe Steuersatz und Steuerbetrag werden allerdings oft miteinander verwechselt.
Hier eine kurze Definition der Begriffe:
- Steuersatz: Das ist der gültige Prozentsatz für die Steuerart (hier: Umsatzsteuersatz zu sieben bzw. 19 Prozent)
- Steuerbetrag: Das ist der absolute Betrag der anfallenden Steuern.
Nettobetrag: 287,00 Euro
MwSt. 19%: 54,53 Euro
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Bruttobetrag: 341,53 Euro
Kleinunternehmerrechnungen: Besondere Pflichtangaben
Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen Sie in jeder Rechnung darauf hinweisen. Der Bruttobetrag der Rechnung entspricht dem Nettobetrag, denn als Kleinunternehmer müssen Sie keine Mehrwertsteuer ausweisen.
Dennoch gelten auch für Sie die in § 14 Abs. 4 UStG beziehungsweise § 33 UStDV aufgeführten Pflichtangaben. Sie müssen sogar auf jeder Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, zum Beispiel so: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Wann können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Wenn der Umsatz Ihrer selbständigen Tätigkeit im Vorjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro inkl. Umsatzsteuer (seit 2020, vorher 17.500 Euro) nicht überschritten hat und der erwartete Umsatz des aktuellen Jahres nicht über 50.000 Euro liegt, gelten Sie als Kleinunternehmer. Als solcher können Sie von der Kleinunternehmerregelung von § 19 des Umsatzsteuergesetzes Gebrauch machen und sind nicht verpflichtet, monatlich beziehungsweise quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abzugeben. Die Verwendung der Regelung müssen Sie beim Finanzamt beantragen!
