Zusammenfassung
Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung über den Erhalt einer Ware oder Dienstleistung. Sie dient als Beleg für die erfolgte Zahlung und kann im Streitfall als Nachweis verwendet werden. Wichtige Pflichtangaben darauf sind: Name und Anschrift des Ausstellers, Name des Empfängers, Datum der Ausstellung, genaue Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung, Betrag in Zahlen und Worten, Unterschrift des Ausstellers sowie gegebenenfalls die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Sie unterscheidet sich von einer Rechnung dadurch, dass sie den Zahlungseingang bestätigt, während eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung darstellt. Ein Kassenbon hingegen ist eine spezielle Form der Quittung, die meist im Einzelhandel verwendet wird.
Inhaltsverzeichnis
- Definition
- Pflichtangaben
- Kassenbon vs. Quittung
- Rechnung vs. Quittung
- Vorlage
- Spendenquittungen
- Fazit
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für den Erhalt einer Leistung oder Ware. Sie belegt also eine geleistete Zahlung oder erbrachte Leistung. Mithilfe von ihr kann ein Schuldner im Zweifelsfall belegen, dass die dazugehörige Forderung erfüllt wurde. Ihre rechtliche Grundlage hat sie in § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), der besagt:
„Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass [sie] in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.“
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Quittung schreiben und ausfüllen: Pflichtangaben
Quittungen müssen schriftlich ausgestellt werden, eine mündliche Form gibt es nicht. Dafür kann entweder ein Quittungsblock, ein digitales Tool oder ganz formlos ein einfaches Blatt Papier genutzt werden, auf dem alle Mindestangaben festgehalten werden.
Gesetzliche Mindestanforderungen:
- Datum der Ausstellung
- Ort der Ausstellung
- Unterschrift und (falls vorhanden) Stempel des Zahlungsempfängers
- Fortlaufende Nummer
- Art und Menge des Artikels
- Aussteller (bei Einzelunternehmen genügt der volle Name, alle anderen Unternehmer notieren den Firmennamen)
- Quittungsgrund
- Nettobetrag
- Steuerbetrag und Steuersatz: Umsatzsteuersatz (7 oder 19 %)*
- Gesamtbetrag in Zahlen und in Worten
- Bestätigung, dass der Betrag erhalten wurde
Fehlerhafte oder fehlende Angaben machen eine Quittung ungültig und können den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Üblich ist außerdem, jeweils eine eine Belegnummer zuzuweisen.
*Nicht notwendig, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen
Wer bekommt welchen Teil der Quittung?
Beim Ausstellen auf einem Quittungsblock entstehen jeweils zwei Blätter: das weiße Originalblatt und der farbige Durchschlag. Beim Verteilen gilt immer die folgende Regel: Das Original erhält der Empfänger, die Kopie behält der Aussteller.
Ist ein Kassenbon auch eine Quittung?
Nein. Im Einzelhandel werden Kassenbons umgangssprachlich zwar auch als Quittung bezeichnet, erfüllen aber generell nicht die Mindestanforderungen. Deshalb fungieren sie nicht als Ersatz.
Quittung vs. Rechnung: Worin liegt der Unterschied?
Durch das Ausstellen einer Rechnung entsteht zunächst eine Forderung, aber sie belegt nicht den Zahlungseingang. Im Gegensatz dazu bestätigt eine Quittung stets das Begleichen eines geforderten Betrages und den Zahlungseingang.
In der Regel sind die Inhalte einer Rechnung ausführlicher. Jede rechtskonforme Rechnung muss noch zusätzliche Angaben beinhalten wie Steuernummer, Liefertermin, Kundendaten. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Wert von 150 Euro gelten zwar vereinfachte Pflichtangaben, diese überschreiten dennoch auch die Angaben einer Quittung.
Deshalb gilt: Eine Quittung kann eine Rechnung nicht ersetzen und umgekehrt.
Ausnahmefälle: Besondere Rechnung und ausführliche Quittung
Eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag erhalten am (Datum)” kann zusätzlich als Quittung fungieren; ebenso kann eine Quittung auch als Rechnung verwendet werden, sofern sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Gleiches gilt für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag in Höhe von 150 Euro.
Quittung: Vorlage herunterladen
Falls Sie keinen Quittungsblock oder ein Tool zur Erstellung verwenden möchten, können Sie hier eine einfache Vorlage herunterladen:
Spezialregelungen für Spendenquittungen
Mit einer Spendenquittung wird einem Spender bescheinigt, dass er oder sie eine freiwillige Leistung für einen gemeinnützigen Verein o. Ä. erbracht hat. Allerdings muss der Spendenempfänger bestimmte Kriterien erfüllen: Gemeinnützige Organisationen müssen dem Finanzamt beispielsweise durch eine exakte Buchführung nachweisen, dass die Mittel und Einnahmen dem Zweck zugute kommen.
Damit Sie die Spende steuerlich absetzen können, fügen Sie den vom Spendenempfänger bereitgestellten Spendenvordruck der Überweisung bei. Im Zweifelsfall genügt hier jedoch auch ein Kontoauszug. Seit 2016 gilt bei Spenden bis 200 Euro jedoch die Nachweisvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass Sie den Beleg nicht länger zu Ihrer Steuererklärung beifügen müssen, sondern nur auf Aufforderung vorweisen müssen.
Fazit
Die ordnungsgemäße Ausstellung von Quittungen mit allen erforderlichen Pflichtangaben ist essenziell für eine transparente Buchführung und dient als wichtiger Nachweis im Geschäftsverkehr. Unternehmer sollten sicherstellen, dass ihre Quittungen alle Pflichtangaben enthalten und korrekt sind, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
