Zusammenfassung
Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung über den Erhalt einer Ware oder Dienstleistung. Sie dient als Beleg für die erfolgte Zahlung und kann im Streitfall als Nachweis verwendet werden. Wichtige Pflichtangaben einer Quittung sind: Name und Anschrift des Ausstellers, Name des Empfängers, Datum der Ausstellung, genaue Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung, Betrag in Zahlen und Worten, Unterschrift des Ausstellers sowie gegebenenfalls die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Eine Quittung unterscheidet sich von einer Rechnung dadurch, dass sie den Zahlungseingang bestätigt, während eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung darstellt. Ein Kassenbon hingegen ist eine spezielle Form der Quittung, die meist im Einzelhandel verwendet wird.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für den Erhalt einer Leistung oder Ware. Sie belegt also eine geleistete Zahlung oder erbrachte Leistung. Mithilfe einer Quittung kann ein Schuldner im Zweifelsfall belegen, dass die zur Quittung gehörige Forderung erfüllt wurde. Ihre rechtliche Grundlage hat die Quittung in § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), der besagt:
„Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.“
Quittung schreiben und ausfüllen: Pflichtangaben
Quittungen unterliegen dem Schriftformgebot. Das bedeutet, dass jede Quittung der schriftlich ausgestellt werden muss, eine mündliche Form der Quittung gibt es nicht. Dafür kann nun entweder ein durchschreibender Quittungsblock, ein digitales Tool oder ganz formlos ein einfaches Blatt Papier genutzt werden, auf dem alle Mindestangaben festgehalten werden.
Eine rechtskonforme Quittung sorgfältig entspricht den folgenden gesetzlichen Mindestanforderungen:
- Datum der Ausstellung
- Ort der Ausstellung
- Unterschrift und (falls vorhanden) Stempel des Zahlungsempfängers
- Fortlaufende Nummer
- Art und Menge des Artikels
- Quittungsaussteller (bei Einzelunternehmen genügt der volle Name, alle anderen Unternehmer notieren den Firmennamen)
- Quittungsgrund
- Nettobetrag
- Steuerbetrag und Steuersatz: Umsatzsteuersatz (7 oder 19 %)*
- Gesamtbetrag in Zahlen und in Worten
- Bestätigung, dass der Betrag erhalten wurde
Fehlerhafte oder fehlende Angaben machen eine Quittung ungültig und können den Vorsteuerabzug des Quittungsempfängers gefährden. Üblich ist außerdem, jeder Quittung eine Belegnummer zuzuweisen.
*Nicht notwendig, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen
Wer bekommt welchen Teil der Quittung?
Beim Ausstellen einer Quittung auf einem Quittungsblock entstehen pro Quittung zwei Blätter: das weiße Originalblatt und der farbige Durchschlag. Beim Verteilen der Quittungskopien gilt immer die folgende Regel: Das Original erhält der Quittungsempfänger, die Kopie behält der Aussteller.
Quittung vs. Kassenbon: Ist jeder Kassenbon auch eine Quittung?
Nein, ein Kassenbon gilt im Normalfall nicht als Quittung. Im Einzelhandel werden Kassenbelege umgangssprachlich auch als Quittung bezeichnet, erfüllen aber generell nicht die Mindestanforderungen einer Quittung. Deshalb fungieren sie nicht als Ersatz.
Quittung vs. Rechnung: Worin liegt der Unterschied?
Durch das Ausstellen einer Rechnung entsteht zunächst eine Forderung, aber sie quittiert noch nicht den Zahlungseingang. Im Gegensatz dazu bestätigt eine Quittung stets das Begleichen eines geforderten Betrages und den Zahlungseingang.
In der Regel sind die Inhalte einer Rechnung ausführlicher als die einer Quittung. Jede rechtskonforme Rechnung muss noch noch zusätzliche Angaben beinhalten, die auf einer gültigen Quittung fehlen. Auf einer Rechnung finden Sie beispielsweise Angaben zu Steuernummer, dem Liefertermin und den Kundendaten; diese sind auf einer Quittung üblicherweise nicht zu finden. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Wert von 150 Euro gelten zwar vereinfachte Pflichtangaben, diese überschreiten dennoch die Angaben, die für eine Quittung erforderlich sind.
Deshalb gilt: Eine Quittung kann eine Rechnung nicht ersetzen und umgekehrt.
Ausnahmefälle: Besondere Rechnung und ausführliche Quittung
Eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag erhalten am (Datum)” kann zusätzlich als Quittung fungieren; ebenso kann eine Quittung auch als Rechnung verwendet werden, sofern sie alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllt. Gleiches gilt für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag in Höhe von 150 Euro.
Quittung: Vorlage herunterladen
Falls Sie keinen Quittungsblock oder ein Tool zur Erstellung Ihrer Quittungen verwenden möchten, können Sie hier eine einfache Vorlage herunterladen:
Spezialregelungen für Spendenquittungen
Mit einer Spendenquittung wird einem Spender bescheinigt, dass er oder sie eine freiwillige Leistung für einen gemeinnützigen Verein o. Ä. erbracht hat. Allerdings muss der Spendenempfänger bestimmte Kriterien erfüllen, damit eine solche Quittung ausgestellt werden darf: Gemeinnützige Organisationen müssen dem Finanzamt beispielsweise durch eine exakte Buchführung nachweisen, dass die Mittel und Einnahmen dem Zweck zugute kommen.
Damit Sie die Spende steuerlich absetzen können, fügen Sie den vom Spendenempfänger bereitgestellten Spendenvordruck der Überweisung bei. Im Zweifelsfall genügt hier jedoch auch ein Kontoauszug. Seit 2016 gilt bei Spenden bis 200 Euro jedoch die Nachweisvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass Sie den Beleg nicht länger zu Ihrer Steuererklärung beifügen müssen, sondern nur auf Aufforderung vorweisen müssen.
Fazit
Die ordnungsgemäße Ausstellung von Quittungen mit allen erforderlichen Pflichtangaben ist essenziell für eine transparente Buchführung und dient als wichtiger Nachweis im Geschäftsverkehr. Unternehmer sollten sicherstellen, dass ihre Quittungen alle Pflichtangaben enthalten und korrekt sind, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
