Umsatzsteuer: Definition, Berechnung und FAQs

Was ist Umsatzsteuer?

Alle Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen im Inland gegen Entgelt ausführt, unterliegen der Umsatzsteuer. Das Gleiche gilt außerdem für die Einfuhr von Gegenständen ins Inland sowie für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Lieferungen und Leistungen. Geregelt ist dies ist in § 1 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Aktuell beträgt der gesetzliche Umsatzsteuersatz in Deutschland 19 Prozent. Bestimmte Umsätze unterliegen einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Welche Umsätze als ermäßigt einzustufen sind, wird weiter unten erklärt.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Umsatzsteuerpflichtig sind Unternehmer, deren Umsatz im abgelaufenen Geschäftsjahr mehr als 22.000 Euro betragen hat. Unterhalb dieser Grenze wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. Diese Grenze wurde zum 1.1.2020 angehoben. Für das Steuerjahr 2019 gilt noch die alte Grenze von 17.500 Euro.

Wofür benötige ich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen Sie, wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen aus dem EU-Ausland tätigen. Eine solche Rechnung muss immer die USt-IdNr. des Rechnungsstellers als auch die des Rechnungsempfängers enthalten. Mehr zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erfahren Sie hier.

Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer, Vorsteuer: Was ist was?

Im Prinzip bezeichnen diese Begriffe alle die Umsatzsteuer. Mit Vorsteuer ist die einem Unternehmer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer gemeint. Umgangssprachlich wird die Umsatzsteuer häufig auch Mehrwertsteuer genannt.

Der Vorsteuerabzug

Unternehmer verkaufen nicht nur Lieferungen und Leistungen, sie kaufen diese auch ein. Die Umsatzsteuer auf Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmer erworben hat, kann als Vorsteuerabzug von dessen Umsatzsteuer-Zahllast abgezogen werden.

Voraussetzungen für die Nutzung des Vorsteuerabzugs

Ihre Rechnungen müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen

Zum einen müssen die von Ihnen ausgestellten Rechnungen (entweder im Original oder elektronisch) den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und alle Pflichtangaben enthalten. Ein häufiges Problem, das auch langjährige, große Firmen betrifft, sind fehlerhafte Rechnungen von anderen Rechnungsstellern. Prüfen Sie dies am besten direkt nach Rechnungseingang.

Ist keine Rechnung vorhanden, ist ersatzweise Folgendes vorzuweisen:

• Beleg über erfolgte Leistung/Lieferung oder erfolgte Zahlung (Quittung, Abrechnungsgutschrift, ggf. Abrechnung im Vertrag, jeweils mit den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG)
• Beleg über Entrichtung der Einfuhrumsatzsteuer
• Beleg über Versteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs durch Rechnungsempfänger
• Beleg über Verwendung der Leistung für Abzugsumsätze

Ihre elektronischen Rechnungen müssen manipulationssicher sein

Elektronische Rechnungen müssen in einem manipulationssicheren Format vorliegen, zumeist wird das Format PDF verwendet. Wenn Sie im Rahmen einer digitalisierten Buchhaltung Rechnungen einscannen, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein, damit das Finanzamt sie anerkennt.

Sie sind kein Kleinunternehmer und nicht von der Umsatzsteuer befreit

Wer als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist, darf grundsätzlich keine Vorsteuer in Abzug bringen. Mehr dazu lesen Sie im Abschnitt über die Kleinunternehmerregelung weiter unten.

Lesen Sie hier mehr zu den häufigsten Fehlern beim Vorsteuerabzug.

Was kann von der Steuer abgesetzt werden?

Zu dieser Frage existieren etliche Sonder- und Ausnahmeregelungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 3 EStG).

Absetzbar

• Geschenke im Wert von bis zu 35 Euro
• Firmenwagen, die privat und (zu mindestens 10 % ) geschäftlich genutzt werden, wobei der private Nutzungsanteil der Umsatzsteuer unterliegt

Nicht absetzbar

• Geschenke im Wert von über 35 Euro
• Gästehäuser
• Jagden, Fischereibetriebe, Jachten
• Ausgaben die Lebensführung betreffend
• Ausgaben, die unter das Aufteilungsverbot fallen (§ 12 Nr. 1 EStG)

Soll-Versteuerung und Ist-Versteuerung

Die Art der Versteuerung gibt vor, zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer abgeführt werden muss.

Unterschiede zwischen Soll- und Ist-Versteuerung

Bei der Ist-Versteuerung gilt das Zuflussprinzip. Das bedeutet: Erst wenn der Geldeingang erfolgt und die Umsatzsteuer vereinnahmt ist, muss diese ans Finanzamt abgeführt werden.

Bei der Soll-Versteuerung gilt das Rechnungsdatum: Schon mit Rechnungsstellung, das heißt, wenn die Umsatzsteuerforderung gegenüber dem Kunden entsteht, muss die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden.

Die Ist-Versteuerung bringt Ihnen also einen Liquiditätsvorteil, weil Sie die Umsatzsteuer später zahlen als bei der Soll-Versteuerung. Die Vorsteuer hingegen können Sie direkt abziehen.

Wer darf die Ist-Versteuerung nutzen?

Grundsätzlich gilt für alle Umsatzsteuerpflichtigen die Soll-Versteuerung. Die Ist-Versteuerung darf genutzt werden von (§ 20 UStG):

• Freiberuflern (unabhängig vom Umsatz)
• Organisationen, die von der Buchführungspflicht sind
• Unternehmern mit maximal 500.000 € Jahresumsatz

Möchten Sie die Ist-Versteuerung nutzen, ist ein frist- und formfreier Antrag beim Finanzamt zu stellen.

Hier erfahren Sie alle Einzelheiten zur Ist- und Soll-Versteuerung.

Ermäßigte Umsatzsteuer

Der übliche Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent. In bestimmten Fällen ist ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 Prozent (§ 12 UStG) anzusetzen.

Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent findet beispielsweise hier Anwendung:

• Handel mit Lebensmitteln
• Handel mit Büchern, Zeitungen und Zeitschriften
• Zahntechnische Leistungen
• Eintrittskarten für Theater, Konzerte und Museen
• Eintritt bei Filmvorführungen, Zirkusvorführungen und in Zoos
• Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz
• Geschäfte von gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisationen

Umsatzsteuer berechnen

Die Umsatzsteuer wird grundsätzlich auf Ihre Netto-Erlöse aufgeschlagen. Umsatzsteuerrechtlich ist der Netto-Erlös das Entgelt bzw. was der Rechnungsempfänger für eine Ware oder Leistung abzüglich der Umsatzsteuer bezahlt. Zur Ermittlung der Umsatzsteuer ist diese entweder auf einen Nettobetrag aufzuschlagen oder aus einem Bruttobetrag herauszurechnen. Die Berechnung entnehmen Sie den folgenden Beispielen:

Beispiel: Umsatzsteuer berechnen aus einem Bruttobetrag

Beispiel: Verminderte Umsatzsteuer berechnen aus einem Bruttobetrag

Umsatzsteuer buchen: So lauten die Buchungssätze

In der Regel erledigt Ihre Buchhaltungssoftware die Umsatzsteuerbuchung im Hintergrund, wenn Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen. Trotzdem ist es nützlich, die erforderlichen Buchungen zu kennen und zu verstehen.

Wie lauten die Buchungssätze für Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Beispiel 1

Barverkauf von Produkten
Kasse an Umsatzerlöse + an Umsatzsteuer

Beispiel 2

Verkauf eines gebrauchten Dienstwagens gegen Überweisung
Bank an Erlöse aus dem Abgang von Anlagevermögen + an Umsatzsteuer

Beispiel 3

Erstattung / Gutschrift an Kunden aufgrund einer defekten Lieferung
Umsatzerlöse + Umsatzsteuer an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Umsatzsteuer in der Buchhaltung: Was  ist ein durchlaufender Posten?

Als durchlaufende Posten verauslagte Beträge gehören nicht zum steuerpflichtigen Entgelt. Solche Beträge werden lediglich zeitweilig vereinnahmt oder verauslagt, wobei das Unternehmen nur als Treuhänder für das Finanzamt fungiert. Der Vorsteuerabzug macht für den Fiskus letztlich keinen Unterschied.

Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht

Bestimmte Umsätze sind nach § 4 UStG ausdrücklich von der USt befreit:

• Umsätze aus Ausfuhrlieferungen
• Umsätze aus vielen Bankgeschäften und Finanzdienstleistungen
• Umsätze von Bausparkassen-, Versicherungsvertretern und –maklern
• Umsätze aus Verkauf, Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
• Umsätze aus medizinischen Behandlungen und Pflegeeinrichtungen
• Umsätze aus Theater, Orchester, Musikensembles und dergleichen
• Umsätze aus Leistungen der Jugendhilfe und freien Wohlfahrtspflege
• Umsätze aus Unterrichtsleistungen (in bestimmten Fällen)

Außerdem sind von der Umsatzsteuer befreit:

• Umsätze aus Geschäftsveräußerungen im Ganzen (§ 1 UStG)

Was bedeutet Durchschnittssatzbesteuerung bei der Umsatzsteuer?

In § 24 des UStG wird für land- und forstwirtschaftliche Betriebe geregelt, dass die Berechnung der Steuer über pauschalierte Beträge (Durchschnittssätze) erfolgt.

Die Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht haben und Ihr Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt, brauchen Sie keine Umsatzsteuer zu entrichten. Allerdings müssen Sie eine Jahresumsatzsteuererklärung abgeben, um zu dokumentieren, dass Sie diese Grenzen auch eingehalten haben.

Vermerk auf der Rechnung

Machen Sie von dieser sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch, so dürfen Sie Ihren Kunden keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen und auch keine Vorsteuer abziehen. Ihre Rechnungen müssen einen Vermerk enthalten, dass Sie gemäß § 19 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Für Umsatzsteuer optieren

Gut zu wissen: Auch als Kleinunternehmer können Sie für die Umsatzsteuer optieren. Das bedeutet, Sie können sich freiwillig denselben Regeln unterwerfen, die für die “größeren” Unternehmer gelten. Da stellt sich die Frage: Lohnt es sich denn nicht immer, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden?
Tatsächlich existieren zwei Gründe, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten:
1. Ihre Vorsteuer ist höher als die erwartete Umsatzsteuer-Zahllast. In diesem Fall würden Sie nämlich vom Finanzamt Steuern zurückerhalten.
2. Aus Reputationsgründen möchten Sie bei Kunden den Eindruck vermeiden (ist auf Rechnungen stets klar erkennbar), dass Sie “nur” ein Kleinunternehmen führen.

Lesen Sie hier weitere Einzelheiten zur Kleinunternehmerregelung.

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmer müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. „Voranmeldung” bedeutet, dass dieses Dokument vorläufigen Charakter hat. Die eigentliche Endabrechnung erfolgt erst mit der Jahressteuererklärung.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Üblicherweise verwenden selbst kleine Unternehmer heutzutage eine Buchhaltungssoftware (oder sie nutzen die Dienste eines Steuerberaters). Diese Buchhaltungsprogramme verfügen in der Regel über eine Elster-Funktion. Diese koppeln Sie einfach mit Ihrem Elster-Benutzerkonto, indem Sie den Benutzernamen und den erhaltenen Elster-Schlüssel hinterlegen.

Hinweis: Elster steht für „Elektronische Steuererklärung” und ist das Portal der Finanzbehörden für die Abgabe aller steuerlichen Erklärungen, auch der Umsatzsteuervoranmeldung. In Ihrer Buchhaltungssoftware erfassen Sie alle Kosten und Erlöse Ihres Unternehmens. Häufig sind im Programm auch bereits häufige Geschäftsvorfälle und Steuersätze hinterlegt. Am Ende eines Voranmeldungszeitraums aktualisieren Sie in der Software Ihre Buchführung und geben Ihre Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch per Elster ab.

Abgabefristen der Umsatzsteuervoranmeldung

Die gesetzlichen Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung richten sich nach Ihrer Umsatzsteuerlast im vorangegangenen Geschäftsjahr:

Nach Ablauf des Veranlagungszeitraums gibt Ihnen das Finanzamt zehn Tage Zeit, die Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen. Monatszahler müssen dies also bis zum 10. des Folgemonats tun und Quartalszahler bis zum 10. des ersten Monats des folgenden Quartals. Existenzgründer müssen zwei Jahre lang monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Erst dann gelten auch für sie die obigen Kriterien.

Hinweis: Zu den gesetzlichen Terminen müssen Sie auch dann eine USt-Voranmeldung abgeben, wenn Sie gar keine Umsätze oder Kosten hatten, beispielsweise weil Ihr Geschäftsbetrieb vorübergehend geruht hat. Sie geben dann einfach eine Nullmeldung ab.

Mehr zur Umsatzsteuervoranmeldung erfahren Sie hier.

Dauerfristverlängerung

Wenn Ihnen der obige Zeitraum nicht ausreicht, um Ihre Voranmeldung fertigzustellen, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Sie leisten einmalig eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 des Umsatzsteuerbetrages des vergangenen Jahres und haben dafür einen Monat mehr Zeit für die Abgabe der Voranmeldung. Die Sondervorauszahlung ist nicht verloren, sondern wird in der Jahresumsatzsteuererklärung mit Ihrer Zahllast verrechnet.

Die Umsatzsteuererklärung

Jeder Unternehmer – auch Kleinunternehmer, Existenzgründer und Jahreszahler – muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Laut § 149 (2) AO ist diese bis zum 31. Juli des Folgejahres einzureichen. Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater anfertigen lassen, haben Sie noch Zeit bis zum letzten Februartag des darauffolgenden Jahres.

In der Umsatzsteuererklärung werden die gezahlten Umsatzsteuern (die Vorsteuer) von Ihren vereinnahmten Umsatzsteuern abgezogen – und zwar abschließend, für das gesamte Geschäftsjahr.

Verrechnung mit den Vorauszahlungen

Das Ergebnis wird mit Ihren Umsatzsteuervorauszahlungen (plus eventuell der Sondervorauszahlung für die Dauerfristverlängerung) verrechnet. Haben Sie per Vorauszahlung zu viel Umsatzsteuer entrichtet, wird Ihnen das Finanzamt diesen Betrag zurückerstatten. Haben Sie hingegen zu wenig Umsatzsteuervorauszahlungen geleistet, wird Ihnen der Fehlbetrag in Rechnung gestellt.

Tipp: Alle Unternehmen sollten Rückstellungen für die Umsatzsteuer bilden. Besonders Freiberufler, Existenzgründer, Kleinunternehmer und Jahreszahler geraten häufig in Schwierigkeiten, wenn sie ein ganzes Jahr lang das Steuerthema verdrängt haben und das Finanzamt nach Abgabe der Jahresumsatzsteuererklärung plötzlich etliche Tausend Euro nachfordert.

Abschlusszahlung

Die Abschlusszahlung ist einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung fällig, ohne dass es einer gesonderten Aufforderung bedarf.

Säumniszuschläge vermeiden

Wenn Sie eine Zahlungsfrist für Steuernachzahlungen um mehr als drei Tage (die sogenannte Schonfrist) überschreiten, verlangt das Finanzamt einen Säumniszuschlag.

Innergemeinschaftliche Umsätze

Die Welt – und insbesondere Europa – rückt zusammen. Und nach EU-Regelungen ist Umsatzsteuer dort fällig, wo ein Umsatz getätigt wird. Wenn Sie also Lieferungen und Leistungen in EU-Länder exportieren, sind diese für den Erwerber steuerfrei. Das bedeutet: Sie berechnen dem Käufer das Entgelt netto, ohne Umsatzsteuer. Umgekehrt zahlen Sie Ihrerseits keine Umsatzsteuer auf Waren oder Leistungen, die Sie aus dem europäischen Ausland beziehen.

Folgende Bedingungen müssen bei Geschäften von Unternehmen in EU-Ländern erfüllt sein, damit diese steuerfrei erfolgen dürfen:

• Beide Handelspartner benötigen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), beide USt-Id-Nummern sind auf der Rechnung anzugeben. Sind Sie der Rechnungssteller, ist die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers vor der Ausstellung zu erfragen.
• Die Rechnung muss den Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” enthalten – idealerweise in der Sprache des Rechnungsempfängers, zumindest jedoch auf Englisch: „tax-free intracommunity delivery”.
• Bei Warenlieferungen ist dem Finanzamt eine sogenannte Gelangensbestätigung nachzuweisen, die belegt, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland oder ein Drittland geliefert wurde.
• Mit der Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Zusammenfassende Meldung (ZM) über Ihre Umsätze aus dem europäischen Ausland abzugeben. Meldungen über innergemeinschaftliche Dienstleistungen sind bis zum 25. Tag nach Ablauf eines Quartals abzugeben, Meldungen über innergemeinschaftliche Warenlieferungen bis zum 25. Tag nach Ablauf des Monats. Für Meldezeiträume, in denen keine innergemeinschaftlichen Umsätze vorlagen, brauchen Sie keine Meldung abzugeben.

Hier erfahren Sie mehr zum OSS-Verfahren, welches das vereinfachte Abführen der Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichen Umsätzen aus dem EU-Ausland ermöglicht.

Umsatzsteuerprüfung

Umsatzsteuerprüfungen sind meistens Bedarfsprüfungen im laufenden Geschäftsbetrieb und werden durchgeführt, wenn das Finanzamt den Eindruck hat, dass im Betrieb nicht alles mit rechten Dingen zugeht. Hier einige Hinweise, wie Sie eine Steuerprüfung im Vorfeld vermeiden.

Wie Sie eine Steuerprüfung vermeiden

Folgendes sollten Sie nach Möglichkeit vermeiden oder im Prüfungsfall belegen können:

• Außergewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge
• Einkauf von Leistungen, die für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen untypisch sind
• Rechnungen von Ausstellern, deren Unternehmereigenschaft nicht nachgewiesen ist
• Kauf eines Firmenmantels oder Ausgründung eines Unternehmens
• Zahlung eines Entgelts vor Ausführung der Leistung (besonders in der Bauwirtschaft)
• Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Was wird geprüft?

Die Außenprüfer des Finanzamts werden sich Ihre Buchführung und Dokumentation genau ansehen. Haben Sie Ihre Buchführungspflichten gemäß § 246 AO und die Aufzeichnungspflichten gemäß § 22 UStG erfüllt? Wenn Sie (wie heute üblich) Ihre Bücher digital führen, werden auch die Normen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Belegarchivierung mit digitalen Systemen (GoBD). Die Prüfer werden auch die Nachvollziehbarkeit Ihrer Geschäftsvorfälle untersuchen: Ob die Eingangsrechnungen plausibel sind und die gesetzlichen Rechnungsbestandteile aufweisen, welchen Hintergrund eventuell Bargeschäfte haben und ob alle Einnahmen auch erfasst wurden. Des Weiteren werden alle Umstände geprüft, die der Art oder Höhe nach unüblich sind. Verdachtsmomente sind beispielsweise ungewöhnlich hohe Abweichungen zwischen den USt-Voranmeldungen und der Jahreserklärung oder Barzahlung bei hohen Rechnungsbeträgen.

Umsatzsteuerschätzung

Wenn die Außenprüfung Unregelmäßigkeiten und Verstöße in Ihrer Buchführung ergibt, kann das Finanzamt Ihre Umsatzsteuer schätzen. Bei dieser Steuerschätzung hat das Finanzamt einen sehr großen Spielraum, der meist ausgenutzt wird. Das Ergebnis ist eine Hinzuschätzung, die für so manchen Betrieb den Ruin bedeuten kann. Verhindern Sie daher durch gesetzeskonformes Verhalten, dass es dazu kommt. Falls doch der Fall eintritt, sollten Sie sich von einem steuerrechtlich versierten Anwalt beraten lassen.