Umsatzsteuer-ID: Das müssen Unternehmer wissen

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Basics

Was ist eine Umsatzsteuer-ID?

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer, abgekürzt auch USt-ID, USt-IdNr. oder UID (in Österreich), ist eine eigenständige Steuernummer. Anhand dieser kann jedes Unternehmen in der Europäischen Union eindeutig identifiziert werden. Die USt-IdNr. kommt hauptsächlich bei B2B-Geschäften innerhalb der EU zum Einsatz.

Wer braucht eine USt-IdNr.?

Unternehmer, die am Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen den Mitgliedsstaaten der EU teilnehmen, benötigen eine USt-IdNr. Davon ausgenommen sind Firmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Kleinunternehmer verkaufen ihre Waren ohnehin umsatzsteuerfrei.

Wie sieht die USt-IdNr. aus?

In Deutschland beginnt die USt-IdNr. mit dem Kürzel DE, gefolgt von neun Ziffern. Sie hat also die Struktur DE123456789. In anderen Mitgliedsstaaten der EU ist der Aufbau ähnlich. Die USt-IdNr. beginnt mit dem EU-Ländercode. Darauf folgen je nach Land bis zu zwölf alphanumerische Zeichen.

Wo können Sie die USt-IdNr. beantragen?

In Deutschland erhalten Sie Ihre USt-IdNr. auf Antrag kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Sie können diesen Antrag auch online stellen. Ehe das BZSt einem Kleinunternehmer eine USt-IdNr. erteilt, benötigt es die Zustimmung (Sondersignal) vom zuständigen Finanzamt.

Wo finden Sie die USt-IdNr.? Wo muss sie auf der Rechnung stehen?

Die USt-IdNr. muss auf Rechnungen und im Impressum der Homepage eines Unternehmens angegeben sein. Auf Rechnungen wird sie üblicherweise unterhalb der Adresse und Telefonnummer beziehungsweise E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers gedruckt. Sie kann aber auch an anderer Stelle angebracht werden. Wichtig ist, dass sie vollständig, richtig und klar als Umsatzsteuer-ID erkennbar ist. Bei einer Rechnung über einen innergemeinschaftlichen Erwerb müssen nach §14 a Abs. 1 UStG sowohl die USt-IdNr. des Leistenden als auch die des Empfängers angegeben werden. Wenn eine der Nummern fehlt, gilt der für eine innergemeinschaftliche Lieferung notwendige Buchnachweis (§ 17c UStDV) für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerfreiheit als nicht erbracht. Außerdem muss diese Rechnung den Vermerk „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” oder „steuerfrei nach § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6 a UStG” tragen.

Welche Pflichtangaben eine Rechnung darüber hinaus beinhalten muss, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet innergemeinschaftlicher Erwerb?

Der innergemeinschaftliche Erwerb ist in § 1 UStG geregelt. Folgende Voraussetzungen müssen vorliegen, damit eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung vorliegt:

1. Bei Warenlieferungen muss der gelieferte Gegenstand in das Bestimmungsland – d. h. ein anderes EU-Mitgliedsland – gelangen.
2. Der Käufer muss die Ware für sein Unternehmen erwerben. Dass dies der Fall ist, weist er nach, indem er dem Verkäufer seine USt-IdNr. mitteilt.
3. Der Verkäufer darf kein Kleinunternehmer sein, denn diese sind von der Umsatzsteuer befreit. Er muss die Lieferung oder Leistung im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erstellen oder erbringen. Dies weist er nach, indem er steuerfrei liefert und dem Käufer seine USt-IdNr. mitteilt.

Für innergemeinschaftliche Waren- und Dienstleistungsgeschäfte gilt das Bestimmungslandprinzip. Es bedeutet, dass der Empfänger die Lieferung oder Leistung in seinem Land zum dort geltenden Umsatzsteuersatz versteuert. Die Bemessungsgrundlage ist das Netto-Entgelt, das er dem Verkäufer bezahlt.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Eine Lieferung in ein anderes Land der EU ist umsatzsteuerfrei, wenn der Empfänger Unternehmer ist und die Lieferung für sein Unternehmen erfolgt. Der gelieferte Gegenstand muss physisch in das Bestimmungsland gelangen. Als Nachweis dafür dient eine sogenannte Gelangensbestätigung. Mit der USt-IdNr. weist der Empfänger nach, dass er Unternehmer ist.

Innergemeinschaftliche Leistung

Mit Dienstleistungen verhält es sich ähnlich wie mit Warenlieferungen. Der Leistungsempfänger weist seine Unternehmereigenschaft durch seine USt-IdNr. nach. Die Leistung wird an dem Ort besteuert, der die USt-IdNr. des Empfängers ausgegeben hat. Dieses Verfahren wird auch als Reverse Charge bezeichnet und meint die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (§ 13 UStG). Auf der Rechnung muss in diesem Fall der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” oder ähnliches stehen.

Umsatzsteuer-ID: Häufige Fragen

Wie kann ich eine Umsatzsteuer-ID prüfen?

Der Rechnungssteller muss sicherstellen, dass die USt-IDs ihrer Kunden gültig sind. Gleichzeitig sollten Sie die Prüfung als Nachweis dokumentieren und nachvollziehbar aufbewahren, falls es zu Unstimmigkeiten kommt! Zur Prüfung existiert das Bestätigungsverfahren, mit dem Sie auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) Sie eine ausländische USt-ID online selbst überprüfen können. Dazu geben Sie Ihre eigene USt-IdNr., das abzufragende Land und die USt-IdNr. Ihres Geschäftspartners an. Ein zweites Bestätigungsverfahren für die Gültigkeit einer USt-IdNr. bietet die Europäische Kommission an unter dem Namen MIAS, kurz für MWSt-Informationsaustauschsystem.

Die USt-IdNr. ist falsch – Was kann passieren?

Wenn Ihr Rechnugsempfänger eine falsche USt-IdNr. angegeben hat, müssen Sie unter Umständen die Umsatzsteuer an seiner Stelle entrichten. Im schlimmsten Fall könnten Sie sogar strafrechtlich wegen der Nutzung unerlaubter Steuervorteile belangt werden. Als Lieferant oder leistender Unternehmer können Sie sich nicht darauf berufen, Sie hätten einfach auf die Richtigkeit der Angaben Ihres Kunden vertraut. Der Maßstab dabei ist die „Sorgfalt des ordentlichen Kaufmanns”. Diese Sorgfaltspflicht gilt als nicht erfüllt, wenn Sie die entsprechende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht im Vorab geprüft haben. Genau aus diesem Grund sollten Sie die Prüfung belegen können. Nur so können Sie dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachweislich nachgekommen sind.

Können ausländische Unternehmen eine deutsche Umsatzsteuer-ID mit dem Bestätigungsverfahren prüfen?

Nein, das Bundeszentralamt für Steuern bietet die Prüfung nur für deutsche Unternehmen an.

Sind Lieferungen an Privatpersonen im EU-Gebiet umsatzsteuerfrei?

Generell gibt es keine Umsatzsteuerbefreiung, aber es gibt Ausnahmen von dieser Regel. Im Normalfall müssen Sie bei Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen im EU-Ausland die deutsche Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen. Ein Sonderfall ist die sogenannte Versandhandelsregelung nach § 3c UStG. Wenn ein Unternehmen, wie zum Beispiel ein Online-Shop, vermehrt an Privatpersonen in EU-Drittstaaten liefert, muss dieser Lieferant die Umsatzsteuer im Land des Erwerbers zahlen. Dazu muss er sich umsatzsteuerlich in den Ländern, in die er liefert, registrieren lassen. Ab welchem Lieferumfang die Umsatzsteuer auf den Lieferanten zurückfällt, legt jedes Land für sich fest.

Wann und für wen entsteht die Umsatzsteuerschuld?

Die Steuerschuld entsteht mit der Ausstellung der Rechnung, spätestens aber im Folgemonat des Erwerbs (§ 15 Abs. 1 UStG). Allerdings ist nicht der Verkäufer, sondern der Käufer, der die Umsatzsteuerschuld trägt. Er versteuert die Lieferung oder Leistung als innergemeinschaftlichen Erwerb und zahlt die Umsatzsteuer auf das Entgelt an sein zuständiges Finanzamt. Diese kann er jedoch wieder als Vorsteuer abziehen. Laut einem Urteil des niedersächsischen Finanzgerichts (Az.: 5 K 288/15), ist es dem Verkäufer in Ausnahmefällen gestattet, die Umsatzsteuer in Raten an das Finanzamt abzuführen.

Warum brauche ich eine Zusammenfassende Meldung für das Finanzamt?

Wenn Sie innergemeinschaftliche Geschäfte tätigen, ganz gleich ob als Verkäufer oder Käufer, müssen Sie mit der Umsatzsteuervoranmeldung eine Zusammenfassende Meldung (ZM) über diese Geschäfte abgeben. Die ZM wird elektronisch über das Elster-Portal der Finanzverwaltung eingereicht. Anders als bei der Abgabefrist USt-Voranmeldung gibt es eine Anmeldefrist bis zum 25. des folgenden Monats.

Was ist ein One-Stop-Shop für elektronische Dienstleistungen?

Unternehmen müssen sich inzwischen nicht mehr in sämtlichen EU-Mitgliedstaaten, in denen sie Kunden haben, umsatzsteuerlich erfassen lassen, um ihre Meldungen und Erklärungen abzugeben. Stattdessen können sie die zentrale Anlaufstelle des One-Stop-Shops (OSS) nutzen. Auf dem BZSt-Portal können Sie sich für das MOSS-Verfahren kostenlos registrieren lassen und Ihre Steuererklärungen und Meldungen im Rahmen dieser Sonderregelung in Deutschland abgeben. Mehr zum OSS-Verfahren erfahren Sie hier.

Beispiele für die Nutzung einer USt-IdNr.

Die folgenden Beispiele sollen verdeutlichen, wie die USt-IdNr. in der Praxis gehandhabt wird.

Lieferung nach Frankreich

Angenommen, Sie liefern Computer an eine Firma in Paris. Sie und Ihr Pariser Kunde haben jeweils eine inländische USt-IdNr. aus Deutschland bzw. Frankreich.
Die Computerlieferung ist in Deutschland als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei – wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Auf der Rechnung stehen Ihre USt-IdNr. und die französische Umsatzsteuer-ID des Kunden.
• Die Rechnung enthält einen Vermerk über die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. In nicht-deutschsprachigen Ländern würden Sie diesen Vermerk in der Landessprache des Leistungsempfängers anbringen, entsprechende Übersetzungen finden Sie im Internet oder bei der IHK.
• In Zeile 20 der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und in Spalte 2 der Zusammenfassenden Meldung (ZM) geben Sie die Bemessungsgrundlage (Netto-Entgelt) an.

Zum Nachweis archivieren Sie die Rechnung, die Gelangensbestätigung des Kunden und eine Spediteursbescheinigung beziehungsweise den Frachtbrief.

Beispiel: Dienstleistung in Österreich

Sie sind Unternehmensberater und beraten einen Kunden in Österreich. Auch in diesem Fall ist Ihre Leistung eine innergemeinschaftliche, steuerfreie Dienstleistung. Sie gehen folgendermaßen vor:

• Auf Ihrer Rechnung führen Sie Ihre eigene und die geprüfte USt-IdNr. Ihres Kunden auf.
• Die Rechnung enthält den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” oder „Reverse Charge”.
• Die Leistung gilt mit dem Abschluss als in Österreich erbracht und steuerbar. Eine Gelangensbestätigung können Sie hier nicht vorweisen; diese gibt es nur für physische Waren.
• Zum Nachweis archivieren Sie die Rechnung.

Fazit zur Umsatzsteuer-ID

• Die Umsatzsteuer-ID wird für innergemeinschaftliche Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) benötigt.
• Wenn Sie als Unternehmer Lieferungen oder Leistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ausführen, sind diese steuerfrei.
• Der Erwerber – Ihr Geschäftskunde – muss in seinem Land die Umsatzsteuer auf das Entgelt entrichten. Diese kann er als Vorsteuer abziehen.
• Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen müssen besondere Anforderungen erfüllen. Unter anderem müssen sie immer die USt-IdNr. sowohl des Lieferanten als auch des Erwerbers und einen Hinweis auf die „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” enthalten.
• Den Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr. richten Sie an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
  Die Umsatzsteuern für innergemeinschaftliche Umsätze werden in einer gesonderten Zusammenfassenden Meldung erklärt.