Was kann man als Selbständiger von der Steuer absetzen?

Selbständigkeit: Was können Sie als Betriebsausgaben absetzen?

Planen Sie neue Anschaffungen, sollten Sie sich bereits im Vorhinein überlegen, ob und wie Sie die Anschaffungskosten steuerlich als Betriebsausgaben absetzen können. Bei Anschaffungen, die Sie theoretisch auch privat nutzen könnten, muss eindeutig belegbar sein, dass Sie sie im Betrieb einsetzen – ein Zusammenhang zur Tätigkeit muss klar erkennbar sein. Am wichtigsten ist allerdings, dass Sie wirklich jeden Beleg sammeln und ordnen – denn ohne Belege wird es schwierig, überhaupt etwas abzusetzen. Wollen Sie bar bezahlte Güter steuerlich absetzen, stehen Sie hier in der Nachweispflicht. Bei höheren Beträgen, die bar bezahlt werden, ist es zudem keine Seltenheit, dass das Finanzamt nachhakt oder die steuerliche Vergünstigung ablehnt.

Abschreibungen richtig nutzen

Bevor Sie mit dem Absetzen von Betriebsausgaben beginnen, sollten Sie sich zunächst mit den Abschreibungen befassen. Mit Abschreibungen können Sie Ihre jährliche Steuerlast senken – die Logik dahinter: Je weniger Vermögen Sie deklarieren, desto kleiner ist die Steuerbemessungsgrundlage.

Doch Abschreibung ist nicht gleich Abschreibung, denn hier müssen Sie unterscheiden, ob es sich um eine herkömmliche Abschreibung, einen Sammelposten oder um die Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) handelt. Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Anschaffungen mit einem Wert von bis zu 800 Euro. Die Absetzung dieser Anschaffungen ist mittels einer vereinfachten (einmaligen und sofortigen) Abschreibung erlaubt, während bei Anschaffungen mit höherem Wert die Abschreibung normalerweise über mehrere Jahre erfolgt. Für alle Wirtschaftsgüter über 800 Euro gibt das Finanzministerium regelmäßig aktualisierte AfA-Listen (Abschreibung für Abnutzung) heraus, anhand derer Sie sich orientieren können, wie lange der übliche Abschreibungszeitraum für das jeweilige Vermögensgut ist. Notebooks und Laptops beispielsweise können nach drei Jahren Nutzung komplett abgeschrieben werden.

Gebrauch von Pauschalen machen

Als Selbständiger können Sie nicht nur Abschreibungen und Kostenabsetzungen für sich nutzen, sondern auch einige Pauschalen, um Steuern zu sparen. Mittels dieser Frei- und Pauschbeträge senken Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen. Einige Freibeträge werden vom Finanzamt automatisch abgezogen, andere müssen Sie selbst in Ihrer Steuererklärung angeben. Wenn Sie eine Pauschale beanspruchen, benötigen Sie in der Regel keine Nachweise – sollten Ihre Kosten höher sein als die Pauschale, sollten Sie diese anstatt der Pauschale geltend machen; hierfür benötigen Sie jedoch Belege.

Investitionsabzugsbetrag nutzen

Unternehmer mit einem Betriebsvermögen bis maximal 235.000 Euro können noch einen weiteren Abzugsbetrag nutzen: Wenn Sie bereits wissen, welche Anschaffung von beweglichen Wirtschaftsgütern Sie zukünftig tätigen werden, können Sie schon in Ihrer aktuellen Steuererklärung (aber vor der eigentlichen Anschaffung) mit dem Investitionsabzugsbetrag (IAB) bis zu 40 Prozent des Gesamtbetrags steuermindernd verbuchen. Die Investition muss allerdings nach spätestens drei Jahren tatsächlich erfolgen, sonst droht Ihnen eine saftige Steuernachzahlung.

Einen Überblick über alle Freibeträge und Pauschalen, die Ihnen als Selbständiger zur Verfügung stehen, finden Sie im Artikel zum Thema.

Kosten von der Steuer absetzen als Selbständiger: Typische Kosten

Diese Posten sollen nur zum ersten Überblick gelten, diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Jedes Unternehmen ist anders, und Kosten, die ein anderer Unternehmer nicht abschreiben kann, werden bei Ihnen möglicherweise problemlos anerkannt. Beachten Sie stets die Nachweisbarkeit des beruflichen Bedarfs.

Zu den absetzbaren Kosten und Pauschalen für Selbständige gehören:

• Abschreibungen
• Bewirtungskosten
• Darlehen
• Geschäftsreisen
• geldwerte Vorteile für Ihre Angestellten
• Investitionsabzüge
• Geschenke
• Lohn- und Gehaltszahlungen
• Steuern
• Warenvorräte
• Mieten
• Kfz-Kosten

Arbeitszimmer und Miete steuerlich absetzen als Selbständiger

Selbständige, die von zuhause arbeiten, können unter Umständen ihr Home Office von der Steuer absetzen. Die Höhe der Absetzung richtet sich dabei danach, wie Ihr Raum genutzt wird: Wird der Raum privat und beruflich genutzt oder wäre für Ihre Tätigkeit ein anderer Raum verfügbar, können Sie nichts absetzen. Wenn Ihr Arbeitszimmer jedoch den Mittelpunkt Ihrer selbständigen Tätigkeit darstellt, haben Sie bei der Absetzung keine Höchstgrenze. Ist kein anderer Raum verfügbar, können Sie bis zu 1.250 Euro jährlich als Betriebskosten absetzen. Selbständige können nicht nur die Miete steuerlich absetzen, sondern auch diverse andere Kosten rund um den Arbeitsplatz.

Zu den abzugsfähigen Kosten für das Arbeitszimmer gehören:

• Miete oder Gebäudeabschreibungen
• Zinsen
• Müllabfuhr
• Reparaturkosten
• Energiekosten
• Beiträge zu Hausversicherungen
• Grundsteuer
• Instandhaltung und Renovierung

Selbständige im Coworking Space sollten ebenfalls fleißig Belege sammeln, denn das Finanzamt kann anhand der Rechnungen für den geteilten Arbeitsplatz und dem Grundriss des Gebäudes errechnen, in welcher Höhe Miete und Nebenkosten absetzbar sind.

Kosten für Arbeitsmittel von der Steuer absetzen

Je nach Betrieb kann die Definition von Arbeitsmitteln völlig unterschiedlich ausfallen. Von der Büroausstattung über Werkzeuge und Utensilien bis hin zum Post-it können Sie als Selbständiger einiges von der Steuer absetzen. Auch hier gilt die Einschränkung für private und berufliche Zwecke: Um Arbeitsmittel steuerlich absetzen zu können, müssen diese zu 90 Prozent gewerblich genutzt werden. Alles, was darunter liegt, muss als Privatentnahme besteuert werden.

Zu den Arbeitsmitteln zählen:

• Büroeinrichtung (Tisch, Stuhl, Regal)
• Handy
• Computer, Laptops und Notebooks
• Geräte und Maschinen
• Software
• Berufskleidung (inkl. Reinigung)
• Fachliteratur
• Werkzeug
• Aktentasche

Firmenauto steuerlich absetzen als Selbständiger

Auch den Firmenwagen können Selbständige von der Steuer absetzen. Hier muss ebenfalls eine gewerbliche Nutzung von 90 Prozent oder mehr vorliegen, damit Sie den größtmöglichen Betrag sparen können. Sofern Ihre Nutzung diese 90 Prozent überschreitet, sind alle Aufwendungen als Werbungskosten abzugsfähig, dazu zählen auch Zinsen, Kraftstoff und Versicherung. Ebenso dürfen Sie die AfA-Tabellen für den Firmenwagen nutzen. Damit Sie Fahrtkosten absetzen können, ist die Pflege des Fahrtenbuchs für Selbständige Pflicht. Je nach Entfernung zum Arbeitsplatz kann es für Sie gegebenenfalls günstiger sein, das Fahrzeug privat zu erwerben und die gefahrenen Kilometer mit der Reisekostenpauschale abzurechnen. Sollten Sie den Firmenwagen vorrangig beruflich nutzen, können Sie möglicherweise auch die 1-Prozent-Regelung in Anspruch nehmen, um private Fahrten steuerlich abzusetzen.

Ausbildungs- und Weiterbildungskosten steuerlich absetzen als Selbständiger

Kosten für eine die eigene Aus- oder Weiterbildung können Sie als Selbständiger unbegrenzt von der Steuer absetzen, solange das Finanzamt einen erkennbaren Zusammenhang zu Ihrer Tätigkeit sieht. Für Reisekosten und Verpflegung gelten die Reisekostenpauschalen.

Als Selbständiger Krankenkassenbeiträge von der Steuer absetzen

Die sogenannte Basisversorgung, die den Großteil Ihrer Krankenversicherung ausmacht, können Sie von der Steuer absetzen. Nicht abzugsfähig sind Wahltarife und Zusatzleistungen. Privat krankenversicherte Selbständige erhalten von Ihrem Versicherer jährlich einen Beleg, der den abzugsfähigen Betrag enthält. Die Krankenversicherung wird in der Steuererklärung als Sonderausgabe angegeben. Beachten Sie hierbei allerdings, dass es eine Höchstgrenze für Vorsorgeaufwand gibt: So wird Selbständigen bis zu 2.800 Euro angerechnet – mehr als Arbeitnehmern, da sie als Arbeitgeber die Beiträge ihrer Angestellten mitfinanzieren.

Steuerberatergebühren absetzen

Wenn Ihnen die Steuerberaterin oder der Steuerberater bei dem Ausfüllen Ihrer Steuerformulare hilft, sie berät oder EÜR/Jahresabschluss erstellt, dann können Sie diese Kosten ebenfalls absetzen.

Bewirtungskosten absetzen

Viele Selbständige machen während einem gemeinsamen Essen mit dem Kunden Geschäfte. Das weiß auch das Finanzamt und gewährt den Abzug von Bewirtungskosten – diese können, sofern die richtigen Belege vorliegen, bis zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Ihr Bewirtungsbeleg muss nicht nur den Ort und den Anlass, sondern auch alle beteiligten Personen auflisten.

Verpflegungsmehraufwand und Kostenabsetzungen

Selbständige können auf Geschäftsreisen ab einer Dauer von mehr als acht Stunden pro Tag die Verpflegung absetzen. Je nach Dauer der Reise gelten bestimmte Pauschalsätze (betrifft ebenfalls Reisen ins Ausland und Hotelübernachtungen), die jährlich aktualisiert werden – ein Blick auf die aktuellen Sätze lohnt sich vor der Abreise immer.

Schadensersatzzahlungen absetzen

Schadensersatzzahlungen können in folgenden Fällen als Betriebskosten geltend gemacht werden:

• Zerstörung eines Gutes durch den Arbeitnehmer
• Verstoß gegen ein Wettbewerbsverbot
• Vertragsbruch, der mit steuerpflichtigen Einkünften zusammenhängt

Betriebsausflüge und Geburtstagsfeiern steuerlich absetzen

Auch bei der Planung eines Betriebsausflugs können Selbständige von Freibeträgen profitieren: So sind auf Ausgaben von 110 Euro pro Mitarbeiter steuerfrei.

Bei Geburtstagsfeiern von Mitarbeitern kommt es dagegen stark auf den Zweck der Veranstaltung an. Sofern es sich um eine beruflich veranlasste Feier und um die Pflege des Betriebsklimas dreht, können Selbständige zumindest anteilige Kosten absetzen.

Kosten von der Steuer absetzen als Selbständiger: Sonstige abzugsfähige Posten

Die bisher aufgeführten Kosten stellen natürlich keine vollständige Auflistung aller möglichen abzugsfähigen Kosten dar – Selbständige haben noch zahlreiche Möglichkeiten, Ausgaben geltend zu machen.

Weiterhin abzugsfähig sind folgende Posten:

• Kosten für die Erstellung/Verwaltung der Webseite
• (Werbe)Geschenke und Spenden
• Behandlung von Berufskrankheiten
• Abfindungen
• Kontogebühren
• berufsspezifische Versicherungen
• Beiträge für Berufsverbände

Während hier bei einigen Beträgen Pauschalen angesetzt werden, müssen andere Kostenpunkte individuell abgerechnet werden. Sind Sie sich nicht sicher, wie und ob Sie einzelne Posten absetzen können, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

Bauabzugssteuer umgehen mit Freistellungsbescheinigung

Seit 2002 müssen Auftraggeber eines Bauprojekts 15% des Rechnungsbetrages an Bauunternehmer einbehalten und als Bauabzugssteuer abführen. Sind gewisse Voraussetzungen erfüllt, können Bauunternehmer eine Freistellungsbescheinigung beantragen, wodurch die Steuer des Auftraggebers entfällt. Der entsprechende Betrag steht dann nicht dem Finanzamt, sondern dem Bauunternehmer bzw. dem leistenden Unternehmer zu.

Mehr zur Freistellungsbescheinigung erfahren Sie hier.