Verpflegungsmehraufwand 2023 und 2024: Alle Pauschbeträge

Wann gilt welche Reisekostenpauschale?

Auf Dienstreise befinden Sie sich dann, wenn Sie von 8.00 Uhr bis 24.00 Uhr außer Haus sind.  Die erste Pauschale ist dabei für eintägige Dienstreisen oder für den An- und Abreisetag zu wählen. Die zweite Pauschale ist wichtig für mehrtägige Dienstreisen, bei denen Sie von 00.00 Uhr bis 24.00 Uhr geschäftlich unterwegs sind. Eine Abrechnung von tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht möglich, auch wenn ein entsprechender Beleg vorliegt. Lediglich die Pauschalen sind für die Abrechnung der Verpflegung auf Dienstreisen maßgebend.

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Prinzipien für die Berechnung

1. Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend. Dies ist selbst dann der Fall, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
2. Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr nach Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
3.  Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr nach Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
4. Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Welche Posten in einer Reisekostenabrechnung nicht fehlen dürfen und wie Sie die Reisekosten richtig buchen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Muster für Reisekostenabrechnung

Was ist das besondere an Verpflegungsmehraufwendungen?

Für viel Verwirrung bei der Reisekostenabrechnung sorgt der Verpflegungsmehraufwand. Immer noch wird dieser gern häufig mit einem Ersatz für die angefallenen Verpflegungskosten verwechselt. Das ist leider falsch, denn wie das Wort Mehraufwendung schon sagt, beinhalten Verpflegungsmehraufwendungen eben Kosten, die über die festgelegte Reisekostenpauschale hinausgehen. Der Verpflegungsmehraufwand umfasst per Definition die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und daher höhere Kosten bei der Verpflegung zu tragen hat.

Mahlzeiten inklusive?

Der Verpflegungsmehraufwand errechnet sich unter Berücksichtigung der Dauer, des Landes und der Art Ihrer Dienstreise. Werden dem Reisenden vor Ort z. B. Mahlzeiten gestellt, z. B. Catering bei einem Event oder Hotelfrühstück, das zusammen mit der Übernachtung abgerechnet wird, so müssen diese Mahlzeiten von der großen Tagespauschale (24 Std.) abgezogen werden – selbst wenn es sich um einen Abreisetag handelt. Dieser Punkt sorgt leider häufig für Verwirrung.

• Frühstück: 20 %
• Mittagessen: 40 %
• Abendessen 40 %

Sofern ein Minusbetrag errechnet wird, wird dieser nicht angerechnet, sondern die Erstattung auf 0 Euro gesetzt. Für Dienstreisen, die weniger als 8 Stunden andauern, können Arbeitnehmer keine Pauschale geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand 2023 und 2024 in Deutschland

Die bisherigen Sätze bleiben unverändert. Die letzte Änderung der Pauschalen trat zum 1.1.2020 in Kraft.

Beispiel für eine dreitägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands

In diesem Beispiel handelt es sich um eine Geschäftsreise in Deutschland, die drei Tage andauert. Der Geschäftsreisende startet seine Geschäftsreise am 1. Tag um 17.30 Uhr. Den Morgen des 2. Tags beginnt er mit einem Frühstück, das auf Hotelrechnung ausgewiesen und vom Arbeitgeber beglichen wird. Den gesamten Tag verbringt der Arbeitnehmer auf einem Kongress. Am 3. Tag gegen 18.30 Uhr kommt er nach Hause zurück. Auch an diesem Tag nahm er das Frühstücksangebot im Hotel in Anspruch. Hieraus ergibt sich folgende Rechnung zum Verpflegungsmehraufwand 2023 in der Reisekostenabrechnung:

Tag 1: Anreisetag. Eine zeitliche Betrachtung ist nicht notwendig, es werden 14 Euro Verpflegungsmehraufwand abgerechnet.

Tag 2: Für die ganztägige Abwesenheit stehen dem Geschäftsreisenden 28 Euro als Verpflegungsmehraufwand zu. Allerdings muss das Frühstück aus den Pauschalen herausgerechnet werden. Entsprechend wird der Satz um 20 Prozent (also 5,60 Euro) gekürzt. Für Tag 2 kann unser Geschäftsreisender also Spesen in Höhe von 22,40 Euro ausweisen.

Tag 3: Abreise. Da der Reisende mehr als 8 Stunden abwesend ist und es sich ohnehin um den Abreisetag handelt, können für den 3. Tag wieder 14 Euro Tagegeld angesetzt werden. Hier werden 5,60 Euro gekürzt (20% der Ganztagspauschale), da der Arbeitnehmer erneut das Hotelfrühstück wählt. Es bleiben für Tag 3 also 8,40 Euro übrig. In der Summe kann der Geschäftsreisende aus dem Beispiel 14 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 44,80 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand 2024 im Ausland

Wie Sie wissen, variieren die Lebenshaltungskosten stark von Land zu Land. Das wird natürlich auch vom Gesetzgeber berücksichtigt und spielt bei der Festsetzung der Spesensätze eine große Rolle. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Pauschbeträge der jeweiligen Länder sowie Informationen über Änderungen der Pauschbeträge für Dienstreisen im Ausland.

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Beispiel für eine dreitägige Geschäftsreise im Ausland (Werte: 2024)

Im Beispiel handelt es sich um eine Geschäftsreise im Ausland, die drei Tage andauert. Der Geschäftsreisende startet seine Geschäftsreise am 1. Tag um 14.30 Uhr nach Kapstadt, Südafrika und kommt um 20.00 Uhr in seinem Hotel an. Den Morgen des 2. Tags beginnt er mit einem Frühstück, das auf Hotelrechnung ausgewiesen wird, die vom Arbeitgeber beglichen wird. Den gesamten Tag verbringt der Arbeitnehmer auf einem Kongress und gegen Abend fliegt er weiter nach Riad, Marokko, wo er um 23.00 Uhr in seinem Hotel ankommt. Am 3. Tag gegen 18.30 Uhr kommt er nach Hause zurück. Auch an diesem Tag nahm er das Frühstücksangebot im Hotel in Anspruch und hatte ein Meeting am Nachmittag, bevor er nach Hause flog. Hieraus ergibt sich folgende Rechnung zum Verpflegungsmehraufwand 2024 in der Reisekostenabrechnung:

Tag 1: Anreisetag. Eine zeitliche Betrachtung ist nicht notwendig, es werden 22 Euro Verpflegungsmehraufwand abgerechnet.

Tag 2: Für die ganztägige Abwesenheit stehen dem Geschäftsreisenden 41 Euro als Verpflegungsmehraufwand zu, da er abends in Marokko ist. Allerdings muss das Frühstück aus den Pauschalen herausgerechnet werden. Entsprechend wird der Satz um 20 Prozent (also 8,20 Euro) gekürzt. Bitte beachten Sie, dass zur Wahl des richtigen Pauschbetrags, der zuletzt vor 24.00 Uhr erreichte Standort als Referenzort zu wählen ist. Für Tag 2 kann unser Geschäftsreisender also Spesen in Höhe von 32,80 Euro ausweisen.

Tag 3: Abreise. Da der Reisende mehr als 8 Stunden abwesend ist und es sich ohnehin um den Abreisetag mit Meeting handelt, können für den 3. Tag 28 Euro Tagegeld angesetzt werden. Wieder werden 20 Prozent (5,60 Euro) gekürzt, da der Arbeitnehmer das Frühstück wählt, das der Arbeitgeber finanziert wird. Es bleiben für Tag 3 also 22,40 Euro übrig. In der Summe kann der Geschäftsreisende aus dem Beispiel 18 Euro + 32,80 Euro + 22,40 Euro = 73,20 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Pauschbeträge für Reisen ins Ausland

Im Folgenden finden Sie in alphabetischer Reihenfolge alle Länder und die dazugehörigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 2024 (Änderungen gegenüber Vorjahr sind fettgedruckt), die Sie für Ihre kommende Reisekostenabrechnung benötigen:

*Stand 2024: Alle Daten entnommen aus der offiziellen Meldung des Bundesfinanzministeriums. Alle Angaben ohne Gewähr.